Digitalizáció a bútoriparban és a gyártó cégeknél

Digitalizáció a bútor- és feldolgozóiparban

A digitális és papíralapú adatok mai özönével fontos biztosítani, hogy a fontos dokumentumok ne vesszenek el, és ne álljanak rendelkezésre, amikor eljön az ideje.

A bútoripar és a feldolgozóipar vállalatai jelentősen profitálnak a megfelelő adatkezelésből, mivel minden nap papíralapú dokumentumokat kapnak.

A feldolgozóiparban minden nap fontos dokumentumok jönnek létre: beadványok, vázlatok, vázlatok, vázlatok, külső levelek, kutatások, szakértői vélemények és még sok más. Ezek nem csak postai úton érkeznek, hanem sok levél e-mailben is megérkezik.

Digitization in the furniture industry and manufacturing increased efficiency

Mindezeket a dokumentumokat digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal rendelkezésre kell állniuk.

Mivel a bútoriparban és a gyártási kereskedelemben minden folyamat tökéletes információáramlást és strukturált végrehajtást igényel. A szükséges előnyök csak a digitalizációnak köszönhetően érhetők el.

Mivel a digitális dokumentumarchívum azonnali hozzáférést biztosít az összes szükséges dokumentumhoz, és részt vesz a jóváhagyási folyamatokban. Nem számít, hogy az irodában vagy, otthonról dolgozol, vagy üzleti úton vagy.

A digitális dokumentumkezelés segíthet ebben: legyen szó gépi fájlokról, kezelési utasításokról, pótalkatrész-katalógusokról és karbantartási naplókról - minden archiválható dms-ben, és pillanatok alatt újra megtalálható.

Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására.

A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.

A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a szerződésekről vagy a levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban.

A digitalizált folyamatok egyértelmű előnyt jelentenek

A bútoriparban és a feldolgozóiparban minden nap sok papírt használnak. Egyrészt, mivel a folyamatok meglehetősen összetettek, ez nagy papírhegyekhez, hatalmas mennyiségű adathoz, de hosszú keresési folyamathoz is vezet.

A PaperOffice dokumentumkezelő rendszer egy motorháztető alá helyezi a szervezetet és az adatvédelmet. Az innovatív rendszer egyszerűsített keresési és visszakeresési eszközöket biztosít, amelyek csökkentik a válaszidőt, és biztosítják, hogy a dokumentumok soha ne vesszenek el, ami mindig elégedettséget jelent a vállalkozások számára.

Ez a PaperOffice DMS, egy dokumentumkezelő szoftver, amely sokkal többre képes, mint a dokumentumok kezelése.

Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.

A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Automatizálás az AI- és munkafolyamat-megoldásoknak köszönhetően

Az integrált AI-nak köszönhetően automatikus szabályok aktiválódnak. Ez az AI automatikusan mappákba rendezi a dokumentumokat, például a "Számla" és a "Szállítólevelek", tárolja a megfelelő kulcsszavakat, és elindítja az adott dokumentumtípushoz tárolt digitális munkafolyamatot.

A PaperOffice megfelel a legmagasabb szintű biztonsági szabványoknak , például az engedélyezéskezelésnek vagy a hozzáférési engedélyek megadásának. A felhasználó pontosan úgy határozza meg az egyes munkalépéseket, ahogyan azok futnának, például a számlák "rögzítése", "ellenőrzése", "kiadása" és "foglalása".

A felelősséget nemcsak az egyes emberekre lehet hozzárendelni, hanem az olyan felhasználói csoportokra is, mint a "Számvitel" vagy a "Termelés", így a kolléga azonnal közbeléphet, ha egy alkalmazott hiányzik.

Az OCR technológia nemcsak a dokumentum tartalmát ismeri fel, hanem az összes adóval kapcsolatos adatmezőt is, például a dokumentum számát, dátumát, nettó, adó- és bruttó összegét. Az importált adatok rendelkezésre állnak az értékelések, a fizetési tranzakciók és a pénzügyi számvitel ellenőrzéséhez. Ez megtakarítja a fárasztó belépési munkát és csökkenti a közzétételi hibákat.

Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az ügyfélnek, az adótanácsadónak vagy fordítva.

PaperOffice DMS revolutionizes your administration by merging all documents and all associated information in one place, namely in the document management system

All-in-One a PaperOffice DMS használatának köszönhetően

A bútoriparból, valamint a termelési szakmákból származó vállalatoknak minden üzleti tranzakcióhoz dokumentumokat kell feldolgozniuk. Az üzleti modellek folyamatos továbbfejlesztése folyamatosan új kihívásokat teremt. Amire szükségük van, az egy jó dokumentumkezelő rendszer.

A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire a bútor- és gyártóiparnak szüksége van, például:

• Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR/li alapelveinek megfelelően>
• Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
• Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
• Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
• Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
• Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez

Digitális munkafolyamatok integrálása az üzleti folyamatokba

Everyone involved can find and edit the information quickly and easily at any time and add new documents

A PaperOffice munkafolyamat-funkció leegyszerűsíti a kommunikációt. A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak. A PaperOffice DMS lehetővé teszi, hogy könnyedén figyelembe vegye a vonatkozó megőrzési és törlési időszakokat. A digitális munkafolyamatok beépülnek az üzleti folyamatokba, ami biztosítja az alapvető folyamatlépéseknek való megfelelést és ezáltal a megfelelőséget.

A PaperOffice ezt kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja.

Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.

Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nem csak hozzárendelhető meghatározott felhasználói jogokkal és befejezési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz, digitális kiadást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket is, például e-mail-értesítéseket vagy dokumentumállapot-módosításokat.

Ily módon a releváns metaadatok a dokumentumok archiválási folyamata után is tárolhatók. A dokumentumtípus mellett megadható az archiválási időszak és a kapcsolódó ügyféladatok is.

A bútoripar és a gyártás szakma profitál a digitális dokumentumkezelésből

Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.

Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.

Természetesen a PaperOffice DMS lehetővé teszi a meglévő digitális adatok áttelepítését és integrálását a meglévő szoftvermegoldásokból.

Ugyanakkor a PaperOffice DMS az analóg és a digitális interfész. Szkennelési funkciójával a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe, és digitalizálni azokat szkennerekkel, de mobiltelefonokról származó felvételekkel is, amelyek révén a szövegeket OCR segítségével írássá alakítják, és az Office programokban megváltoztathatók.

Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.

A PaperOffice DMS nemcsak funkcióiban, hanem könnyen megtanulható is, video oktatóanyagok, hanem szükség esetén egyéni tanácsok és képzések segítségével is. Mindezt egy nagyon jó ár-teljesítmény arány mellett.