Skannerid ja dokumendihaldus: eelised ja kasutusalad

Enamikus maailma kontorites on dihhotoomia. Ühelt poolt digitaalne ala individuaalsete ja võrguarvutitega, teiselt poolt paberil dokumendid. See põhjustab mõnikord kaost ja ennekõike kaob aeg. Sisu otsimisele kulutatud aeg.

Paperless work through digital processes

McKinsey rahvusvahelise aruande kohaselt kulutavad kontoritöötajad 1,8 tundi päevas teabe otsimisele ja kogumisele, mis on keskmiselt 9,3 tundi nädalas.

Raamatupidajad, sekretärid, ostjad, ametnikud, dispetšerid ja paljud teised professionaalsed rühmad tegelevad haldusprotsesside töötlemisega iga päev. Ühe töötaja töö sõltub sageli teise töötaja tööst.

Igal ettevõttel on nüüd multifunktsionaalne seade, mis toetab ka skannimisfunktsiooni. Kuid paljude jaoks ei ole dokumendihaldussüsteemi mõiste ja kasutamine veel teada.

Praeguses artiklis selgitame, et skanneriga tasub kasutada dokumendihaldussüsteemi. Anname teile vähemalt 15 põhjust selle kasutamiseks, mis võimaldab teil muuta oma kontori paberivabaks ja digitaalseks ning kuidas saate seda kasutada oma ettevõtte põhitegevuse tõhususe suurendamiseks.

Enne kui jõuame põhjusteni, miks, vastame küsimusele:

Mis kasu on DMS-ist ettevõttes?

Arved, veokirjad, saatekirjad, saadetised või kasutusjuhised uutele seadmetele ja nendega seotud garantiisertifikaatidele, kui nimetada vaid mõnda näidet? Nende digiteerimine on sageli pikka aega tulemas, lihtsalt sellepärast, et puudub personal ja aeg. Selle tulemusena kasvab analoogne mägi.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

DMS-i ja teie vajadustele sobiva skanneriga saate dihhotoomia ja tarbetu ajakaotuse kontrolli alla.

DMS tähistab ka dokumendihaldustarkvara ja on mõeldud dokumentide, eriti digitaalsete dokumentide haldamiseks, mis hõlmab teisendamist analoogtehnoloogiast digitaalseks. PaperOffice DMS on selline tarkvara.

Kuna PaperOffice DMS võimaldab analoogpaberil muutuda digitaalseks sisuks seal, kus see esineb.

Intelligentselt struktureeritud indekseerimine määrab iga dokumendi õigele protsessile, sisestades märksõna. PaperOffice'i oma otsingumootoriga saab seejärel kõik dokumendid üles leida ja kutsuda. Sõltuvalt nõuetest teisendatakse salvestatud tähed OCR-i tekstituvastuse abil, et neid saaks töödelda ühilduva Office'i tarkvaraga.

Me tunnistasime vajadust, kuid:

Millised on paberivaba kontori eelised?

Tänapäeva maailmas tegelevad töötajad paljude erinevate dokumentidega: originaalsed paberdokumendid, nagu kirjad või lepingud, PDF-id ja elektroonilised dokumendid, nagu failid ja e-kirjad.

Paljudes ettevõtetes need dokumendid kopeeritakse, prinditakse välja, edastatakse, levitatakse ja esitatakse erinevates kohtades. Olulise teabe otsimine muutub üha raskemaks ning toob kaasa ebaökonoomsed töövood ja ülekoormatud töötajad. Meil on üksikasjalik artikkel, milles kirjeldatakse dokumendihaldussüsteemide vajadust ja loetletakse nende kasutamise eelised.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Kui aga teie töötajad hakkavad kontorites või kogu ettevõttes paberitarbimist kõrvaldama või vähemalt vähendama, parandate ka protsesse, suurendate tootlikkust andmete digiteerimise teel, kasutate paberivabasid meetodeid ja vähendate seeläbi kulusid.

Paljusid teisi eeliseid ja aspekte on juba käsitletud üksikasjalikus artiklis "Rakendamine paberivabas kontoris".

Millised skannerid sobivad täiuslikuks koostööks?

Näiteks multifunktsionaalsed seadmed (MFP), näiteks Brotheri või Konica Minolta ja teiste tootjate seadmed.

Printer, skanner ja koopiamasin kõik-ühes: skannitud dokumendid lähevad keskkataloogi nende keskseadmete kaudu või "otseskaneerimise kaudu e-postile" e-kirjana teie Outlooki postkasti, mida jälgib näiteks PaperOffice ja mis sisestab seega automaatselt dokumendihaldustarkvara.

Või lihtsalt integreerige oma kohandatud PaperOffice'i aadress skannitud failide salvestuskohana oma skannerisse, nn DropMaili e-posti aadressi. PaperOffice arhiivib kõik failid e-posti teel.

Neile, kes soovivad paberdokumente tavapärasel viisil skannida, on PaperOffice'is vaikimisi integreeritud moodul "ScanConnect" ideaalne. Kuna see toetab iga integreeritud skannimisseadmega skannerit, multifunktsionaalset seadet või suure võimsusega koopiamasinat ja seda on väga lihtne kasutada.

Sellegipoolest ei ole oluline, kuidas teie paberdokumendid PaperOffice'i jõuavad, sest tänu automaatsele OCR-tekstituvastusele tuvastatakse kogu teie skannitud dokumentatsiooni sisu.

Olenemata sellest, mis on valmistatud paberist, skaneeritakse ja salvestatakse see suure täpsusega tänu AI-põhisele optimeerimisele.

Niipea kui dokumendid salvestatakse, indekseeritakse nende sisu toorteksti lagunemise abil. Lihtsamalt öeldes kirjutatakse sisu sõna-sõnalt spetsiaalsesse registrisse, kus algoritm tuvastab üksikud sõnad sõnakombinatsioonis ja salvestab need samamoodi.

Digiteerimine ja dokumendihaldus

Kui me räägime dokumendihaldussüsteemidest, ei tohi me unustada: mida kõrgem on protsesside osaks oleva teabe digiteerimise tase, seda kõrgem on kontrolli ja automatiseerimise tase, mida me suudame saavutada. Oleme juba kirjutanud artikli digitaliseerimise eeliste kohta, klõpsake siin.

Esimeses etapis määrate kindlaks, millised dokumendid kuuluvad meie protsessidesse, kuidas me need oma dokumendihaldussüsteemi integreerime ning millist teavet koos teie andmebaasis olevate dokumentidega välja võtta ja säilitada. Kui teave on lisatud, määratleme selle elutsükli, kuidas see suhtleb teiste protsessidega ja kuidas seda integreerida.

Teave pärineb erinevatest allikatest

Tõenäoliselt puutume kokku erinevatest allikatest ja erinevates vormingutes pärineva teabega. Osa sellest digitaalsel kujul, salvestatud failidesse või andmebaasidesse ja mõned trükitud dokumentide kujul.

Mida me teeme digitaalsete dokumentidega pdf-, dokumendi- jne-vormingus? Siin on protsess väga lihtne.

Lohistage digitaalne dokument PaperOffice'i liidesesse. Või saate oma Windowsi kaustu pärast dokumentide saamist hõlpsalt jälgida.

Paberkandjal dokumente saab tänu integreeritud skannerile hõlpsasti skannida ja digitaalseks vorminguks teisendada.

Tänu optilise märgi tuvastamise programmile (OCR = optiline märgituvastus) oleme juba astunud olulise sammu. Kasutades skannerit või muud digiteerimisseadet, ei teisenda me mitte ainult dokumenti pildiks, vaid saame ka selle sisu elektrooniliselt lugeda.

Andmebaasis ei ole mitte ainult puhas OCR-tekst, tänu tehisintellektile (AI), mida nimetatakse PIA-ks, saab automatiseerimist määrata kas käsitsi või automaatselt.

Nii kasutame süsteemi, et tuvastada ja määratleda, millised dokumendialad tuleb automaatselt ette lugeda. Näiteks arve number, kuupäev, tooted, summad jne. Sellest tulenevalt on meil kogu vajalik teave meie dokumendihaldussüsteemis.

Teabe digiteerimine OCR-i kaudu lihtsustab mitmesuguste dokumentide integreerimist protsesside ja töövoogude haldamisse.

See kõik kõlab hästi, kuid kuidas toimub massiline arhiveerimine skannerist?

PaperOffice DMS on samuti võtnud teie skannerist massilise arhiveerimise arvesse kõige olulisemaid funktsioone, mis on seotud tekstituvastuse, tehisintellekti integreerimise ja märksõnastamisega.

ScanConnecti moodul ei paku mitte ainult otsest ühendust skanneri ja PaperOffice DMS-i vahel. ScanConnect on võimas skanneri tööriist käsitsi skannimiseks ja peidab muid huvitavaid funktsioone, mis aitavad teil hulgiskaneerimist.

Esmalt valmistage skannimiseks ette kõik dokumendilehed ja seejärel asetage eraldajalehed üksikute dokumentide vahele, mida soovite eraldada.

PaperOffice tunneb eraldaja lehed ära ja salvestab dokumendid eraldi.

15 põhjust, miks kasutada skannerit koos PaperOffice DMS-iga

• Põhjus 1 - Dokumentide kiire otsimine PaperOffice DMS-is

  Täisteksti indekseerimine ja Google'i-sarnane otsing: dokumendihaldussüsteemis nagu PaperOffice DMS leiate skannitud dokumendid, kviitungid ja teabe sekunditega. See on võimalik, kuna teie dokumente analüüsitakse ja indekseeritakse täistekstituvastusega kohe, kui need on talletatud.

  Sisestage lihtsalt otsingutermin ( nt Google'i puhul) ja PaperOffice loetleb kõik tulemused. Jah, nagu Google'i puhul: kuna integreeritud otsingumootori, täistekstiotsingu ja täiendavate filtrifunktsioonide abil leiate mõne sekundi jooksul mis tahes dokumendi tekstisisu.

  Te ei soovi enam kunagi loobuda märksõnaotsingust PaperOffice'is ja otsingufiltriga leiate iga dokumendi, olenemata sellest, kui üksikasjalik see on - sealhulgas e-kirjade saatmine, Eksportimine Excelisse või failisüsteemi!

• Põhjus 2 – paberdokumentide automaatne versioon

  PaperOffice versioonib automaatselt iga muudetud dokumendi, loob varikoopia ja salvestab selle eraldi, et saaksite soovitud versiooni igal ajal uuesti avada.

  Tänu integreeritud VersionControlile tuvastatakse ja salvestatakse iga dokumendimuudatus uue dokumendiversioonina varikoopiana. Iga versiooni saate avada, eksportida ja redigeerida iseseisvalt.

• Põhjus 3 – mitme dokumendi partii skaneerimise eraldajad

  Lihtsalt asetage PaperOffice'i eraldaja leht iga eraldatava dokumendi ette, mis tuleks eraldada. PaperOffice tuvastab skannimisprotsessi ajal eraldajalehed ja salvestab dokumendid eraldi.

• Põhjus 4 – nutikad eraldajalehed otseseks esitamiseks skannerist

  PaperOffice pakub teile võimalust käsitsi esitamiseks täielikult automatiseeritud esitamiseks ilma sekkumiseta. Kõik väljad täidetakse automaatselt ja isegi salvestustee saab luua ja kasutada dünaamiliselt sõltuvalt kuupäevast.

• Põhjus 5 – XML/JSON lubatud QR-koodid eraldajate lehtedel

  XML/JSON-toega QR-koodide salvestamine märksõnadega eraldajalehtedele ja dokumendivirna skannimine - PaperOffice tuvastab eraldajalehed ja QR-koodid teie XML/JSON käskude ja märksõnadega dokumendid, kui need talletatakse.

  Sel viisil saate salvestada üksikuid eraldajalehti dokumenditüübiga (nt arve) ja spetsiaalset salvestuskohta massskaneerimiseks ning seega salvestada skannimisfailid sihipäraselt.

• Põhjus 6 – skanni kaustakataloogi jälgimine

  Teie koopiamasin saab skanningud kindlasse kausta salvestada? Tore, lihtsalt on see kausta jälgida ja teil on täielikult automaatne esitamine sekundites!

  Laske PaperOffice'il automaatselt jälgida mis tahes kausta. Niipea, kui sellesse kausta ilmuvad uued failid, arhiveeritakse need vastavalt teie spetsifikatsioonidele ja töödeldakse täiesti iseseisvalt.

• Põhjus 7 – kataloogimonitoride esitamise reeglite häälestamine

  Kas soovite pärast skannimist paberdokumente automaatselt jäädvustada, kuid märgistada need automaatselt ka väikseima detailini? Esmalt skannige kõik dokumendid kausta ja seejärel seadistage kataloogi jälgimine. Seejärel määrake, et konkreetset esitamismaski kasutatakse kohe, kui midagi on kaustas.

  Lisaks jälgimisele saate määrata ka kogu asjakohase teabe, näiteks nime, salvestuskoha, dokumendi tüübi jne. PaperOffice hoolitseb kogu teie eest.

• Põhjus 8 – võimas skanneri tööriist käsitsi skannimiseks

  Üksikud lehed, hulgiskaneeringud või fotoskaneeringud: Olenemata sellest, mis on valmistatud paberist, skaneeritakse ja salvestatakse see suure täpsusega tänu AI-põhisele optimeerimisele.

  Integreeritud ScanConnect toetab integreeritud skannimisseadmega iga skannerit, multifunktsionaalset seadet või suure võimsusega koopiamasinat ja seda on väga lihtne kasutada.

• Põhjus 9 – Scan2Folderi tugi

  Kui teie skanner ei ole WIA või TWAIN skanner, pakub PaperOffice valikut Scan2Folder. Skannitud dokumendid salvestate kausta, mida jälgib PaperOffice.

• Põhjus 10 – analoogdokumentide OCR-tekstituvastus enam kui 100 keeles

  PaperOffice teisendab analoogteksti usaldusväärselt enam kui 100 keelest, sealhulgas kirillitsast ja Aasia märgikomplektidest.

  Nii saab teie ettevõttes skannida rahvusvahelisi dokumente - PaperOffice DMS tunneb keele ära ja teostab tekstituvastust. See võimaldab teil otsida dokumenti oma andmebaasist ja leida selle mõne sekundi jooksul.

• Põhjus 11 – automaatne teisendamine PDF/A-ks pikaajaliseks arhiveerimiseks
  Paberdokumendid salvestatakse automaatselt seaduses kehtivasse ISO standardisse 19005 PDF/A. PDF/A-1 vorming on kõige piiravam vorming, mis koosneb kahest tasemest: PDF/A-1b visuaalse reprodutseeritavuse jaoks ja PDF/A-1a Unicode'i kaardistamiseks ja sisu struktureerimiseks.
• Põhjus 12 – pilvi pole juurutatud ja/või nõutav

  PaperOffice tugineb andmebaasidele, mida kasutate kohapeal või nas-is, näiteks Synology või QNAP. Sel viisil salvestatakse teie andmebaasi kogu teave teie dokumentide kohta, näiteks pisipildid ja sooritatud tekstituvastus, samuti muud märksõnad.

  Sel viisil ei jõua andmed kolmandatest osapooltest pilveteenuse pakkujateni ja te ei pea andmete salvestamise eest igakuiseid kulusid maksma.

• Põhjus 13 – GDPR ja GOBD salvestusruum

  Sõltumata sellest, kas eemaldate lehed, pöörate neid või mustate alasid PaperOffice'iga - kõik on gobd-i järgi täiuslikuks esitamiseks uuendatud auditikindlal viisil.

  PaperOffice versioonib automaatselt iga muudetud dokumendi, loob varikoopia ja salvestab selle eraldi, et saaksite soovitud versiooni igal ajal uuesti avada.

• Põhjus 14 – digitaalsete dokumentide kutsumine QR-koodi kaudu (kaamera skannimine)

  PaperOffice QR-koodide kasutamine avab suurepäraseid võimalusi, näiteks juba arhiveeritud ja muudetud paberdokumentide automaatne versioonimine, mis sisaldab sama QR-koodi.

  Dokumente saate hõlpsasti otsida ka PaperOffice'is QR-koodi abil - avage QR-koodi otsing ja hoidke Veebikaameras PaperOffice'i dokumendi QR-koodi, et seda PaperOffice'is kuvada.

• Põhjus 15 - Ületamatu hinna ja kvaliteedi suhe

  PaperOffice'i ostulitsentsid on eluaegse kehtivusajaga ilma järelkuludeta ja valikulise PaperOffice PLUS-iga isegi kõigi järelvärskenduste, uute iga-aastaste versioonide ja tasuta isikliku toega telefoni ja Teamvieweri kaudu arvutatud fikseeritud hinnaga ilma ebameeldivate üllatusteta.

  Need olid vaid 15 põhjust, miks peaksite oma skannerit dokumendihaldussüsteemiga kasutama. Lisaks ülaltoodud põhjustele pakub PaperOffice teile veel palju põhjuseid: elutsüklite haldamine (säilitusperioodid), juurdepääsu logimine, kaitse volitamata juurdepääsu ja krüpteerimise eest, intuitiivne integreerimine Outlookis / Office'is, dokumentide indekseerimine (metaandmed), töövoolahendused ja palju muud.

  Funktsioone näete, minnes meie saidile ja minnes "Mida saab PaperOffice teha".

Dokumentide skannimine ja arhiveerimine DMS-is pakub ettevõtetele tohutuid eeliseid. Kõik dokumentidega seotud protsessid on optimeeritud. Andmekaitse ja andmeturve on endiselt tagatud.

Paberivaba kontor vabastab töötajaid. Säästate palju otsinguid ja kulusid. Ja te parandate oma haldusprotsesside õiguskindlust.

Paljude ettevõtete jaoks on PaperOffice DMS esimene samm digiteerimise suunas. Dokumentide skannimise ja digitaalse arhiveerimisega loote palju enamat kui lihtsalt originaali digitaalse koopia. Skaneerimine muudab struktureerimata teabe struktureeritud andmeteks.

Vältige kindlasti seda viga.

Kuigi suured ettevõtted on juba ammu määranud digiteerimisametnikud, kes tegelevad analoogdokumentide täistööajaga teisendamisega, puuduvad väikestel ja keskmise suurusega ettevõtetel tavaliselt inimressursid, eriti kuna on vaja asjakohast kutsekvalifikatsiooni.
Kuid see on tavaline viga ja toob kaasa halvad investeeringud, sest paljud tootjad kasutavad seda teadmatust ära.

Vahekokkuvõte

Sa ei vaja IT-spetsialisti ega koolitatud raamatukoguhoidjat!

Kõik, mida sa tegelikult vajad, on

• Õige tarkvara
• usaldusväärne IT-partner
• vastav riistvara

Mõnikord on riistvara sageli juba olemas, sellel on rohkem potentsiaali kui varem ja seda saab kohe kasutada.

Otsa

Muide, on olemas spetsiaalne artikkel teemal "Digitaalne arvete töötlemine", mis teatas digiteerimise või digitaalse arvete töötlemise eelistest:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide