Ψηφιακές εξειδικευμένες λύσεις στα χρηματοοικονομικά
Η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών και οι εξειδικευμένες λύσεις για τη χρηματοδότηση είναι οι προϋποθέσεις για την αποτελεσματικότητα και την επιτυχία. Η ανάγκη για αυτό δεν είναι πλέον μια προαιρετική πολυτέλεια, αλλά απαραίτητη για να παραμείνουμε ανταγωνιστικοί μακροπρόθεσμα.
Επαγγελματική συμβουλή
Σημαντικά έγγραφα σε υπάρχουσα έντυπη μορφή, όπως υπομνήματα, καταστάσεις λογαριασμών, συμβάσεις, εξωτερικές επιστολές, λογαριασμοί, αναφορές αντικαθίστανται από ηλεκτρονικά έγγραφα χάρη στην ψηφιοποίηση και έτσι βελτιστοποιούν όλες τις διαδικασίες εργασίας στο μέγιστο.Το PaperOffice όχι μόνο επιτρέπει τη διαχείριση εγγράφων, αλλά και την επιτρέπει Άμεση πρόσβαση σε ψηφιακά αρχεία πελατών και πιστώσεων.
Ψηφιοποίηση στον χρηματοοικονομικό και τραπεζικό τομέα
Με τη σημερινή πλημμύρα ψηφιακών και έντυπων δεδομένων, πρέπει να διασφαλιστεί ότι τα σημαντικά έγγραφα δεν χάνονται και είναι διαθέσιμα την κατάλληλη στιγμή, επειδή τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα και οι τράπεζες επωφελούνται σημαντικά από τη χρήση κατάλληλης διαχείρισης δεδομένων - λαμβάνουν σημαντικά έγγραφα με υψηλά επίπεδα ταξινόμησης και άμεσες απαιτήσεις ολοκλήρωσης.
Τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα και οι τράπεζες επωφελούνται σημαντικά από τη χρήση κατάλληλης διαχείρισης δεδομένων που πληροί όλες τις απαιτήσεις.
Σημαντικά έγγραφα, όπως υπομνήματα, συμβάσεις, λογαριασμοί και εξωτερικές επιστολές, δεν εισέρχονται μόνο ταχυδρομικώς. Πολλές επιστολές πελατών φτάνουν επίσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στο πλαίσιο αυτό, πρέπει να διατηρηθεί η πλήρης επισκόπηση των ευθυνών, των προθεσμιών, του κόστους και των καθηκόντων και να διασφαλιστούν τα πρότυπα ασφαλείας.
Όλα αυτά τα έγγραφα πρέπει να ψηφιοποιηθούν εάν φτάνουν σε έντυπη μορφή, απαιτούν δομημένη κατάθεση, ανάθεση εργασιών και ροής εργασίας και πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμα κατόπιν αιτήματος.
Επειδή όλες οι διαδικασίες στα χρηματοοικονομικά απαιτούν τέλεια ροή πληροφοριών και δομημένη εκτέλεση. Τα απαραίτητα πλεονεκτήματα μπορούν να επιτευχθούν μόνο χάρη στην ψηφιοποίηση.
Επειδή ένα ψηφιακό αρχείο εγγράφων επιτρέπει την άμεση πρόσβαση σε όλα τα απαραίτητα έγγραφα και τη συμμετοχή στις διαδικασίες έγκρισης. Δεν έχει σημασία αν βρίσκεστε στο γραφείο, εργάζεστε από το σπίτι ή σε επαγγελματικό ταξίδι.
Είναι πολύ σημαντικό να τηρηθούν σημαντικές προθεσμίες και να ληφθούν νομικά μέτρα για την αποθήκευση εγγράφων.
Το PaperOffice DMS σας δίνει μια σαφή δομή στα έγγραφά σας και σας βοηθά να αντιμετωπίσετε την πλημμύρα των πληροφοριών.
Το PaperOffice εξαλείφει όλα τα χρονοβόρα σημεία συμφόρησης και δημιουργεί μια σαφή επισκόπηση σημαντικών εγγράφων όπως συμβόλαια ή επιστολές, διαχειρίζοντάς τα ψηφιακά στο PaperOffice στο μέλλον.
Μετατροπή εγγράφων σε λύσεις
Στον χρηματοπιστωτικό κλάδο και τις τράπεζες, χρησιμοποιείται καθημερινά πολύ χαρτί και παράγεται τεράστιος αριθμός εγγράφων. Από τη μία πλευρά, δεδομένου ότι οι διαδικασίες είναι αρκετά περίπλοκες, αυτό οδηγεί σε μεγάλα βουνά χαρτιού, τεράστιες ποσότητες δεδομένων, αλλά και σε μια μακρά διαδικασία αναζήτησης. Επιπλέον, τα έγγραφα πρέπει να αποθηκεύονται, να ευρετηριάζονται, να ταξινομούνται και, εάν είναι απαραίτητο, να κοινοποιούνται σε συναδέλφους.
Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων PaperOffice φέρνει την οργάνωση και την προστασία των δεδομένων κάτω από μια κουκούλα. Το καινοτόμο σύστημα παρέχει βελτιωμένα εργαλεία αναζήτησης και ανάκτησης που μειώνουν το χρόνο απόκρισης και διασφαλίζουν ότι τα έγγραφα δεν χάνονται ποτέ, με τα οποία τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα είναι πάντα ικανοποιημένα.
Αυτό είναι το PaperOffice DMS, ένα λογισμικό διαχείρισης εγγράφων που μπορεί να κάνει πολύ περισσότερα από το να διαχειρίζεται απλώς έγγραφα.
Το PaperOffice δεν κάνει διάκριση μεταξύ των τύπων εγγράφων, ανεξάρτητα από το αν χρειάζεστε βοήθεια για τη διαχείριση συμβάσεων, υπομνημάτων και αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: χάρη στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων PaperOffice, οι προηγούμενες διαδικασίες σας στην εταιρεία σας ψηφιοποιήθηκαν, καθιστώντας τις πιο αποτελεσματικές, διαφανείς και σημαντικά πιο ευέλικτες.
Επειδή ανεξάρτητα από τη μορφή με την οποία τα έγγραφα φτάνουν στην εταιρεία, είτε ως έντυπα έγγραφα, αρχεία PDF, e-mail ή φωτογραφίες, αρχειοθετούνται αυτόματα και αποθηκεύονται σε μια ασφαλή βάση δεδομένων.
Έτσι, σημαντικές συμβάσεις μπορούν να αναγνωριστούν και να τερματιστούν εγκαίρως ή να αποτελέσουν αντικείμενο επαναδιαπραγμάτευσης. Κυκλοφορία εγγράφου με ψηφιακή υπογραφή και ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί για αργή έντυπη αλληλογραφία, το μη ασφαλές ηλεκτρονικό ταχυδρομείο συμβάλλει στην αφοσίωση των πελατών.
Έλεγχος πρόσβασης και μεγαλύτερη διαφάνεια
Χάρη στην ενσωματωμένη τεχνητή νοημοσύνη, ενεργοποιούνται οι αυτόματοι κανόνες. Αυτό το AI ταξινομεί αυτόματα τα έγγραφα σε φακέλους όπως "Τιμολόγιο" και "Τραπεζικές καταστάσεις", αποθηκεύει τις αντίστοιχες λέξεις-κλειδιά και ενεργοποιεί την ψηφιακή ροή εργασίας που είναι αποθηκευμένη για τον αντίστοιχο τύπο εγγράφου.
Για τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα και τις τράπεζες, αυτό σημαίνει τη διατήρηση ενός πολύ εκτεταμένου αρχείου πελάτη ή πελάτη, το οποίο πρέπει επίσης να έχει μερικά ειδικά χαρακτηριστικά. Για παράδειγμα, πρέπει να τηρούνται οι αρχές του GDPR και, φυσικά, τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα υπόκεινται σε ένα άνευ όρων καθήκον εμπιστευτικότητας, το οποίο δεν αναφέρεται μόνο σε προφορικές δηλώσεις, αλλά και στην ασφαλή αποθήκευση εγγράφων που προστατεύονται από μη εξουσιοδοτημένα άτομα. Υπάρχει επίσης υποχρέωση συμμόρφωσης με νόμιμες και συμβατικά συμφωνημένες προθεσμίες.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, η μη τήρηση αυτών των προθεσμιών μπορεί να έχει ποινικές συνέπειες, αλλά κυρίως μόνο αστικές συνέπειες. Η προστασία των εμπορικών απορρήτων των πελατών τους είναι επίσης πρωταρχικής σημασίας για τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα.
Το PaperOffice πληροί τα υψηλότερα πρότυπα ασφαλείας , όπως η διαχείριση εξουσιοδοτήσεων ή η χορήγηση εξουσιοδοτήσεων πρόσβασης. Ο χρήστης ορίζει τα επιμέρους βήματα εργασίας ακριβώς όπως θα εκτελούνταν, για παράδειγμα την "εγγραφή", τον "έλεγχο", την "απελευθέρωση" και την "κράτηση" των τιμολογίων.
Η ευθύνη μπορεί όχι μόνο να ανατεθεί σε μεμονωμένα άτομα, αλλά και σε ομάδες χρηστών όπως "Λογιστική" ή "τμήμα πληροφορικής", έτσι ώστε ένας συνάδελφος να μπορεί να παρέμβει αμέσως εάν ένας υπάλληλος απουσιάζει.
Η τεχνολογία OCR όχι μόνο αναγνωρίζει το περιεχόμενο του εγγράφου, αλλά και όλα τα φορολογικά πεδία δεδομένων, όπως ο αριθμός εγγράφου, η ημερομηνία, το καθαρό, ο φόρος και το ακαθάριστο ποσό. Τα εισαγόμενα δεδομένα είναι διαθέσιμα για τον έλεγχο των αξιολογήσεων, των πράξεων πληρωμής και της χρηματοοικονομικής λογιστικής. Αυτό εξοικονομεί κουραστική εργασία εισόδου και μειώνει τα σφάλματα δημοσίευσης.
Με ένα μόνο κλικ του ποντικιού, τα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένης της θέσης αρχειοθέτησης, μπορούν να εξαχθούν στον πελάτη σας ή το αντίστροφο.
Η λύση: αποδεδειγμένη τεχνογνωσία
Δεν έχει νόημα να χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης στην πράξη αμέσως; που όχι μόνο πληροί όλες τις απαιτήσεις, αλλά είναι επίσης εύκολο να μάθει και φθηνό;
Το PaperOffice DMS είναι η δοκιμασμένη ολοκληρωμένη λύση για ψηφιακή εργασία και, με πάνω από 20 χρόνια εμπειρίας στην αγορά, ένας από τους πρώτους πρωτοπόρους DMS.
Περιεχόμενο
Τέλειες οικονομικές ροές εργασίας
Τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα καθώς και οι πάροχοι υπηρεσιών και οι τράπεζες πρέπει να επεξεργάζονται έγγραφα για όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές. Η συνεχής περαιτέρω ανάπτυξη των επιχειρηματικών μοντέλων δημιουργεί συνεχώς νέες προκλήσεις. Αυτό που χρειάζονται είναι ένα καλό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
Το PaperOffice DMS είναι το σωστό λογισμικό επειδή έρχεται με όλα όσα χρειάζονται τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα και οι τράπεζες, όπως:
- Αποθήκευση εγγράφων σε όλες τις ψηφιακές μορφές σύμφωνα με τις αρχές του GDPR/li>
- Λειτουργίες για την υποβολή και την εκ νέου υποβολή καθυστερημένων εγγράφων που απαιτούν ενέργεια
- Μια λειτουργία αποθήκευσης δεδομένων αυτοδιδασκαλίας με προσθήκη ετικετών και εσωτερική μηχανή αναζήτησης
- Αυτόματη αντιστοίχιση εγγράφων που προστέθηκαν πρόσφατα στο σωστό φάκελο
- Απλή δημιουργία βάσης δεδομένων και σύνδεση βάσης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της ατομικά προσαρμόσιμης μάσκας
- Αυτοματοποιημένη δημιουργία προτύπων για επαναλαμβανόμενες διαδικασίες και λειτουργίες
Ενσωμάτωση ψηφιακών ροών εργασίας σε επιχειρηματικές διαδικασίες
Η λειτουργία ροής εργασίας PaperOffice απλοποιεί την επικοινωνία. Η προσανατολισμένη στη διαδικασία διαχείριση εγγράφων διασφαλίζει ότι αυτά τα έγγραφα παραμένουν ενημερωμένα με λίγη προσπάθεια. Το PaperOffice DMS σας δίνει τη δυνατότητα να λάβετε εύκολα υπόψη τις ισχύουσες περιόδους διατήρησης και διαγραφής. Οι ψηφιακές ροές εργασίας ενσωματώνονται στις επιχειρηματικές διαδικασίες, γεγονός που διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τα βασικά βήματα της διαδικασίας και συνεπώς τη συμμόρφωση.
Το PaperOffice το υποστηρίζει αυτό με μια εκτεταμένη ενότητα εργασιών και ροής εργασίας.
Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να δημιουργηθούν ορισμένες αλυσίδες διεργασιών και οι υπάρχουσες επιχειρησιακές διαδικασίες μπορούν να οριστούν σε ηλεκτρονικά έγγραφα και να εκτελεστούν εν μέρει αυτόματα.
Αυτό αντιπροσωπεύει βελτιστοποίηση διαδικασίας χωρίς σφάλματα, επειδή η εργασία μπορεί όχι μόνο να ανατεθεί σε υπαλλήλους με συγκεκριμένα δικαιώματα χρήστη και περιόδους ολοκλήρωσης, να απαιτήσει ψηφιακή απελευθέρωση, αλλά και να ενεργοποιήσει αυτόματα περαιτέρω ενέργειες, όπως ειδοποιήσεις μέσω email ή αλλαγές στην κατάσταση του εγγράφου. Το οποίο είναι ένα απόλυτο MUST στον χρηματοπιστωτικό τομέα.
Με αυτόν τον τρόπο, τα σχετικά μεταδεδομένα μπορούν επίσης να αποθηκευτούν μετά τη διαδικασία αρχειοθέτησης των εγγράφων. Εκτός από τον τύπο του εγγράφου, μπορεί να καθοριστεί η περίοδος αρχειοθέτησης και οι σχετικές πληροφορίες πελατών.
Οι πάροχοι χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών επωφελούνται από τη διαχείριση ψηφιακών εγγράφων
Βελτιστοποιήστε το χρόνο εργασίας σας έως και 7,5% σε σύγκριση με την εργασία που βασίζεται σε χαρτί χάρη στη χρήση του PaperOffice DMS.
Εξοικονομήστε χρόνο για την εύρεση, τη δρομολόγηση και την κοινή χρήση εγγράφων.
Φυσικά, το PaperOffice DMS επιτρέπει τη μετεγκατάσταση και την ενσωμάτωση υπαρχόντων ψηφιακών δεδομένων από υπάρχουσες λύσεις λογισμικού.
Ταυτόχρονα, το PaperOffice DMS είναι η διεπαφή μεταξύ αναλογικού και ψηφιακού. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία σάρωσης, το λογισμικό μπορεί να διαβάσει αναλογικά έγγραφα, σχέδια και φωτογραφίες στο σύστημα και να τα ψηφιοποιήσει χρησιμοποιώντας σαρωτές, αλλά και ηχογραφήσεις από κινητά τηλέφωνα, όπου τα κείμενα μετατρέπονται σε γραπτά χρησιμοποιώντας OCR και μπορούν να αλλάξουν σε προγράμματα του Office.
Οι χρονοσφραγίδες και η έκδοση διασφαλίζουν ότι το ψηφιακό έγγραφο αντιστοιχεί στο αναλογικό πρωτότυπο.
Το PaperOffice DMS δεν είναι μόνο εκτεταμένο στις λειτουργίες του, αλλά και εύκολο στην εκμάθηση, καθοδηγούμενο από εκπαιδευτικά βίντεο, αλλά και από ατομικές συμβουλές και εκπαίδευση, εάν είναι επιθυμητό. Όλα αυτά σε μια πραγματικά καλή σχέση τιμής-απόδοσης.
FAQs
Τέλος, απαντάμε σε μερικές πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα "Ψηφιοποίηση στον χρηματοοικονομικό και τραπεζικό τομέα":
Πώς μπορούν οι εργαζόμενοι να έχουν πρόσβαση στο PaperOffice;
Λόγω της αποκεντρωμένης και σύγχρονης αρχιτεκτονικής του προγράμματος, το PaperOffice μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε σχεδόν οποιαδήποτε συσκευή - από κλασικούς υπολογιστές έως smartphone / tablet έως τηλεοράσεις.
Τι συμβαίνει με τα δεδομένα εάν το PaperOffice δεν υπάρχει;
Δεν θα συμβεί, αλλά για να σας καθησυχάσω: Μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας ΑΝΆ ΠΆΣΑ ΣΤΙΓΜΉ, επειδή το PaperOffice βασίζεται σε μια ανοιχτή δομή βάσης δεδομένων, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα σας ανά πάσα στιγμή.
Προστασία δεδομένων θέματος: Πού αποθηκεύονται όλα τα έγγραφα;
Το PaperOffice θα αποθηκεύσει όλα τα έγγραφα εσωτερικά με κρυπτογράφηση υψηλού επιπέδου, καθιστώντας το απρόσβλητο από κλοπή δεδομένων, για παράδειγμα, και υπερβαίνοντας όλες τις απαιτήσεις GDPR και GOBD.
Αποφύγετε λάθη: ΠΟΤΕ μην αποθηκεύετε τα δεδομένα σε σύννεφο τρίτου μέρους!
Μπορεί το PaperOffice να προσαρμοστεί ακριβώς στις προδιαγραφές;
Ναι, το PaperOffice μπορεί να προσαρμοστεί 100% στην προβλεπόμενη χρήση για να εξασφαλίσει την απρόσκοπτη ενσωμάτωση σε υπάρχουσες διαδικασίες και συστήματα. Ακόμη και η διεπαφή του προγράμματος μπορεί να σχεδιαστεί πλήρως και να προσαρμοστεί ελεύθερα.
Συμπέρασμα
Το PaperOffice DMS υποστηρίζει παρόχους χρηματοοικονομικών υπηρεσιών και τράπεζες και προσφέρει κατάλληλες διεπαφές με άλλο λογισμικό, συνδέσεις API και μπορεί να επεκταθεί ανά πάσα στιγμή σύμφωνα με τις επιθυμίες σας. Το λογισμικό είναι εύκολο στην εκμάθηση και μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί στην καθημερινή πρακτική χωρίς να προκαλέσει απουσίες για εκπαιδευτικούς σκοπούς.
Το PaperOffice DMS συνιστά τη χρήση ενός NAS (αποθήκευση δεδομένων που υποστηρίζεται από το δίκτυο) με μια λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, έτσι ώστε τα σημαντικά δεδομένα να μην χάνονται ούτε να κατασκοπεύονται σε σύννεφα τρίτων κατασκευαστών.
Τελικά, το PaperOffice DMS εντυπωσιάζει με μια πολύ καλή σχέση τιμής-απόδοσης και τεράστια τεχνογνωσία μέσα από πάνω από 20 χρόνια πρακτικής εμπειρίας.