Közösség
Ingatlankezelés
El Guijo
Alejandro Campos, informatikai szakember és projektmenedzser az El Guijo ingatlankezelésnél
Kiindulási helyzet
Az ingatlankezelés közösségeként el Guijo-nak sok fontos dokumentuma van, amelyeket kezelnie kell: bérleti szerződések, közüzemi számlák, építési fájlok, versenyregisztrációk, üzleti dokumentumok, értesítések és még sok más.
Sajnos az ingatlankezelés eddig nem profitált jelentősen a megfelelő dokumentumkezelő szoftverek használatából, mivel eddig nem találtak megfelelő megoldást, bár az ingatlankezelők azok, akik jelentős hasznot húznak a megfelelő dokumentumkezelő szoftverek használatából.
Az ingatlankezelés számos meglévő adminisztratív problémájának megoldása érdekében úgy döntöttek, hogy dokumentumkezelő rendszert vezetnek be.
Az El Guijo célja az volt, hogy digitalizálja a meglévő papíralapú dokumentumokat, folyamatoptimalizálást és munkafolyamat-ellenőrzést biztosítson az összes bejövő és kimenő dokumentum felett, automatizálja a folyamatok nagy részét a háttérben, és így optimalizálja az ingatlankezelési folyamatot.
Meglévő probléma
Az ingatlankezelőnek napi szinten kellett összegyűjtenie a fontos dokumentumokat. Ezeket mind a megfelelő lakóingatlanhoz, tulajdonoshoz, bérlőhöz, bérbeadóhoz kellett rendelni. De a közösségben végzett napi munkát a hatékonyság hiánya is jellemezte:
"Elkerülhető tárolási költségeink voltak azzal, hogy a dokumentumokat mappákba nyújtottuk be. Ezenkívül a dokumentumok keresése időigényes volt, és gyakran magában foglalta az archívum látogatását",
emlékeztet Alejandro Campos úrra, az El Guijo közösség informatikai szakemberére.
Így a szomszédok teljes átlaga néha meghaladja a 2500 főt, a nyári és ünnepi időszakokban gyakoribb csúcsokkal. Ennek eredményeként hat alkalmazott, mint tanácsadó és egy állandó vezető az irodában, valamint a kiszervezett kertészeti és adminisztratív személyzet nem tudott megbirkózni az információs túlterheléssel.
A dokumentumkezelő rendszer bevezetése előtt az egész rendszer papíralapú volt. A tulajdonosok által benyújtott dokumentumokat, naplókat és a karbantartási munkák bizonyítékait, panaszokat átadtak az adminisztrációnak, majd tömegesen mappákba tárolták.
A digitalizáció során az olyan ingatlankezelők, mint el Guijo, minden nap látják egymást számtalan bérleti kérdéssel, panasszal és egyéb aggodalommal , most is e-mailben szembesülve. Az e-mailek özönét azonban aligha lehet manuálisan kezelni.
Ennek következményei a hosszú szélnek megfelelő feldolgozási idők és a szükséges dokumentáció feldolgozásának, visszakeresésének és továbbításának hatékonyságának hiánya volt. Ennek megfelelően a közösség digitális dokumentumkezelést keresett.
"Csak előremozdítottuk a munkát, és most előnyünk van."
Alejandro Campos, informatikai szakember, az El Guijo közösség önálló vállalkozója megoldást keresett erre és az összes ingatlankezelési problémára. Azt is tervezték, hogy digitalizálják az önkormányzat összes közigazgatási feladatát, amelyek korábban nagyrészt hasonlóak voltak .
Miért választotta El Guijo önkormányzata a PaperOffice DMS-t?
A legfontosabb kiválasztási kritériumok a megbízhatóság, a rendelkezésre állás és a biztonság voltak, mivel a kezelt dokumentumok bizalmas tartalmat, például személyes dokumentumokat, valamint számlákat tartalmaztak, amelyeket hozzáférési engedélyekkel és kiadási szintekkel kellett védeni az illetéktelen hozzáféréstől.
A különböző felhőszolgáltatókat vagy nyílt forráskódú megoldásokat nem vették figyelembe az önkormányzat adatvédelmi szabályozása miatt, mivel a személyes adatok GDPR-jának biztonsága és a hosszú távú befektetésbiztonság nem garantálható.
Mivel a PaperOffice DMS nem felhőalkalmazás, és az összes adatot egy központi adatbázisban tárolja, amely most egy dedikált kiszolgálón van, végül úgy döntöttek, hogy tesztelik a szükséges forgatókönyvet egy teszttel.
"Már a PaperOffice-szal való első találkozón észreveszi a 20 éves PaperOffice-tapasztalattal a dokumentumkezelés területén."
A PaperOffice minden dokumentumszabványt és jogi irányelvet felülmúl, különösen azért, mert a magasan titkosított dokumentumtárolás közvetlenül a dedikált kiszolgálón van, nem pedig a felhőben.
Minden eddiginél egyértelműbb, hogy olyan dokumentumkezelő rendszert kell használni, amely megfelelő verzióellenőrzéssel és naplózásbiztos verziószámozással rendelkezik.
A döntés óriási oka a támogatás hozzáférhetősége és kompetenciája volt, mivel a múltban nagyon rossz tapasztalatokat szereztek más szolgáltatókkal.
Különösen a megbízhatóság biztosítása és a valós problémák szimulálása érdekében többször is felvették a kapcsolatot a PaperOffice ügyfélszolgálatával, hogy felmérjék, betartották-e a határidőket, és milyen minőségű volt a támogatás. Itt a PaperOffice minden más gyártó előtt jár.
Váltson automatizálásra a PaperOffice-on keresztül. Célok és időzítés
A PaperOffice innovatív dokumentumkezelési megoldásával El Guijo önkormányzata úgy döntött, hogy automatizálja a napi feladatok és dokumentáció nagy részét.
Ezért úgy döntöttek, hogy a már meglévő dokumentumokat papír formában szkennelik be, és digitálisan archiválják őket a PaperOffice-ban. Miután ezek digitális formában rendelkezésre állnak, a közösségi hálózaton belüli további adminisztratív folyamatok digitálisan is megoldhatók.
Elindult a folyamatoptimalizálás. Mostantól a dokumentumokat digitálisan tervezik meg, a lehető legnagyobb mértékben elkerülve a papírt. Közvetlenül a PaperOffice-ban létrehozott értekezletek, jegyzőkönyvek, bejövő levelek, kimenő számlák és jegyzetek. A feladatok és munkafolyamatok digitálisan vannak megvalósítva.
A dokumentumkezelő rendszerrel minden fontos bizonyíték könnyen benyújtható - és természetesen a GDPR-nak is megfelelő. A hosszú várakozás és a postahivatalba vezető út megszűnt.
Az átalakítás nagyon jól ment a szoftver PaperOffice általi első bemutatásától a folyamatos működésig:
"Még a termékbemutató után is teljesen el voltunk ragadtatva a PaperOffice-tól. Azonnal láttuk a hozzáadott értéket, és csaknem három héttel később egy tulajdonosi találkozón 100%-ban megszavazták a PaperOffice közösségen belüli használatáról szóló határozatot."
Előnyök a PaperOffice-szal történő digitalizálás révén
Eközben az összes digitalizált bérleti szerződést, levelezést, naplókat, terveket, biztosítási dokumentumokat stb. a PaperOffice tárolja. Ez nagy hozzáadott értéket jelent tulajdonosaink és bérlőink számára, mondja Campos úr, az El Guijo adminisztráció munkatársa. Ez az egyik oka annak, hogy Campos úr biztos benne:
"Az ingatlankezelő ipar jövője egyszerűen a digitalizációban rejlik."
A PaperOffice DMS digitalizálásának bevezetésének köszönhetően az El Guijo közösség már képes volt:
- Takarítson meg időt és erőforrásokat
- A dokumentumokhoz való hozzáférés egyszerűsítése
- Biztosítsa a dokumentumok rendelkezésre állását minden felhatalmazott alkalmazott számára
Az adatok és dokumentumok könnyebb és gyorsabb rendelkezésre állása alapvetően és fenntarthatóan megváltoztatja a közösség folyamatait. Az adminisztratív ismereteket most átláthatóan szervezik és a megfelelő időben rendelkezésre állnak.
"Az adatbiztonság, az automatizált munkafolyamatok, a dokumentumok digitalizálása és a PaperOffice DMS adminisztratív környezetbe való integrálásának egyszerűsége azt eredményezte, amire ennek a közösségnek szüksége volt a papíralapú folyamatok felgyorsításához és a függőségeikben való hely megszerzéséhez."
Mindegyiknek megvannak a maga specifikációi és sajátosságai, amelyek általában magukban foglalják az adminisztratív műveletek ellenőrzését és ellenőrzését, a papír eltávolítását, a belső megrendelésekkel, az automatizálással és a módszertannal kapcsolatos valamennyi dokumentum indexelését, a biztonságot (GoBD, GDPR és adatvédelem), a folyamatok optimalizálását és nyomon követését, megkönnyítve a fájlok küldését a felhasználóknak (ebben az esetben a tulajdonosoknak) és természetesen helyet takarít meg az adminisztratív irodákban.
Ezt az együttműködési megállapodást a közösség birtokában lévő nagy mennyiségű nyilvántartás és felvétel miatt kötötték meg, és annak biztosítása érdekében, hogy minden dokumentáció rendszerezésének módja minden közösség lakosa és adminisztrátora számára létrejöjjön.
Végeredmény
A PaperOffice megoldást teremtett a jelenlegi közösségi problémákra azáltal, hogy megszüntette az adatmennyiséget, egyszerűsítette az adminisztratív akadályokat, és biztosította, hogy csak a felhatalmazott alkalmazottak férhessenek hozzá a PaperOffice-hoz, hogy megakadályozzák a dokumentumok módosítását vagy akár a pénzeszközök esetleges elsikkasztását.
A PaperOffice dokumentumkezelő rendszer integrációjának köszönhetően a közösség néhány másodperc alatt megtalálhatja a dokumentumokat és azok kiterjedt információit, és elvégezheti az egyéb feladatokat és munkafolyamatokat.
Ezenkívül az adminisztráció gyorsabban és célzottabban reagálhat a lakosok kérdéseire, leveleire és visszajelzéseire: Ez sokkal könnyebbé teszi a napi munkát.
Az El Guijo közösségről
El Guijo egy urbanizációs/közösség Galapagar település északnyugati részén, az M-510-es út mellett, mindössze 40 perces autóútra Madrid központjától az A-6-oson keresztül.
Kiváltságos hely a Sierra de Guadarrama-ban, Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial és Maga Galapagar közelében, valamint a Valmayor-víztározó közelében és a Castilla y León autonóm közösség határával.
Az urbanizáció építése az 1970-es években kezdődött, és 1977-ben alapították törvény alapján, mint szomszédsági közösség. Területe közel 140 000 négyzetméter, összesen 1 104 telken a faházak, apartmanok, közösségi épületek (több sportpálya, három uszoda, szociális klub és adminisztratív iroda) és három gyermekpark között: az ország mintegy fele nagy természeti sokféleséggel rendelkező parkosított területek.
A teljes átlag meghaladja a 2,500 egységet, gyakoribb csúcsokkal a nyári és ünnepi időszakokban. Ezen kívül az urbanizációnak hat gondnoka, egy adminisztratív és három karbantartó alkalmazottja (állandóan alkalmazott), valamint kiszervezett kertészeti és adminisztratív személyzete van.
