Catering- ja hotellialan liiketoimintaprosessien automatisointi
PaperOffice DMS gastronomiaan mahdollistaa sujuvan tiedonkulun osastojen välillä liiketoimintaprosessien digitalisoinnin ja automatisoinnin ansiosta.
Vinkki
Kirjalliset asiakirjat, sopimukset, luonnokset, kuitit, toimitusilmoitukset ja paljon muuta korvataan sähköisillä asiakirjoilla digitalisoinnin ansiosta, mikä optimoi kaikki työprosessit maksimaalisesti.Integroitu tekoäly mahdollistaa liiketoimintaprosessien suurelta osin automatisoinnin, mikä nopeuttaa prosessejasi ja lisää menestystä ja tyytyväisyyttä.
Digitalisointi catering- ja hotellialalla
Catering- ja hotellialana sinulla on paljon tärkeitä asiakirjoja hallittavana:
Viihdekuitit, laskut, toimitustiedot, sopimukset ja paljon muuta. Siksi catering- ja hotelliyritykset hyötyvät merkittävästi sopivien asiakirjojen hallintaohjelmistojen käytöstä.
Ilman sopivaa asiakirjojen hallintajärjestelmää on paljon manuaalista työtä.
Kaikki nämä asiakirjat on digitoitava, jos ne saapuvat paperimuodossa, vaativat jäsenneltyä arkistointia, tehtävien ja työnkulun määritystä ja niiden on oltava välittömästi saatavilla pyynnöstä.
PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat, johtaa kustannussäästöihin, kuten paperiasiakirjojen poistamiseen, ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten kuiteista, sopimuksista, toimitusilmoituksista tai muista kirjeistä, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa .
Paras ratkaisu on käyttää hyvin harkittuja asiakirjojen hallintaohjelmistoja, kuten PaperOffice DMS.
Voit myös hyötyä digitaalisista hallinnollisista tehtävistä ja pitää silmällä kaikkia vuokra- ja palvelusopimuksia, virallista kirjeenvaihtoa, joka lähetetään uudelleen tai osoitetaan työntekijöille tehtävän toimeksiannolla.
Asiakirjojen ja kuittien digitaalinen ja tarkastusvarmisteinen arkistointi johtaa viime kädessä oikeusvarmuuteen GoBD-direktiivin säännösten mukaisesti.
Kuinka paperiton catering- ja hotellialalla?
PaperOffice poistaa kaikki aikaa vievät pullonkaulat, johtaa kustannussäästöihin, kuten paperiasiakirjojen poistamiseen, ja luo selkeän yleiskuvan tärkeistä asiakirjoista, kuten kuiteista, sopimuksista, toimitusilmoituksista tai muista kirjeistä, hallitsemalla niitä digitaalisesti PaperOfficessa tulevaisuudessa .
Asiakirjojen kaappaamisesta, käsittelystä, jakamisesta, etsimisestä ja seurannasta tulee erittäin helppoa PaperOfficen avulla.
Hallitun käytön, yksityiskohtaisten tehtäväluetteloiden sekä työnkulkuja ja luotettavia sähköposti-ilmoituksia käyttävien hyväksyntöjen ansiosta työntekijät voivat suorittaa määritetyt tehtävät tehokkaasti ja valtuutetut henkilöt voivat helposti hyväksyä tai evätä hyväksynnän.
PaperOffice DMS -ohjelmistoratkaisun avulla asiakirjoja ei enää menetetä. Ja riippumatta siitä, missä olet, voit käyttää tärkeitä asiakirjoja sekunneissa.
Tietenkin työskentelet aina järjestelmiemme kanssa lain mukaisesti ja täysin tarkastusvarmasti.
Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta
Prosessikeskeinen dokumenttienhallinta varmistaa, että nämä asiakirjat pysyvät ajan tasalla pienellä vaivalla. PaperOffice tukee sinua täällä laajalla tehtävä- ja työnkulkumoduulilla.
Tällä tavoin voidaan luoda tiettyjä prosessiketjuja ja olemassa olevat toimintaprosessit voidaan määritellä sähköisiin asiakirjoihin ja suorittaa osittain automaattisesti.
Tämä edustaa virheetöntä prosessien optimointia, koska tehtävä voidaan määrittää työntekijöille, joilla on tietyt käyttöoikeudet ja valmistumisajat, ja se edellyttää digitaalista hyväksyntää, mutta se voi myös käynnistää automaattisesti lisätoimintoja, kuten sähköposti-ilmoituksia tai asiakirjan tilan muutoksia.
Tällä tavalla kaikki asiakirjaprosessit voidaan kartoittaa.
Monien muiden etujen lisäksi PaperOffice DMS on ihanteellinen työkalu erilaisten asiakirjojen hallintaan.
Jokainen asiakirja, supermarketin juomapakkauksen laskusta erilaisiin varauksiin, palvelun suorittamiseen ja peruutuksiin - kaikki voidaan tallentaa oikeassa aikajärjestyksessä ja kutsua tarpeen mukaan.
Asiakirjojen hallintaohjelmisto, kuten PaperOffice DMS, sopii parhaiten näihin tehtäviin. Koska se on asiakirjojen hallintaohjelmisto, joka voi tehdä paljon muutakin kuin vain hallita asiakirjoja.
PaperOffice ei tee eroa asiakirjatyyppien välillä riippumatta siitä, tarvitsetko apua sopimusten, kirjelmien ja sähköpostin kirjeenvaihdon hallinnassa: PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmän ansiosta yrityksen aiemmat prosessit on digitalisoitu , mikä tekee niistä tehokkaampia, avoimempia ja huomattavasti joustavampia.
Koska riippumatta siitä, missä muodossa asiakirjat saapuvat yritykseen, olivatpa ne sitten paperidokumentteina, PDF-tiedostoina, sähköposteina tai valokuvina, ne arkistoidaan automaattisesti ja tallennetaan suojattuun tietokantaan.
Tärkeät sopimukset voidaan siten tunnistaa ja irtisanoa hyvissä ajoin tai neuvotella uudelleen. Asiakirjojen julkaiseminen digitaalisella allekirjoituksella ja sähköposti-ilmoituksella hitaan paperipostin sijaan epävarma sähköposti edistää asiakasuskollisuutta.
Ratkaisu: todistettu osaaminen
Eikö ole järkevää käyttää hallintaohjelmistoa käytännössä heti? joka ei vain täytä kaikkia vaatimuksia, vaan on myös helppo oppia ja edullinen?
PaperOffice DMS on kokeiltu ja testattu täydellinen ratkaisu digitaaliseen työhön ja yli 20 vuoden markkinakokemuksella yksi ensimmäisistä DMS-edelläkävijöistä.
Juhlien juhliminen, syöminen hyvin ilman, että sinun tarvitsee kokata itseäsi, kokea jotain poikkeuksellista, tavata ystäviä, se on ihmisten veressä.
Ei ole turhaa, että ravintolayhdistys DEHOGA kirjasi yhteensä lähes 158 000 ravintola-alan yritystä vuodelle 2020, lukuun ottamatta yöpymistä, kuten hotelleja tai majakoita. Esimerkiksi Saksassa on yksi Gastro &Event -sektorin yritys jokaista 518 asukasta kohden.
Mikään muu kauppa Saksassa ei voi ylpeillä niin suurella tiheydellä.
Vaikka ravintola-ala on erittäin suosittu yrityksenä, se ei ole missään tapauksessa helppoa, varsinkin kun oikeudellinen kehys liittyy yhä useampiin säännöksiin, kuten velvollisuuteen toimittaa kuitti tai velvollisuus käyttää kassakonetta. Yleensä "kasvaneilla" perheyrityksillä on hieman helpompaa, ja Saksalla on tässä suhteessa pitkät perinteet.
Sisällön osalta gastronomian ja tapahtumien suhteen on tapahtunut paljon nykypäivän globalisoituneessa maailmassa, siitä lähtien 21. vuosisadalle. Aivan kuten on olemassa erilaisia gastronomisia tarjouksia, järjestetään kaikenlaisia tapahtumia. Näin ollen organisaation ponnistelut ovat valtavia ja vaativat asianmukaista hallintoa yleiskuvan pitämiseksi.
On olemassa laaja valikoima gastronomiaohjelmistoja, joita käytetään pääasiassa tilausten varaamiseen, kuittien luomiseen ja verojen laskemiseen oikein. Mutta entä kaikki muu? Ei ole harvinaista, että tapahtumajärjestäjät tai ravintoloitsijat löytävät laatikoiden hallinnan melko kaoottiselta.
Yksi syy tähän on se, että paperilla on edelleen tärkeä rooli gastronomiassa ja tapahtumien hallinnassa. Toimitusilmoitukset, laskut, sopimukset, tarjoukset ja muut asiat kirjaimellisesti lepattavat taloon yksinkertaisesti siksi, että catering-alalla henkilökohtainen yhteys ravintoloitsijaan on tärkeämpää toimittajille ja edustajille kuin millään muulla alalla. Toimitusilmoitukset ja vastaavat voidaan tuoda mukanasi heti. Mutta mikä on helpoin tapa luoda järjestystä ja pitää yleiskatsaus? PaperOffice DMS on vastaus tähän kysymykseen.
PaperOffice DMS luo selkeitä etuja catering-alalla
PaperOffice DMS: n ansiosta DMS-ohjelmiston saumaton integrointi hotelli- ja ravintola-alan olemassa olevaan IT-infrastruktuuriin voidaan toteuttaa ilman ongelmia, mikä tarkoittaa myös liiketoimintaprosessien optimointia.
Dokumenttienhallintaohjelmisto muuntaa analogisen paperityön digitaaliseksi dataksi, jopa kännykkäkameran kanssa. Koska vieraanvaraisuuskuittien ja toimitusilmoitusten hallintaa ei pidä aliarvioida tällä alalla.
PaperOffice DMS: n ja tehtaalta saatavilla olevan skanneriyhteyden ansiosta työntekijät voivat digitoida saapuvat analogiset asiakirjat ilman paljon vaivaa. Tämä varmistaa, että kaikki tärkeät asiakirjat löytyvät milloin tahansa.
Lisäksi paperiasiakirjat voidaan tallentaa älypuhelimella tai tabletilla, ja ne voidaan lähettää suoraan kannettavaan tietokoneeseen Windows-käyttöjärjestelmällä, esimerkiksi integroidun "Dropmail" -postitoiminnon ansiosta. Tässä puolestaan PaperOffice DMS sallii kuvien tuonnin ja muuntaa ne tekstimuodoiksi, tietysti valokuvamuoto säilyy.
PaperOffice DMS: ään integroitu OCR-ohjelmisto erottaa logon ja normaalin tekstin. Kumppaniyritysten toimitustiedot tai vieraanvaraisuuskuitit löytyvät nopeasti milloin tahansa, esimerkiksi tutkimuksen aikana, OCR-haulla, mikä takaa mahdollisimman suuren avoimuuden ja oikeusvarmuuden.
Arkistointi voidaan suorittaa myös siten, että kaikki lähettäjän myöhemmät asiakirjat tunnistetaan ja määritetään automaattisesti.
Lisäksi PaperOffice DMS tarjoaa ravintoloitsijoille ja tapahtumapäälliköille muita käytännön työkaluja, kuten työnkulkutoiminnon, joka on ihanteellinen tapahtumien hallintaan, mallien, kuten valikoiden, automaattisen luomisen ja tilastollisten arviointien, kuten asiakastiheyden tai juoman kulutuksen, luomiseen.< /p>
Tärkeitä argumentteja PaperOffice DMS: n sisällyttämiseksi budjettisuunnitteluun. Lopuksi PaperOffice DMS vakuuttaa myös siitä, että kestävyys ja ympäristönsuojelu otetaan huomioon. Ennemmin tai myöhemmin tapahtuu täydellinen muuntaminen analogisista asiakirjoista digitaaliseen muotoon, ja sitten julkinen laitos, joka sitten jo käyttää PaperOffice DMS: ää, on hyvin valmistautunut.
Digitaalinen laskujen käsittely on edullista myös monille catering- ja hotellialan yrityksille. Saapuvat laskut voidaan automatisoida PaperOffice DMS: n ansiosta ja ne välitetään vastuulliselle työntekijälle. Ohjaus- ja vapautusprosessi digitaalisen julkaisun kautta voidaan myös hoitaa nopeasti ja tehokkaasti järjestelmän kautta.
Vain yhdellä hiiren napsautuksella tiedot, mukaan lukien arkistointipaikka, voidaan viedä asiakkaallesi, verokonsultillesi tai päinvastoin.
Versioiden mukainen ja turvallinen arkistointi: PaperOffice DMS täyttää teknisesti GoBD: n, GDPdU: n ja DSGVO: n lakisääteiset vaatimukset
PaperOffice DMS mahdollistaa muiden ohjelmistojen, kuten ERP: n, liittämisen ja tietysti asiakirjojen siirtämisen Microsoft Officesta asianmukaisten rajapintojen kautta. PaperOffice DMS nopeuttaa viestintää kaupassa ja tuotannossa toimittajien ja asiakkaiden kanssa.
Määräaikoja ja tapaamisia seurataan ja toiminnot käynnistyvät automaattisesti halutun asetuksen mukaan. Tilausprosessit voidaan automatisoida ja jopa tulevaisuutta varten suunnitellut muutokset voidaan syöttää siten, että ne tulevat voimaan haluttuun aikaan.
Laajojen toimintojensa ansiosta PaperOffice DMS voidaan ehdottomasti luokitella yrityksen sisällönhallinnan (ECM) korkeampaan segmenttiin.
ECM sisältää kaiken sisällön yleisen hallinnan organisaatiossa, jolla on vastaava käyttöoikeushierarkia. PaperOffice DMS pystyy tallentamaan minkä tahansa sisällön digitaalisessa muodossa, muuttamaan sen sisältöä ja muotoa ja asettamaan sen saataville.
PaperOffice DMS: llä on kaikki ECM: n toiminnot, ja tämä erinomaisella hinta-laatusuhteella sekä intuitiivisesti opittavalla toimintamuodolla, joka tekee kalliista ulkoisesta tai sisäisestä koulutuksesta tarpeetonta. Pikemminkin ilmaisia video-oppaita on saatavilla tottuaksesi eri valikoihin. PaperOffice DMS: stä voi siis tulla organisaation johtolanka jokaisessa kaupan ja tuotannon yrityksessä, ja tämä on melkein valon nopeudella.
Catering- ja hotellialan yritykset hyötyvät digitaalisesta dokumenttienhallinnasta
PaperOffice DMS: n avulla ravintoloitsijoille on kuitenkin paljon enemmän mahdollisuuksia. Esimerkiksi varastonhallinta, mukaan lukien pysyvä tai keskeinen päivämäärävarasto. PaperOffice DMS: n perustana ovat verkon linkitetyt käyttäjätilit. Näiden käyttäjätilien tietojen tallennus on yhdistetty keskustietokantaan. Asiakirjoja voidaan ohjata tekoälyn kautta erilaisilla algoritmeilla, joita voidaan käyttää automaattisten prosessien käynnistämiseen.
Optimoi työaikasi jopa 7,5 % paperipohjaiseen työhön verrattuna PaperOffice DMS:n käytön ansiosta.
Säästä aikaa dokumenttien etsimiseen, reitittämiseen ja jakamiseen.
Digitaalisten leimojen avulla asiakirjoja voidaan täydentää lisätiedoilla ja jopa hallita yksityiskohtaisia työnkulkuja. Tehtävä- ja työnkulkutoiminto puolestaan varmistaa, että määräaikoja noudatetaan ja ne on suoritettu loppuun.
PaperOffice DMS: ssä on älykäs valikkonavigointi, joka on loogisesti jäsennelty ja mahdollistaa intuitiivisen käytön monilla alueilla. Internetissä ilmaiseksi saatavilla olevat video-oppaat tarjoavat lisätukea, ja tietysti kursseja voidaan haluttaessa pitää myös suoraan asiakkaan pääkonttorissa.
Erityyppisten vaiheiden dokumentoinnin lisäksi PaperOffice DMS soveltuu yhtä hyvin materiaalihankintojen logististen tehtävien tukemiseen. PaperOffice DMS:n tietokantojen perustamismahdollisuuksien ansiosta materiaalin hankintaa ja materiaalinkulutusta voidaan seurata ja sille voidaan määrittää varoitustasot. Sisäistä tekoälyä voidaan käyttää luomaan malleja, jotka reagoivat automaattisesti, jos pullonkauloja tai pulaa on, esimerkiksi jos tehdään toistuvia tilauksia, vaikka olemassa olevan määrän pitäisi itse asiassa olla riittävä. Työnkulkutoimintoa voidaan käyttää tähän tarkoitukseen, johon yrityksen vastuulliset työntekijät voivat verrata tehtäviensä suorittamista.
PaperOffice DMS catering- ja hotellialalla, joten yhteyttä vieraaseen ei laiminlyödä kaikkien paperitöiden vuoksi.
FAQs
Lopuksi, vastaamme muutamaan usein kysyttyyn kysymykseen aiheesta "Digitalisointi gastronomiassa ja hotelliteollisuudessa":
Miten työntekijät voivat käyttää PaperOfficea?
Hajautetun ja modernin ohjelma-arkkitehtuurin ansiosta PaperOfficea voidaan käyttää melkein millä tahansa laitteella - klassisista tietokoneista älypuhelimiin / tabletteihin ja televisioihin.
Mitä tiedoille tapahtuu, jos PaperOfficea ei ole olemassa?
Ei tapahdu, mutta vakuuttaaksesi sinut: Voit viedä tietosi MILLOIN TAHANSA, koska PaperOffice perustuu avoimeen tietokantarakenteeseen, voit käyttää tietojasi milloin tahansa.
Aiheen tietosuoja: Mihin kaikki asiakirjat tallennetaan?
PaperOffice tallentaa kaikki asiakirjat talon sisällä korkean tason salauksella, mikä tekee siitä immuunin esimerkiksi tietovarkauksille ja ylittää kaikki GDPR- ja GOBD-vaatimukset.
Vältä virheitä: ÄLÄ KOSKAAN tallenna tietoja kolmannen osapuolen pilveen!
Voidaanko PaperOfficea mukauttaa tarkalleen eritelmien mukaan?
Kyllä, PaperOffice voidaan mukauttaa 100% aiottuun käyttöön saumattoman integroinnin varmistamiseksi olemassa oleviin prosesseihin ja järjestelmiin. Jopa ohjelman käyttöliittymä voidaan suunnitella täysin ja mukauttaa vapaasti.
Johtopäätös
PaperOffice DMS tukee catering- ja hotellialaa ja tarjoaa asianmukaiset rajapinnat muihin ohjelmistoihin, API-yhteyksiin ja sitä voidaan laajentaa milloin tahansa toiveidesi mukaan. Ohjelmisto on helppo oppia ja se voidaan helposti integroida jokapäiväiseen käytäntöön aiheuttamatta poissaoloja koulutustarkoituksiin.
PaperOffice DMS suosittelee NAS: n (verkkotuettu tietojen tallennus) käyttöä varmuuskopiointitoiminnolla, jotta tärkeitä tietoja ei menetetä eikä vakoilla kolmannen osapuolen pilvissä.
Viime kädessä PaperOffice DMS tekee vaikutuksen erittäin hyvällä hinta-laatusuhteella ja valtavalla tietotaidolla yli 20 vuoden käytännön kokemuksen kautta.