Ψηφιακές εξειδικευμένες λύσεις για δικηγόρους και δικηγορικά γραφεία
Η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών και η βελτιστοποίηση των διαδικασιών είναι οι προϋποθέσεις για την αποτελεσματικότητα και την επιτυχία. Η ανάγκη για αυτό δεν είναι πλέον μια προαιρετική πολυτέλεια, αλλά απαραίτητη για να παραμείνουμε ανταγωνιστικοί μακροπρόθεσμα.
Επαγγελματική συμβουλή
Σημαντικά έγγραφα σε υπάρχουσα έντυπη μορφή, όπως υπομνήματα, έγγραφα πελατών, προσχέδια, εξωτερικές δικαστικές επιστολές, έρευνα, πραγματογνωμοσύνες αντικαθίστανται από ηλεκτρονικά έγγραφα χάρη στην ψηφιοποίηση και έτσι βελτιστοποιούν όλες τις διαδικασίες εργασίας στο μέγιστο.Το PaperOffice όχι μόνο επιτρέπει τη διαχείριση εγγράφων, αλλά καθιστά δυνατή και την άμεση πρόσβαση σε ενημερωμένα και ακριβή αρχεία πελατών.
Ψηφιοποίηση για δικηγορικά γραφεία, δικηγόρους και συμβούλους διαχείρισης
Με τη σημερινή πλημμύρα ψηφιακών και έντυπων δεδομένων, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι τα σημαντικά έγγραφα δεν θα χαθούν και θα είναι διαθέσιμα την κατάλληλη στιγμή.
Οι δικηγόροι, τα νομικά τμήματα, τα δικηγορικά γραφεία και οι σύμβουλοι διαχείρισης καθώς και οι συμβολαιογράφοι επωφελούνται σημαντικά από τη χρήση κατάλληλης διαχείρισης δεδομένων.
Σημαντικά έγγραφα συσσωρεύονται σε δικηγορικά γραφεία σε καθημερινή βάση: υπομνήματα, έγγραφα πελατών, σχέδια, εξωτερικές δικαστικές επιστολές, έρευνα, γνώμες εμπειρογνωμόνων και πολλά άλλα. Αυτά δεν φτάνουν μόνο μέσω ταχυδρομείου, πολλές επιστολές πελατών φτάνουν επίσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Όλα αυτά τα έγγραφα πρέπει να ψηφιοποιηθούν εάν φτάνουν σε έντυπη μορφή, απαιτούν δομημένη κατάθεση, ανάθεση εργασιών και ροής εργασίας και πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμα κατόπιν αιτήματος.
Επειδή οι εξαιρετικά τεχνικές διαδικασίες στην αυτοκινητοβιομηχανία απαιτούν τέλεια ροή πληροφοριών και δομημένη εκτέλεση. Τα απαραίτητα πλεονεκτήματα μπορούν να επιτευχθούν μόνο χάρη στην ψηφιοποίηση.
Είναι πολύ σημαντικό να τηρηθούν σημαντικές προθεσμίες και να ληφθούν νομικά μέτρα για την αποθήκευση εγγράφων.
Το PaperOffice DMS σας δίνει μια σαφή δομή στα έγγραφά σας και σας βοηθά να αντιμετωπίσετε την πλημμύρα των πληροφοριών.
Το PaperOffice εξαλείφει όλα τα χρονοβόρα σημεία συμφόρησης και δημιουργεί μια σαφή επισκόπηση σημαντικών εγγράφων όπως συμβόλαια ή επιστολές, διαχειρίζοντάς τα ψηφιακά στο PaperOffice στο μέλλον.
Εργαστείτε αποτελεσματικά χάρη στην ψηφιοποίηση
Το να έχεις δίκιο και να διορθώνεσαι δεν είναι πάντα ένα και το αυτό. Η κατάσταση είναι παρόμοια με τις επιχειρηματικές αποφάσεις σχετικά με το ποια πορεία πρέπει να ακολουθήσουμε για ένα επιτυχημένο μέλλον. Οι βιομηχανίες που ασχολούνται με το να βοηθήσουν τους πελάτες τους να αποκτήσουν τα δικαιώματά τους ή να βρουν τον σωστό τρόπο για την εταιρεία είναι δικηγόροι και γραφεία συμβούλων διαχείρισης.
Οι δικηγόροι ως μέλη του δημοσίου δικαίου έχουν ειδικό καθεστώς, αλλά και ιδιαίτερη ευθύνη. Στα γραφεία συμβούλων διαχείρισης, για παράδειγμα, υπάρχουν συχνά και δικηγόροι εκτός από μηχανικούς και οικονομολόγους επιχειρήσεων. Σε μια πολύ περίπλοκη κοινωνική και οικονομική δομή όπως αυτή της Γερμανίας, σχεδόν κάθε βήμα συνοδεύεται από πιθανές νομικές συνέπειες. Πιθανώς το πιο σημαντικό θεμέλιο για αυτές τις δομές είναι η, ιδανικά, πλήρης τεκμηρίωση όλων των διαδικασιών.
Αυτό ακριβώς είναι το PaperOffice DMS, ένα λογισμικό διαχείρισης εγγράφων που μπορεί να κάνει πολύ περισσότερα από το να διαχειρίζεται απλώς έγγραφα.
Το PaperOffice δεν κάνει διάκριση μεταξύ των τύπων εγγράφων, ανεξάρτητα από το αν χρειάζεστε βοήθεια για τη διαχείριση συμβάσεων πελατών, σλιπ, δηλώσεων αμοιβών, κρίσεων και αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: ευχαριστώ Με το σύστημα διαχείρισης εγγράφων PaperOffice, οι προηγούμενες διαδικασίες σας στο δικηγορικό γραφείο ή την εταιρεία σας είναι ψηφιοποιημένες, καθιστώντας τις πιο αποτελεσματικές, διαφανείς και σημαντικά πιο ευέλικτες. Το PaperOffice πληροί τα υψηλότερα πρότυπα ασφαλείας , όπως η διαχείριση εξουσιοδότησης ή η χορήγηση δικαιωμάτων πρόσβασης.
Δεν υπάρχει τρόπος αυτοματοποίησης για δικηγόρους και συμβούλους διαχείρισης
Για τους δικηγόρους και τα γραφεία συμβούλων διαχείρισης, αυτό σημαίνει τη διατήρηση ενός πολύ εκτεταμένου αρχείου πελάτη ή πελάτη, το οποίο πρέπει επίσης να έχει μερικά ειδικά χαρακτηριστικά. Για παράδειγμα, πρέπει να τηρούνται οι αρχές του GDPR και, φυσικά, οι δικηγόροι δεσμεύονται από το απόλυτο καθήκον εμπιστευτικότητας, το οποίο δεν ισχύει μόνο για προφορικές δηλώσεις, αλλά και για την ασφαλή αποθήκευση εγγράφων που προστατεύονται από μη εξουσιοδοτημένα άτομα. Υπάρχει επίσης υποχρέωση συμμόρφωσης με νόμιμες και συμβατικά συμφωνημένες προθεσμίες.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, η μη τήρηση αυτών των προθεσμιών μπορεί να έχει ποινικές συνέπειες, αλλά κυρίως μόνο αστικές συνέπειες. Για τα γραφεία συμβούλων διαχείρισης, η προστασία των εμπορικών απορρήτων των πελατών τους είναι επίσης υψίστης σημασίας.
Το PaperOffice πληροί τα υψηλότερα πρότυπα ασφαλείας , όπως η διαχείριση εξουσιοδότησης, τα διάφορα επίπεδα πρόσβασης και η εκχώρηση εξουσιοδοτήσεων πρόσβασης. Ο χρήστης ορίζει τα επιμέρους βήματα εργασίας με τον ίδιο ακριβώς τρόπο που εκτελούνται στην εταιρεία, για παράδειγμα την "καταγραφή", τον "έλεγχο", την "απελευθέρωση" και την "κράτηση" τιμολογίων.
Η ευθύνη μπορεί να ανατεθεί όχι μόνο σε άτομα, αλλά και σε ομάδες χρηστών όπως "Λογιστική" ή "Δικηγόροι μίσθωσης", έτσι ώστε ένας συνάδελφος να μπορεί να παρέμβει αμέσως εάν ένας υπάλληλος απουσιάζει.
Η τεχνολογία OCR όχι μόνο αναγνωρίζει το περιεχόμενο του εγγράφου, αλλά και όλα τα φορολογικά πεδία δεδομένων, όπως ο αριθμός εγγράφου, η ημερομηνία, το καθαρό, ο φόρος και το ακαθάριστο ποσό. Τα εισαγόμενα δεδομένα είναι διαθέσιμα για τον έλεγχο των αξιολογήσεων, των πράξεων πληρωμής και της χρηματοοικονομικής λογιστικής. Αυτό εξοικονομεί κουραστική εργασία εισόδου και μειώνει τα σφάλματα δημοσίευσης.
Με ένα μόνο κλικ του ποντικιού, τα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένης της θέσης αρχειοθέτησης, μπορούν να εξαχθούν στον πελάτη σας ή αντίστροφα. Αυτά μπορούν επίσης να παρασχεθούν με κωδικούς πρόσβασης.
Η λύση: αποδεδειγμένη τεχνογνωσία
Δεν έχει νόημα να χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης στην πράξη αμέσως; που όχι μόνο πληροί όλες τις απαιτήσεις, αλλά είναι επίσης εύκολο να μάθει και φθηνό;
Το PaperOffice DMS είναι η δοκιμασμένη ολοκληρωμένη λύση για ψηφιακή εργασία και, με πάνω από 20 χρόνια εμπειρίας στην αγορά, ένας από τους πρώτους πρωτοπόρους DMS.
Περιεχόμενο
Τέλειες ροές εργασίας για δικηγόρους και συμβούλους διαχείρισης
Στη Γερμανία υπάρχουν σήμερα περίπου 150.000 μεμονωμένοι κανονισμοί από ομοσπονδιακούς και πολιτειακούς νόμους και κανονισμούς. Κάθε τομέας της κοινωνικής και οικονομικής ζωής ρυθμίζεται. Προκειμένου να κυριαρχήσουν στη ζούγκλα των παραγράφων, οι δικηγόροι ειδικεύονται σε ορισμένους τομείς όπως τα γραφεία συμβούλων διαχείρισης, και όμως δεν υπάρχει δικηγόρος ή σύμβουλος διαχείρισης που να γνωρίζει όλες τις νομικές απαιτήσεις της ειδικής περιοχής του. Ειδικά επειδή οι νέοι νόμοι ή οι αποφάσεις αλλάζουν συνεχώς την τρέχουσα κατάσταση ανά πάσα στιγμή. Χρειάζεται το σωστό λογισμικό, ικανό να μαθαίνει, γρήγορο και ασφαλές.
Το PaperOffice DMS είναι το σωστό λογισμικό επειδή συνοδεύεται από όλα όσα χρειάζονται οι δικηγόροι και τα γραφεία συμβούλων διαχείρισης, για παράδειγμα:
- Αποθήκευση εγγράφων σε όλες τις ψηφιακές μορφές σύμφωνα με τις αρχές του ΓΚΠΔ
- Λειτουργίες για την υποβολή και την εκ νέου υποβολή καθυστερημένων εγγράφων που απαιτούν ενέργεια
- Μια λειτουργία αποθήκευσης δεδομένων αυτοδιδασκαλίας με προσθήκη ετικετών και εσωτερική μηχανή αναζήτησης
- Αυτόματη αντιστοίχιση εγγράφων που προστέθηκαν πρόσφατα στο σωστό φάκελο
- Απλή δημιουργία βάσης δεδομένων και σύνδεση βάσης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της ατομικά προσαρμόσιμης μάσκας
- Αυτοματοποιημένη δημιουργία προτύπων για επαναλαμβανόμενες διαδικασίες και λειτουργίες
Ο ψηφιακός μετασχηματισμός με το PaperOffice DMS φέρνει επανάσταση στον νομικό τομέα
Η λειτουργία ροής εργασίας του PaperOffice απλοποιεί την επικοινωνία μεταξύ της γραμματείας και των δικηγόρων. Η προσανατολισμένη στη διαδικασία διαχείριση εγγράφων διασφαλίζει ότι αυτά τα έγγραφα παραμένουν ενημερωμένα με λίγη προσπάθεια.
Το PaperOffice το υποστηρίζει αυτό με μια εκτεταμένη ενότητα εργασιών και ροής εργασίας.
Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να δημιουργηθούν ορισμένες αλυσίδες διεργασιών και οι υπάρχουσες επιχειρησιακές διαδικασίες μπορούν να οριστούν σε ηλεκτρονικά έγγραφα και να εκτελεστούν εν μέρει αυτόματα.
Αυτό αντιπροσωπεύει βελτιστοποίηση διαδικασίας χωρίς σφάλματα, επειδή η εργασία μπορεί όχι μόνο να ανατεθεί σε υπαλλήλους με συγκεκριμένα δικαιώματα χρήστη και περιόδους ολοκλήρωσης, να απαιτήσει ψηφιακή απελευθέρωση, αλλά και να ενεργοποιήσει αυτόματα περαιτέρω ενέργειες, όπως ειδοποιήσεις μέσω email ή αλλαγές στην κατάσταση του εγγράφου. Το οποίο είναι ένα απόλυτο ΠΡΕΠΕΙ στον νομικό τομέα.
Η ψηφιοποίηση με το PaperOffice φέρνει τεράστια πλεονεκτήματα
Βελτιστοποιήστε το χρόνο εργασίας σας έως και 7,5% σε σύγκριση με την εργασία που βασίζεται σε χαρτί χάρη στη χρήση του PaperOffice DMS.
Εξοικονομήστε χρόνο για την εύρεση, τη δρομολόγηση και την κοινή χρήση εγγράφων.
Φυσικά, το PaperOffice DMS επιτρέπει τη μετεγκατάσταση και την ενσωμάτωση υπαρχόντων ψηφιακών δεδομένων από υπάρχουσες λύσεις λογισμικού.
Ταυτόχρονα, το PaperOffice DMS είναι η διεπαφή μεταξύ αναλογικού και ψηφιακού. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία σάρωσης, το λογισμικό μπορεί να διαβάσει αναλογικά έγγραφα, σχέδια και φωτογραφίες στο σύστημα και να τα ψηφιοποιήσει χρησιμοποιώντας σαρωτές, αλλά και ηχογραφήσεις από κινητά τηλέφωνα, όπου τα κείμενα μετατρέπονται σε γραπτά χρησιμοποιώντας OCR και μπορούν να αλλάξουν σε προγράμματα του Office.
Οι χρονοσφραγίδες και η έκδοση διασφαλίζουν ότι το ψηφιακό έγγραφο αντιστοιχεί στο αναλογικό πρωτότυπο.
Το PaperOffice DMS δεν είναι μόνο εκτεταμένο στις λειτουργίες του, αλλά και εύκολο στην εκμάθηση, καθοδηγούμενο από εκπαιδευτικά βίντεο, αλλά και από ατομικές συμβουλές και εκπαίδευση, εάν είναι επιθυμητό. Όλα αυτά σε μια πραγματικά καλή σχέση τιμής-απόδοσης.
FAQs
Τέλος, απαντάμε σε μερικές πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα "Ψηφιοποίηση για δικηγορικά γραφεία, δικηγόρους και συμβούλους διαχείρισης":
Πώς μπορούν οι εργαζόμενοι να έχουν πρόσβαση στο PaperOffice;
Λόγω της αποκεντρωμένης και σύγχρονης αρχιτεκτονικής του προγράμματος, το PaperOffice μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε σχεδόν οποιαδήποτε συσκευή - από κλασικούς υπολογιστές έως smartphone / tablet έως τηλεοράσεις.
Τι συμβαίνει με τα δεδομένα εάν το PaperOffice δεν υπάρχει;
Δεν θα συμβεί, αλλά για να σας καθησυχάσω: Μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας ΑΝΆ ΠΆΣΑ ΣΤΙΓΜΉ, επειδή το PaperOffice βασίζεται σε μια ανοιχτή δομή βάσης δεδομένων, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα σας ανά πάσα στιγμή.
Προστασία δεδομένων θέματος: Πού αποθηκεύονται όλα τα έγγραφα;
Το PaperOffice θα αποθηκεύσει όλα τα έγγραφα εσωτερικά με κρυπτογράφηση υψηλού επιπέδου, καθιστώντας το απρόσβλητο από κλοπή δεδομένων, για παράδειγμα, και υπερβαίνοντας όλες τις απαιτήσεις GDPR και GOBD.
Αποφύγετε λάθη: ΠΟΤΕ μην αποθηκεύετε τα δεδομένα σε σύννεφο τρίτου μέρους!
Μπορεί το PaperOffice να προσαρμοστεί ακριβώς στις προδιαγραφές;
Ναι, το PaperOffice μπορεί να προσαρμοστεί 100% στην προβλεπόμενη χρήση για να εξασφαλίσει την απρόσκοπτη ενσωμάτωση σε υπάρχουσες διαδικασίες και συστήματα. Ακόμη και η διεπαφή του προγράμματος μπορεί να σχεδιαστεί πλήρως και να προσαρμοστεί ελεύθερα.
Συμπέρασμα
Το PaperOffice DMS υποστηρίζει δικηγόρους και συμβούλους διαχείρισης και προσφέρει κατάλληλες διεπαφές με άλλο λογισμικό, συνδέσεις API και μπορεί να επεκταθεί ανά πάσα στιγμή σύμφωνα με τις επιθυμίες σας. Το λογισμικό είναι εύκολο στην εκμάθηση και μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί στην καθημερινή πρακτική χωρίς να προκαλέσει απουσίες για εκπαιδευτικούς σκοπούς.
Το PaperOffice DMS συνιστά τη χρήση ενός NAS (αποθήκευση δεδομένων που υποστηρίζεται από το δίκτυο) με μια λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, έτσι ώστε τα σημαντικά δεδομένα να μην χάνονται ούτε να κατασκοπεύονται σε σύννεφα τρίτων κατασκευαστών.
Τελικά, το PaperOffice DMS εντυπωσιάζει με μια πολύ καλή σχέση τιμής-απόδοσης και τεράστια τεχνογνωσία μέσα από πάνω από 20 χρόνια πρακτικής εμπειρίας.