Kierrätys- ja jätehuoltoalan liiketoimintaprosessien automatisointi
PaperOffice DMS kierrätys- ja jätehuoltoteollisuudelle mahdollistaa sujuvan tiedonkulun liiketoimintaprosessien digitalisoinnin ja automatisoinnin ansiosta.
Vinkki
Kirjalliset asiakirjat, sopimukset, luonnokset, laskut, toimitusilmoitukset ja paljon muuta korvataan sähköisillä asiakirjoilla digitalisoinnin ansiosta, mikä optimoi kaikki työprosessit maksimaalisesti.Integroitu tekoäly mahdollistaa liiketoimintaprosessien suurelta osin automatisoinnin, mikä nopeuttaa prosessejasi ja lisää menestystä ja tyytyväisyyttä.
Kierrätys- ja jätehuoltoalan digitalisointi
Kierrätys- ja jätehuoltoalan yritykset hyötyvät merkittävästi sopivan tiedonhallinnan käytöstä.
Jokainen tämän alan yritys on ainutlaatuinen, ja siksi asianmukaisen asiakirjojen hallintajärjestelmän (DMS) vaatimukset ovat hyvin erilaisia.Suuntaus, taloudellinen tilanne ja kilpailutilanne ovat yhä enemmän siirtymässä kohti asiakirjojen digitalisointia sen sijaan, että ne pidettäisiin yksinomaan paperimuodossa.
Näin tärkeitä asiakirjoja syntyy päivittäin kierrätys- ja jätehuoltoalan yrityksissä. Toimialat tunnetaan myös suuresta asiakirjamäärästä. Erityisesti punnitusliput, luovutusliput ja niihin liittyvät lippaat sekä toimituskuitit ja laskut muodostavat suuren osan tästä asiakirjamäärästä.
Tämä edellyttää tietenkin suurta manuaalista työtä paperiasiakirjojen arkistoinnista vaadittujen asiakirjojen etsimiseen, kaikkien saapuvien ja lähtevien asiakirjasarjojen lajitteluun ja kuittien laajaan arkistointiin.
Mutta jokaista toimittajan laskua tai jokaista toimitusilmoitusta ei suinkaan ole saatavilla tiedostona alusta alkaen. Näin ollen luotettavat, laadukkaat ja tehokkaat skannerit ja asianmukaisen asiakirjojen hallintaratkaisun käyttö ovat ratkaisevan tärkeitä onnistuneen digitalisoinnin kannalta.
Koska kaikki asiakirjat on digitoitava, jos ne saapuvat paperimuodossa, ne edellyttävät jäsenneltyä arkistointia, tehtävien ja työnkulun määritystä, ja niiden on oltava välittömästi saatavilla pyynnöstä.
On hyvin tärkeää, että tärkeitä määräaikoja noudatetaan ja että asiakirjojen säilyttämiseksi ryhdytään oikeudellisiin toimenpiteisiin. PaperOffice DMS antaa sinulle selkeän rakenteen asiakirjoissasi ja auttaa sinua selviytymään tietotulvasta.
PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten laskuista tai rahtikirjoista, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa.
Esimerkiksi tavallisella DMS:llä voidaan arkistoida skannattua postia, tallentaa tärkeitä sähköposteja ja arkistoida asiakirjoja. Lisäksi eri käyttäjät voivat käyttää näitä asiakirjoja ja työskennellä niiden parissa.
Kuinka mennä paperittomuuteen?
PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat, johtaa kustannussäästöihin, kuten paperiasiakirjojen poistamiseen, ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten kuiteista, sopimuksista, toimitusilmoituksista tai muista kirjeistä, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa .
Asiakirjojen kaappaamisesta, käsittelystä, jakamisesta, etsimisestä ja seurannasta tulee erittäin helppoa PaperOfficen avulla.
Hallitun käytön, yksityiskohtaisten tehtäväluetteloiden sekä työnkulkuja ja luotettavia sähköposti-ilmoituksia käyttävien hyväksyntöjen ansiosta työntekijät voivat suorittaa määritetyt tehtävät tehokkaasti ja valtuutetut henkilöt voivat helposti hyväksyä tai evätä hyväksynnän.
PaperOffice DMS -ohjelmistoratkaisun avulla asiakirjoja ei enää menetetä. Ja riippumatta siitä, missä olet, voit käyttää tärkeitä asiakirjoja sekunneissa.
Tietenkin työskentelet aina järjestelmiemme kanssa lain mukaisesti ja täysin tarkastusvarmasti.
Kuitteja, tilejä ja vastaavia asiakirjoja ei enää tarvitse lähettää postitse kirkkokuntien ja seurakuntien välillä. Sisäistä postia voidaan lähettää myös digitaalisesti tällä tavalla. Tämä säästää paperia, lisätallennuskustannuksia ja matkoja arkistoihin. Asiakirjat voidaan toimittaa avainsanoilla (editori, aihe, tila, päivämäärä jne.), Ja ne löytyvät sitten helpommin.
Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta
Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta varmistaa, että nämä asiakirjat pysyvät ajan tasalla pienellä vaivalla. PaperOffice tukee sinua täällä laajalla tehtävä- ja työnkulkumoduulilla.
Tällä tavoin voidaan luoda tiettyjä prosessiketjuja ja olemassa olevat toimintaprosessit voidaan määritellä sähköisiin asiakirjoihin ja suorittaa osittain automaattisesti.
Tämä edustaa virheetöntä prosessien optimointia, koska tehtävä voidaan määrittää työntekijöille, joilla on tietyt käyttöoikeudet ja valmistumisajat, ja se edellyttää digitaalista hyväksyntää, mutta se voi myös käynnistää automaattisesti lisätoimintoja, kuten sähköposti-ilmoituksia tai asiakirjan tilan muutoksia.
Tällä tavalla kaikki asiakirjaprosessit voidaan kartoittaa.
PaperOffice ei tee eroa asiakirjatyyppien välillä riippumatta siitä, tarvitsetko apua sopimusten, laskujen, kirjelmien ja sähköpostikirjeenvaihdon hallinnassa: PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmän ansiosta aiemmat prosessisi muuttuvat kierrätys- ja jätehuoltoteollisuudeksi digitalisoidaan, mikä tekee niistä tehokkaampia, avoimempia ja huomattavasti joustavampia.
Koska riippumatta siitä, missä muodossa asiakirjat saapuvat yritykseen, olivatpa ne sitten paperidokumentteina, PDF-tiedostoina, sähköposteina tai valokuvina, ne arkistoidaan automaattisesti ja tallennetaan suojattuun tietokantaan.
Tärkeät sopimukset voidaan siten tunnistaa ja irtisanoa hyvissä ajoin tai neuvotella uudelleen. Asiakirjojen julkaiseminen digitaalisella allekirjoituksella ja sähköposti-ilmoituksella hitaan paperipostin sijaan epävarma sähköposti edistää asiakasuskollisuutta.
Ratkaisu: todistettu osaaminen
Eikö ole järkevää käyttää hallintaohjelmistoa käytännössä heti? joka ei vain täytä kaikkia vaatimuksia, vaan on myös helppo oppia ja edullinen?
PaperOffice DMS on kokeiltu ja testattu täydellinen ratkaisu digitaaliseen työhön ja yli 20 vuoden markkinakokemuksella yksi ensimmäisistä DMS-edelläkävijöistä.
Ajanlisäys tärkeisiin asioihin, kustannussäästöt poistamalla paperiarkistosi, palvelusi parantaminen kyvyllä tarjota tietoja nopeasti ja asiakirjamäärän tarkastusvarmistetulla ja digitaalisella arkistoinnilla - tämän takaa PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS on oikea ohjelmisto, koska sen mukana tulee kaikki, mitä kierrätys- ja hävittämisyritykset tarvitsevat, kuten:
- Asiakirjojen tallentaminen kaikissa digitaalisissa muodoissa GDPR: n periaatteiden mukaisesti
- Toimia edellyttävien myöhäisten asiakirjojen lähettämiseen ja uudelleen lähettämiseen liittyvät toiminnot
- Itseoppiva tietojen tallennustoiminto, jossa on tunnisteet ja sisäinen hakukone
- Uusien asiakirjojen automaattinen määritys oikeaan kansioon
- Yksinkertainen tietokannan luominen ja tietokantayhteys, mukaan lukien yksilöllisesti muokattava maski
- Automaattinen mallien luominen toistuville prosesseille ja toiminnoille
Tietenkin PaperOffice DMS mahdollistaa olemassa olevien digitaalisten tietojen siirtämisen ja integroinnin olemassa olevista ohjelmistoratkaisuista. Samalla PaperOffice DMS on analogisen ja digitaalisen rajapinta. Skannaustoimintonsa avulla ohjelmisto voi lukea analogisia asiakirjoja, suunnitelmia ja valokuvia järjestelmään ja digitoida ne skannerien avulla, mutta myös matkapuhelimien tallenteita, jolloin tekstit muunnetaan kirjoitukseksi OCR: n avulla ja niitä voidaan muuttaa Office-ohjelmissa. Aikaleimat ja versiointi varmistavat, että digitaalinen asiakirja vastaa analogista alkuperäiskappaletta.
PaperOffice DMS luo selkeitä etuja kierrätys- ja hävittämisyrityksille
PaperOffice DMS: llä on erittäin edullinen hinta-laatusuhde, ja tämä on mahdollista liittää jopa 800 päätelaitetta (näyttötyöasemat).
Kaikki digitaaliset tiedot salataan PaperOffice DMS: ssä 1024 bitillä ja muoto muunnetaan. Tämä johtaa niin suuriin esteisiin hakkereille ja vakoojille, että he ovat kaikki epäonnistuneet PaperOffice DMS: n kanssa tähän mennessä. Samaan aikaan hierarkkinen salasanojen hallintajärjestelmä estää kaikkia pääsemästä kaikkeen.
Tärkeitä argumentteja PaperOffice DMS: n sisällyttämiseksi budjettisuunnitteluun. Lopuksi PaperOffice DMS vakuuttaa myös siitä, että kestävyys ja ympäristönsuojelu otetaan huomioon. Ennemmin tai myöhemmin tapahtuu täydellinen muuntaminen analogisista asiakirjoista digitaaliseen muotoon, ja sitten julkinen laitos, joka sitten jo käyttää PaperOffice DMS: ää, on hyvin valmistautunut.
Digitaalinen laskujen käsittely on edullista myös monille kierrätys- ja jätehuoltoalan yrityksille. Saapuvat laskut voidaan automatisoida PaperOffice DMS: n ansiosta ja ne välitetään vastuulliselle työntekijälle. Ohjaus- ja vapautusprosessi digitaalisen julkaisun kautta voidaan myös hoitaa nopeasti ja tehokkaasti järjestelmän kautta.
Vain yhdellä hiiren napsautuksella tiedot, mukaan lukien arkistointipaikka, voidaan viedä veroneuvojallesi tai päinvastoin.
Versioiden mukainen ja turvallinen arkistointi: PaperOffice DMS täyttää teknisesti GoBD: n, GDPdU: n ja DSGVO: n lakisääteiset vaatimukset
PaperOffice DMS mahdollistaa muiden ohjelmistojen, kuten ERP: n, liittämisen ja tietysti asiakirjojen siirtämisen Microsoft Officesta asianmukaisten rajapintojen kautta. PaperOffice DMS nopeuttaa viestintää.
Määräaikoja ja tapaamisia seurataan ja toiminnot käynnistyvät automaattisesti halutun asetuksen mukaan. Tilausprosessit voidaan automatisoida ja jopa tulevaisuutta varten suunnitellut muutokset voidaan syöttää siten, että ne tulevat voimaan haluttuun aikaan.
Laajojen toimintojensa ansiosta PaperOffice DMS voidaan ehdottomasti luokitella yrityksen sisällönhallinnan (ECM) korkeampaan segmenttiin.
ECM sisältää kaiken sisällön yleisen hallinnan organisaatiossa, jolla on vastaava käyttöoikeushierarkia. PaperOffice DMS pystyy tallentamaan minkä tahansa sisällön digitaalisessa muodossa, muuttamaan sen sisältöä ja muotoa ja asettamaan sen saataville.
PaperOffice DMS: llä on kaikki ECM: n toiminnot, ja tämä erinomaisella hinta-laatusuhteella sekä intuitiivisesti opittavalla toimintamuodolla, joka tekee kalliista ulkoisesta tai sisäisestä koulutuksesta tarpeetonta. Pikemminkin ilmaisia video-oppaita on saatavilla tottuaksesi eri valikoihin. PaperOffice DMS: stä voi tulla organisaation keskus jokaisessa yrityksessä ja tämä melkein valon nopeudella.
Kierrätys- ja jätehuoltoalan yritykset hyötyvät digitaalisesta dokumenttienhallinnasta
38%: lla kaikista tutkituista yrityksistä ei yksinkertaisesti ole aikaa digitalisoida prosessejaan. Suosittelemme menettelyä, joka alkaa perusprosessista, analogisten asiakirjojen skannauksesta samanaikaisesti niiden käsittelyn kanssa. Tällä tavoin ryhmää ihmisiä, jotka työskentelevät kopioijan kanssa joka päivä, voitaisiin myös mahdollisuuksien mukaan neuvoa skannaamaan arkistoa vähitellen.
Yhdenmukaisten ominaisuuksien omaavien asiakirjojen automaattisen tunnistamisen ansiosta PaperOffice DMS voi aina määrittää kaikki skannatut asiakirjat oikeaan tallennuspaikkaan digitaalisessa muistissa. On järkevää aloittaa arkiston skannaaminen uusimmilla merkinnöillä, jotta analogisen arkiston kokoa voidaan pienentää entisestään säilytysaikojen päättyessä. Lisäksi meillä on monia oppaita paperittoman toimiston saavuttamiseksi skannerin ansiosta.
PaperOffice DMS on analogisen ja digitaalisen rajapinta. Skannaustoimintonsa avulla ohjelmisto voi lukea analogisia asiakirjoja, suunnitelmia ja valokuvia järjestelmään skannerin kautta ja digitoida ne, jolloin tekstit muunnetaan fonteiksi OCR: n avulla, jota voidaan muuttaa Office-ohjelmissa. Aikaleimat ja versiointi varmistavat, että digitaalinen asiakirja vastaa analogista alkuperäiskappaletta.
Optimoi työaikasi jopa 7,5 % paperipohjaiseen työhön verrattuna PaperOffice DMS:n käytön ansiosta.
Säästä aikaa dokumenttien etsimiseen, reitittämiseen ja jakamiseen.
Digitaalisten leimojen avulla asiakirjoja voidaan täydentää lisätiedoilla ja jopa hallita yksityiskohtaisia työnkulkuja. Tehtävä- ja työnkulkutoiminto puolestaan varmistaa, että määräaikoja noudatetaan ja ne on suoritettu loppuun.
Käytettävissä olevat arviointimekanismit, joita ohjaa PaperOffice DMS: ään integroitu tekoäly, mahdollistavat yrityksessä tapahtuvien materiaalivirtojen arvioinnin ja tilastolliset tutkimukset.
Tämä auttaa tunnistamaan kierrätyksen erityiset painopistealueet, joita voidaan hallita laajuudeltaan tarpeen mukaan. PaperOffice DSM nopeuttaa kierrätettävien materiaalien sykliä yrityksessä.
PaperOffice DMS auttaa kaikkien liiketoimintaprosessien kestävässä digitalisoinnissa.FAQs
Lopuksi, vastaamme muutamaan usein kysyttyyn kysymykseen aiheesta "Kierrätys- ja jätehuoltoalan digitalisointi":
Miten työntekijät voivat käyttää PaperOfficea?
Hajautetun ja modernin ohjelma-arkkitehtuurin ansiosta PaperOfficea voidaan käyttää melkein millä tahansa laitteella - klassisista tietokoneista älypuhelimiin / tabletteihin ja televisioihin.
Mitä tiedoille tapahtuu, jos PaperOfficea ei ole olemassa?
Ei tapahdu, mutta vakuuttaaksesi sinut: Voit viedä tietosi MILLOIN TAHANSA, koska PaperOffice perustuu avoimeen tietokantarakenteeseen, voit käyttää tietojasi milloin tahansa.
Aiheen tietosuoja: Mihin kaikki asiakirjat tallennetaan?
PaperOffice tallentaa kaikki asiakirjat talon sisällä korkean tason salauksella, mikä tekee siitä immuunin esimerkiksi tietovarkauksille ja ylittää kaikki GDPR- ja GOBD-vaatimukset.
Vältä virheitä: ÄLÄ KOSKAAN tallenna tietoja kolmannen osapuolen pilveen!
Voidaanko PaperOfficea mukauttaa tarkalleen eritelmien mukaan?
Kyllä, PaperOffice voidaan mukauttaa 100% aiottuun käyttöön saumattoman integroinnin varmistamiseksi olemassa oleviin prosesseihin ja järjestelmiin. Jopa ohjelman käyttöliittymä voidaan suunnitella täysin ja mukauttaa vapaasti.
Johtopäätös
PaperOffice DMS tukee kierrätys- ja jätehuoltoteollisuuden yrityksiä ja tarjoaa asianmukaiset rajapinnat muihin ohjelmistoihin, API-yhteyksiin ja sitä voidaan laajentaa milloin tahansa toiveidesi mukaan. Ohjelmisto on helppo oppia ja se voidaan helposti integroida jokapäiväiseen käytäntöön aiheuttamatta poissaoloja koulutustarkoituksiin.
PaperOffice DMS suosittelee NAS: n (verkkotuettu tietojen tallennus) käyttöä varmuuskopiointitoiminnolla, jotta tärkeitä tietoja ei menetetä eikä vakoilla kolmannen osapuolen pilvissä.
Viime kädessä PaperOffice DMS tekee vaikutuksen erittäin hyvällä hinta-laatusuhteella ja valtavalla tietotaidolla yli 20 vuoden käytännön kokemuksen kautta.