تطوير المنتجات والعمليات والدعم الفراشة المهندسين س. ل.
السيد أنطونيو خيسوس سانشيز، المدير الإداري ومهندس المنتجات والعمليات في شركة Butterfly Engineers S.L.
وضع البداية
الشركة المكرسة حصريا لتطوير المنتجات وهندسة العمليات وتشارك في جميع مراحل التصنيع - من الفكرة الأولى إلى المنتج النهائي - تغمرها الملفات والوثائق ، مثل أوراق البيانات الفنية وبيانات العملاء والحسابات والخطط كل يوم.< /p>
إن معلومات المشروع ، التي تشغل مساحة تخزين أكثر فأكثر على مر السنين ولم يعد من السهل العثور عليها ، خاصة في المكاتب الإدارية ، أصبحت قاتلة تدريجيا.
كان هدف الشركة هو رقمنة المستندات الورقية الحالية ، وتحقيق تحسين العمليات والتحكم في سير العمل على جميع المستندات الواردة والصادرة ، وأتمتة جزء كبير من العمليات في الخلفية ، وبالتالي تحسين العملية.
المشاكل والمهام القائمة
في الماضي ، كانت المعلومات مخزنة فقط في شكل ورقي ، مثل تصميم وتخطيط أو مواصفات منتج أو تطوير منتج ، ولكن اليوم هناك مجموعة متنوعة من مصادر المعلومات والمستندات في العديد من المنظمات: رسائل البريد الإلكتروني والنماذج والرسومات هي جزء منها مثل الفواتير الإلكترونية والإيصالات الورقية وبريد الرسائل ، مذكرات التسليم والعقود وما إلى ذلك.
لحسن الحظ ، بفضل التطورات المستمرة في تكنولوجيا المعلومات ، أصبح هذا النوع من العمل الآن مدفوعا رقميا. أصبحت العديد من خطوات العملية الآن جزءا من ممارسة رقمية وآلية بنسبة 100٪ ، كما تؤكد الصناعة 4.0.
ومع ذلك ، غالبا ما لا غنى عن الورق عندما يتعلق الأمر بالرسومات أو الأفكار اليدوية ، وكذلك الإدارة أو الفواتير أو معلومات العملاء.
بالإضافة إلى التصميم والتصنيع ، يجب على المتخصصين في Butterfly Engineers أيضا إنشاء وثائق مثل أدلة التجميع وتعليمات السلامة والوثائق الفنية لدراسة جدوى المشاريع.
تعد خفة الحركة والسرعة في التعامل مع ملفات الفرد أمرا أساسيا في الشركات الحديثة ، بل وأكثر من ذلك عندما تعتمد متابعة المشاريع أو تحليل تكاليفها أو الدراسات المختلفة التي تجعلها مربحة على هذه الوثائق.
لذلك ، كان هدف Butterfly Engineers هو التكيف مع الصناعة والقدرة على العمل رقميا كشركة صناعية 4.0.
"كان لدينا تكاليف تخزين يمكن تجنبها عن طريق تخزين المستندات في مجلدات. وبالإضافة إلى ذلك، كان البحث عن الوثائق يستغرق وقتا طويلا"،
يتذكر السيد أنطونيو خيسوس سانشيز، المدير الإداري ومهندس العمليات في شركة Butterfly Engineers.
لماذا اختار مهندسو الفراشة PaperOffice DMS
تكرس شركة Butterfly Engineers جهودها لتطوير المنتجات وهندسة العمليات وهندسة الدعم ، فهي تتعامل مع كمية كبيرة من الوثائق التي تحتاج إلى رقمنة ، ولكن أهم النقاط لتنفيذ DMS مثل PaperOffice هي أمان وسرعة الفهرسة وعملية البحث.
إلا أن لديهم ثقة كاملة بأن المكتب الرقمي غير الورقي ممكن.
"نحن نعمل مع الكثير من المعلومات التقنية كل يوم. تخزين جميع المعلومات في شكل ورقي أمر مرهق ومكلف بالنسبة لنا. البحث المستقبلي عنه هو أيضا ممل للغاية.
يسمح لنا PaperOffice بالوصول إليه بسهولة من أي مكان ، للعثور بسهولة على ملفات أو مستندات محددة وقبل كل شيء لضمان أمنها. "
يدرك مهندسو الفراشة أيضا أن طريقة تشفير PaperOffice تسمح بحماية المستندات الأكثر حساسية من التسريبات المحتملة أو التجسس أو الحوادث. خاصة عندما تمر شركة بهذه الخصائص بمعايير وبراءات اختراع ، مما يحمي العناصر الضرورية للشركة.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
علاوة على ذلك ، تصبح التفاصيل التشغيلية للبرنامج أكثر جاذبية عندما يكون لديك فريق دعم من أعلى مستويات الجودة ، والامتثال لجميع التوجيهات الأوروبية القانونية الأكثر صرامة (GDPR و RGPD و GoBD) وتشفير الملفات غير معرض للخطر على الإطلاق. ومن الجدير بالذكر أيضا أنه يمكن تصدير البيانات في أي وقت من قبل الأشخاص المخولين وقاعدة البيانات متاحة لموظفي تكنولوجيا المعلومات والإداريين في الشركة في أي وقت.
التبديل إلى التشغيل الآلي من خلال PaperOffice: الأهداف والجدول الزمني
بالنسبة لمهندسي الفراشة ، كان من الواضح أنه عاجلا أم آجلا سيتعين عليهم التحول إلى الرقمنة من أجل خلق ميزة تنافسية.
كشركة أكثر ارتباطا بالتطور التكنولوجي من الصناعات الأخرى ، وثقت Butterfly Engineers في التأثير الإيجابي لإدخال DMS والتنفيذ الناجح في مكتب غير ورقي.
"يمكننا نظام إدارة المستندات من إدارة معلومات الشركة بفعالية بسرعة وسهولة. بهذا المعنى ، يعد PaperOffice نظاما واسعا جدا ومفهوما إلى حد ما. إنه سهل الاستخدام ويمكن الوصول إليه للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم مثل شركتنا."
التنفيذ الناجح: مزايا الرقمنة باستخدام PaperOffice DMS
بفضل إدخال رقمنة PaperOffice ، تمكنت الشركة من:
- تقليل استخدام الورق
- توفير التكاليف ومساحة التخزين
- أتمتة المهام الإدارية
- قم بإجراء تحسين العملية بفضل مراقبة المجلد
- ضمان التسليم الآمن للوثائق
ولكن بفضل رقمنة PaperOffice ، تمكن مهندسو الفراشة أيضا من:
- توفير الوقت والموارد
- ضمان مراقبة العمليات الإدارية والتحقق منها
- تمكين الوصول السهل إلى المستندات والملفات
- توافر الوثائق لكل موظف معتمد
- تمكين الأرشفة الآمنة والطويلة الأجل للوثائق أو البيانات الحساسة أو براءات الاختراع أو أدلة الصناعة أو التطورات
"إن أمن البيانات ورقمنة المستندات وسهولة دمج PaperOffice في بيئة صناعية أعطى الشركة ما تحتاجه لفهرسة الملفات والبحث عن المستندات."
إن توافر البيانات والمستندات بشكل أسهل وأسرع يغير عمليات الشركة بشكل أساسي ودائم. يتم الآن تنظيم المعرفة الإدارية بشفافية ومتاحة في الوقت المناسب.
النتيجة النهائية
وجدت PaperOffice طريقة لوضع حد لواحدة من المشاكل الرئيسية التي تواجهها الشركات حاليا:
إدارة الوثائق (إدارة الوثائق) ورقمنة العمليات.
وقد اقتصر إزعاج حجم البيانات على إزالة العقبات الإدارية، والتأكد من أن الموظفين المصرح لهم فقط هم الذين يمكنهم الوصول إلى PaperOffice وتجنب تعديل الوثائق أو حتى تسرب المعلومات التقنية.
تخطط الشركة أيضا لتوسيع هذا التعاون الناجح ، لأن PaperOffice يفي تماما بالخيارات المتاحة لها.
بفضل سلامة PaperOffice DMS ، يتم العثور بسرعة على الأوراق الفنية والخطط والبيانات والفواتير والرسومات - وهذا يسمح لشركة Butterfly Engineers بتحديد موقع بيانات المشروع في غضون ثوان قليلة ومساعدة عملائها بدقة كبيرة.
