Perusahaan konstruksi
IDC Construccion S.L. Las Palmas

Latar Belakang

IDC Construccion adalah perusahaan konstruksi yang berbasis di Las Palmas dan mengkhususkan diri dalam pembangunan lantai olahraga untuk sekolah, gedung olahraga, dan taman bermain. Perusahaan ini dikenal karena lantai berkualitas tinggi dan tahan lama untuk sekolah, gedung olahraga, taman bermain, dan sebagainya yang memenuhi kebutuhan pengguna.

Seperti halnya perusahaan konstruksi besar lainnya, IDC Construccion juga menghadapi banyak masalah dalam mengelola dan mengorganisir dokumen-dokumen penting dalam operasional sehari-hari.
Untuk mengatasi tantangan ini, perusahaan ini mencari sistem manajemen dokumen (DMS) untuk mengoptimalkan pengelolaan dokumennya.

Hal yang penting adalah DMS yang baru harus mampu mengumpulkan semua dokumen ini dalam satu tempat dan memungkinkan akses yang mudah dari setiap lokasi.
IDC Construccion mencari DMS yang bisa disesuaikan dengan aliran kerja yang ada dan memenuhi persyaratan mereka.

Tantangan yang dihadapi meliputi:

• Pendaftaran, organisasi, klasifikasi, dan pengarsipan semua dokumen perusahaan
• Akses cepat dan dapat diandalkan ke dokumen dari setiap lokasi
• Sistem yang seragam untuk mengelola dokumen fisik dan file elektronik
• Integrasi yang mudah dengan aliran kerja yang ada
• Kontrol dan keamanan informasi yang rahasia

Produsen mana yang dipertimbangkan?

ID IDC Construccion memeriksa beberapa opsi DMS. Namun, tidak ada sistem lain yang dapat menyesuaikan dengan cara kerja mereka yang ada. Akhirnya mereka menemukan PaperOffice DMS dan menemukan bahwa itu sangat cocok dengan persyaratan mereka. Mereka terkesan dengan fakta bahwa itu dapat terintegrasi dengan mudah ke dalam sistem yang ada tanpa perlu mengubah cara kerja mereka.

Mengapa IDC Construccion S.L. Memilih PaperOffice DMS

Bapak Agustín García Afonso dari IDC Construccion S.L., pertama-tama mengeksplorasi berbagai penawaran perangkat lunak dalam hal manajemen dokumen dan akhirnya memutuskan untuk menguji PaperOffice DMS terlebih dahulu.

Tantangan bagi perusahaan konstruksi, IDC Construccion, adalah menemukan sistem manajemen dokumen yang sesuai dengan cara kerja dan mengoptimalkan manajemen dokumen mereka.

Setelah mencoba beberapa sistem manajemen dokumen, ditemukan bahwa sistem-sistem ini akan memaksa mereka untuk mengubah cara kerja mereka untuk sesuai dengan sistem, bukan sebaliknya.

Ini adalah kerugian bagi perusahaan karena mereka sudah memiliki sistem manajemen dokumen yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka, tetapi tidak diperbarui. Karena tantangan ini, perusahaan memutuskan untuk mencari sistem yang akan memenuhi persyaratan mereka dan pada saat yang sama mendukung sistem yang sudah ada.

Setelah memeriksa dengan cermat beberapa sistem manajemen dokumen, IDC Construccion memilih PaperOffice DMS.

Sistem ini dipilih karena memungkinkan perusahaan untuk mengubah sedikit cara kerja yang ada sementara memenuhi persyaratan mereka. Ini adalah faktor penting dalam memilih PaperOffice DMS, karena perusahaan dapat mempertahankan kendali penuh atas dokumen mereka tanpa mengganggu cara kerja mereka.

Dengan akses yang terkontrol, daftar tugas yang terperinci, serta memberikan persetujuan melalui alur kerja dan pemberitahuan email yang dapat diandalkan, karyawan dapat menyelesaikan tugas yang ditugaskan dengan efisien dan orang yang berwenang dapat dengan mudah memberikan persetujuan atau menolak persetujuan.

"Untuk perusahaan yang belum memiliki sistem manajemen dokumen, PaperOffice DMS adalah solusi yang ideal karena memiliki semua yang Anda harapkan. Bahkan untuk perusahaan yang sudah memiliki sistem manajemen dokumen tetapi perlu berpindah karena alasan tertentu, PaperOffice DMS adalah pilihan yang luar biasa karena antarmuka yang mudah digunakan dan fiturnya."

Ketersediaan data dan dokumen yang lebih mudah dan cepat mengubah proses perusahaan secara mendasar dan berkelanjutan. Pengetahuan administrasi sekarang diatur secara transparan dan tersedia tepat waktu.

Beberapa Hal yang Membuat PaperOffice DMS Lebih Baik dari yang Lain

• Kemampuan Penyesuaian Antarmuka Pengguna: IDC Construccion terkesan dengan kemudahan penggunaan dari PaperOffice DMS. Sistem Manajemen Dokumen ini dapat menyesuaikan dengan alur kerja yang sudah ada di IDC Construccion dan memungkinkan mereka untuk mengatur dan mencari dokumen dengan cepat dan mudah.
• Pencarian Dokumen yang Ditingkatkan: Dengan PaperOffice DMS, karyawan IDC Construccion dapat menemukan dokumen dengan cepat dan mudah, menghemat waktu dan sumber daya.
• Kontrol Versi Dokumen: PaperOffice DMS memungkinkan IDC Construccion untuk mengontrol versi dokumen dan memastikan bahwa mereka selalu yang terbaru.

"Setelah mengimplementasikan PaperOffice, kami bahkan mengubah pernyataan kami yang berbunyi 'Katakanlah pada kami bagaimana Anda ingin berjalan, dan kami akan meletakkan lantainya' menjadi pernyataan manajemen dokumen yang berbunyi 'Katakanlah pada saya bagaimana Anda ingin mengelola dokumentasi Anda, dan PaperOffice akan melakukannya untuk Anda'."

Hasil Akhir

Dengan mengimplementasikan PaperOffice DMS, IDC Construccion berhasil meningkatkan manajemen dokumen mereka. Perusahaan terkesan dengan kemampuan penyesuaian antarmuka pengguna, pencarian dokumen yang ditingkatkan, dan kontrol versi dokumen. Implementasi sistem baru berjalan lancar, dan perusahaan ini merekomendasikan PaperOffice DMS kepada siapa pun yang sedang mencari solusi manajemen dokumen. Secara keseluruhan, pengalaman IDC Construccion dengan PaperOffice DMS sangat memuaskan dan melebihi harapan mereka.