Paperaren eta bilgarriaren industriarako digitalizazioa

Paperaren eta bilgarriaren industrian digitalizazioa

Paperaren eta bilgarriaren industriako enpresek nabarmen egiten dute onura datu-kudeaketa egokia erabiltzeaz, egunero paperezko dokumentuak jasotzen baitituzte.

Horrela, paperaren industriako eta bilgarriko enpresek dokumentu garrantzitsuak sortzen dituzte egunero:

Idatziak, zirriborroak, zirriborroak, kanpo-gutunak, ikerketak, adituen iritziak eta askoz gehiago. Horiek ez dira postaz bakarrik iristen, gutun asko posta elektronikoz ere iristen dira.

Dokumentu horiek guztiak digitalizatu egin behar dira paperean iristen badira, aurkezpen egituratua, zereginen esleipena eta lan-fluxua behar badituzte, eta berehala eskuragarri egon behar dute.

Oso garrantzitsua da epe garrantzitsuak betetzea eta dokumentuak biltzeko legezko neurriak hartzea. PaperOffice DMSk egitura argia eskaintzen dio bere dokumentuetan eta informazio-oldeari aurre egiten laguntzen dio.

PaperOffice DMSk egitura argia eskaintzen dio bere dokumentuetan eta informazio-oldeari aurre egiten laguntzen dio.

Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

PaperOfficek denbora asko kontsumitzen duten botila-lepo guztiak kentzen ditu eta dokumentu garrantzitsuen ikuspegi orokorra sortzen du, hala nola kontratuak edo gutunak, eta digitalki administratzen ditu PaperOffice-n etorkizunean.

Azken urteotan, iraunkortasuna sendotu egin da paperaren eta bilgarriaren industrian joerarik indartsuenetako bat bezala. Ingurumen-bateragarritasuna eta aproposito anitzeko egokitasuna erabakigarriak izango dira etorkizuneko erosketetarako. Hala ere, ibilbide berdetik joateak ez du esan nahi bezeroak prezio altuagoa ordaintzeko edo kalitatea arriskuan jartzeko prest daudenik, baizik eta kalitatearen eta iraunkortasunaren bi alderdi horiek eskutik doazela ontzi malguak direnean.

Zergatik da dokumentu-kudeaketarako softwarea konponbide perfektua?

PaperOffice dokumentu-kudeaketarako sistemak datuen antolaketa eta babesa biltzen ditu kapo beraren pean. Sistema berritzaileak bilaketa- eta berreskuratze-tresna optimizatuak eskaintzen ditu, erantzun-denbora murrizten dutenak eta dokumentuak inoiz galtzen ez direla bermatzen dutenak, eta hori beti da enpresentzat gogobetetasuna.

Izan ere, ez du axola dokumentuak enpresara nola iristen diren, hala nola paperezko dokumentuak, PDF artxiboak, mezu elektronikoak edo argazkiak, automatikoki artxibatu eta datu-base seguru batean gordetzen dira.

IA integratuari esker, arau automatikoak aktibatzen dira. IA honek automatikoki sailkatzen ditu dokumentuak karpetetan, hala nola, "Factura" eta "Albaranes", hitz gako egokiak biltzen ditu eta dagokion dokumentu motarako gordetako lan-fluxu digitala aktibatzen du.

The right document management software solves the analogue-digital problem

Nola joan paperik gabe?

PaperOfficek denbora asko kontsumitzen duten botila-lepo guztiak kentzen ditu, kostuak aurreztera eramaten du, hala nola paperezko dokumentuak ezabatzea, eta dokumentu garrantzitsuak( ordainagiriak, kontratuak, albaranak edo beste gutun batzuk) digitalki administratzen ditu etorkizunean.

Bere dokumentuak atzitzea, prozesatzea, partekatzea, bilatzea eta arakatzea oso erraza bihurtzen da PaperOfficeren erabilerarekin.

Sarbide kontrolatuari, zeregin zehatzen zerrendei eta lan-fluxuen eta posta elektronikoz konfida daitezkeen jakinarazpenen bidezko onarpenei esker, langileek modu eraginkorrean osatu ditzakete esleitutako zereginak, eta baimendutako pertsonek erraz onar edo onespena eman dezakete.

PaperOfficek segurtasun-estandar altuenak betetzen ditu, hala nola baimenen kudeaketa edo sarbide-eskubideak ematea.

Erabiltzaileak enpresan egiten diren lan-pausoak zehazten ditu, adibidez,"erregistroa", "egiaztapena", "liberazioa" eta fakturen "kontabiltazioa". Erantzukizuna banakako pertsonei ez ezik, "Kontabilitatea" edo "Eraikuntzaren kudeaketa" bezalako erabiltzaile-taldeei ere esleitu ahal zaie, lankide batek berehala esku hartu ahal izan dezan, langile bat kanpoan badago.

Prozesuetara bideratutako dokumentu-kudeaketa

Prozesuetara bideratutako dokumentu-kudeaketak dokumentu horiek ahalegin gutxirekin eguneratuta izatea bermatzen du. PaperOfficek hemen laguntzen dizu, lan-modulu zabal batekin eta lan-fluxuarekin.

Horrela, zenbait prozesu-kate sor daitezke, eta dauden prozesu operatiboak dokumentu elektronikoetan defini daitezke eta zati batean automatikoki exekuta daitezke.

Horrek prozesua akatsik gabe optimizatzea dakar, izan ere, lana ez zaie erabiltzaile-eskubideak dituzten langileei eta amaiera-aldi espezifikoei bakarrik esleitu, askapen digitala eskatzen dute, eta beste ekintza batzuk ere sortzen dituzte automatikoki, hala nola posta elektroniko bidezko jakinarazpenak edo dokumentuaren egoera-aldaketak.

Horrela, dokumentuaren prozesu guztiak mapeatu daitezke.

Izan ere, ez du axola dokumentuak enpresara nola iristen diren, hala nola paperezko dokumentuak, PDF artxiboak, mezu elektronikoak edo argazkiak, automatikoki artxibatu eta datu-base seguru batean gordetzen dira.

Beraz, kontratu garrantzitsuak garaiz onartu eta amaitu daitezke, edo berriz negoziatu. Sinadura digitala duten dokumentuak argitaratzeak eta posta elektronikoz jakinarazpena egiteak, paper moteleko posta elektronikoaren ordez, bezeroaren leialtasunari laguntzen dio.

Large amounts of business information can be captured digitally, stored securely and passed on

Zergatik da PaperOffice DMS software egokia

Gauza garrantzitsuetarako denbora-irabazia, paperezko artxiboak ezabatzean kostuak aurreztea, bere zerbitzua hobetzea, informazioa azkar emateko gaitasunaren bidez eta bere dokumentu-bolumenaren auditoria eta artxibo digitalaren bidez: paperOffice DMSk bermatzen du hori.

PaperOffice DMS software egokia da, paperaren eta bilgarriaren industriako enpresek behar duten guztiarekin datorrelako, hala nola:

OCR teknologiak dokumentuaren edukia ez ezik, zergetarako garrantzitsuak diren datu-eremu guztiak ere aitortzen ditu, hala nola dokumentu-zenbakia, data, garbia, zerga eta diru gordina. Inportatutako datuak eskuragarri daude ebaluazioak, ordainketa-transakzioak eta finantza-kontabilitatea kontrolatzeko. Horrek sarrera-lan aspergarria aurrezten du eta argitalpen-akatsak murrizten ditu.

Datuak, artxiboko kokapena barne, klik bakar batekin esporta daitezke bere aholkulari fiskalera.

• Dokumentuak formatu digital guztietan biltegiratzea, GGPDren printzipioen arabera
• Ekintza behar duten dokumentu berantiarrak bidaltzeko eta bidaltzeko eginkizunak
• Autoikaskuntzako datuak etiketarekin eta barne-bilaketako motorrarekin biltegiratzeko funtzioa
• Karpeta zuzenari erantsi berri zaizkion dokumentuen esleipen automatikoa
• Datu-baseak sortzea eta datu-baseetara konektatzea, maskara pertsonalizagarria barne
• Prozesu eta eragiketa errepikagarrietarako plantillak automatizatuta sortzea

Jakina, PaperOffice DMSk software-soluzioen datu digitalak migrazioan eta integrazioan murgiltzeko aukera ematen du. Aldi berean, PaperOffice DMS analogikoaren eta digitalaren arteko interfazea da.

Eskaneatzeko funtzioa erabiliz, softwareak eskaner edo telefono mugikor bat erabil dezake dokumentu analogikoak, planoak eta argazkiak sisteman irakurtzeko eta digitalizatzeko, eta horren bidez testuak iturri bihurtzen dira OCR erabiliz eta Office programetan alda daitezke. Denbora-markek eta bertsioen kontrolak dokumentu digitala jatorrizko analogikoari dagokiola bermatzen dute.

Datuen segurtasuna oso gai garrantzitsua da, batez ere paperaren eta bilgarriaren industrian. Hori dela eta, PaperOffice DMSk 1024 bit-ko zifratze-kode batekin funtzionatzen du, baina ez hori bakarrik.

Datu guztiak sistema eragiletik independentea den formatura bihurtzen dira. Ondorioz, hackerrek eta estortsiogileek sistema eragilearen firewall-a deszifratu behar dute lehenik, gero zifratua eta, azkenik, atzerriko formatua, orain arte gertatu ez dena. PaperOffice DMSk pasahitzak kudeatzeko sistema oso eraginkorra du, azken finean, gizakiak, ordenagailu ororen ahulgunerik handiena izan behar duenak, inolako kalterik eragin ez dezan.

Datu digital guztiak PaperOffice DMS-en zifratzen dira, 1024 bit-rekin, eta formatua bihurtu egiten da. Hori oztopo handietan orain arte PaperOffice DMSrekin huts egin duten hacker eta espioientzat. Aldi berean, pasahitzak kudeatzeko sistema hierarkiko batek eragotzi egiten du guztiek edozeretarako sarbidea izatea.

Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

Aurrekontu-plangintzan PaperOffice DMS sartzeko argudio garrantzitsuak. Azkenik, PaperOffice DMSk ere konbentzitu egiten du iraunkortasuna eta ingurumenaren babesa kontuan hartzen direla. Lehenago edo geroago, dokumentu analogikoak modu digitalean bihurtuko dira, eta, ondoren, erakunde publikoa, garai hartan PaperOffice DMS erabiltzen ari dena, ondo prestatuta egongo da.

Fakturen prozesatze digitala ere onuragarria da paperaren eta bilgarriaren industriako enpresa askorentzat. Sartzen diren fakturak PaperOffice DMSri esker automatizatu daitezke eta langile arduradunari bidaltzen zaizkio. Askapen digitalaren bidezko kontrol- eta askapen-prozesua ere modu azkar eta eraginkorrean erabil daiteke sistemaren bidez.

Mouseren klik bakar batekin, datuak, artxiboaren kokapena barne, bere aholkulari fiskalera esporta daitezke, edo alderantziz.

Artxibatu segurua eta berrikuspenekin bateragarria: PaperOffice DMS-k GoBD, GDPdU eta DSGVOren lege-baldintzak betetzen ditu teknikoki

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMSk beste software bat konektatzeko aukera ematen du, hala nola ERP bat, eta, jakina, Microsoft Officetik dokumentuak interfaze egokien bidez transferitzea. PaperOffice DMS-k komunikazioa bizkortzen du.

Epeak eta hitzorduak gainbegiratu egiten dira eta ekintzak automatikoki aktibatzen dira nahi den konfigurazioaren arabera. Eskaera-prozesuak automatizatu egin daitezke, eta etorkizunerako planikatzen diren aldaketak ere nahi den unean indarrean sar daitezke.

Bere funtzio zabalei esker, PaperOffice DMS behin betiko enpresa-edukiaren kudeaketaren goiko segmentuan (ECM) sailka daiteke.

ECM batek dagokion sarbide-hierarkia duen erakunde baten eduki osoaren administrazio orokorra barne hartzen du. PaperOffice DMS edozein eduki modu digitalean gordetzeko, edukia eta formatua aldatzeko eta eskura jartzeko gai da.

PaperOffice DMS-ek ECM baten funtzio guztiak ditu, eta hori prezio-errendimendu erlazio bikain batean, bai eta intuitiboki ikas daitekeen eragiketa-modu batean ere, kanpoko edo barne-trebakuntza garestia beharrezkoa ez dena. Are gehiago, doako bideoan tutorialak daude eskuragarri, menu ezberdinetara ohitzeko. PaperOffice DMS enpresa bakoitzaren antolaketa-zentroa izan daiteke, eta hori ia argiaren abiaduran.

Paperaren eta bilgarriaren industriako enpresek dokumentuen kudeaketa digitalaren onurak jaso dituzte

Inkestatutako enpresa guztien% 38k ez dute denborarik beren prozesuak digitalizatzeko. Oinarrizko prozesuarekin hasten den prozedura bat gomendatzen dugu, dokumentu analogikoen eskaneaketa eta, aldi berean, prozesatzen direnak. Horrela, kopiagailuarekin egunero lan egiten duten pertsona taldeak ere, ahal den neurrian, artxiboa eskaneatzeko jarraibideak jaso ditzake.

Ezaugarri sendoak dituzten dokumentuen azterketa automatikoari esker, PaperOffice DMSk beti eman ditzake eskaneatutako dokumentu guztiak memoria digitalean behar bezala biltegiratzeko kokalekuari. Zentzua du artxiboa eskaneatzea azken sarrerekin, atxikipen-aldiak amaitu ahala artxibo analogikoaren tamaina are gehiago murrizteko. Gainera, gida asko ditugu paperik gabeko bulego bat eskanerrari esker nola lortu jakiteko.

PaperOffice DMS analogikoaren eta digitalaren arteko interfazea da. Eskaneatzeko funtzioa erabiliz, softwareak dokumentu analogikoak, planoak eta argazkiak irakur ditzake sisteman, eskaner-aren bidez, eta digitalizatu, eta horren bidez testuak iturri bihurtzen dira OCR erabiliz, Office programetan alda daitekeena. Denbora-markek eta bertsioen kontrolak dokumentu digitala jatorrizko analogikoari dagokiola bermatzen dute.

PaperOffice DMSren erabilerari esker, paperezko lanarekin alderatuta,% 7,5eko lan-denbora optimizatzen du.

Dokumentuak bilatzen, enrutatzen eta partekatzen denbora aurrezten du.

Zigilu digitalekin, dokumentuak informazio gehigarriarekin osatu daitezke, baita lan-fluxu xehatuak kontrolatu ere. Era berean, lan-funtzioak eta lan-fluxuak epeak bete eta osatu egingo direla bermatzen du.

Eskura dauden ebaluazio-mekanismoek, PaperOffice DMS-n integratutako IAk kontrolatuta, enpresan gertatzen diren materialen fluxuen ebaluazio eta altxamendu estatistikoak ahalbidetzen dituzte.

PaperOffice DMS, bere kudeaketa-tresna ugariekin, paperaren eta bilgarriaren industriarako software egokia da, bezeroari ahalik eta aholkularitzarik onena emateko beharrezkoak diren datu guztietara sarbide segurua eta ultra-azkarra ahalbidetzen duena. Aldi berean, PaperOffice DMS merkataritza-eragiketetan beste modu batera sortzen diren gai guztiak kudeatzeko erabil daiteke.

Dokumentu-kudeaketan eta datuen babesean barietatea ez ezik, PaperOffice DMSk barne-sarean biltegiratze bat (NAS) erabiltzea gomendatzen du, segurtasun-kopiaren arabera, eta horrek ahalik eta gehien murrizten du erabateko galera izateko probabilitatea, eta, aldi berean, barne-hodei bat da, kanpoko hornitzaileen hodeiek ez bezala, gobernu-erakundeek edo gobernuz kanpoko erakundeek nahi ez duten sarbidearen aurka babesten duena.