Скенери и управление на документи: ползи и употреби

Има дихотомия в повечето офиси по света. От една страна цифровата област с отделни и мрежови компютри, от друга страна документи на хартиен носител. Това понякога причинява хаос и преди всичко времето се губи. Времето, прекарано в търсене на съдържание.

Paperless work through digital processes

Според международен доклад на McKinsey, офис работниците прекарват 1,8 часа на ден в търсене и събиране на информация, което е средно 9,3 часа седмично.

Счетоводителите, секретарите, купувачите, чинослугите, диспечерите и много други професионални групи са заети с обработването на административни процеси всеки ден. Работата на един служител често е зависима от тази на друг.

Всяка компания вече има мултифункционално устройство, което също поддържа функцията за сканиране. Но за мнозина терминът и използването на система за управление на документи все още е неизвестен.

В текущата статия обясняваме, че си струва да използвате система за управление на документи с вашия скенер. Ще ви дадем поне 15 причини за използването му, което ще ви даде възможност да направите вашия офис без хартия и цифров и как можете да го използвате, за да увеличите ефективността на основната дейност на вашата компания.

Преди да влезем в причините защо, нека отговорим на въпроса:

За какво се използва DMS във фирмата?

Фактури, товарителници, придружаващи писма, пратки или инструкции за експлоатация за нови устройства и свързаните с тях гаранционни сертификати, да назовете само няколко примера? Цифровизацията им често е дълго време, просто защото липсва персонал и време. В резултат на това аналоговата планина расте.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

С DMS и скенера, който е подходящ за вашите нужди, можете да получите дихотомията и излишната загуба на време под контрол.

DMS също така означава софтуер за управление на документи и е предназначен за управление на документи, особено цифрови документи, което включва преобразуването от аналогов в цифров. PaperOffice DMS е такъв софтуер.

Тъй като PaperOffice DMS дава възможност аналоговата хартия да се превърне в цифрово съдържание, където се случва.

Интелигентно структурираното индексиране присвоява всеки документ на правилния процес, като въвежда ключова дума. Със собствената търсачка в PaperOffice след това всички документи могат да бъдат намерени и извикани. В зависимост от изискванията записаните букви се преобразуват с помощта на oCR разпознаване на текст, за да могат да ги обработват със съвместим софтуер на Office.

Разпознахме нуждата, но:

Какви са предимствата на офис без хартия?

В днешния свят служителите се занимават с голям брой различни документи: оригинални хартиени документи като писма или договори, PDF файлове и електронни документи като файлове и имейли.

В много фирми тези документи се копират, разпечатват, препращат, разпространяват и подават на различни места. Търсенето на важна информация става все по-трудно и води до неикономичен работен процес и претоварени служители. Имаме подробна статия, в която е описана необходимостта от системи за управление на документи и са изброени предимствата от използването им.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Ако обаче служителите Ви започнат да премахват или поне намаляват потреблението на хартия в офисите или цялата фирма, вие също ще подобрите процесите, ще увеличите производителността чрез цифровизация на данните, ще използвате безхартиени методи и по този начин ще намалите разходите.

Много други предимства и аспекти вече са обсъдени в подробна статия на тема "Изпълнение в офис без хартия".

Кои скенери са подходящи за перфектното сътрудничество?

Например мултифункционални устройства (Многофункционални устройства) като тези от Brother или Konica Minolta и други производители.

Принтер, скенер и копирна всичко-в-едно: Сканираните документи отиват в централната директория чрез тези централни устройства или чрез "директно сканиране към пощата" като електронна поща до пощенска кутия във вашия Outlook, която се наблюдава от PaperOffice, например и по този начин автоматично влиза в софтуера за управление на документи.

Или просто интегрирайте персонализирания си PaperOffice адрес в скенера си, така наречения имейл адрес DropMail, като място за съхранение на сканираните ви файлове. PaperOffice архивира всички файлове лесно по имейл.

За тези, които искат да сканират хартиени документи по нормалния начин, модулът "ScanConnect", интегриран по подразбиране в PaperOffice, е идеален. Тъй като това поддържа всеки скенер, мултифункционално устройство или копирна програма с голям капацитет с вградена единица за сканиране и е много лесна за използване.

Независимо от това е маловажно как документите ви за хартия стигат до PaperOffice, защото благодарение на автоматизираното разпознаване на Текст на OCR се разпознава съдържанието на цялата ви сканирана документация.

Без значение какво е направено от хартия, тя се сканира и записва с висока прецизност благодарение на оптимизацията, базирана на ИИ.

Веднага след като документите се записват, съдържанието им се индексира с помощта на разлагане на суров текст. Казано по-просто, съдържанието се изписва дума по дума в специален регистър, като алгоритъмът разпознава отделни думи в словна комбинация и ги записва по един и същ начин.

Цифровизация и управление на документи

Когато говорим за системи за управление на документи, не трябва да забравяме: колкото по-високо е нивото на цифровизация на информацията, която е част от процесите, толкова по-високо е нивото на контрол и автоматизация, което можем да постигнем. Вече сме написали статия за предимствата на дигитализацията, щракнете тук.

В първата стъпка определяте кои документи принадлежат към нашите процеси, как ги интегрираме в нашата система за управление на документи и коя информация трябва да бъде извлечена и съхранена заедно с документите във вашата база данни. След като информацията бъде включена, определяме жизнения й цикъл, как тя ще взаимодейства с други процеси и как можем да я интегрираме.

Информацията идва от различни източници

Най-вероятно ще попаднем на информация, идваща от различни източници и в различни формати. Някои от него в цифров вид, съхранени във файлове или бази данни и някои под формата на печатни документи.

Какво правим с цифрови документи във формат PDF, doc и т.н.? Тук процесът е много прост.

Плъзнете цифровия документ в интерфейса PaperOffice. Или да имате вашите папки на Windows лесно след получаване на документи.

Документите в хартиен вид могат лесно да се сканират и превръщат в цифров формат благодарение на интегрирания скенер.

Благодарение на програмата за оптично разпознаване на знаци (OCR = Оптично разпознаване на знаци), вече направихме важна стъпка. Използвайки скенер или друго цифровизиращо устройство, ние не само преобразуваме документа в изображение, но и можем да "четем" съдържанието му по електронен път.

Не само, че чистият OCR текст е включен в базата данни, благодарение на изкуствения интелект (AI), наречен PIA, автоматизацията може или да бъде посочена ръчно, или автоматично.

Така използваме системата, за да разпознаем и определим кои области на документи трябва да бъдат прочетени автоматично. Като номер на фактура, дата, продукти, суми и др. Съответно разполагаме с цялата необходима информация в нашата система за управление на документи.

Цифровизацията на информацията чрез OCR улеснява интегрирането на голямо разнообразие от документация в управлението на процесите и работните процеси.

Всичко звучи добре, но как се прави масово архивиране от скенера?

PaperOffice DMS взе под внимание и масовото архивиране от скенера ви за най-важните функции, свързани с разпознаването на текст, интеграцията с ИИ и ключовата дума.

Модулът ScanConnect не само предлага директна връзка между вашия скенер и PaperOffice DMS. ScanConnect е мощен инструмент за скенер за ръчни сканирания и скрива други интересни функции, които да ви помогнат при групово сканиране.

Първо подгответе всички страници с документи за сканиране и след това поставете разделителните страници между отделните документи, които искате да отделите.

PaperOffice разпознава разделителните страници и записва документите поотделно.

15 причини да използвате скенера си заедно с PaperOffice DMS

• Причина 1 - Бързо намиране на документи в PaperOffice DMS

  Индексиране в пълен текст и търсене в Google-Like: В система за управление на документи като PaperOffice DMS можете да намерите сканираните си документи, разписки и информация за секунди. Това е възможно, тъй като вашите документи се анализират и индексират с пълнотекстово разпознаване веднага след съхраняването им.

  Просто въвеждате дума за търсене, като с Google, и PaperOffice изброява всички резултати. Да, точно както с Google: Тъй като можете да намерите всяко текстово съдържание на всеки документ за секунди с помощта на интегрираната търсачка, търсене в цял текст и допълнителни функции за филтриране.

  Никога няма да искате да се откажете от търсенето с ключови думи в PaperOffice отново и с филтъра за търсене ще намерите всеки документ, без значение колко подробно - включително изпращане на имейли, експортиране в Excel или файловата система!

• Причина 2 – Автоматично версия хартиени документи

  PaperOffice автоматично версии всеки променен документ, създава скрито копие и го записва отделно, така че да можете да отворите желаната версия отново по всяко време.

  Благодарение на интегрираната VersionControl всяка промяна на документа се разпознава и записва като скрито копие като нова версия на документа. Можете да отваряте, експортирате и редактирате всяка версия независимо.

• Причина 3 – Разделители за партидни сканирания на няколко документа

  Просто поставете страница за разделител на PaperOffice пред всеки документ, който трябва да бъде отделен. PaperOffice разпознава разделителните страници по време на процеса на сканиране и записва документите отделно.

• Причина 4 – Интелигентни разделителни страници за директно подаване от скенер

  PaperOffice ви предлага възможност за ръчно подаване до напълно автоматизирано подаване без никаква намеса. Всички полета се попълват автоматично и дори пътят за съхранение може да се генерира и използва динамично в зависимост от датата.

• Причина 5 – XML/JSON активира qR кодове на разделителни страници

  Съхранявайте XML/JSON-способни QR кодове с ключови думи на разделителни страници и сканирайте стека на документа си - PaperOffice разпознава разделителните страници и QR кодовете с вашите XML/JSON команди и ключови думи документите, когато се съхраняват.

  По този начин можете да запишете отделни разделителни страници с тип документ, например "фактура" и специално място за съхранение за вашето масово сканиране и по този начин да запишете файловете си за сканиране по целенасочен начин.

• Причина 6 - Сканиране папка директория мониторинг

  Вашата копирна програма може да съхранява сканирания в конкретна папка? Чудесно, просто трябва тази папка да бъде наблюдавана и ще имате напълно автоматично подаване за секунди!

  Направете PaperOffice да следи всяка папка автоматично. Веднага след като в тази папка се появят нови файлове, те се архивират според вашите спецификации и се обработват напълно автономно.

• Причина 7 - Настройване на правила за подаване на указателни монитори

  Бихте ли искали да заснемете документи на хартия автоматично след сканиране, но и автоматично да ги маркирате надолу до най-малкия детайл? Първо сканирайте всички документи в папка, след което настройте мониторинг на директорията. След това посочете, че конкретна маска за подаване се използва веднага след като нещо е в папката.

  В допълнение към мониторинга можете да посочите и цялата подходяща информация като име, място за съхранение, тип документ и др. PaperOffice се грижи за цялото подаване за вас.

• Причина 8 – Мощен инструмент скенер за ръчни сканирания

  Единични страници, насипни сканирания или фотосканиране: Без значение какво е направено от хартия, тя се сканира и записва с висока прецизност благодарение на оптимизацията, базирана на ИИ.

  Интегрираният ScanConnect поддържа всеки скенер, мултифункционално устройство или копирна устройство с голям капацитет с интегриран модул за сканиране и е много лесен за използване.

• Причина 9 – Поддръжка на Scan2Folder

  Ако скенерът ви не е WIA или TWAIN скенер, PaperOffice предлага опцията Scan2Folder. Записвате сканираните документи в папка, която се следи от PaperOffice.

• Причина 10 - OCR разпознаване на текст на аналогови документи на над 100 езика

  PaperOffice надеждно преобразува аналогов текст от над 100 езика, включително кирилица и азиатски набори знаци.

  Така международните документи могат да бъдат сканирани във вашата фирма - PaperOffice DMS разпознава езика и извършва разпознаване на текст. Това ви позволява да търсите документа в рамките на вашата база данни и да го намерите в рамките на секунди.

• Причина 11 – Автоматично преобразуване в PDF/A за дългосрочно архивиране
  Хартиените документи се записват автоматично в законово валидния СТАНДАРТ ISO 19005 PDF/A. Форматът PDF/A-1 е най-ограничителният формат, който се състои от 2 нива: PDF/A-1b за визуална възпроизводимост и PDF/A-1a за картографиране на Unicode и структуриране на съдържанието.
• Причина 12 – Няма разгърната облак и/или необходима

  PaperOffice разчита на бази данни, които използвате локално или на вашия NAS, като например Synology или QNAP. По този начин цялата информация за вашите документи, като миниатюри и разпознаване на текст, която е била извършена, както и други ключови думи, се съхранява във вашата база данни.

  По този начин данните не се озовават в доставчици на облак от трети страни и не е нужно да плащате месечни разходи за съхранение на данни.

• Причина 13 – Съхранение на ОРЗД и GOBD

  Независимо от това дали премахвате страници, въртите ги или почерняте области с PaperOffice - всичко е версия по проверка-доказателство начин според GOBD за перфектно подаване.

  PaperOffice автоматично версии всеки променен документ, създава скрито копие и го записва отделно, така че да можете да отворите желаната версия отново по всяко време.

• Причина 14 – Извикване на цифрови документи чрез QR код (сканиране на камера)

  Използването на PaperOffice QR Кодове отваря отлични възможности, като автоматична версия на вече архивирани и променени хартиени документи, които съдържат един и същ QR код.

  Можете също така лесно да търсите документите в PaperOffice с помощта на QR код - отворете qR кода търсене и задръжте QR кода на документа PaperOffice в уеб камерата, за да го покажете в PaperOffice.

• Причина 15 - Ненадминато съотношение цена-качество

  Лицензите за покупка на PaperOffice имат доживотна валидност без последващи разходи и с незадължителните PaperOffice PLUS дори всички последващи актуализации, нови годишни версии и безплатна лична поддръжка по телефона и Teamviewer на изчисляема фиксирана цена без никакви гадни изненади.

  Това бяха само 15 причини, поради които трябва да използвате скенера си със система за управление на документи. В допълнение към изброените по-горе, PaperOffice ви предлага още много причини: управление на жизнените цикли (периоди на задържане), регистриране на достъпа, защита срещу неупълномощен достъп и криптиране, интуитивна интеграция в Outlook / Office, индексиране на документи (метаданни), решения на работния поток и много други.

  Можете да видите функциите, като отидете на нашия сайт и отидете на "Какво може да направи PaperOffice".

Сканирането на документи и архивирането им в ДМС предлага на компаниите огромни предимства. Всички процеси, включващи документи, са оптимизирани. Защитата на данните и сигурността на данните остават гарантирани.

Офисът без хартия облекчава служителите. Спестявате много усилия и разходи за търсене. И подобряваш правната сигурност на административните си процеси.

За много компании PaperOffice DMS е първата стъпка към цифровизацията. Сканирайки документи и архивирайки ги дигитално, вие създавате много повече от просто дигитално копие на оригинала. Сканирането превръща неструктурираните сведения в структурирани данни.

Не забравяйте да избегнете тази грешка

Докато големите компании отдавна назначават служители по цифровизацията, които се занимават с темата за конвертиране на аналогови документи на пълен работен ден, малките и средните компании обикновено нямат човешки ресурси, особено след като се изискват подходящи професионални квалификации.
Това обаче е често срещана грешка и води до лоши инвестиции, защото много производители се възползват от това невежества.

Междинно заключение

Нямате нужда от ИТ специалист или обучен библиотекар!

Всичко, от което наистина се нуждаете, е

• правилния софтуер
• надежден ИТ партньор
• съответния хардуер

Понякога хардуерът често е вече там, има повече потенциал от преди и може да се използва веднага.

Бакшиш

Между другото, има специална статия по темата "Дигитална обработка на фактури", която докладва за предимствата на дигитализацията или дигиталната обработка на фактури:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide