Kamu yönetiminde ve yetkililerde dijitalleşme

Kamu yönetiminde ve yetkililerde dijitalleşme

Vergi dairesinden KITA'ya, yerel yönetimlere, yetkililere veya toplu taşıma araçlarından yol bakım departmanına.

Resmi ve kamu kurumları, siyasi bir topluluk olarak Federal Almanya Cumhuriyeti'ne kadar belediyelerdeki, şehirlerdeki, ilçelerdeki ve ayrıca federal eyaletlerdeki yapıları birbirine bağlıyor ve istikrara kavuşturuyor.

Belgeler ve veriler kurumun birçok farklı departmanında oluşturulur. Önemli belgeler her gün bu şekilde oluşturulur:

Yazılar, sözleşmeler, taslaklar, araştırmalar, uzman görüşleri ve çok daha fazlası. Bunlar sadece posta yoluyla gelmez, birçok belge de e-posta ile gelir.

Paperless work through digital processes

Bu belgelerin tümünün kağıt biçiminde ulaşmaları, yapılandırılmış dosyalama, görev ve iş akışı ataması gerektirmeleri ve talep üzerine hemen erişilebilir olmaları durumunda dijitalleştirilmesi gerekir.

Ek olarak, her belge türüne göre sınıflandırılır ve cihazlardan bağımsız olarak hareket halindeyken bile erişebileceğiniz insanlara ve nesnelere atanabilir. Böylece tüm bilgilerle ilgili tüm bilgi ve belgelere tek bir yerde, yani veritabanınızda net bir şekilde sahip olursunuz.

Belge yönetimi çözümünün yardımıyla, tüm bilgileri denetimden geçmiş bir şekilde merkezi bir platformda kaydeder ve arşivlersiniz.

Mülk yönetiminde var olan birçok idari sorunu çözmek için, PaperOffice belge yönetim sistemi uygulanmalıdır.

Bu şekilde, günlük işler dijitalleştirme yardımı ile basitleştirilebilir, optimize edilebilir ve geliştirilebilir. PaperOffice DMS, belgelerinizde size net bir yapı sağlar ve bilgi seliyle başa çıkmanıza yardımcı olur.

PaperOffice, zaman alan tüm darboğazları ortadan kaldırır ve gelecekte PaperOffice'te dijital olarak yöneterek sözleşmeler veya mektuplar gibi önemli belgelere net bir genel bakış oluşturur.

Ayrıca dijital idari görevlerden yararlanabilir ve yeniden gönderilen veya görev atamasıyla çalışanlara atanan resmi yazışmalara göz kulak olabilirsiniz.

Tüm bilgiler hemen kullanılabilir

İyi belge yönetimi yazılımı politik kararlar alamaz, ancak çeşitli süreçlerde kamu yönetiminin birçok alanında çok yardımcı olabilir, çünkü sözde idari dosyaların büyük çoğunluğunun egemen önceliği yoktur.

Bunun dışında, dijital belgelerin orijinalleri değiştirmesi gerekmez, ancak işi kolaylaştırırlar.

PaperOffice DMS ile belgeler birçok makamda ve kamu kurumunda dijitalleştirilebilir ve arşive gitmeden veya önce hangi meslektaşınızın dosyayı işlediğini araştırmak zorunda kalmadan herhangi bir bilgisayardan erişim sağlanabilecek şekilde merkezi olarak arşivlenebilir.

PaperOffice DMS sadece analog belgeleri dijitalleştirmekle kalmaz, belge yönetim yazılımı belgedeki her değişikliği kronolojik sırayla kaydeder. Özgün değer etkilenmeden kalır. İş akışı işlevi, örneğin, proje çalışması sırasında belirli etkinlikleri atamak için kullanılabilir ve her çalışan geçerli duruma genel bir bakış sunar.

Aynı zamanda, fikir veya öneriler her seferinde toplantı yapmak zorunda kalmadan sunulabilir. Arşivlenen belgeler anahtar kelimelerle veya tarih veya referans numaralarıyla aranabilir ve PaperOffice DMS'deki AI tarafından otomatik şablonlar oluşturulabilir.

PaperOffice DMS'nin olası kullanımları, resmi ve kamu yönetiminin çeşitli düzeylerinde sonuçlanır, örneğin:

• Okul
• Anaokulları
• Kitaplık
• Üniversite
• Hastane
• Belediye yönetimleri
• vergi daireleri
• Huzurevleri

Tabii ki, 1024 bit şifrelemeli sofistike veri depolamanın yanı sıra özel dahili biçimlendirme ve güvenlik duvarı sayesinde, GDPR'ye uygun güvenlik korunur. PaperOffice DMS ayrıca öğrenme kolaylığı, 800 adede kadar bağlantılı terminal kurma yeteneği ve çok iyi bir fiyat-performans oranı ile etkileyicidir.

Bu, belgeleri yönetmekten çok daha fazlasını yapabilen bir belge yönetim yazılımı olan PaperOffice DMS'dir.

Çünkü belgeler şirkete hangi biçimde ulaşırsa ulaşsın, ister kağıt belgeler, PDF dosyaları, e-postalar veya fotoğraflar olsun, otomatik olarak arşivlenir ve güvenli bir veritabanında saklanır.

Böylece önemli sözleşmeler zamanında tanınabilir ve feshedilebilir veya yeniden müzakere edilebilir. Yavaş kağıt posta yerine dijital imza ve e-posta bildirimi ile belge yayınlama, güvensiz e-posta müşteri sadakatine katkıda bulunur.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMS sayesinde iş süreçlerinin optimizasyonu

Entegre AI sayesinde, otomatik kurallar tetiklenir. Bu AI, belgeleri otomatik olarak "Fatura" ve "Sözleşme" gibi klasörlere ayırır, ilgili anahtar kelimeleri depolar ve ilgili belge türü için depolanan dijital iş akışını tetikler.

PaperOffice, yetkilendirme yönetimi veya erişim yetkilerinin verilmesi gibi en yüksek güvenlik standartlarını karşılar. Kullanıcı, bireysel iş adımlarını tam olarak çalışacakları gibi tanımlar, örneğin faturaların "kaydedilmesi", "kontrol edilmesi", "serbest bırakılması" ve "rezerve edilmesi".

Sorumluluk sadece bireysel kişilere değil, aynı zamanda "Muhasebe" veya "Üretim" gibi kullanıcı gruplarına da atanabilir, böylece bir çalışan yoksa bir meslektaşınız hemen devreye girebilir.

OCR teknolojisi yalnızca belge içeriğini değil, belge numarası, tarih, net, vergi ve brüt tutar gibi vergiyle ilgili tüm veri alanlarını da tanır. İçe aktarılan veriler değerlendirmeleri, ödeme işlemlerini ve finansal muhasebeyi kontrol etmek için kullanılabilir. Bu, yorucu giriş işlerinden tasarruf sağlar ve gönderme hatalarını azaltır.

PaperOffice DMS'yi bütçe planlamasına dahil etmek için önemli argümanlar. Son olarak, PaperOffice DMS, sürdürülebilirlik ve çevre korumanın dikkate alındığı gerçeğiyle de ikna etmektedir. Er ya da geç analog belgelerden dijital forma tam dönüşüm gerçekleşecek ve daha sonra zaten PaperOffice DMS'yi kullanacak olan kamu kurumu iyi hazırlanacaktır.

Tek bir fare tıklamasıyla, arşivleme konumunu içeren veriler müşterinize, vergi danışmanınıza veya tam tersi şekilde dışa aktarılabilir.

Tabii ki, PaperOffice DMS, mevcut dijital verilerin mevcut yazılım çözümlerinden geçirilmesine ve entegrasyonuna izin verir. Aynı zamanda, PaperOffice DMS analog ve dijital arasındaki arayüzdür. Yazılım, tarama işlevini kullanarak analog belgeleri, planları ve fotoğrafları sisteme okuyabilir ve tarayıcıları kullanarak bunları dijitalleştirebilir, aynı zamanda cep telefonlarından gelen kayıtları da OCR kullanılarak metinlerin yazıya dönüştürüldüğü ve Office programlarında değiştirilebildiği kayıtlar. Zaman damgaları ve sürüm oluşturma, dijital belgenin analog orijinale karşılık gelmesini sağlar.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Dijital işleme, gelecekte belediye hizmetlerinin yüksek hizmet kalitesini sağlamak için temel bir temeldir.

Kamu kurumları ve yetkilileri tüm ticari işlemler için belgeleri işlemek zorundadır. İş modellerinin sürekli olarak daha da geliştirilmesi sürekli olarak yeni zorluklar yaratmaktadır. İhtiyaç duydukları şey iyi bir doküman yönetim sistemidir.

PaperOffice DMS doğru yazılımdır, çünkü yetkililerin ve kamu kurumlarının ihtiyaç duyduğu her şeyle birlikte gelir, örneğin:

• Belgelerin GDPR/li ilkelerine göre tüm dijital formatlarda saklanması>
• İşlem gerektiren geç belgeleri gönderme ve yeniden gönderme işlevleri
• Etiketleme ve dahili arama motoruna sahip kendi kendine öğrenen bir veri depolama işlevi
• Yeni eklenen belgelerin doğru klasöre otomatik olarak atanması
• Tek tek özelleştirilebilir maske dahil olmak üzere basit veritabanı oluşturma ve veritabanı bağlantısı
• Tekrarlayan süreçler ve işlemler için otomatik şablon oluşturma

Revizyon uyumlu ve güvenli arşivleme: PaperOffice DMS, GoBD, GDPdU ve DSGVO'nun yasal gereksinimlerini teknik olarak karşılar

Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

PaperOffice'in kapsamlı iş akışı işlevleri yetkililer ve kamu idareleri için çok ilginçtir. Proje toplantılarının içeriği kaydedilir ve katılımcılar tarafından herhangi bir zamanda, ekranda ve farklı konumlardan desteklenebilir. Denetimden geçmiş arşivlemenin yanı sıra organizasyonel süreçlerin optimizasyonu da her zaman garanti edilir.

PaperOffice bunu kapsamlı bir görev ve iş akışı modülü ile destekler.

Kamu kurumları ve yetkilileri dijital belge yönetiminden yararlanıyor

Belge yönetim sistemi, her bir alan için ayrı ayrı veritabanları oluşturulmasına izin verir ve aynı zamanda bağlantılar oluşturabilir. Gönderilen zanaatkar faturaları gibi analog belgeler PaperOffice DMS ile taranır ve OCR yazılımı kullanılarak hem fotoğraf hem de dönüştürülmüş metin olarak kaydedilir. Mevcut tüm veriler, örneğin bir kiracıda, açık ve net bir şekilde görüntülenebilir, bu nedenle şirket dışı randevular için hiçbir dosyanın taşınması gerekmez. AI denetimli veritabanı yönetimi, gerektiğinde ana verilerden veya istatistiksel olarak kullanılabilir listelerden şablonlar oluşturur.

Aynı zamanda, hiyerarşik şifre yönetimi ve 1024 bit şifreleme ile gerekli veri koruması korunur.

PaperOffice DMS kullanımı sayesinde çalışma sürenizi kağıt tabanlı çalışmalara kıyasla %7,5'e kadar optimize edin.

Belgeleri bulmak, yönlendirmek ve paylaşmak için zamandan tasarruf edin.

Dijital damgalarla, belgeler ek bilgilerle desteklenebilir ve hatta ayrıntılı iş akışlarını kontrol edebilir. Buna karşılık, görev ve iş akışı işlevi, son teslim tarihlerinin karşılanmasını ve tamamlanmasını sağlar.

PaperOffice DMS sadece işlevlerinde kapsamlı değil, aynı zamanda video eğitimleri tarafından yönlendirilen öğrenmesi kolay, aynı zamanda istenirse bireysel tavsiye ve eğitim ile de desteklenmektedir. Bütün bunlar gerçekten iyi bir fiyat-performans oranıyla.