Digitaaliset yritysprosessit huonekaluteollisuudessa ja tuotannossa
Liiketoimintaprosessien automatisointi ja huonekaluteollisuuden ja valmistuksen erikoisratkaisut ovat tehokkuuden ja menestyksen edellytyksiä. Sen tarve ei ole enää valinnainen ylellisyys, vaan välttämättömyys kilpailukyvyn säilyttämiseksi pitkällä aikavälillä.
Vinkki
Tärkeät asiakirjat olemassa olevassa paperimuodossa, kuten kirjelmät, tiliotteet, sopimukset, ulkoiset kirjeet, laskut, raportit, korvataan sähköisillä asiakirjoilla digitalisoinnin ansiosta ja optimoidaan siten kaikki työprosessit maksimaalisesti.PaperOffice ei vain mahdollista asiakirjojen hallintaa, vaan mahdollistaa myös välittömän pääsyn digitaalisiin asiakas- ja luottotiedostoihin.
Digitalisointi huonekalu- ja valmistusteollisuudessa
Kun digitaaliset ja paperitiedot ovat tällä hetkellä vedenpaisumus, on tärkeää varmistaa, että tärkeät asiakirjat eivät katoa ja että ne ovat saatavilla, kun aika on oikea.
Huonekaluteollisuuden ja valmistavan teollisuuden yritykset hyötyvät merkittävästi sopivan tiedonhallinnan käytöstä, koska ne saavat paperiasiakirjoja joka päivä.
Valmistusteollisuudessa luodaan päivittäin tärkeitä asiakirjoja: kirjelmiä, luonnoksia, luonnoksia, ulkoisia kirjeitä, tutkimusta, asiantuntijalausuntoja ja paljon muuta. Nämä eivät saavu vain postitse, vaan monet kirjeet saapuvat myös sähköpostitse.
Kaikki nämä asiakirjat on digitoitava, jos ne saapuvat paperimuodossa, vaativat jäsenneltyä arkistointia, tehtävien ja työnkulun määritystä ja niiden on oltava välittömästi saatavilla pyynnöstä.
Koska kaikki huonekaluteollisuuden ja tuotantokaupan prosessit vaativat täydellistä tiedonkulkua ja jäsenneltyä toteutusta. Tarvittavat edut voidaan saavuttaa vain digitalisoinnin ansiosta.
Koska digitaalinen asiakirja-arkisto mahdollistaa välittömän pääsyn kaikkiin tarvittaviin asiakirjoihin ja osallistumisen hyväksyntäprosesseihin. Sillä ei ole väliä, oletko toimistossa, työskenteletkö kotoa vai työmatkalla.
Digitaalinen dokumenttienhallinta voi auttaa sinua tässä: olipa kyseessä konetiedostot, käyttöohjeet, varaosaluettelot ja huoltolokit - kaikki voidaan arkistoida DMS: ään ja löytää uudelleen muutamassa sekunnissa.
On erittäin tärkeää, että tärkeitä määräaikoja noudatetaan ja että asiakirjojen säilyttämiseksi ryhdytään oikeudellisiin toimenpiteisiin.
PaperOffice DMS antaa sinulle selkeän rakenteen asiakirjoissasi ja auttaa sinua selviytymään tietotulvasta.
PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten sopimuksista tai kirjeistä, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa.
Digitalisoidut prosessit luovat selkeän edun
Huonekaluteollisuudessa ja valmistusteollisuudessa käytetään päivittäin paljon paperia. Toisaalta, koska prosessit ovat melko monimutkaisia, tämä johtaa suuriin paperivuoriin, valtaviin tietomääriin, mutta myös pitkään hakuprosessiin.
PaperOffice-dokumenttienhallintajärjestelmä tuo organisaation ja tietosuojan yhden konepellin alle. Innovatiivinen järjestelmä tarjoaa virtaviivaisia haku- ja hakutyökaluja, jotka lyhentävät vasteaikaa ja varmistavat, että asiakirjoja ei koskaan menetetä, mikä on aina tyytyväisyys yrityksille.
Se on PaperOffice DMS, asiakirjojen hallintaohjelmisto, joka voi tehdä paljon muutakin kuin vain hallita asiakirjoja.
PaperOffice ei tee eroa asiakirjatyyppien välillä riippumatta siitä, tarvitsetko apua sopimusten, kirjelmien ja sähköpostin kirjeenvaihdon hallinnassa: PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmän ansiosta yrityksesi aiemmat prosessit digitalisoituivat, mikä tekee niistä tehokkaampia, avoimempia ja huomattavasti joustavampia.
Koska riippumatta siitä, missä muodossa asiakirjat saapuvat yritykseen, olivatpa ne sitten paperidokumentteina, PDF-tiedostoina, sähköposteina tai valokuvina, ne arkistoidaan automaattisesti ja tallennetaan suojattuun tietokantaan.
Tärkeät sopimukset voidaan siten tunnistaa ja irtisanoa hyvissä ajoin tai neuvotella uudelleen. Asiakirjojen julkaiseminen digitaalisella allekirjoituksella ja sähköposti-ilmoituksella hitaan paperipostin sijaan epävarma sähköposti edistää asiakasuskollisuutta.
Automaatio tekoälyn ja työnkulkuratkaisujen ansiosta
Integroidun tekoälyn ansiosta automaattiset säännöt käynnistyvät. Tämä tekoäly lajittelee asiakirjat automaattisesti kansioihin, kuten "Lasku" ja "Toimitusmuistiinpanot", tallentaa asianmukaiset avainsanat ja käynnistää kyseiselle asiakirjatyypille tallennetun digitaalisen työnkulun.
PaperOffice täyttää korkeimmat tietoturvastandardit , kuten valtuutuksen hallinnan tai käyttöoikeuksien myöntämisen. Käyttäjä määrittelee yksittäiset työvaiheet täsmälleen sellaisina kuin ne suoritettaisiin, esimerkiksi laskujen "tallennus", "tarkistus", "vapautus" ja "varaus".
Vastuuta ei voida antaa vain yksittäisille ihmisille, vaan myös käyttäjäryhmille, kuten "Kirjanpito" tai "Tuotanto", jotta kollega voi astua sisään välittömästi, jos työntekijä on poissa.
OCR-tekniikka ei vain tunnista asiakirjan sisältöä, vaan myös kaikki veroihin liittyvät tietokentät, kuten asiakirjan numero, päivämäärä, netto, vero ja bruttosumma. Tuodut tiedot ovat käytettävissä arviointien, maksutapahtumien ja taloushallinnon hallintaan. Tämä säästää väsyttäviä syöttötöitä ja vähentää kirjausvirheitä.
Vain yhdellä hiiren napsautuksella tiedot, mukaan lukien arkistointipaikka, voidaan viedä asiakkaalle, veroneuvojalle tai päinvastoin.
Ratkaisu: todistettu osaaminen
Eikö ole järkevää käyttää hallintaohjelmistoa käytännössä heti? joka ei vain täytä kaikkia vaatimuksia, vaan on myös helppo oppia ja edullinen?
PaperOffice DMS on kokeiltu ja testattu täydellinen ratkaisu digitaaliseen työhön ja yli 20 vuoden markkinakokemuksella yksi ensimmäisistä DMS-edelläkävijöistä.
All-in-One PaperOffice DMS:n käytön ansiosta
Huonekaluteollisuuden ja tuotantokauppojen yritysten on käsiteltävä asiakirjat kaikista liiketoimista. Liiketoimintamallien jatkuva jatkokehitys luo jatkuvasti uusia haasteita. He tarvitsevat hyvän asiakirjojen hallintajärjestelmän.
PaperOffice DMS on oikea ohjelmisto, koska siinä on kaikki, mitä huonekalu- ja valmistusteollisuus tarvitsevat, kuten:
- Asiakirjojen tallentaminen kaikissa digitaalisissa muodoissa GDPR/li-periaatteiden mukaisesti>
- Toimia edellyttävien myöhäisten asiakirjojen lähettämiseen ja uudelleen lähettämiseen liittyvät toiminnot
- Itseoppiva tietojen tallennustoiminto, jossa on tunnisteet ja sisäinen hakukone
- Uusien asiakirjojen automaattinen määritys oikeaan kansioon
- Yksinkertainen tietokannan luominen ja tietokantayhteys, mukaan lukien yksilöllisesti muokattava maski
- Automaattinen mallien luominen toistuville prosesseille ja toiminnoille
Integroi digitaaliset työnkulut liiketoimintaprosesseihin
PaperOffice-työnkulkutoiminto yksinkertaistaa viestintää. Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta varmistaa, että nämä asiakirjat pysyvät ajan tasalla pienellä vaivalla. PaperOffice DMS: n avulla voit helposti ottaa sovellettavat säilytys- ja poistoajat huomioon. Digitaaliset työnkulut on integroitu liiketoimintaprosesseihin, mikä varmistaa olennaisten prosessivaiheiden noudattamisen ja siten vaatimustenmukaisuuden.
PaperOffice tukee tätä laajalla tehtävä- ja työnkulkumoduulilla.
Tällä tavoin voidaan luoda tiettyjä prosessiketjuja ja olemassa olevat toimintaprosessit voidaan määritellä sähköisiin asiakirjoihin ja suorittaa osittain automaattisesti.
Tämä edustaa virheetöntä prosessien optimointia, koska tehtävää ei voida määrittää vain työntekijöille, joilla on tietyt käyttöoikeudet ja valmistumisajat, vaan se edellyttää digitaalista julkaisua, vaan se myös käynnistää automaattisesti lisätoimintoja, kuten sähköposti-ilmoituksia tai asiakirjan tilan muutoksia.
Tällä tavoin asiaankuuluvat metatiedot voidaan tallentaa myös asiakirjojen arkistointiprosessin jälkeen. Asiakirjatyypin lisäksi voidaan määrittää arkistointijakso ja siihen liittyvät asiakastiedot.
Huonekaluteollisuus ja tuotantoala hyötyvät digitaalisesta dokumenttienhallinnasta
Optimoi työaikasi jopa 7,5 % paperipohjaiseen työhön verrattuna PaperOffice DMS:n käytön ansiosta.
Säästä aikaa dokumenttien etsimiseen, reitittämiseen ja jakamiseen.
Tietenkin PaperOffice DMS mahdollistaa olemassa olevien digitaalisten tietojen siirtämisen ja integroinnin olemassa olevista ohjelmistoratkaisuista.
Samalla PaperOffice DMS on analogisen ja digitaalisen rajapinta. Skannaustoimintonsa avulla ohjelmisto voi lukea analogisia asiakirjoja, suunnitelmia ja valokuvia järjestelmään ja digitoida ne skannerien avulla, mutta myös matkapuhelimien tallenteita, jolloin tekstit muunnetaan kirjoitukseksi OCR: n avulla ja niitä voidaan muuttaa Office-ohjelmissa.
Aikaleimat ja versiointi varmistavat, että digitaalinen asiakirja vastaa analogista alkuperäiskappaletta.
PaperOffice DMS ei ole vain laaja toiminnoissaan, vaan myös helppo oppia video-opetusohjelmien ohjaamana, mutta myös haluttaessa yksilöllinen neuvonta ja koulutus. Kaikki tämä todella hyvällä hinta-laatusuhteella.
FAQs
Lopuksi, vastaamme muutamaan usein kysyttyyn kysymykseen aiheesta "Digitalisointi huonekaluteollisuudessa ja tuotantoyhtiöissä":
Miten työntekijät voivat käyttää PaperOfficea?
Hajautetun ja modernin ohjelma-arkkitehtuurin ansiosta PaperOfficea voidaan käyttää melkein millä tahansa laitteella - klassisista tietokoneista älypuhelimiin / tabletteihin ja televisioihin.
Mitä tiedoille tapahtuu, jos PaperOfficea ei ole olemassa?
Ei tapahdu, mutta vakuuttaaksesi sinut: Voit viedä tietosi MILLOIN TAHANSA, koska PaperOffice perustuu avoimeen tietokantarakenteeseen, voit käyttää tietojasi milloin tahansa.
Aiheen tietosuoja: Mihin kaikki asiakirjat tallennetaan?
PaperOffice tallentaa kaikki asiakirjat talon sisällä korkean tason salauksella, mikä tekee siitä immuunin esimerkiksi tietovarkauksille ja ylittää kaikki GDPR- ja GOBD-vaatimukset.
Vältä virheitä: ÄLÄ KOSKAAN tallenna tietoja kolmannen osapuolen pilveen!
Voidaanko PaperOfficea mukauttaa tarkalleen eritelmien mukaan?
Kyllä, PaperOffice voidaan mukauttaa 100% aiottuun käyttöön saumattoman integroinnin varmistamiseksi olemassa oleviin prosesseihin ja järjestelmiin. Jopa ohjelman käyttöliittymä voidaan suunnitella täysin ja mukauttaa vapaasti.
Johtopäätös
PaperOffice DMS tukee huonekaluteollisuuden yrityksiä sekä tuotantoyhtiöitä ja tarjoaa sopivia rajapintoja muihin ohjelmistoihin, API-yhteyksiin ja sitä voidaan laajentaa milloin tahansa toiveidesi mukaan. Ohjelmisto on helppo oppia ja se voidaan helposti integroida jokapäiväiseen käytäntöön aiheuttamatta poissaoloja koulutustarkoituksiin.
PaperOffice DMS suosittelee NAS: n (verkkotuettu tietojen tallennus) käyttöä varmuuskopiointitoiminnolla, jotta tärkeitä tietoja ei menetetä eikä vakoilla kolmannen osapuolen pilvissä.
Viime kädessä PaperOffice DMS tekee vaikutuksen erittäin hyvällä hinta-laatusuhteella ja valtavalla tietotaidolla yli 20 vuoden käytännön kokemuksen kautta.