Επαγγελματική συμβουλή
Τι είναι το NAS;
Η ταϊβανέζικη εταιρεία Synology πωλεί διάφορες δικτυακές συσκευές αποθήκευσης (συσκευές NAS) με την ονομασία "Synology NAS". Αυτές οι συσκευές επιτρέπουν τόσο στις εταιρείες όσο και στους ιδιώτες χρήστες να προστατεύουν αποτελεσματικά τα δεδομένα τους και να τα οργανώνουν και να τα χρησιμοποιούν μεμονωμένα.
Ένα NAS είναι ένας διακομιστής αρχείων με το δικό του λειτουργικό σύστημα που καθιστά διαθέσιμο τον αποθηκευτικό του χώρο μέσω του δικτύου.
Το Synology NAS παρέχει τις ιδανικές συνθήκες για όλες τις επιχειρήσεις, αλλά ειδικά για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, για την αποθήκευση εταιρικών δεδομένων γρήγορα και εύκολα.
Στο παρακάτω άρθρο θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Synology NAS για την εταιρεία σας και πώς η διαχείριση εγγράφων μπορεί να λειτουργήσει εύκολα και χωρίς Docker.
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size
Γιατί να χρησιμοποιήσετε το NAS αντί για το cloud;
Σχεδόν όλοι όσοι έχουν ασχοληθεί με το θέμα της αποθήκευσης εγγράφων στην εταιρεία έχουν σίγουρα θέσει αυτήν την ερώτηση.
Υπάρχουν διάφοροι πάροχοι αποθηκευτικού χώρου σε ένα σύννεφο στο Διαδίκτυο. Η χρήση αυτού έχει πλεονεκτήματα, αλλά και μειονεκτήματα. Το μεγαλύτερο μειονέκτημα είναι αναμφίβολα η παράδοση των δεδομένων σε τρίτους. Ακόμα κι αν υποσχεθεί ότι τα αποθηκευμένα έγγραφα είναι απολύτως ασφαλή, καμία εταιρεία στον κόσμο δεν μπορεί να εγγυηθεί αυτό το 100%.
Όχι μόνο οι επιθέσεις χάκερ μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο την ασφάλεια των δεδομένων, ανάλογα με το πού εδρεύει ο πάροχος cloud, οι αντίστοιχοι εθνικοί νόμοι μπορούν να επιτρέψουν στις αρμόδιες αρχές και τις εταιρείες να έχουν πρόσβαση στο περιεχόμενο εντελώς νόμιμα. Δυστυχώς, οι Ηνωμένες Πολιτείες είναι ένα κακό παράδειγμα. Ήδη από τον Απρίλιο του 2017, το γνωστό περιοδικό υπολογιστών "c't" προειδοποίησε για τα σύννεφα των ΗΠΑ, καθώς οι ειδικοί αξιολόγησαν την προστασία των δεδομένων τους ως πολύ χαμηλή. Ωστόσο, διαρροές δεδομένων είναι επίσης δυνατές ανά πάσα στιγμή στην ΕΕ ή στη Γερμανία, είτε λόγω προχειρότητας εκ μέρους του χειριστή του αντίστοιχου υπολογιστικού νέφους είτε λόγω μυστικών εξουσιών των ευρωπαϊκών μυστικών υπηρεσιών.
Πολλές εταιρείες, ειδικά ΜΜΕ, το βλέπουν αυτό ως εμπόδιο στην ασφάλεια των δεδομένων και ως εκ τούτου υποστηρίζουν τη χρήση του δικού τους διακομιστή, όπως το Synology NAS.
Η ταϊβανέζικη εταιρεία Synology είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στην κατασκευή δικτυακής αποθήκευσης. Αντί για το μη ασφαλές cloud ενός τρίτου παρόχου, υπάρχει ένα εσωτερικό δίκτυο του οποίου η χωρητικότητα αποθήκευσης μπορεί να προσαρμοστεί στις απαιτήσεις.
Επομένως, η λογική λύση για τις εταιρείες είναι να δημιουργήσουν ένα intranet με έναν κοινό διακομιστή για όλα τα συνδεδεμένα τερματικά. Το NAS αποτελεί την καρδιά του υλικού, την κεντρική αποθήκευση δεδομένων.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
Περιεχόμενο
Τι είναι η διαχείριση ψηφιακών εγγράφων;
Με την πάροδο του χρόνου, πολλά σημαντικά έγγραφα συσσωρεύονται σε ένα νοικοκυριό - και ακόμη περισσότερο σε μια εταιρεία. Η αποτελεσματική διαχείριση αυτών των εγγράφων είναι απαραίτητη για την οικονομική επιτυχία και μια απλή επισκόπηση των ασφαλιστηρίων συμβολαίων, των συμβάσεων, των εγγράφων κ.λπ.
Τα έγγραφα μπορούν να διατηρηθούν σε έντυπη μορφή σε φακέλους. Ωστόσο, στη συνέχεια καταλαμβάνουν πολύ χώρο και, πάνω απ 'όλα, είναι δύσκολο να αναζητηθούν.
Εδώ είναι που η ψηφιακή διαχείριση εγγράφων δείχνει τα πλεονεκτήματά της: η αρχειοθέτηση απαιτεί λίγο χώρο, τα δεδομένα μπορούν επίσης να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας σε διαφορετική θέση και ένα μεγάλο πλεονέκτημα: υπάρχει μια αναζήτηση πλήρους κειμένου που αναζητά στα έγγραφα και βρίσκει γρήγορα όλα τα έγγραφα που θέλετε να βρείτε.
Έχοντας διευκρινίσει ένα από τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα της χρήσης ενός NAS, το οποίο είναι ο πλήρης έλεγχος και ο εξορθολογισμός του κόστους, είναι καιρός να κατανοήσουμε πώς πρέπει να γίνει η διαχείριση εγγράφων στο Synology NAS και πώς λειτουργεί το Synology DMS.
Η ψηφιακή διαχείριση εγγράφων, γνωστή και ως σύστημα διαχείρισης εγγράφων, χρησιμοποιείται για την αποθήκευση, τη διαχείριση και τον έλεγχο της ροής εγγράφων και πληροφοριών εντός ενός οργανισμού. Επιπλέον, η πιο σημαντική λειτουργία ενός DMS είναι να χρησιμεύει ως σύνδεση μεταξύ του Nas Synology και των δεδομένων σας.
Οι βάσεις δεδομένων χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία μεταξύ των υπολογιστών που είναι συνδεδεμένοι στο δίκτυο και του NAS.
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
Ο κεντρικός στόχος ενός συστήματος διαχείρισης δεδομένων όπως αυτό του PaperOffice DMS είναι λογικά δομημένες βάσεις δεδομένων, η δομή των οποίων επιτρέπει την υψηλότερη δυνατή ασφάλεια, αλλά και αστραπιαία πρόσβαση σε έγγραφα.
Το PaperOffice DMS ακολουθεί την ασφαλή διαδρομή, επειδή όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται σε εξαιρετικά κρυπτογραφημένη μορφή στη βάση δεδομένων, η οποία βρίσκεται στο NAS Synology. Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο δημιουργείται η διαχείριση εγγράφων στο NAS σας, το λεγόμενο Synology DMS.
Αυτό σημαίνει ότι έχετε πάντα πρόσβαση και έλεγχο στα δεδομένα σας.
Με αυτόν τον τρόπο, όλα τα έγγραφα μιας εταιρείας είναι πάντα διαθέσιμα και όχι μόνο όταν ο εν λόγω συνάδελφος έχει τον υπολογιστή του σε λειτουργία και επιτρέπει την πρόσβαση στα δεδομένα. Φυσικά, τα ιεραρχικά επίπεδα είναι επίσης δυνατά στο NAS, δηλαδή η ρύθμιση διαφορετικών επιπέδων πρόσβασης που προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης.
Πόσο περίπλοκη είναι η εγκατάσταση και η εγκατάσταση της βάσης δεδομένων;
Η εγκατάσταση και η ρύθμιση της βάσης δεδομένων στο Synology NAS δεν είναι καθόλου περίπλοκη και δεν απαιτεί ειδικό πληροφορικής.
Ιδιαίτερα επειδή η λειτουργία των εμπορευματοκιβωτίων Docker είναι γνωστό ότι είναι μια ασταθής και αναξιόπιστη λύση ενσωμάτωσης, το PaperOffice αποφάσισε να παρέχει μια αποδεδειγμένη και αξιόπιστη λύση για την αποθήκευση δεδομένων μέσω της άμεσης, εγγενούς χρήσης του MariaDB.
Σε αντίθεση με την εγκατάσταση του Docker, η ρύθμιση με τη βοήθεια του PaperOffice YouTube Videos γίνεται μέσα σε λίγα λεπτά, ακόμη και για τον μη ειδικό.
Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της μη χρήσης εμπορευματοκιβωτίων Docker;
Η καλύτερη απόφαση του PaperOffice να κάνετε χωρίς το Docker έχει τεράστια πλεονεκτήματα ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε NAS Synology και όχι την ακριβή σειρά Plus.
Το οποίο έχει θετική επίδραση στο πορτοφόλι σας και είναι εύκολο στον προϋπολογισμό.
Πώς φτάνουν τα δεδομένα στο Nas Synology;
Σάρωση εγγράφων
Η διαδικασία είναι απλή: εάν τα δεδομένα δεν είναι ακόμη διαθέσιμα σε ψηφιακή μορφή, τα έντυπα έγγραφα πρέπει πρώτα να σαρωθούν ή να φωτογραφηθούν.
Με το σαρωτή σας ή άλλη συσκευή ψηφιοποίησης, το έγγραφο δεν μετατρέπεται μόνο σε εικόνα, αλλά το περιεχόμενό του μπορεί επίσης να "διαβαστεί" ηλεκτρονικά. Η λειτουργία σαρωτή που είναι ενσωματωμένη στο PaperOffice DMS συνδέεται με το σαρωτή σας και έτσι μεταφέρει το ψηφιακό μέσο στο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων.
Σχετικά με τον καλύτερο τρόπο ενσωμάτωσης του σαρωτή σας, για την ψηφιοποίηση των εγγράφων, έχουμε ήδη περιγράψει σε άλλο άρθρο.
Ψηφιακή αποθήκευση εγγράφων
Τα δεδομένα σε ψηφιακή μορφή, όπως τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τα ψηφιακά αρχεία, μπορούν εύκολα να μεταφερθούν και να αποτεθούν στη διεπαφή του PaperOffice. Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε πολλά έγγραφα χωρίς χειροκίνητη προσπάθεια, η παρακολούθηση φακέλων που είναι ενσωματωμένη στο PaperOffice είναι κατάλληλη για αυτό. Αυτό επιτρέπει την ομαλή αρχειοθέτηση στο παρασκήνιο.
Υπάρχοντα δεδομένα
Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων του PaperOffice διευκολύνει επίσης τους χρήστες να μεταφέρουν τα ψηφιακά δεδομένα που βρίσκονταν προηγουμένως στους σκληρούς δίσκους φορητών υπολογιστών ή επιτραπέζιων υπολογιστών σε μια κοινόχρηστη συσκευή αποθήκευσης δεδομένων, το Synology NAS.
Όλα τα υπάρχοντα δεδομένα μπορούν να εισαχθούν στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων με ένα μόνο κλικ.
Υπάρχουν επίσης πολλοί άλλοι τρόποι για να μεταφέρετε τα δεδομένα σας στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων, οι οποίοι είναι ήδη ενσωματωμένοι στο PaperOffice DMS στην τυπική έκδοση.
FAQs
Τέλος, απαντάμε σε μερικές πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα "":