Automatización de procesos de negocio no sector da restauración e a hostalería
O DMS de PaperOffice para a gastronomía permite un fluxo suave de información entre departamentos grazas á dixitalización e automatización de procesos de negocio.
Conseio práctico
Documentos escritos, contratos, borradores, recibos, albaráns de entrega e moito máis están sendo substituídos por documentos electrónicos grazas á dixitalización, optimizando así ao máximo todos os procesos de traballo.A IA integrada permite que os procesos de negocio sexan en gran parte automatizados, acelerando os seus procesos e aumentando o éxito e satisfacción.
Dixitalización no sector da restauración e a hostalería
Como sector da restauración e a hostalería, tes moitos documentos importantes para xestionar:
Recibos de entretemento, facturas, notas de entrega, contratos e moito máis. Polo tanto, as empresas de restauración e hostalería son as que se benefician significativamente do uso de software adecuado de xestión de documentos.
Sen un sistema de xestión de documentos adecuado, hai moito esforzo manual.
Todos estes documentos deben ser dixitalizados se chegan en formato papel, requiren presentación estruturada, tarefa e asignación de fluxo de traballo, e deben estar dispoñibles inmediatamente baixo demanda.
PaperOffice elimina todos os pescozos de botella que consumen moito tempo, leva a aforros de custos, como a eliminación de documentos en papel, e crea unha visión clara de documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega ou outras cartas, xestionándoos dixitalmente en PaperOffice no futuro.
A mellor solución é usar software de xestión de documentos ben pensado como PaperOffice DMS.
Tamén pode beneficiarse de tarefas administrativas dixitais e manter un ollo en todos os contratos de aluguer e servizos, correspondencia oficial, que é posto en reenvío ou asignado aos empregados por tarefa de asignación.
O arquivo dixital e a proba de auditoría de documentos e recibos leva en última instancia á seguridade xurídica de acordo co disposto no GoBD.
¿Ata que punto é importante o sector da hostalería e a hostalería?
PaperOffice elimina todos os pescozos de botella que consumen moito tempo, leva a aforros de custos, como a eliminación de documentos en papel, e crea unha visión clara de documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega ou outras cartas, xestionándoos dixitalmente en PaperOffice no futuro.
Capturar, procesar, compartir, buscar e rastrexar os seus documentos faise moi fácil co uso de PaperOffice.
Grazas ao acceso controlado, listas de tarefas detalladas, así como aprobacións usando fluxos de traballo e notificacións de correo electrónico fiables, os empregados poden completar as tarefas asignadas de forma eficiente e as persoas autorizadas poden facilmente aprobar ou denegar a aprobación.
Coa solución de software DMS de PaperOffice, non se perden máis documentos. Non importa onde esteas, podes acceder a documentos importantes en segundos.
Por suposto, sempre traballa cos nosos sistemas de acordo coa lei e totalmente a proba de auditoría.
Gestión de documentos orientadas a procesos
A xestión de documentos orientadas ao proceso asegura que estes documentos permanezan actualizados con pouco esforzo. PaperOffice axúdao aquí cun amplo módulo de tarefas e fluxo de traballo.
Deste xeito, pódense crear certas cadeas de procesos e os procesos operativos existentes poden ser definidos en documentos electrónicos e executados parcialmente automaticamente.
Isto representa a optimización de procesos libres de erros, porque a tarefa non só pode ser asignada aos empregados con dereitos de usuario específicos e períodos de finalización, require aprobación dixital, senón que tamén desencadean automaticamente outras accións, como notificacións de correo electrónico ou cambios de estado do documento.
Deste xeito, todos os procesos de documento poden ser mapeados.
Ademais de toda unha gama de outras vantaxes, PaperOffice DMS é a ferramenta ideal para controlar varios documentos.
Cada documento, desde a factura dun paquete de bebidas do supermercado ata as distintas reservas, execucións de servizos e cancelacións- todo se pode gardar na orde cronolóxica correcta e convocar segundo sexa necesario.
O software de xestión de documentos como PaperOffice DMS é o máis adecuado para estas tarefas. Porque é un software de xestión de documentos que pode facer moito máis que xestionar documentos.
PaperOffice non distingue entre os tipos de documentos, independentemente de se precisa axuda para xestionar contratos, alegacións e correspondencia de correo electrónico: grazas ao sistema de xestión de documentos PaperOffice, os seus procesos anteriores na empresa son dixitalizados, facéndoos máis eficientes, transparentes e significativamente máis flexibles.
Porque non importa en que forma os documentos cheguen á empresa, xa sexa como documentos en papel, arquivos PDF, correos electrónicos ou fotos, son automaticamente arquivados e almacenados nunha base de datos segura.
Os contratos importantes poden ser recoñecidos e rescindídos a tempo ou renegociados. A liberación de documentos con sinatura dixital e notificación de correo electrónico en vez de correo en papel lento, o correo electrónico inseguro contribúe á lealdade do cliente.
Solución: Know-how probado
Non ten sentido usar o software de xestión na práctica de inmediato? Isto non só cumpre todos os requisitos, pero tamén é fácil de aprender e barato?
PaperOffice DMS é a solución completa probada e probada para o traballo dixital e, con máis de 20 anos de experiencia no mercado, un dos primeiros pioneiros do DMS.
Celebrar festas, comer ben sen ter que cociñarse, experimentar algo extraordinario, reunirse cos amigos, que está no sangue da xente.
Non é por nada que a asociación de restaurantes DEHOGA rexistrou un total de case 158.000 empresas no sector da restauración para 2020, sen incluír aloxamentos nocturnos como hoteis ou casas de hóspedes. En Alemaña, por exemplo, hai unha empresa do sector Gastro & Event por cada 518 habitantes.
Ningún outro comercio en Alemaña pode presumir dunha densidade tan alta.
Aínda que a industria da restauración é moi popular como negocio, non é fácil, sobre todo porque o marco legal está asociado a máis e máis regulacións, como a obriga de proporcionar un recibo ou a obriga de utilizar unha caixa rexistradora. Como regra xeral, as empresas familiares "crecidas" teñen un pouco máis fácil, e Alemaña ten unha longa tradición neste sentido.
En termos de contido, pasaron moitas cousas en termos de gastronomía e eventos no mundo globalizado de hoxe, desde entón ata o século XXI. Do mesmo xeito que hai unha variedade de ofertas gastronómicas diferentes, celébranse eventos de todo tipo. En consecuencia, o esforzo organizativo é enorme e require unha administración adecuada para manter unha visión xeral.
Hai unha gran variedade de software gastronómico que se usa principalmente para reservar pedidos, crear recibos e calcular impostos correctamente. E todo o demais? Non é raro que os organizadores de eventos ou restauradores atopen a xestión do caixón cunha aparencia bastante caótica.
Unha das razóns para iso é que o papel aínda xoga un papel importante na gastronomía e na xestión de eventos. Os billetes de entrega, facturas, contratos, ofertas e outras cousas literalmente saltan á casa, simplemente porque na industria da restauración o contacto persoal co restaurador é máis importante para provedores e representantes que en calquera outra industria. Os libros de entrega e similares poden ser levados con vostede inmediatamente. Pero cal é a forma máis sinxela de crear unha orde e manter unha visión xeral? O DMS de Papel é a resposta a esta pregunta.
O DMS de PaperOffice crea vantaxes claras na industria da restauración
Grazas ao PaperOffice DMS, a integración sen problemas do software DMS na infraestrutura de TI existente da industria hoteleira e de restauración pode realizarse sen ningún problema, o que tamén significa a optimización dos procesos de negocio.
O software de xestión de documentos converte papelería analóxica en datos dixitais, mesmo cunha cámara de teléfono móbil. Porque a xestión dos recibos de hostalería e os albaráns de entrega non deben ser subestimados nesta industria.
Grazas ao uso de PaperOffice DMS e á conexión de escáner dispoñible desde a fábrica, os empregados poden dixitalizar documentos analóxicos entrantes sen moito esforzo. Isto garante que todos os documentos importantes poden ser atopados en calquera momento.
Ademais, os documentos en papel poden ser gravados cun smartphone ou tableta e estes poden ser enviados directamente ao portátil co sistema operativo Windows, por exemplo grazas á función de correo "Dropmail" integrada. Aquí, á súa vez, o DMS de PaperOffice permite a importación das imaxes e convérteas en formatos de texto, por suposto, o formato de foto mantense.
O software OCR integrado en PaperOffice DMS distingue entre un logotipo e un texto normal. Os billetes de entrega de empresas asociadas ou recibos de hospitalidade pódense atopar rapidamente en calquera momento, por exemplo durante a investigación, utilizando unha busca OCR, garantindo así a maior transparencia e seguridade xurídica posible.
O arquivo tamén se pode levar a cabo de tal xeito que todos os documentos posteriores dun remitente sexan recoñecidos e asignados automaticamente.
Ademais, PaperOffice DMS ofrece restauradores e xestores de eventos outras ferramentas prácticas como unha función de fluxo de traballo, ideal para o control en eventos, a creación automatizada de modelos, como menús, e avaliacións estatísticas, como a frecuencia do cliente ou o consumo de bebidas.< /p>
Argumentos importantes para incluír o DMS de PaperOffice na planificación orzamentaria. Por último, o DMS de PaperOffice tamén convence polo feito de que se ten en conta a sustentabilidade e a protección do medio ambiente. Máis tarde ou máis cedo terá lugar a conversión completa de documentos analóxicos a formato dixital e logo a institución pública, que logo xa estará a usar o DMS de PaperOffice, estará ben preparada.
O procesamento de facturas dixitais tamén é vantaxoso para moitas empresas da hostalería e da hostalería. As facturas entrantes poden ser automatizadas grazas a PaperOffice DMS e son reenviadas ao empregado responsable. O proceso de control e liberación a través da liberación dixital tamén pode ser manexado de forma rápida e eficiente a través do sistema.
Con só un clic do rato, os datos, incluíndo a localización de arquivo, poden ser exportados ao seu cliente, consultor fiscal ou viceversa.
Revisión-cumprimento e arquivo seguro: PaperOffice DMS tecnicamente cumpre os requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO
O DMS de PaperOffice permite a conexión doutro software, como un ERP, e, por suposto, a transferencia de documentos desde Microsoft Office a través de interfaces apropiadas. PaperOffice DMS acelera a comunicación no comercio e produción con provedores e clientes.
Os prazos e nomeamentos son monitorizados e as accións son activadas automaticamente en función da configuración desexada. Os procesos de orde poden ser automatizados e mesmo os cambios que están previstos para o futuro poden ser introducidos de forma que entren en vigor no momento desexado.
Grazas ás súas extensas funcións, PaperOffice DMS pode ser definitivamente clasificado no segmento superior de xestión de contidos empresariais (ECM).
Un ECM inclúe a xestión global de todos os contidos dunha organización cunha xerarquía de acceso correspondente. O DMS de PaperOffice é capaz de gardar calquera contido en formato dixital, cambiar o seu contido e formato e facelo dispoñible.
PaperOffice DMS ten todas as funcións dun ECM e isto nunha excelente relación prezo-performance, así como unha forma intuitivamente aprendible de operación que fai que o adestramento externo ou interno caro sexa innecesario. Pola contra, os video tutoriales gratuítos están dispoñibles para acostumarse aos diferentes menús. O DMS de PaperOffice pode converterse así no piar organizativo en todas as empresas no comercio e produción e isto case á velocidade da luz.
Empresas da hostalería e hostalería benefícianse da xestión de documentos dixitais
Con PaperOffice DMS, con todo, hai moitas máis posibilidades para restauradores. Por exemplo, a xestión de inventarios, incluíndo un inventario de data permanente ou clave. As bases para o DMS de PaperOffice son contas de usuario ligadas na rede. O almacenamento de datos destas contas de usuario combínase na base de datos central. Os documentos poden ser controlados a través dunha IA con diferentes algoritmos, que poden ser usados para desencadear procesos automatizados.
Optimizar o seu tempo de traballo ata un 7,5% en comparación co traballo baseado en papel grazas ao uso de PaperOffice DMS.
Aforrar tempo para atopar, encamiñar e compartir documentos.
Con selos dixitais, os documentos poden complementarse con información adicional e mesmo controlar os fluxos de traballo detallados. Á súa vez, a función de traballo e fluxo de traballo garante que se cumpran e se completen os prazos.
PaperOffice DMS ten unha navegación de menú intelixente que está loxicamente estruturada e permite o funcionamento intuitivo en moitas áreas. Os video tutoriales dispoñibles gratuitamente en Internet proporcionan soporte adicional e, por suposto, os cursos de formación tamén se poden realizar directamente na sede da empresa do cliente se o desexa.
Ademais de documentar os diferentes tipos de fases, o DMS de PaperOffice é igualmente adecuado para apoiar tarefas loxísticas para a adquisición de materiais. Grazas ás posibilidades de configurar bases de datos en PaperOffice DMS, a compra de material e o consumo de material poden ser monitorizados e asignados niveis de advertencia. A IA interna pode usarse para crear modelos que reaccione automaticamente se hai pescozos de botella ou escasezas, por exemplo se se colocan pedidos repetidos, aínda que a cantidade existente debería ser realmente suficiente. A función de fluxo de traballo pode ser utilizada para este fin, co que os empregados responsables da empresa poden comparar a execución das súas tarefas.
PapelOffice DMS na industria de restauración e hostalería, de xeito que o contacto co hóspede non é descoidado por mor de todo o papeleo.
FAQs
Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Dixitalización na gastronomía e na hostalería":
Como poden os usuarios acceder a PaperOffice?
Debido á arquitectura de programas descentralizada e moderna, PaperOffice pode ser usado en case calquera dispositivo, desde PCs clásicos a smartphones / tabletas para televisores.
Que pasa cos datos se o galego non existe?
Non ocorrerá, pero para tranquilizalo: Pode exportar os seus datos en calquera momento, porque PaperOffice está baseado nunha estrutura de base de datos aberta, pode acceder aos seus datos en calquera momento.
Protección de datos: onde se almacenan todos os documentos?
PaperOffice almacenará todos os documentos na casa con cifrado de alto nivel, facéndoo inmune ao roubo de datos, por exemplo, e superando todos os requisitos de GDPR e GOBD.
Evitar erros: Nunca gardar os datos nunha nube de terceiros!
Pódese adaptar a PapelOffice ás especificacións?
Si, PaperOffice pode estar 100% adaptado ao uso previsto para garantir a integración sen problemas nos procesos e sistemas existentes. Incluso a interface do programa pode ser completamente deseñada e libremente adaptada.
Conclusión
PaperOffice DMS soporta a industria de restauración e hotel e ofrece interfaces axeitadas a outro software, conexións API e pode ser ampliado en calquera momento de acordo cos seus desexos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado na práctica diaria sen causar ausencias para fins de adestramento.
O DMS de PaperOffice recomenda usar un NAS (almacenamento de datos soportado por rede) cunha función de copia de seguridade para que os datos importantes non se perdan nin se espiñen en nubes de terceiros.
En definitiva, o DMS de PaperOffice impresiona cunha moi boa relación prezo-performance e inmenso know-how a través de máis de 20 anos de experiencia práctica.