Toitlustus- ja hotellitööstuse äriprotsesside automatiseerimine
PaperOffice DMS gastronoomia jaoks võimaldab sujuvat teabevoogu osakondade vahel tänu äriprotsesside digiteerimisele ja automatiseerimisele.
Ekspertnõuanne
Kirjalikud dokumendid, lepingud, eelnõud, kviitungid, saatekirjad ja palju muud asendatakse tänu digiteerimisele elektrooniliste dokumentidega, optimeerides seega kõik tööprotsessid maksimaalselt.Integreeritud tehisintellekt võimaldab äriprotsesse suures osas automatiseerida, kiirendades protsesse ning suurendades edu ja rahulolu.
Digiteerimine toitlustus- ja hotellitööstuses
Toitlustus- ja hotellitööstusena on teil palju olulisi dokumente, mida hallata:
Meelelahutuskviitungid, arved, saatelehed, lepingud ja palju muud. Seetõttu on toitlustus- ja hotelliettevõtted need, kes saavad sobiva dokumendihaldustarkvara kasutamisest märkimisväärset kasu.
Ilma sobiva dokumendihaldussüsteemita on palju käsitsi pingutamist.
Kõik need dokumendid tuleb digiteerida, kui need saabuvad paberkandjal, nõuavad struktureeritud esitamist, ülesannete ja töövoo määramist ning peavad olema nõudmisel kohe kättesaadavad.
PaperOffice kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad, toob kaasa kulude kokkuhoiu, näiteks paberdokumentide kõrvaldamise, ning loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu kviitungid, lepingud, saatelehed või muud kirjad, hallates neid tulevikus PaperOffice'is digitaalselt .
Parim lahendus on kasutada hästi läbimõeldud dokumendihaldustarkvara, näiteks PaperOffice DMS-i.
Samuti saate kasu digitaalsetest haldusülesannetest ja hoida silma peal kõigil rendi- ja teenuslepingutel, ametlikul kirjavahetusel, mis esitatakse uuesti või määratakse töötajatele ülesande määramise teel.
Dokumentide ja kviitungite digitaalne ja auditikindel arhiveerimine toob lõpuks kaasa õiguskindluse vastavalt Valitsuse sätetele.
Kui paberivaba toitlustus- ja hotellitööstuses?
PaperOffice kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad, toob kaasa kulude kokkuhoiu, näiteks paberdokumentide kõrvaldamise, ning loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu kviitungid, lepingud, saatelehed või muud kirjad, hallates neid tulevikus PaperOffice'is digitaalselt .
Dokumentide hõivamine, töötlemine, jagamine, otsimine ja jälgimine muutub PaperOffice'i kasutamisel väga lihtsaks.
Tänu kontrollitud juurdepääsule, üksikasjalikele ülesannete loenditele, samuti töövoogude ja usaldusväärsete e-posti teatiste abil tehtud kinnitustele saavad töötajad määratud ülesanded tõhusalt täita ja volitatud isikud saavad heakskiidu hõlpsalt kinnitada või sellest keelduda.
PaperOffice DMS tarkvaralahendusega ei lähe enam dokumente kaotsi. Ja olenemata sellest, kus te asute, pääsete olulistele dokumentidele juurde sekunditega.
Loomulikult töötate alati meie süsteemidega kooskõlas seadusega ja täiesti auditikindlalt.
Protsessile orienteeritud dokumendihaldus
Protsessile orienteeritud dokumendihaldus tagab, et need dokumendid on vähese vaevaga ajakohased. PaperOffice toetab teid siin ulatusliku ülesande- ja töövoomooduliga.
Sel viisil saab luua teatud protsessiahelaid ja määratleda olemasolevaid tööprotsesse elektroonilistel dokumentidel ja osaliselt käivitada automaatselt.
See kujutab endast veatut protsessi optimeerimist, sest ülesannet ei saa määrata ainult töötajatele, kellel on konkreetsed kasutajaõigused ja lõpetamisperioodid, nõuda digitaalset kinnitust, vaid käivitada automaatselt ka täiendavaid toiminguid, nagu e-posti teatised või dokumendi oleku muudatused.
Sel viisil saab kaardistada kõik dokumendiprotsessid.
Lisaks paljudele muudele eelistele on PaperOffice DMS ideaalne vahend erinevate dokumentide kontrollimiseks.
Iga dokument, alates supermarketist pärit jookide paki arvest kuni erinevate broneeringute, hooldustööde ja tühistamisteni - kõike saab salvestada õiges kronoloogilises järjekorras ja kutsuda vastavalt vajadusele.
Dokumendihaldustarkvara, näiteks PaperOffice DMS, sobib kõige paremini nende ülesannete täitmiseks. Sest see on dokumendihaldustarkvara, mis suudab teha palju enamat kui lihtsalt dokumentide haldamine.
PaperOffice ei erista dokumentide tüüpe, olenemata sellest, kas vajate abi lepingute, menetlusdokumentide ja e-posti kirjavahetuse haldamisel: tänu PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemile on teie varasemad protsessid ettevõttes digiteeritud , muutes need tõhusamaks, läbipaistvamaks ja oluliselt paindlikumaks.
Sest olenemata sellest, millises vormis dokumendid ettevõttesse jõuavad, kas paberdokumentide, PDF-failide, e-kirjade või fotodena, arhiveeritakse need automaatselt ja salvestatakse turvalisse andmebaasi.
Seega saab olulisi lepinguid õigeaegselt tunnustada ja lõpetada või uuesti läbi rääkida. Dokumendi väljastamine koos digitaalallkirja ja e-posti teavitusega aeglase paberposti asemel aitab ebaturvaline e-post kaasa klientide lojaalsusele.
Lahendus: tõestatud oskusteave
Kas pole mõtet haldustarkvara kohe praktikas kasutada? mis mitte ainult ei vasta kõigile nõuetele, vaid on ka lihtne õppida ja odav?
PaperOffice DMS on järeleproovitud terviklahendus digitaalseks tööks ning üle 20-aastase turukogemusega üks esimesi DMS pioneere.
Pidude tähistamine, hästi söömine, ilma et peaksite ise süüa tegema, kogedes midagi erakordset, kohtudes sõpradega, see on inimeste veres.
See ei ole midagi, et restoraniliit DEHOGA registreeris 2020. aastaks restoranitööstuses kokku ligi 158 000 ettevõtet, välja arvatud ööbimine, näiteks hotellid või külalistemajad. Näiteks Saksamaal on iga 518 elaniku kohta üks Gastro & Event sektori ettevõte.
Ükski teine kaubandus Saksamaal ei saa kiidelda nii suure tihedusega.
Isegi kui toitlustussektor on ettevõttena väga populaarne, ei ole see sugugi lihtne, eriti kuna õigusraamistik on seotud üha rohkemate eeskirjadega, nagu kviitungi esitamise kohustus või kassaaparaadi kasutamise kohustus. Reeglina on "kasvanud" pereettevõtetel see veidi lihtsam ja Saksamaal on selles osas pikk traditsioon.
Sisu poolest on palju juhtunud gastronoomia ja sündmuste osas tänapäeva globaliseerunud maailmas, siis kuni 21. sajandini. Nii nagu on olemas erinevaid gastronoomilisi pakkumisi, korraldatakse igasuguseid üritusi. Sellest tulenevalt on organisatsiooniline jõupingutus tohutu ja nõuab ülevaate hoidmiseks asjakohast haldust.
On olemas lai valik gastronoomiatarkvara, mida kasutatakse peamiselt tellimuste broneerimiseks, sissetulekute loomiseks ja maksude korrektseks arvutamiseks. Aga kõik muu? Ei ole haruldane, et ürituste korraldajad või restoranipidajad leiavad sahtlihalduse üsna kaootilise välimusega.
Selle üheks põhjuseks on see, et paberil on endiselt oluline roll gastronoomias ja ürituste korraldamisel. Saatelehed, arved, lepingud, pakkumised ja muud asjad sõna otseses mõttes libisevad majja lihtsalt sellepärast, et toitlustussektoris on isiklik kontakt restoranipidajaga tarnijate ja esindajate jaoks olulisem kui üheski teises tööstusharus. Saatelehti jms saab kohe kaasa võtta. Aga mis on lihtsaim viis korra loomiseks ja ülevaate hoidmiseks? PaperOffice DMS on vastus sellele küsimusele.
PaperOffice DMS loob toitlustussektoris selged eelised
Tänu PaperOffice DMS-ile saab DMS-tarkvara sujuvalt integreerida hotelli- ja toitlustustööstuse olemasolevasse IT-infrastruktuuri ilma probleemideta, mis tähendab ka äriprotsesside optimeerimist.
Dokumendihaldustarkvara teisendab analoogpaberid digitaalseteks andmeteks, isegi mobiiltelefoni kaameraga. Kuna külalislahkuse kviitungite ja saatelehtede haldamist ei tohiks selles tööstusharus alahinnata.
Tänu PaperOffice DMS-i kasutamisele ja tehases saadaolevale skanneriühendusele saavad töötajad sissetulevaid analoogdokumente digiteerida ilma suurte pingutusteta. See tagab, et kõik olulised dokumendid on igal ajal leitavad.
Lisaks saab paberdokumente salvestada nutitelefoni või tahvelarvutiga ja neid saab saata otse sülearvutisse Windowsi operatsioonisüsteemiga, näiteks tänu integreeritud "Dropmail" postifunktsioonile. Siin omakorda võimaldab PaperOffice DMS piltide importimist ja teisendab need tekstivormingutesse, loomulikult säilitatakse fotovorming.
PaperOffice DMS-i integreeritud OCR-tarkvara eristab logo ja tavalist teksti. Partnerettevõtete saatelehed või külalislahkuse kviitungid on igal ajal kiiresti leitavad, näiteks teadusuuringute käigus, kasutades OCR-otsingut, tagades seega võimalikult suure läbipaistvuse ja õiguskindluse.
Arhiveerimist saab läbi viia ka nii, et kõik saatja järgnevad dokumendid tuvastatakse ja määratakse automaatselt.
Lisaks pakub PaperOffice DMS restoranipidajatele ja ürituste haldajatele muid praktilisi tööriistu, nagu töövoofunktsioon, mis sobib ideaalselt sündmuste juhtimiseks, mallide (nt menüüde) automatiseeritud loomine ja statistilised hinnangud, nagu kliendi sagedus või joogitarbimine.< /p>
Olulised argumendid PaperOffice DMS-i lisamiseks eelarve planeerimisse. PaperOffice DMS veenab ka asjaolu, et arvesse võetakse jätkusuutlikkust ja keskkonnakaitset. Varem või hiljem toimub analoogdokumentide täielik üleminek digitaalsele vormile ja siis on avalik-õiguslik asutus, mis siis juba kasutab PaperOffice DMS-i, hästi ette valmistatud.
Digitaalarvete töötlemine on kasulik ka paljudele toitlustus- ja hotellitööstuse ettevõtetele. Sissetulevaid arveid saab automatiseerida tänu PaperOffice DMS-ile ja edastada vastutavale töötajale. Juhtimis- ja vabastamisprotsessi digitaalse väljalaske kaudu saab süsteemi kaudu käsitleda ka kiiresti ja tõhusalt.
Vaid ühe hiireklõpsuga saab andmeid, sealhulgas arhiveerimiskohta, eksportida oma kliendile, maksukonsultandile või vastupidi.
Revisjonile vastav ja turvaline arhiveerimine: PaperOffice DMS vastab tehniliselt GoBD, GDPdU ja DSGVO õiguslikele nõuetele
PaperOffice DMS võimaldab ühendada muud tarkvara, näiteks ERP-d, ja loomulikult edastada dokumente Microsoft Office'ist sobivate liideste kaudu. PaperOffice DMS kiirendab kaubavahetuse ja tootmise suhtlust tarnijate ja klientidega.
Tähtaegu ja kohtumisi jälgitakse ning toimingud käivitatakse automaatselt sõltuvalt soovitud seadistusest. Tellimisprotsesse saab automatiseerida ja isegi tulevikuks planeeritud muudatusi saab sisestada nii, et need jõustuksid soovitud ajal.
Tänu oma ulatuslikele funktsioonidele saab PaperOffice DMS-i kindlasti liigitada ettevõtte sisuhalduse (ECM) kõrgemasse segmenti.
ECM hõlmab kogu sisu üldist haldamist vastava juurdepääsuhierarhiaga organisatsioonis. PaperOffice DMS suudab salvestada mis tahes sisu digitaalsel kujul, muuta selle sisu ja vormingut ning teha see kättesaadavaks.
PaperOffice DMS-il on kõik ECM-i funktsioonid ja see on suurepärase hinna ja kvaliteedi suhtega ning intuitiivselt õpitav töövorm, mis muudab kuluka välis- või sisekoolituse tarbetuks. Pigem on saadaval tasuta videoõpetused, et harjuda erinevate menüüdega. PaperOffice DMS võib seega saada organisatsiooniliseks lüliks igas kaubandus- ja tootmisettevõttes ning seda peaaegu valguse kiirusel.
Toitlustus- ja hotellitööstuse ettevõtted saavad kasu digitaalsest dokumendihaldusest
PaperOffice DMS-iga on aga restoranipidajatele palju rohkem võimalusi. Näiteks varude haldamine, sealhulgas alaline või võtmekuupäeva varu. PaperOffice DMS-i aluseks on võrgus lingitud kasutajakontod. Nende kasutajakontode andmesalvestus kombineeritakse keskses andmebaasis. Dokumente saab juhtida erinevate algoritmidega tehisintellekti kaudu, mida saab kasutada automatiseeritud protsesside käivitamiseks.
Tänu PaperOffice DMS-i kasutamisele optimeerige oma tööaega paberipõhise tööga võrreldes kuni 7,5%.
Säästke aega dokumentide leidmisel, marsruutimisel ja jagamisel.
Digitaalsete templitega saab dokumente täiendada lisateabega ja isegi kontrollida üksikasjalikke töövooge. Ülesande- ja töövoofunktsioon omakorda tagab tähtaegadest kinnipidamise ja täitmise.
PaperOffice DMS-il on nutikas menüü navigeerimine, mis on loogiliselt struktureeritud ja võimaldab intuitiivset toimimist paljudes valdkondades. Internetis tasuta kättesaadavad videoõpetused pakuvad täiendavat tuge ja loomulikult saab koolitusi korraldada soovi korral ka otse kliendi ettevõtte peakontoris.
Lisaks erinevat tüüpi faaside dokumenteerimisele sobib PaperOffice DMS võrdselt logistiliste ülesannete toetamiseks materjali hankimisel. Tänu andmebaaside loomise võimalustele PaperOffice DMS-is saab jälgida materjaliostu ja materjalitarbimist ning määrata hoiatustasemed. Sisemist tehisintellekti saab kasutada mallide loomiseks, mis reageerivad kitsaskohtade või puudujääkide korral automaatselt, näiteks korduvate tellimuste esitamisel, kuigi olemasolev kogus peaks tegelikult olema piisav. Selleks saab kasutada töövoofunktsiooni, millega ettevõtte vastutavad töötajad saavad võrrelda oma ülesannete täitmist.
PaperOffice DMS toitlustus- ja hotellitööstuses, nii et kontakt külalisega ei jääks kogu paberimajanduse tõttu tähelepanuta.
FAQs
Lõpuks, me vastame mõnele sagedamini esitatavale küsimusele sellel teemal "Digiteerimine gastronoomias ja hotellitööstuses":
Kuidas saavad töötajad PaperOffice'ile juurde pääseda?
Detsentraliseeritud ja kaasaegse programmiarhitektuuri tõttu saab PaperOffice'i kasutada peaaegu igas seadmes - klassikalistest arvutitest nutitelefonide / tahvelarvutiteni teleriteni.
Mis juhtub andmetega, kui PaperOffice'i pole olemas?
Seda ei juhtu, kuid teie rahustamiseks: saate oma andmeid eksportida ANYTIME- i, kuna PaperOffice põhineb avatud andmebaasi struktuuril, pääsete oma andmetele igal ajal juurde.
Teema andmekaitse: kuhu on salvestatud kõik dokumendid?
PaperOffice salvestab kõik dokumendid ettevõttesiseselt kõrgetasemelise krüpteerimisega, muutes selle immuunseks näiteks andmevarguse suhtes ning ületades kõik GDPR- ja GOBD-nõuded.
Vältige vigu: ärge kunagi salvestage andmeid kolmanda osapoole pilve!
Kas PaperOffice'i saab täpselt spetsifikatsioonidele kohandada?
Jah, PaperOffice'i saab 100% kohandada ettenähtud kasutusega, et tagada sujuv integreerimine olemasolevatesse protsessidesse ja süsteemidesse. Isegi programmi liidest saab täielikult kujundada ja vabalt kohandada.
Järeldus
PaperOffice DMS toetab toitlustus- ja hotellitööstust ning pakub sobivaid liideseid muu tarkvara, API-ühendustega ja seda saab igal ajal vastavalt teie soovidele laiendada. Tarkvara on lihtne õppida ja seda saab hõlpsasti integreerida igapäevasesse praktikasse, põhjustamata koolituse eesmärgil puudumist.
PaperOffice DMS soovitab kasutada NAS-i (võrgutoega andmesalvestust) koos varundusfunktsiooniga, et olulised andmed ei läheks kaduma ega luuraks kolmandate osapoolte pilvedes.
Lõppkokkuvõttes avaldab PaperOffice DMS muljet väga hea hinna ja jõudluse suhtega ning tohutu oskusteabega enam kui 20-aastase praktilise kogemuse kaudu.