Monitoimilaitteiden digitalisointi palveluntarjoajilla ja jälleenmyyjillä

Digitointi palveluntarjoajilla ja kopioijien jälleenmyyjillä

Toimistotekniikan, tulostusratkaisujen ja toimistojärjestelmien erikoisliikkeet hyötyvät merkittävästi sopivan tiedonhallinnan käytöstä.

Suuntaus, taloudellinen tilanne ja kilpailutilanne ovat yhä enemmän siirtymässä kohti asiakirjojen digitalisointia sen sijaan, että ne pidettäisiin yksinomaan paperimuodossa.

Näin useimmat toimistotekniikan ja tulostusratkaisujen erikoistuneet jälleenmyyjät tuottavat tärkeitä asiakirjoja päivittäin:

Kirjoitukset, sopimukset, toimitustiedot, luonnokset, toimittajien laskut ja paljon muuta. Nämä eivät saavu vain postitse, vaan monet kirjeet saapuvat myös sähköpostitse.

Mutta jokaista toimittajan laskua tai jokaista toimitusilmoitusta ei suinkaan ole saatavilla tiedostona alusta alkaen. Näin ollen luotettavat, laadukkaat ja tehokkaat skannerit ja asianmukaisen asiakirjojen hallintaratkaisun käyttö ovat ratkaisevan tärkeitä onnistuneen digitalisoinnin kannalta.

On erittäin tärkeää, että tärkeitä määräaikoja noudatetaan ja että asiakirjojen säilyttämiseksi ryhdytään oikeudellisiin toimenpiteisiin. PaperOffice DMS antaa sinulle selkeän rakenteen asiakirjoissasi ja auttaa sinua selviytymään tietotulvasta.

Toimistotekniikan ja toimistojärjestelmien teollisuus on se, joka hyötyy asiakirjojen hallintajärjestelmästä PaperOffice ratkaisun muodossa digitalisointialueelle, mutta myös kumppanina.

Koska mikä väline on parempi kuin monitoimilaite paperiasiakirjojen muuntamiseksi analogisesta digitaaliseksi?

Esimerkiksi tavallisella DMS:llä voidaan arkistoida skannattua postia, tallentaa tärkeitä sähköposteja ja arkistoida asiakirjoja. Lisäksi eri käyttäjät voivat käyttää näitä asiakirjoja ja työskennellä niiden parissa.

Paperless work through digital processes

Kuinka mennä paperittomuuteen?

PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat, johtaa kustannussäästöihin, kuten paperiasiakirjojen poistamiseen, ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten kuiteista, sopimuksista, toimitusilmoituksista tai muista kirjeistä, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa .

Asiakirjojen kaappaamisesta, käsittelystä, jakamisesta, etsimisestä ja seurannasta tulee erittäin helppoa PaperOfficen avulla.

Hallitun käytön, yksityiskohtaisten tehtäväluetteloiden sekä työnkulkuja ja luotettavia sähköposti-ilmoituksia käyttävien hyväksyntöjen ansiosta työntekijät voivat suorittaa määritetyt tehtävät tehokkaasti ja valtuutetut henkilöt voivat helposti hyväksyä tai evätä hyväksynnän.

PaperOffice DMS -ohjelmistoratkaisun avulla asiakirjoja ei enää menetetä. Ja riippumatta siitä, missä olet, voit käyttää tärkeitä asiakirjoja sekunneissa.

Tietenkin työskentelet aina järjestelmiemme kanssa lain mukaisesti ja täysin tarkastusvarmasti.

Kuitteja, tilejä ja vastaavia asiakirjoja ei enää tarvitse lähettää postitse kirkkokuntien ja seurakuntien välillä. Sisäistä postia voidaan lähettää myös digitaalisesti tällä tavalla. Tämä säästää paperia, lisätallennuskustannuksia ja matkoja arkistoihin. Asiakirjat voidaan toimittaa avainsanoilla (editori, aihe, tila, päivämäärä jne.), Ja ne löytyvät sitten helpommin.

Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta

Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta varmistaa, että nämä asiakirjat pysyvät ajan tasalla pienellä vaivalla. PaperOffice tukee sinua täällä laajalla tehtävä- ja työnkulkumoduulilla.

Tällä tavoin voidaan luoda tiettyjä prosessiketjuja ja olemassa olevat toimintaprosessit voidaan määritellä sähköisiin asiakirjoihin ja suorittaa osittain automaattisesti.

Tämä edustaa virheetöntä prosessien optimointia, koska tehtävä voidaan määrittää työntekijöille, joilla on tietyt käyttöoikeudet ja valmistumisajat, ja se edellyttää digitaalista hyväksyntää, mutta se voi myös käynnistää automaattisesti lisätoimintoja, kuten sähköposti-ilmoituksia tai asiakirjan tilan muutoksia.

Tällä tavalla kaikki asiakirjaprosessit voidaan kartoittaa.

Koska riippumatta siitä, missä muodossa asiakirjat saapuvat yritykseen, olivatpa ne sitten paperidokumentteina, PDF-tiedostoina, sähköposteina tai valokuvina, ne arkistoidaan automaattisesti ja tallennetaan suojattuun tietokantaan.

Tärkeät sopimukset voidaan siten tunnistaa ja irtisanoa hyvissä ajoin tai neuvotella uudelleen. Asiakirjojen julkaiseminen digitaalisella allekirjoituksella ja sähköposti-ilmoituksella hitaan paperipostin sijaan epävarma sähköposti edistää asiakasuskollisuutta.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Nykyään, 21. vuosisadalla, kopiointikoneita ei ole juurikaan jäljellä. Kopiokoneesta on tullut monitoimilaite yrityksissä, hallinnoissa ja kotitalouksissa. Kopiokonetoiminnon lisäksi laitteet pystyvät tulostamaan ja faksaamaan, muuntamaan digitaalisen sisällön suoraan analogiseen muotoon käyttöliittymän kautta tietokoneeseen ja myös päinvastoin skannaamalla.

Juuri tässä toiminnossa kopioijilla on suurin potentiaali käyttää nyt, mutta yhä enemmän lähitulevaisuudessa. Analogisen digitaalisen tiedon skannaus ja muuntaminen digitaaliseksi.

DIHK: n vuonna 2020 tekemän 3,500 2020 yrityksen tutkimuksen mukaan niiden digitalisointiaste on keskimäärin noin 50%. Kaikki yritykset ovat tietoisia digitalisaation tuomista eduista. Yritykset näkevät suurimmat ongelmat seuraavilla alueilla:

• Tarjottujen järjestelmien ja prosessien monimutkaisuus
• Korkeat kustannukset
• Turvallisuusriskit
• Ajanpuute
• Laaja koulutus

Käytännössä kaikilla yrityksillä on ainakin peruslaitteisto, kopiokone tai monitoimilaite skannerilla ja yksi tai useampi tietokone. Tarvitaan vielä oikea ohjelmisto, ja se löytyy PaperOffice DMS: stä.

PaperOffice DMS:n avulla valikkonavigointi on intuitiivista ja helppo oppia. Ohjevalikot opastavat sinua jokaisen sovelluksen läpi, ja samalla on saatavilla video-oppaita, jotka selittävät tietyt prosessit askel askeleelta. Työntekijöiden ulkopuolinen koulutus ei ole välttämätöntä, mutta koulutus voidaan haluttaessa järjestää suoraan yrityksessä.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS luo selkeitä etuja monitoimilaitteiden jälleenmyyjille ja palveluntarjoajille

PaperOffice DMS on oikea ohjelmisto, koska se sisältää kaiken, mitä erikoistuneet jälleenmyyjät tarvitsevat toimistotekniikkaan ja tulostusratkaisuihin, kuten:

• Asiakirjojen tallentaminen kaikissa digitaalisissa muodoissa GDPR: n periaatteiden mukaisesti
• Toimia edellyttävien myöhäisten asiakirjojen lähettämiseen ja uudelleen lähettämiseen liittyvät toiminnot
• Itseoppiva tietojen tallennustoiminto, jossa on tunnisteet ja sisäinen hakukone
• Uusien asiakirjojen automaattinen määritys oikeaan kansioon
• Yksinkertainen tietokannan luominen ja tietokantayhteys, mukaan lukien yksilöllisesti muokattava maski
• Automaattinen mallien luominen toistuville prosesseille ja toiminnoille

PaperOffice DMS: llä on erittäin edullinen hinta-laatusuhde, ja tämä on mahdollista liittää jopa 800 päätelaitetta (näyttötyöasemat).

Kaikki digitaaliset tiedot salataan PaperOffice DMS: ssä 1024 bitillä ja muoto muunnetaan. Tämä johtaa niin suuriin esteisiin hakkereille ja vakoojille, että he ovat kaikki epäonnistuneet PaperOffice DMS: n kanssa tähän mennessä. Samaan aikaan hierarkkinen salasanojen hallintajärjestelmä estää kaikkia pääsemästä kaikkeen.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Tärkeitä argumentteja PaperOffice DMS: n sisällyttämiseksi budjettisuunnitteluun. Lopuksi PaperOffice DMS vakuuttaa myös siitä, että kestävyys ja ympäristönsuojelu otetaan huomioon. Ennemmin tai myöhemmin tapahtuu täydellinen muuntaminen analogisista asiakirjoista digitaaliseen muotoon, ja sitten julkinen laitos, joka sitten jo käyttää PaperOffice DMS: ää, on hyvin valmistautunut.

Digitaalisten laskujen käsittely on myös etu monille kopiointijärjestelmien palveluntarjoajille ja jälleenmyyjille. Saapuvat laskut voidaan automatisoida PaperOffice DMS: n ansiosta ja ne välitetään vastuulliselle työntekijälle. Ohjaus- ja vapautusprosessi digitaalisen julkaisun kautta voidaan myös hoitaa nopeasti ja tehokkaasti järjestelmän kautta.

Vain yhdellä hiiren napsautuksella tiedot, mukaan lukien arkistointipaikka, voidaan viedä veroneuvojallesi tai päinvastoin.

Versioiden mukainen ja turvallinen arkistointi: PaperOffice DMS täyttää teknisesti GoBD: n, GDPdU: n ja DSGVO: n lakisääteiset vaatimukset

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMS mahdollistaa muiden ohjelmistojen, kuten ERP: n, liittämisen ja tietysti asiakirjojen siirtämisen Microsoft Officesta asianmukaisten rajapintojen kautta. PaperOffice DMS nopeuttaa viestintää.

Määräaikoja ja tapaamisia seurataan ja toiminnot käynnistyvät automaattisesti halutun asetuksen mukaan. Tilausprosessit voidaan automatisoida ja jopa tulevaisuutta varten suunnitellut muutokset voidaan syöttää siten, että ne tulevat voimaan haluttuun aikaan.

Laajojen toimintojensa ansiosta PaperOffice DMS voidaan ehdottomasti luokitella yrityksen sisällönhallinnan (ECM) korkeampaan segmenttiin.

ECM sisältää kaiken sisällön yleisen hallinnan organisaatiossa, jolla on vastaava käyttöoikeushierarkia. PaperOffice DMS pystyy tallentamaan minkä tahansa sisällön digitaalisessa muodossa, muuttamaan sen sisältöä ja muotoa ja asettamaan sen saataville.

PaperOffice DMS: llä on kaikki ECM: n toiminnot, ja tämä erinomaisella hinta-laatusuhteella sekä intuitiivisesti opittavalla toimintamuodolla, joka tekee kalliista ulkoisesta tai sisäisestä koulutuksesta tarpeetonta. Pikemminkin ilmaisia video-oppaita on saatavilla tottuaksesi eri valikoihin. PaperOffice DMS: stä voi siis tulla organisaation johtolanka jokaisessa kaupan ja tuotannon yrityksessä, ja tämä on melkein valon nopeudella.

Monitoimijärjestelmien palveluntarjoajat ja jälleenmyyjät hyötyvät digitaalisesta dokumenttienhallinnasta

38%: lla kaikista tutkituista yrityksistä ei yksinkertaisesti ole aikaa digitalisoida prosessejaan. Suosittelemme menettelyä, joka alkaa perusprosessista, analogisten asiakirjojen skannauksesta samanaikaisesti niiden käsittelyn kanssa. Tällä tavoin ryhmää ihmisiä, jotka työskentelevät kopioijan kanssa joka päivä, voitaisiin myös mahdollisuuksien mukaan neuvoa skannaamaan arkistoa vähitellen.

Yhdenmukaisten ominaisuuksien omaavien asiakirjojen automaattisen tunnistamisen ansiosta PaperOffice DMS voi aina määrittää kaikki skannatut asiakirjat oikeaan tallennuspaikkaan digitaalisessa muistissa. On järkevää aloittaa arkiston skannaaminen uusimmilla merkinnöillä, jotta analogisen arkiston kokoa voidaan pienentää entisestään säilytysaikojen päättyessä. Lisäksi meillä on monia oppaita paperittoman toimiston saavuttamiseksi skannerin ansiosta.

PaperOffice DMS on analogisen ja digitaalisen rajapinta. Skannaustoimintonsa avulla ohjelmisto voi lukea analogisia asiakirjoja, suunnitelmia ja valokuvia järjestelmään skannerin kautta ja digitoida ne, jolloin tekstit muunnetaan fonteiksi OCR: n avulla, jota voidaan muuttaa Office-ohjelmissa. Aikaleimat ja versiointi varmistavat, että digitaalinen asiakirja vastaa analogista alkuperäiskappaletta.

Optimoi työaikasi jopa 7,5 % paperipohjaiseen työhön verrattuna PaperOffice DMS:n käytön ansiosta.

Säästä aikaa dokumenttien etsimiseen, reitittämiseen ja jakamiseen.

Digitaalisten leimojen avulla asiakirjoja voidaan täydentää lisätiedoilla ja jopa hallita yksityiskohtaisia työnkulkuja. Tehtävä- ja työnkulkutoiminto puolestaan varmistaa, että määräaikoja noudatetaan ja ne on suoritettu loppuun.

Joten tarvitset vain kopiokoneen ja PaperOffice DMS: n toiminnan digitalisoinnin nopeuttamiseksi tai jopa aloittamiseksi. Polku, joka on ehdottomasti kannattava.