הצעות הנחה הגבוהות ביותר
חדשות פנים בלעדיות
שדרגות מתנה חינם
הצעות הנחה הגבוהות ביותר
חדשות פנים בלעדיות
שדרגות מתנה חינם
אמיתות ידידות ביטחון
אנחנו לעולם לא נעביר את כתובת האימייל שלך לכל אחר וכל האימיילים כוללים קישור לביטול ההרשמה בלחיצה אחת.
דיגיטציה או טרנספורמציה דיגיטלית של מסמכי הנייר שלך היא התנאי המוקדם ליעילות ולהצלחת החברה שלך. הצורך בדיגיטציה הוא כעת היבט חשוב עבור כולם.
עצה מקצועית
במאמר הנוכחי, אנו מסבירים את היתרונות החשובים ביותר של דיגיטציה, מפרטים את הפונקציות ומתארים את ההשפעה של יישום מוצלח.ככל שהעולם כולו הופך להיות יותר "דיגיטלי", יותר ויותר חברות, במיוחד חברות קטנות ובינוניות, זקוקות ל"דחיפה "כדי להתחיל. כי רבים כבר מזועזעים מעצם המחשבה להתמסר לנושא או לעסוק בו.
במאמר הנוכחי, נראה לך כי המעבר ממסמכי נייר למסמכים דיגיטליים הוא הרבה יותר קל ממה שזה נראה בסיוטים שלך. עקוב אחר העצות שלנו זה ישתלם עבור העסק שלך.
במידה מסוימת, הארכיון האנלוגי הוא עדיין הכרח גם היום. עם זאת, 99% מהזמן אין צורך לעבוד עם זה.
להיפך, נייר מודפס הוא אנכרוניזם שנשמר מתוך הרגל או מבחינה טכנית גרידא, משום שמסמכים מסוימים חייבים להישמר בצורה שבה הם נעשו, כגון מעשים או חוזים. אבל אלה יכולים גם להיות סרוקים על מנת לעבוד עם התוכן שלהם בהתאמה במחשב.
הנסיעה עצמה לארכיון, החיפוש על המדפים או ארונות התיוק, הסרת המסמך, העבודה איתו והחזרתו וסידורו שוב בארכיון. רק תיאור וקריאה של תהליך זה לוקח הרבה זמן. קריאה לארכיון הדיגיטלי, לעומת זאת, דורשת כמה לחיצות ותו לא.
לפני שניכנס ליתרונות, בואו נענה על השאלה הבאה:
עבודה גמישה, לא משנה היכן אתה נמצא
אופטימיזציה של כל זרימות העבודה
קבלה ושיגור דיגיטליים
הפחתת עלויות בכל התחומים
טיפול פשוט יותר בלוחות זמנים
תקשורת פנימית וחיצונית מהירה יותר
אינטגרציה בתוכנות משרדיות
חיפוש תוכן באמצעות מילות מפתח
חיסכון בשעות העבודה
אחסון ארוך טווח בארכיון בפורמט PDF/A
בעוד שחברות גדולות מינו זה מכבר קציני דיגיטציה העוסקים בנושא המרת מסמכים אנלוגיים במשרה מלאה, חברות קטנות ובינוניות חסרות בדרך כלל משאבי אנוש, במיוחד מכיוון שנדרשות כישורים מקצועיים מתאימים.
עם זאת, זוהי טעות נפוצה ומובילה להשקעות רעות, כי יצרנים רבים מנצלים את הבורות הזו.
אינך זקוק למומחה IT או לספרן מיומן!
כל מה שאתם באמת צריכים זה
לפעמים החומרה היא לעתים קרובות כבר שם, יש יותר פוטנציאל מבעבר וניתן להשתמש בה באופן מיידי.
תשר
אגב, יש מאמר מיוחד בנושא "עיבוד חשבוניות דיגיטליות", שדיווח על היתרונות של דיגיטציה או עיבוד חשבוניות דיגיטליות:
במילים פשוטות מאוד, זהו תהליך של החלפת מסמך פיזי, במובן של נייר, עם פורמט דיגיטלי.
רוב האנשים צריכים להכיר את התהליך, לפחות בצורה בסיסית. מסמך נסרק או מצולם, שעבורו משמשים בדרך כלל סורקים. עם זאת, זה תלוי בממשק המתאים. ניתן גם לבצע דיגיטציה של מסמך באמצעות מצלמת טלפון סלולרי.
עבור חברות רבות, המעבר מנייר ותיקיות לפורמטים אלקטרוניים הוא אחד המדדים החשובים והמשמעותיים ביותר בתהליך הדיגיטציה.
עם PaperOffice, כל שעליך לעשות הוא לסרוק את המסמך שלך באמצעות הסורק שלך (PaperOffice עובד עם כולם), ו- PaperOffice יוצר גרסה דיגיטלית.
תשר
בנושא "ארכיון אוטומטי של מסמכי נייר" יש סרטון ביוטיוב שמסביר את התהליך הזה בצורה מובנת:
מסמכי סריקה מתווספים באמצעות מודול הסורק המשולב ScanConnect, אשר, בין היתר, מאפשר לכידת מסמכים מכל הסורקים, מכשירים רב תכליתיים, אפליקציות לנייד וגם מכונות צילום גדולות, כגון החברה Konica Minolta, פיתוח, Canon, Xerox ואחרים.
ניהול גירסאות אוטומטי עבור מסמכים קיימים נלקח בחשבון, ושיטת הסריקה הודות לעמודי המפריד נתמכת לסריקות המוניות של ערימות מסמכים ולאחר מכן חלוקת משנה למסמכים בודדים.
אם תסרוק מסמכים רבים, PaperOffice שימושי במיוחד מכיוון שהוא מזהה גיליונות מפרידים ומפריד את המסמכים לאחסון בארכיון. תכונה נהדרת שימושית במיוחד אם החברה שלך עובדת באופן קבוע עם מסמכים בפורמט מורכב היא ש- PaperOffice משתמשת בבינה מלאכותית כדי לזהות את התוכן במסמכים שלך, כגון: סכומים, סוגי מסמכים, תאריכים, פרטי קשר וכו '.
עכשיו הטקסט על מסמך צריך לא רק להיות קריא, אלא גם להיות זמין באופן כזה שאתה יכול בקלות לחפש קטע של טקסט.
ברגע שמסמכים מוכנסים ל-PaperOffice, PIA דואג לכל מה שאחרת מעכב אותך.
לא משנה מה ולא משנה מאיזה מקור סורק!
משמעות הדבר היא ש-PIA מספק לכם מנוע חיפוש רב עוצמה משלכם עבור כל המידע שלכם, שיכול לחפש ולמצוא מבוסס טקסט כמו מנועי חיפוש קלאסיים כמו גוגל, אבל יכול גם לעשות את כל העניין באופן ויזואלי, כלומר להשוות ולזהות מסמך באופן חזותי.
PaperOffice יזהה באופן אוטומטי את כל המסמכים שלימדו את PIA מנקודת זמן זו, מה שבתורו יכול להפעיל כללים אוטומטיים ומסכות תיוק.
על מנת לאחסן באופן אוטומטי את המסמכים והקבלות שלך, המסמך נלמד לראשונה ב- PaperOffice. מסכות התיוק ב- PaperOffice דואגות למיקום האינדקס וההגשה.
ברגע שזוהתה תבנית מסמך נלמדת, מופעלת באופן אוטומטי מסיכת אחסון, האחראית על מילות המפתח האוטומטיות ועל מיקום האחסון.
ניתן לא רק להפעיל מסכות אחסון באופן אוטומטי על-ידי תבניות מסמכים נלמדות - ניתן גם לבחור אותן באופן ידני בתיבת הדו-שיח PIA.
PIA הופך להיות אוטונומי לחלוטין, ללא כל אינטראקציה עם המשתמש ועבור מספר בלתי מוגבל של מסמכים על פי מסכות האחסון המוגדרות:
אחד ההיבטים החשובים ביותר בעת אחסון מסמכים באמצעות מערכת ניהול מסמכים הוא עמידה בתקנות משפטיות או בדרישות של GoBD.
הקיצור GoBD מייצג את "עקרונות לניהול ואחסון נאותים של ספרים, רשומות ומסמכים בצורה אלקטרונית ולגישה לנתונים".
בפרט, בשל אחסון מסמכים מוצפן מאוד חסין ביקורת ישירות במסד נתונים מרכזי של SQL PaperOffice עונה על כל הדרישות לתקני מסמכים והנחיות משפטיות או לתקן הגרמני הגבוה ביותר בעולם GOBD.
המונח ניהול גירסאות אינו מילה זרה בתוך מערכת ניהול מסמכים (DMS). הצורך להשתמש במערכת ניהול מסמכים הכוללת בקרת גירסאות תואמת GoBD וגירסאות עמידות לביקורת ברור יותר מאי פעם.
המונח ניהול גירסאות יכול להיות מוסבר בקלות רבה: בסך הכל, זה על הפונקציונליות המשמשת לתיעוד שינויים במסמכים או בקבצים. ניתן לזהות את שינוי המסמך ולשמור אותו כעותק צל כגרסת מסמך חדשה.
כל שינוי במסמך ממקם גירסה "חדשה" יותר של המסמך בארכיון מתאים. הרישום הופך את השינויים לשקופים וניתנים למעקב בכל עת. בשלב זה, הצופה הבא יודע מתי ועל ידי איזה עורך נעשה השינוי במסמך. פעולה זו מספקת לך סקירה כללית של מחזור החיים של המסמך כולו. ניתן לבצע ניהול גירסאות באופן אוטומטי או ידני.
על מנת להבטיח את אבטחת התיקונים, כל הפרטים של שינוי במסמכים ובקבצים חייבים להיות ניתנים למעקב בבירור. יש להבטיח כי רק עובדים מורשים יכולים לבצע שינוי כזה. אבל חשוב לא פחות לדעת שנים לאחר מכן אילו עובדים שינו מה ומתי.
העובדה כי דיגיטציה של מסמכים אנלוגיים יש יתרונות הוא הוכיח בבירור.
הגרסה היקרה יותר של הדיגיטציה היא להזמין חברה שמתמחה בכך. בהתאם לנסיבות, הקבצים והתיקיות מהארכיון נשלחים לחברה כמטען, שם הם עוברים דיגיטציה ונשלחים שוב. תבנית הנתונים שיש להפוך לדיגיטליים נקבעה בעבר. אבל לתת נתונים חשובים של החברה? למרות שכל החברות העוסקות בארכיון דיגיטלי מבטיחות את הרמה הגבוהה ביותר של סודיות, אין ערבויות.
על פי בקשה, חברות יכולות גם להביא משאית עם סורקי תופים ולבצע דיגיטציה ישירות באתר, במגרש החניה של מתחם החברה שלהן. עם זאת, זה מעלה מאוד את הצעת החוק. השירות היקר מחוץ לבית, שיכול להימשך מספר ימים בהתאם לגודל הארכיון, צריך להיות משולם בנפרד.
למרבה המזל עבור כל החברות, בעוד ארכיונים חייבים להיות ארכיונים, המידע שהם מכילים, בין אם אנלוגי או דיגיטלי, לא כולם חייבים להיות זמינים בו זמנית. זה מאפשר לחברות להפוך את הארכיונים לדיגיטליים צעד אחר צעד, על פי העיקרון הלוגיסטי של last in <> first out. הפוך תחילה את המסמכים האנלוגיים האחרונים שהתקבלו לדיגיטליים.
מסמכים עכשוויים נדרשים בדרך כלל הרבה יותר ממסמכים מרוחקי זמן בתהליך העבודה היומיומי. לכן עליכם להפוך תחילה את המסמכים המתוזמנים האלה לדיגיטליים, מה שמאיץ את תהליך העבודה הודות לזמינות הטובה יותר שלכם. במקרה הטוב, יש איזון בין המאמץ הכרוך בדיגיטציה (הסרת הארכיון, סריקה, שמירה דיגיטלית, החזרת המסמך האנלוגי) לבין האצת התהליך הזמינה כעת, שכן אין צורך ללכת לארכיון ואתה יכול לעשות את כל התהליכים במחשב.
השפעה חיובית נוספת של גישה זו היא שניתן להשתמש בתקופות שמירה בצורה אופטימלית על מנת להקטין את מלאי הארכיון האנלוגי ולא להפוך קבצים שתקופות השמירה שלהם פוקעות שישה חודשים לאחר מכן.
מספר העובדים האדמיניסטרטיביים בחברה או מספר משרות ה- VDU שנכנסות לשאלה לפעמים משתנה מאוד, ולכן אי אפשר לומר כמה מהעובדים אתה צריך להזמין עם דיגיטציה ביחס לגודל החברה.
לכל הפחות, לכל עובד צריכה להיות גישה למכשיר עם פונקציית סורק, רצוי סורק מסמכים המאפשר לסרוק הזנות מרובות כמו גם פורמטים שונים.
ההיקף של כל דיגיטציה מסובך בדיוק כמו מספר האנשים המעורבים בדיגיטציה, מכיוון שבמערכת זו, הדיגיטציה היא כמעט מקרית. זה יכול להיות מיושם, למשל, בצורה כי עובד Z מעבד תהליך בקשר עם החברה XYZ. יחד עם זאת, זה יכול להיות הטריגר כדי להפוך את כל קובץ הארכיון האנלוגי על החברה XYZ.
עם זאת, מערכת יחסים עסקית ארוכת טווח, למשל, יכולה להתבטא במספר גדול למדי של קבצים. גרסה אחרת תהיה להפוך רק פלחים מסוימים של היחסים העסקיים לדיגיטליים, בדיוק אלה הכפופים לעיבוד השכיח ביותר. לדוגמה, הפקת חשבוניות או הערות מסירה. עם התוכנה הנכונה, ניתן ליישם דיגיטציה מלווה תהליכים ללא בעיות.
תשר
יצרנו את המדריך האולטימטיבי בן 5 השלבים למעבר ללא נייר ודיגיטציה של העסק שלך, המפרט כל 5 שלבים וכמה זמן זה לוקח:
כל מי שכיזם או כאדם אחראי רוצה להקשות מאוד על החיים עבור עצמו ועבור העובדים שלו מבחינת הדיגיטציה, מרכיב את התוכנה:
תוכנית לאיסוף הנתונים מתהליך הסריקה.
תוכנת זיהוי תווים אופטי (OCR) לזיהוי טקסט.
תוכנית מסד נתונים.
תוכנת חיפוש וכן הלאה.
בסופו של דבר הכל נגמר באיזה ענן.
בקיצור: צעירים חוקרים ללא חריזה או סיבה.
הרכב התוכנה של חברות רבות דומה להיסטוריה של החברה שלהן, מבנה שצמח לאט. זה כל כך מורכב שרק כמה עובדים ותיקים מבינים את זה.
הפתרון הטוב יותר הוא תוכנה שמבצעת את כל התהליכים מסריקה ועד אספקה ועד אחסון בארכיון ובמקביל מציעה ממשקים לחיבור תוכנות אחרות. תוכנה עם ניווט תפריטים מובן מאליו שבסופו של דבר נותנת למסמכים הדיגיטליים של החברה בית שגם עונה על כל הדרישות מבחינת טיפול ועיבוד נתונים כמו גם אבטחה.
זה נכון, אבל משהו פאתוס פשוט ומתפקד עדיף על מבול של ז'רגון טכני של IT שגורם לעובדים לפרוץ בזיעה.
PaperOffice מושלם לדיגיטציה של מסמכים.
DMS מייצג תוכנה לניהול מסמכים ומיועד לניהול מסמכים, במיוחד מסמכים דיגיטליים, הכוללים את ההמרה מאנלוגי לדיגיטלי. PaperOffice DMS היא תוכנה כזו. מגוון הפונקציות שלו מדהים לא פחות מניווט התפריטים המעוצב באופן אינטואיטיבי, שדורש רק הכשרה מינורית. אתה לא צריך יועצים יקרים באתר. הדרכות וידאו מוסברות היטב ב- PaperOffice DMS יכולות לעשות זאת באותה מידה טוב והרבה יותר זולות, בחינם.
סריקה, זיהוי תווים אופטי (OCR), אחסון בארכיון באמצעות מילות מפתח אוטומטיות, מיזוג מסמכים הנשלט על ידי בינה מלאכותית, מנוע חיפוש משולב, פונקציית זרימת עבודה, הצפנה עם 1024Mbit, שילוב ישיר ב-MS Office, הגנה מפני תוכנות כופר, יצירת תבניות אוטומטית, פונקציית חותמת, ניהול משימות והערות.
אלה הם כמה מהפונקציות החשובות ביותר של PaperOffice DMS וכפי שאמרתי, לא אתה ולא העובדים שלך צריכים להשלים תואר IT.
אנו ממליצים ללקוחותינו לאחסן בארכיון את הנתונים הדיגיטליים במסד נתונים הממוקם במכשיר NAS כגון Synology או QNAP או בשרת ייעודי. עם שרת PaperOffice חיצוני (ייעודי) משלך, אתה מקבל את כל היתרונות של ענן עם הגנה מושלמת על נתונים וחסוך כסף והרבה עבודה מדי חודש.
עם שרת PaperOffice יש לך את כל היתרונות של פתרון ענן עם הבדל עצום אחד בלבד: זהו שרת מסד הנתונים הייעודי שלך ואף אחד לא ניגש אליו חוץ ממך.
לא רוצים להשתמש בשרת? אין בעיה.
NAS, אחסון מחובר לרשת, בגרמנית התקן אחסון עם חיבור רשת, כמו גם התוכנה התואמת עבור PaperOffice DMS והענן הפנימי מוכנים. בטוח לחלוטין מפני סקרנות מצב ולא מצב, ובזכות פונקציית הגיבוי, גם בטוח מפני התרסקות כונן קשיח.
2. אין תוכנת DMS מתאימה אחת. לכל DMS יש את ההצדקה שלו ובסופו של דבר המוצר צריך להתאים למטרה.
3. בין אם זה השרת שלך, שרת ייעודי של PaperOffice במרכז הנתונים של Strato AG בברלין (גרמניה) או NAS - שמור את המסמך שלך לעולם לא על אחסון ענן של צד שלישי אשר א) אינו בשימוש על בסיס ייעודי וב) אינו ממוקם במדינה בטוחה ג) אינך יכול לייצא בלחיצה אחתתשר
אם תעקבו אחר העצה ותשתמשו ב-NAS לאחסון מסמכים מאובטחים פנימיים - PaperOffice לא רק מושלם לכך, אלא הוא אפילו ה-DMS הרשמי היחיד עבור יצרנית ה-NAS הגדולה בעולם - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "10 היתרונות החשובים ביותר של דיגיטציה של מסמכי נייר":
כדי לסרוק מסמכים מאוגדים, מומלץ לסרוק סורק גיליון עם לפחות 300dpi. הסורק רצה לכלול פונקציית סריקה לפודלר ומנהלי התקנים אופציונליים של WIA/TWAIN. היו לנו חוויות טובות עם Fujitsu Scansnap, אשר עובדים בצורה אמינה מאוד.
בדרך כלל יש לסרוק מסמכי נייר בתבנית PDF/A ולאחר מכן לשמור אותם בתוכנת ניהול מסמכים DMS - או ישירות אם התוכנה תומכת בכך או הופכת אותה לאוטומטית, למשל באמצעות ניטור.
אם אתה משתמש בתוכנה הגונה שמקבלת עדכונים שוטפים ויש לך אסטרטגיית גיבוי נתונים, התשובה היא כן עבור מסמכים שאינם קריטיים. כל מה שיכול לדרוש מבחינה חוקית את המקור צריך להישמר גם במקור. לדוגמה, ל- PaperOffice DMS יש אפשרות לאחסן את מיקום האחסון המקורי במאפייני המסמך.
עבודה דיגיטלית והבאת מסמכים ישנים לעידן החדש תהיה ההשקעה העיקרית הטובה ביותר כדי לחסוך כמות מדהימה של זמן, כסף ועצבים בעתיד.
אינך זקוק למומחה IT משלך כדי לנצל את כל היתרונות של דיגיטציה.
מה שאתה צריך זה את השותף הנכון בצד שלך אשר, בזכות הניסיון שלו, יכול ליישם בדיוק את מה שאתה צריך. הימנעו מהפחדה ובחרו עמדות בדיקה במקום מצגות PowerPoint מהודרות מבלי שבדקתם אותן באמת.
הניסיון הוכיח שכמעט לכל אופרציה, חברה וחברה יש מכונת צילום גדולה שאינה מנצלת את הפוטנציאל שלה. מכשירים אלה אוהבים סריקות המוניות, סובלניים לקליעות נייר ויכולים להוות בסיס להתחלה דיגיטלית ללא השקעה בסורק.
הימנע ממלכודות עלות עם מערכות DMS / ECM שבהן אתה נתון ללא רחם לחסדי היצרנים. אל תתפשרו כשמדובר באפשרויות ניהול משלכם, כגון הוראת מסמכים וביצוע הגדרות בעצמכם. אם אתם זקוקים לעזרה, היצרן ישמח לעזור לכם, אך תישארו עצמאיים.
ההליכים יהיו זהים לחלוטין בעתיד, אך אוטומטיים לחלוטין.
חשבונית נכנסת? זרימת העבודה מופעלת והכל הולך בדרכו המוגדרת.
לחפש בכל 1000 התיקיות? אין בעיה, כי יש לך גוגל משלך!
עם האסטרטגיה הנכונה, ההמרה מארכיונים אנלוגיים לדיגיטליים לא תהיה תהליך יקר. כל יזם חייב להבין כי צעד זה צריך להיעשות בשלב מסוים, טוב יותר היום מאשר מחר.
כפי שמוצג כאן, עם הכלים הנכונים, שינוי יכול להוביל להפחתה מהירה של השקעות ולהפחית באופן משמעותי את העלויות והזמן הנדרשים לתהליכים עתידיים.
השינוי פשוט צריך לקרות.
צוות PaperOffice שמח לחלוק 20 שנות ניסיון ולהגן עליכם מפני טעויות!
"אינטגרציה ותפעול קלים של PaperOffice DMS סיפקו את הפתרון הכולל שתעשייה זו הייתה זקוקה לו: למזער את צריכת הנייר, להאיץ תהליכי חיפוש, להפוך את ההקצאה לאוטומטית לפקידים ולאפשר אחסון של נתונים הקשורים לתהליכים."
מר קרלוס א. גרסיה מנהלת שיווק ותקשורת
