Skaitytuvai ir dokumentų valdymas: nauda ir panaudojimas

Daugumoje biurų visame pasaulyje yra dichotomija. Viena vertus, skaitmeninė sritis su atskirais ir tinklo kompiuteriais, kita vertus, dokumentai popierine forma. Tai kartais sukelia chaosą ir, svarbiausia, prarandamas laikas. Laikas, praleistas ieškant turinio.

Paperless work through digital processes

Remiantis tarptautine "McKinsey" ataskaita, biuro darbuotojai praleidžia 1,8 valandos per dieną ieškodami ir rinkdami informaciją, o tai yra vidutiniškai 9,3 valandos per savaitę.

Buhalteriai, sekretoriai, pirkėjai, tarnautojai, dispečeriai ir daugelis kitų profesinių grupių kiekvieną dieną yra užsiėmę administracinių procesų tvarkymu. Vieno darbuotojo darbas dažnai priklauso nuo kito darbuotojo darbo.

Kiekviena įmonė dabar turi daugiafunkcį įrenginį, kuris taip pat palaiko nuskaitymo funkciją. Tačiau daugeliui terminas ir dokumentų valdymo sistemos naudojimas vis dar nežinomas.

Dabartiniame straipsnyje paaiškiname, kad verta naudoti dokumentų valdymo sistemą su skaitytuvu. Mes pateiksime jums bent 15 priežasčių, kodėl jį naudojate, o tai leis jums padaryti savo biurą be popieriaus ir skaitmeninį ir kaip galite jį naudoti, kad padidintumėte savo įmonės pagrindinės veiklos efektyvumą.

Prieš gilindamiesi į priežastis, kodėl, atsakykime į klausimą:

Kam įmonėje naudojama DMS?

Sąskaitos faktūros, važtaraščiai, lydimieji laiškai, siuntos ar naujų prietaisų naudojimo instrukcijos ir susiję garantijos sertifikatai - tai tik keli pavyzdžiai? Jų skaitmeninimas dažnai ateina ilgai, vien dėl to, kad trūksta darbuotojų ir laiko. Dėl to auga analoginis kalnas.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Su DMS ir skaitytuvu, kuris tinka jūsų poreikiams, galite kontroliuoti dichotomiją ir nereikalingą laiko praradimą.

DMS taip pat reiškia dokumentų valdymo programinę įrangą ir yra skirta dokumentams, ypač skaitmeniniams dokumentams, valdyti, įskaitant konvertavimą iš analoginio į skaitmeninį. "PaperOffice" DMS yra tokia programinė įranga.

Kadangi "PaperOffice" DMS leidžia analoginiam popieriui tapti skaitmeniniu turiniu ten, kur jis atsiranda.

Sumaniai struktūrizuotas indeksavimas priskiria kiekvieną dokumentą teisingam procesui, įvesdamas raktinį žodį. Naudojant savo paieškos variklį "PaperOffice", visus dokumentus galima rasti ir iškviesti. Atsižvelgiant į reikalavimus, įrašytos raidės konvertuojamos naudojant OCR teksto atpažinimą, kad jas būtų galima apdoroti suderinama "Office" programine įranga.

Mes pripažinome poreikį, bet:

Kokie yra bepopierio biuro privalumai?

Šiandieniniame pasaulyje darbuotojai dirba su daugybe skirtingų dokumentų: originaliais popieriniais dokumentais, tokiais kaip laiškai ar sutartys, PDF failais ir elektroniniais dokumentais, tokiais kaip failai ir el. Laiškai.

Daugelyje įmonių šie dokumentai kopijuojami, spausdinami, persiunčiami, platinami ir pateikiami skirtingose vietose. Svarbios informacijos paieška tampa vis sudėtingesnė ir veda prie neekonomiškų darbo eigų ir pernelyg apkrautų darbuotojų. Turime išsamų straipsnį, kuriame aprašomas dokumentų valdymo sistemų poreikis ir išvardijami jų naudojimo privalumai.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Tačiau jei jūsų darbuotojai pradės eliminuoti ar bent jau sumažinti popieriaus suvartojimą biuruose ar visoje įmonėje, jūs taip pat pagerinsite procesus, padidinsite produktyvumą skaitmenizuodami duomenis, naudosite bepopierius metodus ir taip sumažinsite išlaidas.

Daugelis kitų privalumų ir aspektų jau buvo aptarti išsamiame straipsnyje "Įgyvendinimas bepopieriame biure".

Kurie skaitytuvai tinka tobulam bendradarbiavimui?

Pavyzdžiui, daugiafunkciniai įrenginiai (MFP), tokie kaip "Brother" ar "Konica Minolta" ir kitų gamintojų įrenginiai.

Spausdintuvas, skaitytuvas ir kopijuoklis "viskas viename": nuskaityti dokumentai patenka į centrinį katalogą per šiuos centrinius įrenginius arba per "tiesioginį nuskaitymą į paštą" kaip el. laišką į jūsų "Outlook" pašto dėžutę, kurią stebi, pavyzdžiui, "PaperOffice", ir taip automatiškai įveda dokumentų valdymo programinę įrangą.

Arba tiesiog integruokite savo pasirinktinį "PaperOffice" adresą į skaitytuvą, vadinamąjį "DropMail" el. pašto adresą, kaip nuskaitytų failų saugojimo vietą. "PaperOffice" lengvai archyvuoja visus failus el. Paštu.

Tiems, kurie nori nuskaityti popierinius dokumentus įprastu būdu, "ScanConnect" modulis, pagal numatytuosius nustatymus integruotas į "PaperOffice", yra idealus. Kadangi tai palaiko kiekvieną skaitytuvą, daugiafunkcį įrenginį arba didelės talpos kopijavimo aparatą su integruotu nuskaitymo įrenginiu ir yra labai paprasta naudoti.

Nepaisant to, nesvarbu, kaip jūsų popieriniai dokumentai patenka į "PaperOffice", nes dėl automatinio OCR teksto atpažinimo atpažįstamas visų nuskaitytų dokumentų turinys yra atpažįstamas.

Nesvarbu, kas pagaminta iš popieriaus, jis nuskaitomas ir įrašomas labai tiksliai dėl dirbtiniu intelektu pagrįsto optimizavimo.

Kai tik įrašomi dokumentai, jų turinys indeksuojamas naudojant neapdoroto teksto skaidymą. Paprasčiau tariant, turinys rašomas žodis po žodžio į specialų registrą, o algoritmas atpažįsta atskirus žodžius žodžių derinyje ir įrašo juos taip pat.

Skaitmeninimas ir dokumentų valdymas

Kai kalbame apie dokumentų valdymo sistemas, neturime pamiršti: kuo aukštesnis informacijos, kuri yra procesų dalis, skaitmeninimo lygis, tuo aukštesnį kontrolės ir automatizavimo lygį, kurį galime pasiekti. Mes jau parašėme straipsnį apie skaitmeninimo privalumus, spustelėkite čia.

Pirmame etape jūs nustatote, kurie dokumentai priklauso mūsų procesams, kaip mes juos integruojame į savo dokumentų valdymo sistemą ir kokią informaciją reikia išgauti ir saugoti kartu su jūsų duomenų bazėje esančiais dokumentais. Kai informacija bus įtraukta, mes apibrėžiame jos gyvavimo ciklą, kaip ji sąveikaus su kitais procesais ir kaip galime ją integruoti.

Informacija gaunama iš skirtingų šaltinių

Greičiausiai susidursime su informacija, gaunama iš skirtingų šaltinių ir skirtingais formatais. Kai kurie iš jų yra skaitmenine forma, saugomi failuose ar duomenų bazėse, o kai kurie - spausdintų dokumentų pavidalu.

Ką mes darome su skaitmeniniais dokumentais pdf, doc ir kt. formatu? Čia procesas yra labai paprastas.

Vilkite skaitmeninį dokumentą į "PaperOffice" sąsają. Arba lengvai stebėkite "Windows" aplankus, kai tik gausite dokumentus.

Popierinius dokumentus galima lengvai nuskaityti ir konvertuoti į skaitmeninį formatą integruoto skaitytuvo dėka.

Optinio simbolių atpažinimo programos (OCR = optinio simbolių atpažinimo) dėka mes jau žengėme svarbų žingsnį. Naudodami skaitytuvą ar kitą skaitmeninimo įrenginį, mes ne tik konvertuojame dokumentą į vaizdą, bet ir galime "perskaityti" jo turinį elektroniniu būdu.

Grynas OCR tekstas ne tik įtraukiamas į duomenų bazę, bet ir dirbtinio intelekto (AI), vadinamo PIA, dėka automatizavimas gali būti nurodomas rankiniu būdu arba automatiškai.

Taip mes naudojame sistemą, kad atpažintume ir apibrėžtume, kurias dokumentų sritis reikia perskaityti automatiškai. Tokie kaip sąskaitos faktūros numeris, data, produktai, sumos ir kt. Atitinkamai, mes turime visą reikalingą informaciją savo dokumentų valdymo sistemoje.

Informacijos skaitmeninimas per OCR leidžia lengviau integruoti įvairius dokumentus į procesų ir darbo eigų valdymą.

Visa tai skamba gerai, bet kaip masinis archyvavimas atliekamas iš skaitytuvo?

"PaperOffice" DMS taip pat atsižvelgė į masinį archyvavimą iš jūsų skaitytuvo, kad gautų svarbiausias funkcijas, susijusias su teksto atpažinimu, AI integracija ir raktiniais žodžiais.

"ScanConnect" modulis siūlo ne tik tiesioginį ryšį tarp jūsų skaitytuvo ir "PaperOffice" DMS. "ScanConnect" yra galingas skaitytuvo įrankis, skirtas rankiniu būdu nuskaityti ir paslepia kitas įdomias funkcijas, kurios padės atlikti masinį nuskaitymą.

Pirmiausia paruoškite visus dokumento puslapius nuskaitymui ir padėkite skyriklio puslapius tarp atskirų dokumentų, kuriuos norite atskirti.

"PaperOffice" atpažįsta skyriklio puslapius ir įrašo dokumentus atskirai.

15 priežasčių naudoti skaitytuvą kartu su PaperOffice DMS

• 1 priežastis – greitai raskite dokumentus "PaperOffice" DMS

  Viso teksto indeksavimas ir "Google" tipo paieška: dokumentų valdymo sistemoje, pvz., "PaperOffice" DMS, nuskaitytus dokumentus, kvitus ir informaciją galite rasti per kelias sekundes. Tai įmanoma, nes jūsų dokumentai analizuojami ir indeksuojami naudojant viso teksto atpažinimą, kai tik jie saugomi.

  Jūs tiesiog įvedate paieškos terminą, pvz., "Google", o "PaperOffice" pateikia visus rezultatus. Taip, kaip ir "Google": Nes bet kokio dokumento teksto turinį galite rasti per kelias sekundes naudodami integruotą paieškos variklį, viso teksto paiešką ir papildomas filtro funkcijas.

  Niekada nebenorėsite atsisakyti raktinių žodžių paieškos "PaperOffice", o naudodami paieškos filtrą rasite kiekvieną dokumentą, nesvarbu, koks išsamus - įskaitant el. laiškų siuntimą, eksportavimą į "Excel" ar failų sistemą!

• 2 priežastis – automatiškai versija popieriniai dokumentai

  "PaperOffice" automatiškai iškuria kiekvieną pakeistą dokumentą, sukuria šešėlinę kopiją ir išsaugo ją atskirai, kad bet kuriuo metu galėtumėte vėl atidaryti norimą versiją.

  Integruotos Versijos valdymo dėka kiekvienas dokumento pakeitimas atpažįstamas ir išsaugomas kaip šešėlinė kopija kaip nauja dokumento versija. Kiekvieną versiją galite atidaryti, eksportuoti ir redaguoti savarankiškai.

• 3 priežastis – kelių dokumentų paketinio nuskaitymo separatoriai

  Tiesiog padėkite "PaperOffice" skyriklio puslapį prieš kiekvieną dokumentą, kuris turėtų būti atskirtas. "PaperOffice" nuskaitymo proceso metu atpažįsta skyriklio puslapius ir įrašo dokumentus atskirai.

• 4 priežastis – išmanieji skyriklio puslapiai, skirti tiesiogiai pateikti iš skaitytuvo

  "PaperOffice" siūlo jums galimybę rankiniu būdu pateikti paraišką iki visiškai automatizuoto padavimo be jokio įsikišimo. Visi laukai užpildomi automatiškai ir net saugojimo kelią galima generuoti ir naudoti dinamiškai, atsižvelgiant į datą.

• 5 priežastis - XML / JSON įgalino QR kodus skyriklio puslapiuose

  Saugokite XML / JSON palaikančius QR kodus su raktiniais žodžiais skyriklio puslapiuose ir nuskaitykite dokumentų krūvą - "PaperOffice" atpažįsta skyriklio puslapius ir QR kodus su jūsų XML / JSON komandomis ir raktiniais žodžiais dokumentus, kai jie saugomi.

  Tokiu būdu galite išsaugoti atskirus skyriklio puslapius su dokumento tipu, pvz., "sąskaita faktūra" ir specialia masinio nuskaitymo saugojimo vieta, ir taip tikslingai išsaugoti nuskaitytus failus.

• 6 priežastis - nuskaitykite aplankų katalogų stebėjimą

  Jūsų kopijuoklis gali saugoti nuskaitytus duomenis konkrečiame aplanke? Puiku, tiesiog stebėkite šį aplanką ir turėsite visiškai automatinį padavimą per kelias sekundes!

  Tegul "PaperOffice" automatiškai stebi bet kurį aplanką. Kai tik šiame aplanke pasirodo nauji failai, jie archyvuojami pagal jūsų specifikacijas ir apdorojami visiškai autonomiškai.

• 7 priežastis – katalogų monitorių pateikimo taisyklių nustatymas

  Ar norėtumėte automatiškai užfiksuoti popierinius dokumentus po nuskaitymo, bet taip pat automatiškai juos pažymėti iki mažiausios detalės? Pirmiausia nuskaitykite visus dokumentus į aplanką, tada nustatykite katalogų stebėjimą. Tada nurodykite, kad naudojama konkreti padavimo kaukė, kai tik kažkas yra aplanke.

  Be stebėjimo, taip pat galite nurodyti visą svarbią informaciją, pvz., Pavadinimą, saugojimo vietą, dokumento tipą ir kt. "PaperOffice" pasirūpina visu padavimu už jus.

• 8 priežastis – galingas skaitytuvo įrankis rankiniam nuskaitymui

  Pavieniai puslapiai, masinis nuskaitymas arba nuotraukų nuskaitymas: Nesvarbu, kas pagaminta iš popieriaus, jis nuskaitomas ir įrašomas labai tiksliai dėl dirbtiniu intelektu pagrįsto optimizavimo.

  Integruotas "ScanConnect" palaiko kiekvieną skaitytuvą, daugiafunkcį įrenginį arba didelės talpos kopijavimo aparatą su integruotu nuskaitymo įrenginiu ir yra labai paprasta naudoti.

• 9 priežastis – "Scan2Folder" palaikymas

  Jei jūsų skaitytuvas nėra WIA arba TWAIN skaitytuvas, "PaperOffice" siūlo parinktį "Scan2Folder". Nuskaitytus dokumentus įrašote aplanke, kurį stebi "PaperOffice".

• 10 priežastis – OCR analoginių dokumentų OCR teksto atpažinimas daugiau nei 100 kalbų

  "PaperOffice" patikimai konvertuoja analoginį tekstą iš daugiau nei 100 kalbų, įskaitant kirilicos ir Azijos simbolių rinkinius.

  Taip jūsų įmonėje galima nuskaityti tarptautinius dokumentus - "PaperOffice" DMS atpažįsta kalbą ir atlieka teksto atpažinimą. Tai leidžia ieškoti dokumento savo duomenų bazėje ir rasti jį per kelias sekundes.

• 11 priežastis – automatinis konvertavimas į PDF/A ilgalaikiam archyvavimui
  Popieriniai dokumentai automatiškai įrašomi į teisiškai galiojantį ISO standartą 19005 PDF/A. PDF/A-1 formatas yra labiausiai ribojantis formatas, kurį sudaro 2 lygiai: PDF/A-1b vizualiniam atkuriamumui ir PDF/A-1a Unicode susiejimui ir turinio struktūrizavimui.
• 12 priežastis – neįdiegta ir (arba) nereikia diegti debesies

  "PaperOffice" remiasi duomenų bazėmis, kurias naudojate vietoje arba savo NAS, pvz., "Synology" arba "QNAP". Tokiu būdu visa informacija apie jūsų dokumentus, pvz., miniatiūros ir teksto atpažinimas, kuri buvo atlikta, taip pat kiti raktiniai žodžiai, saugoma jūsų duomenų bazėje.

  Tokiu būdu duomenys nepatenka į trečiųjų šalių debesies paslaugų teikėjus ir jums nereikia mokėti mėnesinių duomenų saugojimo išlaidų.

• 13 priežastis – BDAR ir GOBD saugykla

  Nepriklausomai nuo to, ar pašalinate puslapius, pasukate juos ar juodinate sritis naudodami "PaperOffice" - viskas yra sukurta auditui atspariu būdu pagal GOBD, kad būtų galima puikiai pateikti.

  "PaperOffice" automatiškai iškuria kiekvieną pakeistą dokumentą, sukuria šešėlinę kopiją ir išsaugo ją atskirai, kad bet kuriuo metu galėtumėte vėl atidaryti norimą versiją.

• 14 priežastis – iškvieskite skaitmeninius dokumentus naudodami QR kodą (kamerų nuskaitymas)

  "PaperOffice" QR kodų naudojimas atveria puikias galimybes, tokias kaip automatinis jau archyvuotų ir pakeistų popierinių dokumentų, kuriuose yra tas pats QR kodas, versijų kūrimas.

  Taip pat galite lengvai ieškoti dokumentų "PaperOffice" naudodami QR kodą - atidarykite QR kodo paiešką ir internetinėje kameroje palaikykite "PaperOffice" dokumento QR kodą, kad jis būtų rodomas "PaperOffice".

• 15 priežastis - neprilygstamas kainos ir kokybės santykis

  "PaperOffice" pirkimo licencijos galioja visą gyvenimą be tolesnių išlaidų ir su pasirenkamomis "PaperOffice PLUS" net visais tolesniais atnaujinimais, naujomis metinėmis versijomis ir nemokamu asmeniniu palaikymu telefonu ir "Teamviewer" už apskaičiuojamą fiksuotą kainą be jokių nemalonių staigmenų.

  Tai buvo tik 15 priežasčių, kodėl turėtumėte naudoti skaitytuvą su dokumentų valdymo sistema. Be pirmiau išvardytų, "PaperOffice" siūlo daug daugiau priežasčių: gyvavimo ciklų (saugojimo laikotarpių) valdymą, prieigos registravimą, apsaugą nuo neteisėtos prieigos ir šifravimo, intuityvią integraciją į "Outlook" / "Office", dokumentų (metaduomenų) indeksavimą, darbo eigos sprendimus ir daug daugiau.

  Funkcijas galite pamatyti apsilankę mūsų svetainėje ir apsilankę "Ką gali padaryti" PaperOffice ".

Dokumentų nuskaitymas ir archyvavimas DMS suteikia įmonėms didžiulių pranašumų. Visi procesai, susiję su dokumentais, yra optimizuoti. Duomenų apsauga ir duomenų saugumas tebėra užtikrinti.

Kompiuterizuotas biuras atleidžia darbuotojus. Sutaupote daug paieškos pastangų ir išlaidų. Ir jūs pagerinate savo administracinių procesų teisinį tikrumą.

Daugeliui įmonių "PaperOffice" DMS yra pirmasis žingsnis skaitmeninimo link. Nuskaitydami dokumentus ir archyvuodami juos skaitmeniniu būdu, sukuriate daug daugiau nei tik skaitmeninę originalo kopiją. Nuskaitymas nestruktūrizuotą informaciją paverčia struktūrizuotais duomenimis.

Būtinai venkite šios klaidos

Nors didelės įmonės jau seniai skiria skaitmeninimo pareigūnus, kurie visą darbo dieną sprendžia analoginių dokumentų konvertavimo temą, mažoms ir vidutinėms įmonėms paprastai trūksta žmogiškųjų išteklių, ypač todėl, kad reikalinga tinkama profesinė kvalifikacija.
Tačiau tai yra dažna klaida ir lemia blogas investicijas, nes daugelis gamintojų naudojasi šiuo nežinojimu.

Tarpinė išvada

Jums nereikia IT specialisto ar apmokyto bibliotekininko!

Viskas, ko jums tikrai reikia, yra

• tinkama programinė įranga
• patikimas IT partneris
• atitinkama aparatūra

Kartais aparatūra dažnai jau yra, turi daugiau potencialo nei anksčiau ir gali būti naudojama nedelsiant.

Arbat pinigus

Beje, yra specialus straipsnis apie "Skaitmeninių sąskaitų faktūrų apdorojimą", kuriame pranešama apie skaitmeninimo ar skaitmeninio sąskaitų faktūrų apdorojimo privalumus:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide