Επαγγελματική συμβουλή
Δεν είναι πλέον μυστικό ότι τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων έχουν μεγάλες δυνατότητες για τις εταιρείες.
Χάρη στη χρήση ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων, όχι μόνο προωθείτε την ψηφιοποίηση της εταιρείας σας. Επιπλέον, αποτελείτε τον ακρογωνιαίο λίθο για την επίτευξη των εταιρικών σας στόχων και τη διασφάλιση της μακροπρόθεσμης εταιρικής σας επιτυχίας.
Επειδή η διαχείριση ψηφιακών εγγράφων δημιουργεί μια σαφή θεραπεία εδώ και σας πηγαίνει ένα τεράστιο βήμα προς τα εμπρός στον ψηφιακό μετασχηματισμό. Στο τρέχον άρθρο, θα απαριθμήσουμε πώς λειτουργεί ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS), τι πρέπει να ληφθεί υπόψη και ποια πλεονεκτήματα προσφέρει στις εταιρείες.
Σε τι χρησιμεύει ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων;
Με απλά λόγια: ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) χρησιμοποιείται για την αποθήκευση, τη διαχείριση και τον έλεγχο της ροής εγγράφων και πληροφοριών εντός ενός οργανισμού.
Μπορείτε να οργανώσετε όλες τις πληροφορίες, όπως έντυπα έγγραφα, αρχεία των Windows ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σε μια κεντρική θέση, το σύστημα διαχείρισης εγγράφων σας, στο οποίο οι υπάλληλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση εύκολα και χωρίς προβλήματα, συμπεριλαμβανομένων μοναδικών λειτουργιών για ομαδική εργασία και κοινή χρήση εγγράφων και ενός καινοτόμου περιβάλλοντος εργασίας προγράμματος που είναι μοναδικό παγκοσμίως.
Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων γίνονται όλο και πιο σημαντικά για τις επιχειρήσεις, καθώς ο όγκος των πληροφοριών που παράγονται από τις σημερινές επιχειρήσεις αυξάνεται εκθετικά.
Η διαχείριση και ο έλεγχος του τεράστιου όγκου εξωτερικών και εσωτερικών εγγράφων που αποτελούν μέρος των επιχειρηματικών διαδικασιών στη δημόσια ή επιχειρηματική διοίκηση έχει γίνει μια πρόκληση που ενθαρρύνει την υιοθέτηση διαφόρων εφαρμογών.
Έτσι, αυτές οι διάφορες εφαρμογές θα πρέπει να διευκολύνουν τον έλεγχο των πληροφοριών και των εγγράφων και να παρέχουν σημαντικές μειώσεις στο χρόνο αναζήτησης, το χειρισμό και την εξοικονόμηση κόστους, που είναι πολύ σημαντικά στις διοικητικές μας διαδικασίες.
Αλλά δεν θα ήταν πλεονέκτημα να έχουμε μόνο μία εφαρμογή που μπορεί να εκπληρώσει όλες τις λειτουργίες;
Θα σας δείξουμε ότι το σύστημα διαχείρισης εγγράφων PaperOffice μπορεί να είναι ακριβώς αυτή η εφαρμογή για την εταιρεία σας που διαθέτει όλες τις απαραίτητες λειτουργίες επί του σκάφους.
Πού αποθηκεύονται τα έγγραφα;
Μετά τις επιλογές αυτοματισμού, την παρακολούθηση και την αναζήτηση, αυτή είναι η πιο συχνή ερώτηση, επειδή είτε ιδιωτική είτε επιχειρηματική - κανείς δεν θέλει να αφήσει τα δεδομένα σε λάθος χέρια. Πρώτα απ 'όλα επειδή αυτό απαιτείται επίσης από το νόμο.
Το PaperOffice DMS πηγαίνει με τον ασφαλή τρόπο, επειδή όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται σε μια εξαιρετικά ασφαλή κρυπτογραφημένη βάση δεδομένων, η οποία μπορεί να εντοπιστεί στο NAS σας, όπως από το Synology ή το QNAP. Αυτό σημαίνει ότι έχετε πάντα πρόσβαση και έλεγχο στα δεδομένα σας.
Έτσι, η "καρδιά" του συστήματος διαχείρισης εγγράφων είναι μια βάση δεδομένων στην οποία οι πληροφορίες αποθηκεύονται με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούν να βρεθούν και να ανακτηθούν με απλό και ελεγχόμενο τρόπο.
Αλλά αποθηκεύοντας τις πληροφορίες με δομημένο τρόπο, έχουμε μόνο ένα μέρος της εξίσωσης.
Ο "εγκέφαλος" που ελέγχει το σύστημα είναι η λογική της ροής εργασίας, η οποία καθιστά δυνατή τη δημιουργία εξαρτήσεων μεταξύ εγγράφων και διαδικασιών και τη σύνδεση αυτών των πληροφοριών σε ευέλικτες και προηγουμένως καθορισμένες ροές.
Ένα ουσιαστικό βήμα για την εφαρμογή μιας τόσο εξελιγμένης «ροής εργασίας» είναι ότι όσο το δυνατόν περισσότερη τεκμηρίωση είναι διαθέσιμη σε ψηφιακή μορφή.
Περιεχόμενο
Ψηφιοποίηση και διαχείριση εγγράφων
Όταν μιλάμε για συστήματα διαχείρισης εγγράφων, δεν πρέπει να ξεχνάμε: όσο υψηλότερος είναι ο βαθμός ψηφιοποίησης των πληροφοριών που αποτελούν μέρος των διαδικασιών, τόσο υψηλότερος είναι ο βαθμός ελέγχου και αυτοματισμού που θα μπορούσε να επιτευχθεί.
Στο πρώτο βήμα, καθορίζεται ποια έγγραφα ανήκουν στις διαδικασίες, πώς αυτά τα έγγραφα μπορούν να ενσωματωθούν στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων και ποιες πληροφορίες πρέπει να εξαχθούν και να αποθηκευτούν μαζί με τα έγγραφα στη βάση δεδομένων.
Μόλις συμπεριληφθούν οι πληροφορίες, καθορίζεται ο κύκλος ζωής τους, πώς αλληλεπιδρούν με άλλες διαδικασίες και πώς μπορούν να ενσωματωθούν.
Πιθανότατα, θα υπάρχουν επίσης πληροφορίες που προέρχονται από διαφορετικές πηγές και σε διαφορετικές μορφές. Μερικά από αυτά σε ψηφιακή μορφή, αποθηκευμένα σε αρχεία ή βάσεις δεδομένων και μερικά με τη μορφή έντυπων εγγράφων.
Όταν οι πληροφορίες προέρχονται από άλλες βάσεις δεδομένων ή είναι σε μορφή XML, η υποβολή ερωτημάτων και η εξαγωγή τους είναι εύκολη, αλλά. Τι συμβαίνει με τα ψηφιακά έγγραφα σε μορφή pdf, doc κ.λπ.; Θα είναι λίγο πιο περίπλοκο, αλλά το περιεχόμενό του μπορεί να προσεγγιστεί με διαφορετικούς τρόπους, για παράδειγμα με ορισμένα προγράμματα, πρόσβαση στο αρχείο απευθείας ή αποστολή του για εκτύπωση και εξαγωγή των πληροφοριών μέσω του καρουλιού εκτύπωσης (ουρά).
Είναι λίγο πιο περίπλοκο όταν το έγγραφο έρχεται σε έντυπη μορφή, όπως ένα δελτίο παράδοσης ή ένα τιμολόγιο. Αλλά όταν η λύση περιλαμβάνει ένα εξελιγμένο πρόγραμμα οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR), έχει ήδη γίνει ένα σημαντικό βήμα.
Σαρωτής και Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων
Με σαρωτή ή άλλη συσκευή ψηφιοποίησης, το έγγραφο όχι μόνο μετατρέπεται σε εικόνα, αλλά το περιεχόμενό του μπορεί επίσης να "διαβαστεί" ηλεκτρονικά.
Εάν το σύστημα μπορεί τώρα να χρησιμοποιηθεί για να αναγνωρίσει και να καθορίσει ποιες πληροφορίες εγγράφου είναι ξεχωριστά στο Οι πληροφορίες στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι πλήρεις.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Η ψηφιοποίηση των πληροφοριών μέσω OCR διευκολύνει την ενσωμάτωση μιας ευρείας ποικιλίας τεκμηρίωσης στη διαχείριση των διαδικασιών και των ροών εργασίας.
Πώς μπορείτε να επωφεληθείτε από το σύστημα διαχείρισης εγγράφων του PaperOffice
Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων του PaperOffice είναι σαν ένα ολοκληρωμένο ταλέντο, επειδή εκτός από τη γενική αρχειοθέτηση εγγράφων, ενσωματώνονται πολλές άλλες λειτουργίες που σχετίζονται με έγγραφα και τις σχετικές πληροφορίες, όπως μερικές από αυτές:
- Αποκτήστε πρόσβαση στις πληροφορίες σας οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε
- Αναζήτηση και εύρεση εγγράφων
- Πλήρως αυτοματοποιημένο
- Νομικά συμβατή και ελεγκτική αρχειοθέτηση εγγράφων
- Αυτοματοποιήστε τις ροές εργασίας
Όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται με ασφάλεια μαζί σας και όχι σε σύννεφο.
Παραμείνετε ανεξάρτητοι διαχειριζόμενοι όλα τα δεδομένα σας μόνοι σας αντί σε ένα cloud τρίτου μέρους με κόστος παρακολούθησης.
Το PaperOffice υποστηρίζει όλες τις συσκευές όπως τοπικό υπολογιστή, QNAP NAS, Synology NAS, διακομιστές Windows ή Linux και υπηρεσίες ιστού όπως το AWS ή το Azure.
Έχετε όλα τα πλεονεκτήματα ενός cloud, αλλά χρησιμοποιώντας το δικό σας διακομιστή βάσης δεδομένων. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη βάση δεδομένων PaperOffice κρυπτογραφημένη και με ασφάλεια από οποιονδήποτε άλλο υπολογιστή στον κόσμο.
Μάθετε περισσότερα.
Το PaperOffice απλώς ευρετηριάζει τα πάντα, είτε πρόκειται για σαρωμένα έγγραφα είτε για αρχεία. Το περιεχόμενο του κειμένου αποθηκεύεται με ασφάλεια στη βάση δεδομένων χωρίς την παρέμβασή σας. Έτσι, μπορείτε εύκολα να αναζητήσετε οποιοδήποτε απόσπασμα λέξης, ποσό και λέξη-κλειδί μέσα σε δευτερόλεπτα και να βρείτε αντίστοιχες καταχωρήσεις.
Μάθετε περισσότερα σχετικά με την ενσωματωμένη αναζήτηση.
Η ελεύθερα καθορισμένη παρακολούθηση αποθηκεύει αυτόματα όλα τα έγγραφα σύμφωνα με τις προδιαγραφές σας.
Όχι μόνο ολόκληροι κατάλογοι μπορούν να παρακολουθούνται, αλλά και λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φάκελοι του Outlook και ακόμη και φόρμες που βασίζονται στο web.
Μάθετε περισσότερα σχετικά με την αυτοματοποίηση της παρακολούθησης.
Κάθε εταιρεία είναι υποχρεωμένη να τηρεί φορολογικά έγγραφα για την εφορία.
Η πρόκληση είναι να αρχειοθετηθεί ο αυξανόμενος αριθμός ψηφιακών και έντυπων εγγράφων, όπως απαιτείται από την GoBD: στην αρχική μορφή και αμετάβλητα.
PaperOffice DMS καθιστά δυνατή, μάθετε πώς:
Νομικά συμβατή αρχειοθέτησηΌπως ήδη αναφέρθηκε, είναι σημαντικό για την προηγμένη διαχείριση εγγράφων να υπάρχουν όλες οι πληροφορίες σε ψηφιακή και δομημένη μορφή σε μια βάση δεδομένων. Αυτό σας επιτρέπει να βρίσκετε εύκολα τα έγγραφα και να ορίζετε τους κανόνες σχετικά με το ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση, να τροποποιεί και να διαγράφει/αρχειοθετεί τις πληροφορίες σας σε έναν κεντρικό ιστότοπο.
Ένας από τους πυλώνες της λύσης διαχείρισης εγγράφων PaperOffice είναι η εκτεταμένη μηχανή ροής εργασίας. Αυτό σας επιτρέπει να καθορίσετε κάθε βήμα μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με τις σχετικές δραστηριότητες και εξαρτήσεις της, καθώς και τα εμπλεκόμενα τμήματα και ρόλους. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να ορίσετε αυτόματες ειδοποιήσεις που ενεργοποιούνται ανάλογα με τις δραστηριότητες και τα συμβάντα που συμβαίνουν καθ 'όλη τη διάρκεια της διαδικασίας.
Όλα αυτά όχι μόνο μειώνουν το χρόνο που δαπανάται για τη διαχείριση εργασιών, αλλά και ελαχιστοποιούν την πιθανότητα λήθης και σφαλμάτων στη διαδικασία.
Το PaperOffice σας βοηθά να αυτοματοποιήσετε όλες τις διαδικασίες εργασίας σας, χαρτογραφεί ολόκληρες διαδικασίες εργασίας ψηφιακά, ώστε να παραμένετε πάντα ενημερωμένοι.
Έχετε πάντα μια επισκόπηση των εργασιών και των διαδικασιών μέσω ροών εργασίας που σας υποστηρίζουν στην αυτοματοποίηση της καθημερινής σας εργασίας.
Ορίστε την επιθυμητή ροή εργασίας με μια ημερομηνία λήξης, συνδέστε την με πιθανές αποφάσεις και εργασίες και από την ενεργοποίηση, το PaperOffice φροντίζει για όλα τα άλλα μέχρι την ολοκλήρωση.
Αυτό σας διευκολύνει να συμμορφώνεστε με τις πολιτικές της εταιρείας και τις νομικές απαιτήσεις.
Μάθετε περισσότερα σχετικά με την αυτοματοποίηση της ροής εργασίας:
Ροές εργασίαςΚαι πολλά άλλα χαρακτηριστικά.
Η εργασία και η διαχείριση εγγράφων μπορεί να είναι εύκολη, ασφαλής και αποτελεσματική ταυτόχρονα.
Προστιθέμενη αξία και οφέλη της διαχείρισης εγγράφων
Παρακάτω παραθέτουμε μερικά από τα πιο σημαντικά οφέλη από την εφαρμογή του συστήματος διαχείρισης εγγράφων PaperOffice:
- Έλεγχος σχετικά με το ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στα έγγραφα, πότε και ποιες δραστηριότητες μπορούν να εκτελεστούν σε αυτά
- Κεντρική και εύκολη πρόσβαση σε όλα τα σχετικά έγγραφα της εταιρείας και δυνατότητα συνεργασίας πολλών μερών στο ίδιο έγγραφο
- Ασφάλεια, όχι μόνο στον έλεγχο πρόσβασης, αλλά και στη φύλαξη και την ασφάλεια που συνοδεύει την εισαγωγή νέων τεχνολογιών και βάσεων δεδομένων
- Εξοικονομήστε χρόνο αναζητώντας τεκμηρίωση και κόστος διαχείρισης και αποθήκευσής της
- Μείωση των απολύσεων, όπως αντιγραφή εγγράφων, φωτοτυπίες, καταγραφή δεδομένων
- Ευελιξία και αυτοματοποίηση διοικητικών εργασιών με τη δημιουργία ροών εργασίας που επιτρέπουν την ενσωμάτωση εγγράφων και επιχειρηματικών διαδικασιών σε ελεγχόμενο περιβάλλον και σαφώς καθορισμένες και ελεγχόμενες δραστηριότητες
- Για να μην ξεχνάμε τη θετική "παρενέργεια" της υψηλότερης εσωτερικής και εξωτερικής ικανοποίησης των πελατών
FAQs
Τέλος, απαντάμε σε μερικές πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα "":
Χρειάζομαι διαδίκτυο για να συνεργαστώ με το PaperOffice;
Όχι! Το PaperOffice ΔΕΝ απαιτεί σύνδεση στο Διαδίκτυο για να λειτουργήσει.
Το Internet απαιτείται μόνο για τη λήψη του πακέτου εγκατάστασης, τη δημιουργία του λογαριασμού χρήστη, τη δημιουργία της βάσης δεδομένων και την προσθήκη της συσκευής.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω το σύστημα Synology NAS για την αποθήκευση της βάσης δεδομένων;
ΝΑΙ, σίγουρα! Το PaperOffice λειτουργεί τέλεια με το NAS συνολογίας.
Πού αποθηκεύονται τα έγγραφα και τα αρχεία;
Όλα τα έγγραφα και τα αρχεία αποθηκεύονται είτε απευθείας σε εσάς, στον υπολογιστή σας, σε μια κρυπτογραφημένη βάση δεδομένων είτε, αν τα έγγραφά σας είναι αποθηκευμένα στην ενότητα "Τα έγγραφά μου Windows", μη κρυπτογραφημένα στον τοπικό σας κατάλογο των Windows.
Έχετε επίσης την επιλογή να ρυθμίσετε τη βάση δεδομένων σε μια συσκευή NAS και να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σας στο NAS.
Σε κάθε περίπτωση, έχετε πρόσβαση στα δεδομένα σας ανά πάσα στιγμή.
Τα δεδομένα μου αποθηκεύονται σε σύννεφο;
Όχι, τα δεδομένα σας γενικά δεν αποθηκεύονται στο cloud!
Σε περίπτωση που η βάση δεδομένων σας έχει ρυθμιστεί σε διακομιστή NAS (όπως QNAP ή Synology), τα δεδομένα σας θα αποθηκευτούν στη βάση δεδομένων του διακομιστή NAS.
Οι βάσεις δεδομένων που δημιουργούνται από το PaperOffice είναι πάντα κρυπτογραφημένες;
Κάθε βάση δεδομένων που δημιουργείται από το PaperOffice προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης υψηλού επιπέδου. Όλα τα έγγραφα που περιλαμβάνονται κρυπτογραφούνται από το PaperOffice ChunkCrypt με στρατιωτική κρυπτογράφηση 1024bit.
Συμπέρασμα
Δεν έχει σημασία αν θέλετε απλώς να βρείτε τα έγγραφά σας και τις σχετικές πληροφορίες ή αν πρέπει να προσθέσετε ετικέτες στα έγγραφα, να τα ενσωματώσετε σε ροές εργασίας, αλλά ταυτόχρονα να διασφαλίσετε ότι εργάζεστε σύμφωνα με διάφορες οδηγίες και κανονισμούς - το PaperOffice DMS διαθέτει μια ποικιλία λειτουργιών για να σας βοηθήσει.
Το ξεκίνημα είναι πιο εύκολο από ό, τι νομίζετε.
Εξακολουθείτε να ανησυχείτε μήπως δεν τα καταφέρετε;
Ρίξτε μια ματιά στις περιπτωσιολογικές μελέτες των πελατών μας σχετικά με την ψηφιακή μετάβαση σε διαφορετικούς κλάδους και δείτε μόνοι σας την ευκολία ενσωμάτωσης.