Kuuloalan yritysten liiketoimintaprosessien automatisointi
PaperOffice DMS kuulolaiteyrityksille mahdollistaa minkä tahansa tyyppisten asiakirjojen tehokkaan käsittelyn sekä tutkimusten nopean käsittelyn ja on edellytys tehokkuuden ja menestyksen hallinnolle.
Vinkki
Kirjalliset asiakirjat, sopimukset, luonnokset, tutkimukset, asiantuntijalausunnot ja paljon muuta korvataan sähköisillä asiakirjoilla digitalisoinnin ansiosta ja optimoidaan siten kaikki työprosessit maksimaalisesti.Dokumenttienhallintaratkaisun avulla tallennat ja arkistoit kaikki tiedot keskusalustalle tarkastuksenkestävällä tavalla.
Digitalisaatiota kuuloalan yrityksille
Kuuloalan yrityksenä sinulla on paljon tärkeitä asiakirjoja hallittavana:
Laskut, dokumentaatio, kirjeenvaihto, tarjoukset, korjausarkit, terveyskortit ja paljon muuta. Siksi kuuloalan ammattilaiset hyötyvät merkittävästi sopivien dokumenttienhallintaohjelmistojen käytöstä.
Näin kuuloalan ammattilaiset keräävät tärkeitä asiakirjoja päivittäin. Nämä kaikki on sovitettava oikeaan asiakkaaseen, toimistoon tai laitevalmistajaan.
Kaikki nämä asiakirjat on digitoitava, jos ne saapuvat paperimuodossa, vaativat jäsenneltyä arkistointia, tehtävien ja työnkulun määritystä ja niiden on oltava välittömästi saatavilla pyynnöstä.
Lisäksi jokainen asiakirja luokitellaan sen tyypin mukaan ja se voidaan määrittää ihmisille ja laitevalmistajille, joita voit sitten jopa käyttää tien päällä laitteesta riippumatta. Joten sinulla on kaikki tiedot ja asiakirjat kaikista kuulokojeista selvästi yhdessä paikassa, nimittäin tietokannassasi.
On erittäin tärkeää, että tärkeitä määräaikoja noudatetaan ja että asiakirjojen säilyttämiseksi ryhdytään oikeudellisiin toimenpiteisiin. PaperOffice DMS antaa sinulle selkeän rakenteen asiakirjoissasi ja auttaa sinua selviytymään tietotulvasta.
Dokumenttienhallintaratkaisun avulla tallennat ja arkistoit kaikki tiedot keskusalustalle tarkastuksenkestävällä tavalla.
PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten laskuista, sopimuksista, myyntiraporteista, kyselyistä, arvioinneista, vuokrasopimuksista tai muista kirjeistä, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa.
Voit myös hyötyä digitaalisista hallinnollisista tehtävistä, digitaalisista leimoista ja muistilapuista ja pitää silmällä kaikkia palvelusopimuksia, virallista kirjeenvaihtoa, joka toimitetaan uudelleen tai annetaan työntekijöille tehtävän toimeksiannolla.
Tarkistusturva on aina taattu.
Kaikki tiedot saatavilla välittömästi
PaperOffice DMS: n avulla asiakirjat voidaan digitoida monissa kuulokojeiden akustiikkayrityksissä ja arkistoida keskitetysti siten, että niitä voidaan käyttää mistä tahansa tietokoneesta ilman, että sinun tarvitsee mennä arkistoon tai ensin tutkia, mikä kollega käsittelee parhaillaan asiakirjoja tai kansioita.
PaperOffice DMS ei vain digitoi analogisia asiakirjoja, vaan asiakirjojen hallintaohjelmisto tallentaa kaikki asiakirjan muutokset aikajärjestyksessä. Alkuperäinen ei vaikuta. Työnkulkutoimintoa voidaan käyttää esimerkiksi tiettyjen aktiviteettien määrittämiseen projektityön aikana, ja jokainen työntekijä pitää yleiskuvan nykyisestä tilasta.
Samalla ideoita tai ehdotuksia voidaan esittää ilman, että kokouksia tarvitsee kutsua koolle joka kerta. Arkistoituja asiakirjoja voidaan etsiä avainsanojen tai päivämäärän tai viitenumeroiden perusteella, ja tekoäly voi luoda automaattisia malleja PaperOffice DMS:ssä.
Se on vaikuttava luku. Pelkästään Saksassa noin 16 miljoonaa ihmistä kärsii kuulonalenemasta. Mielenkiintoista on, että kuulonalenema jakautuu melko tasaisesti lähes kaikkiin ikäryhmiin 30-vuotiaista yli 70-vuotiaisiin, ja kuulonalenema on kasvava ongelma. Viimeisten 20 vuoden aikana kuulonalenemasta kärsivien ihmisten määrä on kasvanut noin 4%. Kuitenkin vain noin puolet sairastuneista käyttää kuulokojetta.
Jokainen, joka käyttää sitä, on yleensä joutunut kosketuksiin ammatin kanssa, jota ei tunneta hyvin, kuuloalan ammattilaisen kanssa, joka oli vielä kuuloalan ammattilainen ennen vuotta 2017. Käsityö, jolla on kolmen vuoden koulutus ja mahdollisuus jatkokoulutukseen mestarikäsityöläiseksi ja kuulotekniikan ja audiologian tutkinnon suorittaminen. Kuuloakusikot käsittelevät kuulokojeiden ja kuulonsuojainten tuotantoa niin sanottujen otoplastisten aineiden, yksilöllisesti mittatilaustyönä valmistettujen laitteiden muodossa. Kuulokojeen akustikon työprofiili on verrattavissa hammasteknikon työprofiiliin.
Kuuloalan ammattilaisille tämä tarkoittaa potilas- tai asiakastietojen pitämistä ajan tasalla. Samalla se on hyvin arkaluontoista tietoa, koska monet kuulovammaiset ihmiset pitävät tätä puutteena, jota heidän henkilökohtaisen ympäristönsä ei pitäisi kokea. Siksi tietosuoja on tärkeää tietojen säilyttämisessä. Useimmissa tapauksissa ensikertalaisia välittävät kuulon heikkenemisen diagnosoineet ENT-lääkäreiden kuuloalan ammattilaiset, minkä vuoksi tietojen ylläpito on myös erittäin tärkeää tässä ja hyvin harkittu arkisto nopeuttaa lopulta työprosessia.
Asiakirjojen hallintaohjelmisto, kuten PaperOffice DMS, sopii parhaiten näihin tehtäviin. Koska se on asiakirjojen hallintaohjelmisto, joka voi tehdä paljon muutakin kuin vain hallita asiakirjoja.
PaperOffice ei tee eroa asiakirjatyyppien välillä riippumatta siitä, tarvitsetko apua sopimusten, kirjelmien ja sähköpostin kirjeenvaihdon hallinnassa: PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmän ansiosta yrityksen aiemmat prosessit on digitalisoitu , mikä tekee niistä tehokkaampia, avoimempia ja huomattavasti joustavampia.
Koska riippumatta siitä, missä muodossa asiakirjat saapuvat yritykseen, olivatpa ne sitten paperidokumentteina, PDF-tiedostoina, sähköposteina tai valokuvina, ne arkistoidaan automaattisesti ja tallennetaan suojattuun tietokantaan.
Tärkeät sopimukset voidaan siten tunnistaa ja irtisanoa hyvissä ajoin tai neuvotella uudelleen. Asiakirjojen julkaiseminen digitaalisella allekirjoituksella ja sähköposti-ilmoituksella hitaan paperipostin sijaan epävarma sähköposti edistää asiakasuskollisuutta.
PaperOffice arkistoi kaikki kuuloalan yrityksessäsi luodut asiakirjat ja kaikki asiaankuuluvat tiedot lain mukaisesti ja tarkastusvarmistetusti
Ensinnäkin Paperoffice DMS: ää voidaan käyttää analogisen arkiston, ehkä perinteisen ripustettavan tiedostojärjestelmän, muuntamiseen digitaaliseksi arkistoksi. Tämä on tärkeä askel, joka ei ainoastaan nopeuta hallintoa yrityksessä, vaan myös parantaa tiedonsiirtoa ENT-lääkäriltä ja päinvastoin. Esimerkiksi sähköpostitse lähetetyt tiedot voidaan lukea suoraan ja automaattisesti siirtää sähköiseen asiakastiedostoon.
PaperOffice DMS:ssä arkaluontoiset potilastiedot salataan ja suojataan salasanalla, jolloin voidaan määrittää, kuka saa nähdä, kuinka paljon tietoja yrityksessä on.
Oikean kansion kutsuminen tapahtuu myös hyvin nopeasti PaperOffice DMS: ssä, ja sisäinen hakukone tallentaa erilaisia hakuun sisältyviä parametreja. Jos asiakasnumeroa tai jopa nimeä ei enää tiedetä tai se on olemassa useammin kuin kerran, tietyt avainsanat voivat rajoittaa haun oikeaan tulokseen.
Integroidun tekoälyn ansiosta automaattiset säännöt käynnistyvät. Tämä tekoäly lajittelee asiakirjat automaattisesti kansioihin, kuten "Lasku" ja "Sopimus", tallentaa vastaavat avainsanat ja käynnistää kyseiselle asiakirjatyypille tallennetun digitaalisen työnkulun.
PaperOffice täyttää korkeimmat tietoturvastandardit , kuten valtuutuksen hallinnan tai käyttöoikeuksien myöntämisen. Käyttäjä määrittelee yksittäiset työvaiheet täsmälleen sellaisina kuin ne suoritettaisiin, esimerkiksi laskujen "tallennus", "tarkistus", "vapautus" ja "varaus".
Vastuuta ei voida antaa vain yksittäisille ihmisille, vaan myös käyttäjäryhmille, kuten "Kirjanpito" tai "Tuotanto", jotta kollega voi astua sisään välittömästi, jos työntekijä on poissa.
OCR-tekniikka ei ainoastaan tunnista asiakirjan sisältöä, vaan myös kaikki verotukseen liittyvät tietokentät, kuten asiakirjan numero, päivämäärä, netto, vero ja bruttosumma. Tuodut tiedot ovat käytettävissä arviointien, maksutapahtumien ja taloushallinnon hallintaan. Tämä säästää väsyttäviä syöttötöitä ja vähentää kirjausvirheitä.
Tärkeitä argumentteja PaperOffice DMS: n sisällyttämiseksi budjettisuunnitteluun. Lopuksi PaperOffice DMS vakuuttaa myös siitä, että kestävyys ja ympäristönsuojelu otetaan huomioon. Ennemmin tai myöhemmin tapahtuu täydellinen muuntaminen analogisista asiakirjoista digitaaliseen muotoon, ja sitten julkinen laitos, joka sitten jo käyttää PaperOffice DMS: ää, on hyvin valmistautunut.
Tietenkin PaperOffice DMS mahdollistaa olemassa olevien digitaalisten tietojen siirtämisen ja integroinnin olemassa olevista ohjelmistoratkaisuista. Samalla PaperOffice DMS on analogisen ja digitaalisen rajapinta. Skannaustoimintonsa avulla ohjelmisto voi lukea analogisia asiakirjoja, suunnitelmia ja valokuvia järjestelmään ja digitoida ne skannerien avulla, mutta myös matkapuhelimien tallenteita, jolloin tekstit muunnetaan kirjoitukseksi OCR: n avulla ja niitä voidaan muuttaa Office-ohjelmissa. Aikaleimat ja versiointi varmistavat, että digitaalinen asiakirja vastaa analogista alkuperäiskappaletta.
Vain yhdellä hiiren napsautuksella tiedot, mukaan lukien arkistointipaikka, voidaan viedä asiakkaallesi, verokonsultillesi tai päinvastoin.
Ratkaisu: todistettu osaaminen
Eikö ole järkevää käyttää hallintaohjelmistoa käytännössä heti? joka ei vain täytä kaikkia vaatimuksia, vaan on myös helppo oppia ja edullinen?
PaperOffice DMS on kokeiltu ja testattu täydellinen ratkaisu digitaaliseen työhön ja yli 20 vuoden markkinakokemuksella yksi ensimmäisistä DMS-edelläkävijöistä.
Digitaalinen käsittely on olennainen perusta kuntien palveluiden korkean palvelulaadun varmistamiselle tulevaisuudessa
Se, että kuulokojeiden akustiikka ei ole kaikkien huulilla eikä varmasti kaikkien korvissa, johtuu siitä, että Saksassa on vain 6 600 tämän tyyppistä yritystä. Se on hieman yli 1% kaikista Saksan käsityöläisyrityksistä.
Heidän asiakaskuntaansa kuuluu kuitenkin noin 8 miljoonaa ihmistä, minkä vuoksi kuuloalan ammattilaisen keskimääräiseen asiakasrekisteriin kuuluu yli 1200 henkilöä. Jokaisesta asiakkaasta on tallennettava paljon erilaisia tietoja, koska kuulo on hyvin monimutkainen asia, eivätkä vauriot vaikuta vain korvaan tai korviin. Jokaisella, jolla on koskaan ollut korvakäytävä tukossa korvavahasta, voi olla karkea käsitys siitä, mitä tarkoittaa olla huonokuuloinen. Seuraukset voivat olla:
- Tyhjennys
- Päänsärky
- Stressi
- Depressio
- Huimaus
- Unihäiriöt
Tämän korjaamiseksi audiometriset tiedot tallennetaan potilaalta ja tämän perusteella valmistetaan yksittäinen kuulokoje. Kuurous voi muuttua. Kuulonaleneman aste kasvaa yleensä iän myötä, mikä puolestaan tekee tarpeelliseksi mukauttaa kuulokojeen uusiin olosuhteisiin. Itse korva on myös alttiina anatomisille muutoksille elinaikana sidekudoksen rentoutumisen vuoksi.
Akustiikkayritysten on käsiteltävä asiakirjoja kaikissa liiketoimissa. Liiketoimintamallien jatkuva jatkokehitys luo jatkuvasti uusia haasteita. He tarvitsevat hyvän asiakirjojen hallintajärjestelmän.
PaperOffice DMS on oikea ohjelmisto, koska sen mukana tulee kaikki, mitä kuuloalan tarvitsee, kuten:
- Asiakirjojen tallentaminen kaikissa digitaalisissa muodoissa GDPR/li-periaatteiden mukaisesti>
- Toimia edellyttävien myöhäisten asiakirjojen lähettämiseen ja uudelleen lähettämiseen liittyvät toiminnot
- Itseoppiva tietojen tallennustoiminto, jossa on tunnisteet ja sisäinen hakukone
- Uusien asiakirjojen automaattinen määritys oikeaan kansioon
- Yksinkertainen tietokannan luominen ja tietokantayhteys, mukaan lukien yksilöllisesti muokattava maski
- Automaattinen mallien luominen toistuville prosesseille ja toiminnoille
Versioiden mukainen ja turvallinen arkistointi: PaperOffice DMS täyttää teknisesti GoBD: n, GDPdU: n ja DSGVO: n lakisääteiset vaatimukset
PaperOfficen laajat työnkulkutoiminnot ovat erittäin mielenkiintoisia kuulolaiteyrityksille. Projektikokousten sisällöt tallennetaan ja osallistujat voivat täydentää niitä milloin tahansa, kaikki näytöllä ja eri paikoista. Tarkastuksen kestävä arkistointi on aina taattu, samoin kuin organisaatioprosessien optimointi.
PaperOffice tukee tätä laajalla tehtävä- ja työnkulkumoduulilla.
Kuuloakustiikkayritykset hyötyvät digitaalisesta dokumenttienhallinnasta
Dokumenttienhallintajärjestelmä mahdollistaa tietokantojen erillisen luomisen kullekin yksittäiselle alueelle ja voi luoda linkkejä samanaikaisesti. Analogiset asiakirjat, kuten lähetetyt laskut, skannataan PaperOffice DMS:llä ja tallennetaan sekä valokuvana että muunnetuna tekstinä OCR-ohjelmistolla. Kaikki olemassa olevat tiedot voidaan näyttää selkeästi ja yksiselitteisesti, minkä vuoksi tiedostoja ei tarvitse suorittaa talon ulkopuolisia tapaamisia varten. Tekoälyn ohjaama tietokannan hallinta luo malleja perustiedoista tai tilastollisesti käyttökelpoisista luetteloista tarpeen mukaan.
Samalla tarvittavaa tietosuojaa ylläpidetään hierarkkisella salasanojen hallinnalla ja 1024-bittisellä salauksella.
Optimoi työaikasi jopa 7,5 % paperipohjaiseen työhön verrattuna PaperOffice DMS:n käytön ansiosta.
Säästä aikaa dokumenttien etsimiseen, reitittämiseen ja jakamiseen.
Digitaalisten leimojen avulla asiakirjoja voidaan täydentää lisätiedoilla ja jopa hallita yksityiskohtaisia työnkulkuja. Tehtävä- ja työnkulkutoiminto puolestaan varmistaa, että määräaikoja noudatetaan ja ne on suoritettu loppuun.
PaperOffice DMS ei ole vain laaja toiminnoissaan, vaan myös helppo oppia video-opetusohjelmien ohjaamana, mutta myös haluttaessa yksilöllinen neuvonta ja koulutus. Kaikki tämä todella hyvällä hinta-laatusuhteella.
FAQs
Lopuksi, vastaamme muutamaan usein kysyttyyn kysymykseen aiheesta "Digitalisointi kuulokojeyrityksille":
Miten työntekijät voivat käyttää PaperOfficea?
Hajautetun ja modernin ohjelma-arkkitehtuurin ansiosta PaperOfficea voidaan käyttää melkein millä tahansa laitteella - klassisista tietokoneista älypuhelimiin / tabletteihin ja televisioihin.
Mitä tiedoille tapahtuu, jos PaperOfficea ei ole olemassa?
Ei tapahdu, mutta vakuuttaaksesi sinut: Voit viedä tietosi MILLOIN TAHANSA, koska PaperOffice perustuu avoimeen tietokantarakenteeseen, voit käyttää tietojasi milloin tahansa.
Aiheen tietosuoja: Mihin kaikki asiakirjat tallennetaan?
PaperOffice tallentaa kaikki asiakirjat talon sisällä korkean tason salauksella, mikä tekee siitä immuunin esimerkiksi tietovarkauksille ja ylittää kaikki GDPR- ja GOBD-vaatimukset.
Vältä virheitä: ÄLÄ KOSKAAN tallenna tietoja kolmannen osapuolen pilveen!
Voidaanko PaperOfficea mukauttaa tarkalleen eritelmien mukaan?
Kyllä, PaperOffice voidaan mukauttaa 100% aiottuun käyttöön saumattoman integroinnin varmistamiseksi olemassa oleviin prosesseihin ja järjestelmiin. Jopa ohjelman käyttöliittymä voidaan suunnitella täysin ja mukauttaa vapaasti.
Johtopäätös
PaperOffice DMS tukee kuulokojeyrityksiä ja tarjoaa sopivat rajapinnat muihin ohjelmistoihin, API-yhteyksiin, ja sitä voidaan laajentaa milloin tahansa toiveidesi mukaan. Ohjelmisto on helppo oppia ja se voidaan helposti integroida jokapäiväiseen käytäntöön aiheuttamatta poissaoloja koulutustarkoituksiin.
PaperOffice DMS suosittelee NAS: n (verkkotuettu tietojen tallennus) käyttöä varmuuskopiointitoiminnolla, jotta tärkeitä tietoja ei menetetä eikä vakoilla kolmannen osapuolen pilvissä.
Viime kädessä PaperOffice DMS tekee vaikutuksen erittäin hyvällä hinta-laatusuhteella ja valtavalla tietotaidolla yli 20 vuoden käytännön kokemuksen kautta.