Dixitalización en finanzas e banca

Dixitalización en finanzas e banca

Coa inundación de datos dixitais e en papel de hoxe, hai que asegurarse de que non se perdan documentos importantes e estean dispoñibles no momento adecuado, porque as entidades financeiras e os bancos benefícianse significativamente do uso dunha xestión de datos adecuada: reciben documentos importantes con altos niveis de clasificación e requisitos de finalización inmediatos.

As entidades financeiras e os bancos benefícianse significativamente do uso dunha xestión adecuada de datos que cumpra todos os requisitos.

Documentos importantes como alegacións, contratos, contas e cartas externas non só veñen por correo. Moitas cartas de clientes tamén chegan por correo electrónico. Ao facelo, debe manterse a visión xeral completa das responsabilidades, prazos, custos e tarefas e deben garantirse as normas de seguridade.

Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

Todos estes documentos deben ser dixitalizados se chegan en formato papel, requiren presentación estruturada, tarefa e asignación de fluxo de traballo, e deben estar dispoñibles inmediatamente baixo demanda.

Porque todos os procesos financeiros requiren un fluxo perfecto de información e execución estruturada. As vantaxes necesarias só se poden conseguir grazas á dixitalización.

Porque un arquivo de documentos dixitais permite o acceso inmediato a todos os documentos necesarios e a participación nos procesos de aprobación. Non importa se está na oficina, traballar desde casa ou nunha viaxe de negocios.

É moi importante que se cumpran os prazos importantes e se tomen medidas legais para almacenar documentos.

O DMS de PaperOffice dálle unha estrutura clara nos seus documentos e axúdalle a xestionar a inundación de información.

PaperOffice elimina todos os pescozos de botella que consumen moito tempo e crea unha visión clara de documentos importantes como contratos ou cartas xestionándoos dixitalmente en PaperOffice no futuro.

Converter documentos en solucións

Na industria financeira e nos bancos, utilízase moito papel todos os días e prodúcense un gran número de documentos. Por unha banda, dado que os procesos son bastante complexos, isto leva a grandes montañas de papel, enormes cantidades de datos, pero tamén a un longo proceso de busca. Ademais, os documentos deben ser gardados, indexados, clasificados e, se é necesario, ser compartidos cos compañeiros.

O sistema de xestión de documentos PaperOffice trae organización e protección de datos baixo un capó. O sistema innovador proporciona ferramentas de busca e recuperación racionalizada que reducen o tempo de resposta e aseguran que nunca se perdan documentos, que as institucións financeiras están sempre satisfeitas.

Ese é o PaperOffice DMS, un software de xestión de documentos que pode facer moito máis que xestionar documentos.

Porque non importa en que forma os documentos cheguen á empresa, xa sexa como documentos en papel, arquivos PDF, correos electrónicos ou fotos, son automaticamente arquivados e almacenados nunha base de datos segura.

Os contratos importantes poden ser recoñecidos e rescindídos a tempo ou renegociados. A liberación de documentos con sinatura dixital e notificación de correo electrónico en vez de correo en papel lento, o correo electrónico inseguro contribúe á lealdade do cliente.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Control de acceso e máis transparencia

Grazas á IA integrada, as regras automáticas son activadas. Esta IA clasifica automaticamente os documentos en cartafoles como "Factura" e "Extractos bancarios", almacena as palabras clave correspondentes e desencadea o fluxo de traballo dixital almacenado para o tipo de documento respectivo.

Para as entidades financeiras e os bancos, isto significa manter un cliente ou ficheiro de clientes moi extenso, que tamén debe ter algunhas características especiais. Por exemplo, os principios do GDPR deben ser observados e, por suposto, as institucións financeiras están suxeitas a un deber incondicional de confidencialidade, que non só se refire ás declaracións orais, senón tamén ao almacenamento seguro de documentos protexidos contra persoas non autorizadas. Tamén existe a obriga de cumprir os prazos legais e contractuais acordados.

Nalgúns casos, o incumprimento destes prazos pode ter consecuencias penais, pero sobre todo só consecuencias civís. A protección dos segredos comerciais dos seus clientes tamén é de primeira importancia para as institucións financeiras.

PaperOffice cumpre os máis altos estándares de seguridade como a xestión de autorizacións ou a concesión de autorizacións de acceso. O usuario define os pasos de traballo individuais exactamente como se executarían, por exemplo a "gravación", "check", "release" e "booking" de facturas.

A responsabilidade non só pode ser asignada a persoas individuais, senón tamén a grupos de usuarios como "Contabilidade" ou "departamento de TI", para que un colega poida entrar inmediatamente se un empregado está ausente.

A tecnoloxía OCR non só recoñece o contido do documento, senón tamén todos os campos de datos relevantes impostos como o número de documento, a data, a neta, a cantidade bruta e a cantidade bruta. Os datos importados están dispoñibles para controlar as avaliacións, as operacións de pagamento e a contabilidade financeira. Isto aforra o traballo de entrada e reduce os erros de publicación.

Con só un clic do rato, os datos, incluíndo a localización de arquivo, poden ser exportados ao seu cliente ou viceversa.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Fluxos de traballo financeiros perfectos

As institucións financeiras, así como os provedores de servizos e os bancos, teñen que procesar documentos para todas as transaccións comerciais. O desenvolvemento constante dos modelos de negocio crea constantemente novos retos. O que necesitan é un bo sistema de xestión de documentos.

PaperOffice DMS é o software correcto porque vén con todo o que as institucións financeiras e os bancos necesitan, como:

• Almacenamento de documentos en todos os formatos dixitais de acordo cos principios do GDPR/li>
• Funcións de presentación e reenvío de documentos tardíos que requiren acción
• Unha función de almacenamento de datos autoaprendiza con etiquetaxe e motor de busca interno
• Asignación automática de documentos recentemente engadidos ao cartafol correcto
• Creación de bases de datos simple e conexión de base de datos, incluíndo máscara personalizable individualmente
• Creación automática de modelos para procesos e operacións repetitivas

Integrar fluxos de traballo dixitais en procesos de negocio

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

A función de fluxo de traballo de PaperOffice simplifica a comunicación. A xestión de documentos orientadas ao proceso asegura que estes documentos permanezan actualizados con pouco esforzo. O DMS de PaperOffice permítelle ter facilmente en conta os prazos de retención e eliminación aplicables. Os fluxos de traballo dixitais intégranse nos procesos de negocio, o que garante o cumprimento dos pasos esenciais do proceso e, polo tanto, o seu cumprimento.

PaperOffice soporta isto cun amplo módulo de tarefas e fluxo de traballo.

Deste xeito, pódense crear certas cadeas de procesos e os procesos operativos existentes poden ser definidos en documentos electrónicos e executados parcialmente automaticamente.

Isto representa a optimización de procesos libres de erros, porque a tarefa non só pode ser asignada aos empregados con dereitos de usuario específicos e períodos de finalización, require liberación dixital, senón que tamén desencadear automaticamente outras accións, como notificacións de correo electrónico ou cambios de estado do documento. É unha necesidade absoluta no sector financeiro.

Deste xeito, os metadatos relevantes tamén se poden almacenar despois do proceso de arquivo dos documentos. Ademais do tipo de documento, pode especificarse o período de arquivo e a información do cliente asociada.

Os provedores de servizos financeiros benefícianse da xestión de documentos dixitais

Optimizar o seu tempo de traballo ata un 7,5% en comparación co traballo baseado en papel grazas ao uso de PaperOffice DMS.

Aforrar tempo para atopar, encamiñar e compartir documentos.

Por suposto, o DMS de PaperOffice permite a migración e integración de datos dixitais existentes a partir de solucións de software existentes.

Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analóxico e dixital. Usando a súa función de escaneo, o software pode ler documentos analóxicos, planos e fotos no sistema e dixitalizalos usando escáneres, pero tamén gravacións de teléfonos móbiles, polo que os textos son convertidos en escritura usando OCR e poden ser modificados en programas de Office.

Os selos de tempo e a versión garanten que o documento dixital corresponda ao orixinal analóxico.

O DMS de PaperOffice non só é extenso nas súas funcións, senón tamén fácil de aprender, guiado por video tutoriales, senón tamén por consellos e formación individuais se o desexa. Todo isto a unha boa relación prezo-performance.