Digitalisaatio kiinteistönhoidossa ja kiinteistöjohtamisessa

Digitalisaatio kiinteistönhoidossa ja kiinteistönhoidossa

Kiinteistönhoidossa ja kiinteistönhoidossa on paljon erilaisia asiakirjoja, joita on hallittava:

Vuokrasopimukset, lisäkustannuslaskelmat, rakennustiedostot, tapahtumat, liiketoiminta-asiakirjat, ilmoitukset ja paljon muuta. Siksi isännöitsijät ja kiinteistöyhtiöt hyötyvät merkittävästi sopivien asiakirjojen hallintaohjelmistojen käytöstä.

Kiinteistöpäälliköt luovat päivittäin tärkeitä asiakirjoja. Nämä kaikki on osoitettava oikeaan asuinkiinteistöön, vuokralaiseen, vuokranantajaan, omaisuuteen.

PaperOffice DMS enables easy recording of documents, their management and quick search and is ideal for property management

Kaikki nämä asiakirjat on digitoitava, jos ne saapuvat paperimuodossa, vaativat jäsenneltyä arkistointia, tehtävien ja työnkulun määritystä ja niiden on oltava välittömästi saatavilla pyynnöstä.

Lisäksi jokainen asiakirja luokitellaan sen tyypin mukaan ja se voidaan määrittää ihmisille ja esineille, joita voit sitten jopa käyttää tien päällä laitteesta riippumatta. Sinulla on kaikki tiedot ja asiakirjat kaikista rakennuksista, liikekumppaneista, vuokralaisista jne., Selkeästi yhdessä paikassa, nimittäin tietokannassasi.

On erittäin tärkeää, että tärkeitä määräaikoja noudatetaan ja että asiakirjojen säilyttämiseksi ryhdytään oikeudellisiin toimenpiteisiin.

Monien olemassa olevien hallinnollisten ongelmien ratkaisemiseksi kiinteistönhallinnassa olisi otettava käyttöön PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmä.

PaperOffice DMS antaa sinulle selkeän rakenteen asiakirjoissasi ja auttaa sinua selviytymään tietotulvasta.

PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten sopimuksista tai kirjeistä, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa.

Voit myös hyötyä digitaalisista hallinnollisista tehtävistä ja pitää silmällä kaikkia vuokra- ja palvelusopimuksia, virallista kirjeenvaihtoa, joka lähetetään uudelleen tai osoitetaan työntekijöille tehtävän toimeksiannolla.

Automatisoi liiketoimintaprosessisi

Missään muussa EU:n maassa ei ole enemmän asukkaita kuin Saksassa, ja sillä on 234 ihmistä neliökilometrillä, ja sillä on kolmanneksi suurin väestötiheys Euroopassa Alankomaiden ja Belgian jälkeen Monacoa lukuun ottamatta. Noin 37 miljoonaa rakennusta on jaettu 357 588 neliökilometrin alueelle. Hieman yli puolet kiinteistöistä käytetään asuintilana, kaikkia muita kiinteistöjä käytetään kaupallisesti tai julkisesti. Arviolta 8 miljoonaa kiinteistöä hallinnoivat isännöitsijät tai kiinteistönhoitajat.

Vaikuttavan määrän 8 miljoonan hallinnoidun kohteen takana on huomattava määrä huoltotöitä, jotka eivät johdu pelkästään rakennuksen toiminnan ylläpitämiseen tarvittavista toimista, vaan myös säännöksistä, asetuksista ja laeista, jotka ovat uusia lähes joka vuosi. Kiinteistöt Saksassa ovat osittain osavaltion lain ja osittain liittovaltion lain alaisia. Mutta luettelo asioista, jotka ovat osa kiinteistönhallinnan päivittäistä liiketoimintaa, on yllättävän laaja, kuten:

• Vuokraus
• Vuokrasopimus
• Palvelumaksuilmoitus
• Perintä
• Talletusten hallinta
• Vuokratulojen hallinta
• Myy / osta
• Remontti
• Remontti
• Korjaukset
• Tilojen ylläpito
• Kiinteistön ylläpito
• Talvipalvelu
• Lämmitys / Sähkö / Vesi / Jätteet
• Vero-oikeus
• Vakuutus
• Kiinteistörekisteri

Tämän luettelon jokaisen yksittäisen termin takana on usein suuri määrä hyvin erilaisia prosesseja. Tietenkin on olemassa isännöintiyrityksiä, jotka rajoittuvat vain yhteen alueeseen, kuten vuokra-asuntojen yksinomainen hallinta tai omistajayhteisön omistaman kiinteistön puhdas osto ja myynti tai hallinta. Mutta riippumatta siitä, mikä segmentti, tehtävät ovat niin erilaisia, että jokainen isännöitsijä tarvitsee tehokasta asiakirjojen hallintaa.

Se on PaperOffice DMS, asiakirjojen hallintaohjelmisto, joka voi tehdä paljon muutakin kuin vain hallita asiakirjoja.

Mutta mitä tehokas tarkoittaa isännöitsijöille?

Suurin sektori edellä mainituista 8 miljoonasta hallinnoitavasta kiinteistöstä on vuokra-asunnot, joita seuraavat toimistotilat. Tämä tarkoittaa, että tyypistä riippuen on olemassa kiinteitä kustannuksia, jotka on maksettava neljännesvuosittain, puolivuosittain tai vuosittain. Tulot sen sijaan ovat yleensä kuukausittaisia. Hallinnoidusta varastosta riippuen tämä tarkoittaa satojen tai tuhansien tilien ylläpitämistä, joilla kaikilla on erityiset määräajat ja jotka edellyttävät lisähallintaa poikkeuksellisten muutosten tapahtuessa. Lisäksi tulojen ja menojen asianmukainen kirjanpito on olemassa.

Poikkeuksellisia tapahtumia ovat esimerkiksi vuokrarästit. Tässä on kyse siitä, että lasketaan korot, jotka ovat aiheutuneet, kunnes maksu on suoritettu, mutta myös noudattaa vanhentumisaikoja ja ryhtyä asianmukaisiin toimenpiteisiin.

• Hallinto voi myös sisällyttää suunnitelmia, joissa esitetään tonttialueet mittakaavassa ja jotka tarvittaessa annetaan rakennusliikkeiden käyttöön peruskorjauksia tai kunnostustöitä varten.
• Todiste talletusvarojen asianmukaisesta sijoittamisesta edellyttää myös oikeaa kirjanpitoa ja esitystapaa aina.
• Tee muutokset vuokralakiin tai maanhankintaan hyvissä ajoin ja varaudu siten siihen aikaan, kun ne tulevat voimaan.

Nämä ovat vain neljä esimerkkiä siitä, mitä hyvä asiakirjojen hallintajärjestelmä voi tehdä, kuten PaperOffice DMS.

Koska riippumatta siitä, missä muodossa asiakirjat saapuvat yritykseen, olivatpa ne sitten paperidokumentteina, PDF-tiedostoina, sähköposteina tai valokuvina, ne arkistoidaan automaattisesti ja tallennetaan suojattuun tietokantaan.

Tärkeät sopimukset voidaan siten tunnistaa ja irtisanoa hyvissä ajoin tai neuvotella uudelleen. Asiakirjojen julkaiseminen digitaalisella allekirjoituksella ja sähköposti-ilmoituksella hitaan paperipostin sijaan epävarma sähköposti edistää asiakasuskollisuutta.

Paperless work through digital processes

Kiinteistöjohtamisen ja kiinteistöjen digitalisaation peruspuitteet

Integroidun tekoälyn ansiosta automaattiset säännöt käynnistyvät. Tämä tekoäly lajittelee asiakirjat automaattisesti kansioihin, kuten "Lasku" ja "Toimitusmuistiinpanot", tallentaa asianmukaiset avainsanat ja käynnistää kyseiselle asiakirjatyypille tallennetun digitaalisen työnkulun.

PaperOffice täyttää korkeimmat tietoturvastandardit , kuten valtuutuksen hallinnan tai käyttöoikeuksien myöntämisen. Käyttäjä määrittelee yksittäiset työvaiheet täsmälleen sellaisina kuin ne suoritettaisiin, esimerkiksi laskujen "tallennus", "tarkistus", "vapautus" ja "varaus".

Vastuuta ei voida antaa vain yksittäisille ihmisille, vaan myös käyttäjäryhmille, kuten "Kirjanpito" tai "Tuotanto", jotta kollega voi astua sisään välittömästi, jos työntekijä on poissa.

OCR-tekniikka ei ainoastaan tunnista asiakirjan sisältöä, vaan myös kaikki verotukseen liittyvät tietokentät, kuten asiakirjan numero, päivämäärä, netto, vero ja bruttosumma. Tuodut tiedot ovat käytettävissä arviointien, maksutapahtumien ja taloushallinnon hallintaan. Tämä säästää väsyttäviä syöttötöitä ja vähentää kirjausvirheitä.

Vain yhdellä hiiren napsautuksella tiedot, mukaan lukien arkistointipaikka, voidaan viedä asiakkaallesi, verokonsultillesi tai päinvastoin.

Digitization or digital transformation of your paper documents is the prerequisite for efficiency and the success of your company.

Työnkulkuratkaisut ja tekoälyn eheys - ALL-IN-ONE-ratkaisu PaperOffice DMS: n kanssa

Kiinteistönhoitoyritysten ja isännöitsijöiden on käsiteltävä asiakirjoja kaikissa liiketoimissa. Liiketoimintamallien jatkuva jatkokehitys luo jatkuvasti uusia haasteita. He tarvitsevat hyvän asiakirjojen hallintajärjestelmän.

PaperOffice DMS on oikea ohjelmisto, koska siinä on kaikki, mitä huonekalu- ja valmistusteollisuus tarvitsevat, kuten:

• Asiakirjojen tallentaminen kaikissa digitaalisissa muodoissa GDPR/li-periaatteiden mukaisesti>
• Toimia edellyttävien myöhäisten asiakirjojen lähettämiseen ja uudelleen lähettämiseen liittyvät toiminnot
• Itseoppiva tietojen tallennustoiminto, jossa on tunnisteet ja sisäinen hakukone
• Uusien asiakirjojen automaattinen määritys oikeaan kansioon
• Yksinkertainen tietokannan luominen ja tietokantayhteys, mukaan lukien yksilöllisesti muokattava maski
• Automaattinen mallien luominen toistuville prosesseille ja toiminnoille

Versioiden mukainen ja turvallinen arkistointi: PaperOffice DMS täyttää teknisesti GoBD: n, GDPdU: n ja DSGVO: n lakisääteiset vaatimukset

Access to the necessary information at any time

PaperOffice-työnkulkutoiminto yksinkertaistaa viestintää. Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta varmistaa, että nämä asiakirjat pysyvät ajan tasalla pienellä vaivalla. PaperOffice DMS: n avulla voit helposti ottaa sovellettavat säilytys- ja poistoajat huomioon. Digitaaliset työnkulut on integroitu liiketoimintaprosesseihin, mikä varmistaa olennaisten prosessivaiheiden noudattamisen ja siten vaatimustenmukaisuuden.

PaperOffice tukee tätä laajalla tehtävä- ja työnkulkumoduulilla.

Tällä tavoin voidaan luoda tiettyjä prosessiketjuja ja olemassa olevat toimintaprosessit voidaan määritellä sähköisiin asiakirjoihin ja suorittaa osittain automaattisesti.

Tämä edustaa virheetöntä prosessien optimointia, koska tehtävää ei voida määrittää vain työntekijöille, joilla on tietyt käyttöoikeudet ja valmistumisajat, vaan se edellyttää digitaalista julkaisua, vaan se myös käynnistää automaattisesti lisätoimintoja, kuten sähköposti-ilmoituksia tai asiakirjan tilan muutoksia.

Tällä tavoin asiaankuuluvat metatiedot voidaan tallentaa myös asiakirjojen arkistointiprosessin jälkeen. Asiakirjatyypin lisäksi voidaan määrittää arkistointijakso ja siihen liittyvät asiakastiedot.

Huonekaluteollisuus ja tuotantoala hyötyvät digitaalisesta dokumenttienhallinnasta

Dokumenttienhallintajärjestelmä mahdollistaa tietokantojen erillisen luomisen kullekin yksittäiselle alueelle ja voi luoda linkkejä samanaikaisesti. Analogiset asiakirjat, kuten lähetetyt käsityöläislaskut, skannataan PaperOffice DMS: llä ja tallennetaan sekä valokuvana että muunnetuna tekstinä OCR-ohjelmistolla. Kaikki olemassa olevat tiedot, esimerkiksi vuokralaisesta, voidaan näyttää selkeästi ja yksiselitteisesti, minkä vuoksi omia aikoja varten ei tarvitse kantaa tiedostoja. Tekoälyn ohjaama tietokannan hallinta luo malleja perustiedoista tai tilastollisesti käyttökelpoisista luetteloista tarpeen mukaan.

Samalla tarvittavaa tietosuojaa ylläpidetään hierarkkisella salasanojen hallinnalla ja 1024-bittisellä salauksella.

Optimoi työaikasi jopa 7,5 % paperipohjaiseen työhön verrattuna PaperOffice DMS:n käytön ansiosta.

Säästä aikaa dokumenttien etsimiseen, reitittämiseen ja jakamiseen.

Digitaalisten leimojen avulla asiakirjoja voidaan täydentää lisätiedoilla ja jopa hallita yksityiskohtaisia työnkulkuja. Tehtävä- ja työnkulkutoiminto puolestaan varmistaa, että määräaikoja noudatetaan ja ne on suoritettu loppuun.

PaperOffice DMS: n erinomainen hinta-laatusuhde sekä yksinkertainen toteutus nykyisissä Microsoft-käyttöjärjestelmissä ja intuitiivinen opittavuus tekevät ohjelmistosta välttämättömän avustajan jokaisessa talon tai kiinteistönhallinnassa lyhyessä ajassa riippumatta siitä, kuinka suuri hallittava varasto on.