Ürün Geliştirme, Süreçler ve Destek Butterfly Engineers S.L.
Antonio Jesús Sánchez, Butterfly Engineers S.L. Genel Müdürü ve Ürün ve Proses Mühendisi
Başlangıç pozisyonu
Sadece ürün geliştirme, süreç mühendisliğine adanmış ve ilk fikirden son ürüne kadar tüm üretim aşamalarında yer alan bir şirket, her gün teknik veri sayfaları, müşteri verileri, hesaplamalar ve planlar gibi dosya ve belgelerle doludur.< /p>
Yıllar geçtikçe daha fazla depolama alanı kaplayan ve özellikle idari ofislerde artık bulunması kolay olmayan proje bilgileri giderek ölümcül hale geliyor.
Şirketin amacı, mevcut kağıt belgeleri dijitalleştirmek, gelen ve giden tüm belgeler üzerinde süreç optimizasyonu ve iş akışı kontrolü sağlamak, süreçlerin büyük bir bölümünü arka planda otomatikleştirmek ve böylece süreci optimize etmekti.
Mevcut sorunlar ve görevler
Geçmişte, bilgiler yalnızca bir ürünün veya ürün geliştirmenin tasarımı ve planlaması veya özellikleri gibi kağıt biçiminde saklanırdı, ancak bugün birçok kuruluşta çeşitli bilgi kaynakları ve belgeler vardır: e-postalar, formlar, eskizler, elektronik faturalar ve kağıt makbuzlar, mektup postası kadar bunun bir parçasıdır. irsaliyeler, sözleşmeler vb.
Neyse ki, devam eden BT gelişmeleri sayesinde, bu tür çalışmalar artık dijital olarak yönlendiriliyor. Birçok süreç adımı, Endüstri 4.0'ın da onayladığı gibi, artık %100 dijital ve otomatik bir uygulamanın parçası haline geliyor.
Bununla birlikte, serbest çizimler veya fikirlerin yanı sıra yönetim, faturalar veya müşteri bilgileri söz konusu olduğunda kağıt genellikle vazgeçilmezdir.
Tasarım ve üretime ek olarak, Butterfly Engineers uzmanları, projelerin fizibilitesini incelemek için montaj kılavuzları, güvenlik talimatları ve teknik dokümantasyon gibi belgeler de oluşturmalıdır.
Birinin dosyalarını ele almadaki çeviklik ve hız, modern şirketlerde ve hatta projelerin takibi, maliyetlerinin analizi veya onları karlı kılan çeşitli çalışmalar bu belgeye bağlı olduğunda daha da önemlidir.
Bu nedenle Kelebek Mühendislerinin amacı sektöre uyum sağlamak ve bir sanayi şirketi olarak dijital olarak hareket edebilmek 4.0 oldu.
"Belgeleri klasörlerde depolayarak önlenebilir depolama maliyetlerimiz vardı. Ayrıca, belge araması zaman alıcıydı",
Butterfly Engineers'ta Genel Müdür ve proses mühendisi olan Antonio Jesús Sánchez'i hatırlıyor.
Butterfly Mühendisleri Neden PaperOffice DMS'yi Seçti?
Butterfly Engineers şirketi, ürün geliştirme, süreç mühendisliği ve destek mühendisliğine adanmıştır, dijitalleştirilmesi gereken çok miktarda dokümantasyonu ele alır, ancak PaperOffice gibi bir DMS'yi uygulamak için en önemli noktalar, indeksleme ve arama sürecinin güvenliği ve hızıdır.
Bunun dışında, kağıtsız bir dijital ofisin mümkün olduğuna dair tam bir güvene sahipler.
"Her gün birçok teknik bilgiyle çalışıyoruz. Tüm bilgileri kağıt formatında saklamak bizim için hantal ve pahalıdır. Bunun için gelecek arayışı da çok sıkıcı.
PaperOffice, her yerden kolayca erişmemize, belirli dosyaları veya belgeleri kolayca bulmamıza ve hepsinden önemlisi güvenliklerini sağlamamıza olanak tanıyor."
Butterfly Engineers, PaperOffice'in şifreleme yönteminin en hassas belgeleri olası sızıntılardan, casusluklardan veya kazalardan korumaya izin verdiğinin de farkındadır. Özellikle bu özelliklere sahip bir şirket, bir şirket için gerekli olan unsurları koruyan standartlardan ve patentlerden geçtiğinde.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
Dahası, yazılımın operasyonel ayrıntıları, en katı yasal Avrupa direktiflerine (GDPR, RGPD ve GoBD) uyan en yüksek kalitede bir destek ekibiniz olduğunda daha da çekici hale gelir ve dosyaların şifrelenmesi kesinlikle yenilmezdir. Verilerin yetkili kişiler tarafından her an ihraç edilebilmesi ve veri tabanına şirketin BT personeli ve yöneticileri tarafından her an erişilebilmesi de dikkat çekicidir.
PaperOffice aracılığıyla otomasyona geçin: hedefler ve zamanlama
Kelebek Mühendisleri için, er ya da geç rekabet avantajı yaratmak için dijitalleşmeye geçmek zorunda kalacakları açıktı.
Teknolojik gelişime diğer endüstrilerden daha fazla bağlı bir şirket olarak, Butterfly Engineers, DMS tanıtımının ve kağıtsız bir ofiste başarılı bir şekilde uygulanmasının olumlu bir etkisine güvendi.
"Bir doküman yönetim sistemi, şirket bilgilerini hızlı ve kolay bir şekilde etkin bir şekilde yönetmemizi sağlıyor. Bu anlamda PaperOffice çok kapsamlı ve oldukça anlaşılır bir sistemdir. Bizimki gibi küçük ve orta ölçekli işletmeler için kullanımı kolay ve erişilebilir."
Başarılı uygulama: PaperOffice DMS ile dijitalleşmenin avantajları
PaperOffice'in dijitalleştirilmesi sayesinde, şirket şunları başardı:
- Kağıt kullanımını en aza indirin
- Maliyetlerden ve depolama alanından tasarruf edin
- Yönetim görevlerini otomatikleştirin
- Klasör izleme sayesinde süreç optimizasyonu gerçekleştirin
- Belgelerin güvenli bir şekilde teslim edilmesini sağlayın
Ancak PaperOffice'in dijitalleştirilmesi sayesinde, Butterfly Engineers şunları da başardı:
- Zamandan ve kaynaklardan tasarruf edin
- İdari süreçlerin kontrolünü ve doğrulanmasını sağlamak
- Belgelere ve dosyalara kolay erişim sağlayın
- Her yetkili çalışan için belgelerin kullanılabilirliği
- Belgelerin, hassas verilerin, patentlerin, endüstri kılavuzlarının veya gelişmelerin güvenli ve uzun süreli arşivlenmesini sağlayın
"Veri güvenliği, belge dijitalleştirme ve PaperOffice'in endüstriyel bir ortama kolay entegrasyonu, şirkete dosyaları dizine eklemek ve belge aramak için ihtiyaç duyduğu şeyi verdi."
Veri ve belgelerin daha kolay ve hızlı kullanılabilirliği, şirketin süreçlerini temelden ve kalıcı olarak değiştiriyor. Yönetim bilgileri artık şeffaf bir şekilde organize edilmiş ve doğru zamanda kullanılabilir.
Nihai sonuç
PaperOffice, şirketlerin şu anda karşı karşıya olduğu en büyük sorunlardan birine son vermenin bir yolunu buldu:
Belgelerin yönetimi (doküman yönetimi) ve süreç dijitalleştirme.
Veri hacminin rahatsızlığı, idari engelleri kaldırmak, yalnızca yetkili çalışanların PaperOffice'e erişebilmesini sağlamak ve belgelerin değiştirilmesini ve hatta teknik bilgilerin sızmasını önlemek için sınırlandırılmıştır.
Şirket ayrıca bu başarılı işbirliğini daha da genişletmeyi planlıyor, çünkü PaperOffice mevcut seçenekleri mükemmel bir şekilde yerine getiriyor.
PaperOffice DMS'nin bütünlüğü sayesinde, teknik sayfalar, planlar, veriler, faturalar ve eskizler hızlı bir şekilde bulunur - bu, Butterfly Engineers şirketinin proje verilerini birkaç saniye içinde bulmasını ve müşterilerine büyük bir doğrulukla yardımcı olmasını sağlar.
