Pro tip:
Hvad er en NAS?
Det taiwanske firma Synology sælger forskellige netværkstilsluttede lagerenheder (NAS-enheder) under navnet "Synology NAS". Disse enheder giver både virksomheder og private brugere mulighed for at beskytte deres data effektivt og organisere og bruge dem individuelt.
En NAS er en filserver med sit eget operativsystem, der gør sin lagerplads tilgængelig over netværket.
Synology NAS giver de ideelle betingelser for alle virksomheder, men især SMB'er, til at gemme virksomhedsdata hurtigt og nemt.
I den følgende artikel viser vi dig, hvordan du kan få mest muligt ud af din Synology NAS for din virksomhed, og hvordan dokumenthåndtering kan fungere nemt og uden Docker.
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size
Hvorfor bruge NAS i stedet for cloud?
Næsten alle, der har behandlet emnet dokumentopbevaring i virksomheden, har helt sikkert stillet dette spørgsmål.
Der er forskellige udbydere af lagerplads i en sky på Internettet. Brug af dette har fordele, men også ulemper. Den største ulempe er utvivlsomt overdragelsen af dataene til tredjeparter. Selvom det er lovet, at de lagrede dokumenter er helt sikre, kan intet firma i verden garantere dette 100%.
Ikke kun hackerangreb kan bringe datasikkerheden i fare, afhængigt af hvor cloud-udbyderen er baseret, de respektive nationale love kan gøre det muligt for de relevante myndigheder og virksomheder at få adgang til indholdet helt lovligt. Desværre er USA et dårligt eksempel. Allerede i april 2017 advarede det velkendte computermagasin "c't" mod amerikanske skyer, da eksperter vurderede deres databeskyttelse som meget lav. Men datalækager er også mulige til enhver tid i EU eller i Tyskland, hvad enten det skyldes sjusk fra operatøren af den respektive sky eller på grund af hemmelige beføjelser fra europæiske efterretningstjenester.
Mange virksomheder, især SMV'er, ser dette som en hindring for datasikkerhed og går derfor ind for at bruge deres egen server, såsom Synology NAS.
Den taiwanske virksomhed Synology er verdens førende inden for fremstilling af netværkstilsluttet lager. I stedet for den usikre sky fra en tredjepartsudbyder er der et internt netværk, hvis lagerkapacitet kan tilpasses kravene.
Den fornuftige løsning for virksomheder er derfor at oprette et intranet med en fælles server til alle tilsluttede terminaler. NAS'en udgør hjertet i hardwaren, det centrale datalager.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
Hvad er digital dokumenthåndtering?
Over tid akkumuleres mange vigtige dokumenter i en husstand - og endnu mere i et firma. Effektiv styring af disse dokumenter er afgørende for økonomisk succes og et simpelt overblik over forsikringspolicer, kontrakter, dokumenter mv.
Dokumenterne kan opbevares i papirform i mapper. Men de fylder meget og er frem for alt svære at søge igennem.
Det er her digital dokumenthåndtering viser sine fordele: arkivering kræver lidt plads, data kan også sikkerhedskopieres på et andet sted og en stor fordel: der er en fuldtekstsøgning, der søger i dokumenterne og hurtigt finder alle de dokumenter, du ønsker, finder.
Efter at have afklaret en af de vigtigste fordele ved at bruge en NAS, som er fuldstændig kontrol og rationalisering af omkostninger, er det tid til at forstå, hvordan dokumentstyringen på Synology NAS skal udføres, og hvordan Synology DMS fungerer.
Digital dokumenthåndtering, også kendt som et dokumentstyringssystem, bruges til at gemme, styre og kontrollere strømmen af dokumenter og information i en organisation. Derudover er den vigtigste funktion i en DMS at fungere som en forbindelse mellem din Synology NAS og dine data.
Databaser bruges til kommunikation mellem de computere, der er tilsluttet netværket og NAS'en.
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
Det centrale fokus i et datastyringssystem som PaperOffice DMS er logisk strukturerede databaser, hvis struktur giver den højest mulige sikkerhed, men også lynhurtig adgang til dokumenter.
PaperOffice DMS går den sikre vej, fordi alle data gemmes i stærkt krypteret form i databasen, som er placeret på din Synology NAS. Sådan oprettes dokumenthåndtering på din NAS, den såkaldte Synology DMS.
Det betyder, at du altid har adgang til og kontrol over dine data.
På denne måde er alle en virksomheds dokumenter altid tilgængelige og ikke kun, når den pågældende kollega har sin computer kørende og giver dataadgang. Selvfølgelig er hierarkiske niveauer også mulige på NAS, dvs. opsætning af forskellige, adgangskodebeskyttede adgangsniveauer.
Hvor kompleks er installationen og opsætningen af databasen?
Databaseinstallationen og opsætningen på din Synology NAS er slet ikke kompliceret og kræver ikke en it-specialist.
Især fordi driften af Docker-containere er kendt for at være en ustabil og upålidelig integrationsløsning, har PaperOffice besluttet at levere en gennemprøvet og pålidelig løsning til datalagring gennem direkte, native brug af MariaDB.
I modsætning til Docker-installationen udføres opsætningen ved hjælp af PaperOffice YouTube-videoer inden for få minutter, selv for lægmanden.
Hvad er fordelene ved ikke at bruge Docker-containere?
Den bedre PaperOffice-beslutning om at undvære Docker har enorme fordele, at du kan bruge enhver Synology NAS og ikke den dyre Plus-serie.
Hvilket har en positiv effekt på din tegnebog og er let på budgettet.
Hvordan kommer dataene ind på Synology NAS?
Scan dokumenter
Processen er enkel: Hvis dataene endnu ikke er tilgængelige i digital form, skal papirdokumenter først scannes eller fotograferes.
Med din scanner eller anden digitaliseringsenhed konverteres dokumentet ikke kun til et billede, men dets indhold kan også "læses" elektronisk. Scannerfunktionen integreret i PaperOffice DMS opretter forbindelse til din scanner og overfører dermed det digitale medium til dokumenthåndteringssoftwaren.
Om hvordan man bedst integrerer din scanner, for at digitalisere dokumenterne, har vi allerede beskrevet i en anden artikel.
Opbevaring af digitale dokumenter
Data i digital form, såsom e-mails eller digitale filer, kan let trækkes og slippes ind i PaperOffice-grænsefladen. Hvis du vil arkivere flere dokumenter uden manuel indsats, er mappeovervågningen integreret i PaperOffice velegnet til dette. Dette muliggør jævn arkivering i baggrunden.
Eksisterende data
PaperOffices dokumentstyringssystem gør det også nemt for brugerne at flytte de digitale data, der tidligere var på harddiske på bærbare computere eller stationære pc'er, til en delt datalagringsenhed, Synology NAS.
Alle eksisterende data kan importeres til dokumenthåndteringssystemet med et enkelt klik.
Der er også mange andre måder at få dine data ind i dokumenthåndteringssystemet, som allerede er integreret i PaperOffice DMS i standardversionen.
Merværdi og fordele
Her er nogle af de mest fremragende fordele ved dokumenthåndtering på din Synology NAS:
- Minimumsinvestering med maksimal fordel for individuelle arbejdsstationer og teams
- Bevar kontrollen over dine data
- Alle fordelene ved en cloud, men uden opfølgningsomkostninger og usikkerhed
- Nem sikkerhedskopiering af data Backup funktion af dine data
- Spar tid på at søge efter dokumentation og omkostningsstyring og opbevaring af den
- Øg produktiviteten med samarbejdsværktøjer
- For ikke at glemme den positive "bivirkning" af højere intern og ekstern kundetilfredshed
Spar dig selv for enorme anskaffelsesomkostninger til dyre servere eller cloud-tjenester - integrer Synology NAS'en i dit netværk, og tilslut PaperOffice til NAS'en: Færdig!
På grund af PaperOffice-arkitekturen er kombinationen med en Synology NAS den perfekte løsning til komplet dokumenthåndtering på det digitale kontor.
Synology er en praktisk løsning designet til 24/7 drift. Synology understøtter dit PaperOffice til at levere alle dokumenter og relaterede oplysninger til alle netværksbrugere og OwnCloud-teknologi på farten.
Takket være den nemme databaseinstallation og manglen på Docker-containere tilbyder Synology en bred vifte af NAS-modeller, der fungerer problemfrit med PaperOffice. Så ikke kun store virksomheder kan drage fordel af digitalisering.
Synology tilbyder ikke kun NAS-modeller udstyret med kraftfulde CPU'er, men tilbyder også muligheden for at oprette flere RAID-grupper og cachelagring og tiering. Implementer teknologier, der giver dig mulighed for at oprette en hybrid storageløsning, der muliggør massiv lagerkapacitet, banebrydende ydeevne og budgetbevidste udgifter.
Du investerer kun én gang for køb af din NAS og dokumentstyringssystem, har fuld kontrol over dine data og har ingen opfølgningsomkostninger.
Takket være Synology Hyper Backup-pakken kan du automatisk oprette sikkerhedskopier af din database. Takket være PaperOffice-workshops på YouTube sker indstillingen inden for få minutter.
Smidighed og automatisering af administrative opgaver med oprettelse af arbejdsgange, der muliggør integration af dokumenter og forretningsprocesser i et kontrolleret miljø og klart definerede og overvågede aktiviteter
Det er lettere at komme i gang, end du tror.
Er du stadig bekymret for ikke at klare det? Læs casestudier fra vores kunder om integrationen af Synology og PaperOffice DMS i forskellige brancher, og se selv enkelheden.
FAQs
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "":
Hvem er et papirløst kontor egnet til?
Det hurtige og nemme svar på spørgsmålet er: for enhver virksomhed. Alle erhvervssektorer og -størrelser drager fordel af et papirløst kontor, fra SMV'er og nystartede virksomheder til store virksomheder. Omdannelsen er dog særlig værdifuld for små og mellemstore virksomheder: Reduktionen i forarbejdningsindsats og omkostninger frigør det budget, der kræves til yderligere vækstforstærkere.
Kan jeg bruge en cloud-baseret DMS-udbyder til mit papirløse kontor?
Nej. En anden faktor, der har været på alles læber, siden GDPR trådte i kraft senest i 2018, er databeskyttelse. Vi anbefaler, at du bruger din Synology NAS.
Konklusion
-
Fordele retfærdiggør indsatsen og omkostningerne
At arbejde digitalt og bringe gamle dokumenter ind i den nye tidsalder vil være den bedste nøgleinvestering for at spare utrolig meget tid, penge og nerver i fremtiden.
-
Du har brug for nogen, der ved det
Du behøver ikke din egen it-specialist for at drage fordel af alle fordelene ved digitalisering.
Hvad du har brug for er den rigtige partner ved din side, som takket være sin erfaring kan implementere præcis det, du har brug for. Undgå skræmmekampagner, og vælg testpositioner i stedet for smarte PowerPoint-præsentationer uden at have testet det. -
Hardwaren er normalt allerede tilgængelig
Erfaringen har vist, at næsten alle operationer, virksomheder og virksomheder har en stor kopimaskine, der ikke udnytter sit potentiale. Disse enheder elsker massescanninger, er tolerante over for papirclips og kan danne grundlag for en digital start uden en scannerinvestering.
-
Billigere end forventet med den rigtige DMS
Undgå omkostningsfælder med DMS/ECM systemer, hvor du nådesløst er prisgivet producenterne. Gå ikke på kompromis, når det kommer til dine egne administrationsmuligheder, såsom at undervise i dokumenter og foretage indstillinger selv. Hvis du har brug for hjælp, hjælper producenten dig gerne, men forbliver uafhængig.
-
Digital automatisering er fremtiden
Procedurerne vil være helt identiske i fremtiden, men fuldt automatiserede.
Faktura kommer ind? Arbejdsgangen udløses, og alt går sin definerede vej.
Søg i alle 1000 mapper? Intet problem, fordi du har din egen Google!