Kamu Kurumu
Belediye Binası
Carrión de los Condes

Başlangıç pozisyonu

Kamu kurumunda bir otorite olarak, Carrión de los Condes şehrinin belediye binası çok sayıda önemli belgeyi yönetmek zorundadır: belgeler, başvurular, kimlik kartları, kayıt sertifikaları, aynı zamanda inşaat dosyaları ve iş belgeleri, yazışmalar ve çok daha fazlası.

Ne yazık ki, belediye binası şimdiye kadar uygun bir belge yönetim yazılımının kullanımından önemli ölçüde yararlanmamıştır, çünkü henüz uygun bir çözüm bulunamamıştır.

Aramayı daha kolay ve verimli hale getirmek için, şehir arşivi belgeleri dijitalleştirmeyi ve içeriği iç arşiv veritabanına dahil etmeyi planladı.

Manuel işleme çok zaman alıcı olurdu, bu yüzden otomatik bilgi çıkarma arandı.

Şehir yönetiminin amacı, mevcut kağıt belgeleri dijitalleştirmek, gelen ve giden tüm belgeler üzerinde süreç optimizasyonu ve iş akışı kontrolü sağlamak, süreçlerin büyük bir bölümünü arka planda otomatikleştirmek ve böylece mülk yönetimi sürecini optimize etmekti.

Paperless work through digital processes

Mevcut sorun

Geçmişte, tüm hükümet sistemi kağıda dayanıyordu. Vatandaşlar tarafından sunulan başvurular, kayıt bürosu tarafından dosyalara ayrıldı ve ek belgelerin eklendiği belediye binasına iletildi.

Belgeler daha sonra tüm ofis duvarlarını kaplayan ve yıllarca orada saklanan metre uzunluğundaki raf duvarlarına taşındı.

Ancak mevcut ve günlük gelen belgelerle, Carrión de los Condes belediye binasının manuel sistemi sınırlarına ulaştı: Bireysel makbuzlar genellikle yanlış dosyalandı veya meslektaşları tarafından daha önce kaldırıldı ve henüz geri konulmadı. Dış kurumların katılımı da zordu, örneğin belediye binalarının veya uzmanların başvuruları değerlendirmek için erişime ihtiyacı olduğunda.

"Belgeleri klasörlere doldurarak önlenebilir depolama maliyetlerimiz vardı. Buna ek olarak, belge arama zaman alıcıydı ve genellikle arşive yapılan bir ziyareti içeriyordu ",

Bay Carlos A. Garcia'nın pazarlama ve iletişim müdürü olduğunu hatırlıyor.

Sonuç, uzun işlem süreleri ve gerekli belgelerin işlenmesi, alınması ve iletilmesindeki verimsizliklerdi.

Ancak en büyük sorun belgelerin yaşıydı, çünkü kırılgan hale geldiler. Buna göre, otorite dijital belge yönetimi arayışına girdi.

PaperOffice belge yönetim sistemi ile birlikte yürütülen vaka çalışması, herhangi bir idari organda yaygın olduğu gibi, çok sayıda kağıt kayıt ve dosyanın tutulması ve depolanması, sınıflandırılması ve organize edilmesi için (bazıları kritik durumda) fiziksel bir alana ve personele sahip olma endişesine dayanıyordu.

Bütçe serbestliğine rağmen, Carrión de los Condes belediye otoritesi, bu eski moda sistemin güncel, modern, dijital bir sistemle değiştirilmesi gerektiği sonucuna vardı. Bu şekilde, kamu kurumu belge aramak yerine, kendisini bir şehir yönetiminin asıl görevine adayabilir: vatandaşlar.

"İşi daha da ileriye taşıdık ve şimdi bir avantajımız var."

Carrión de los Condes yönetiminin Pazarlama ve İletişim Müdürü Carlos A. García, tüm kamu kurumlarının karşılaştığı tüm sorunları dijitalleştirmek için bir çözüm arıyordu. Ayrıca, belediyenin daha önce büyük ölçüde benzer olan tüm idari görevlerinin dijitalleştirilmesi öngörülüyordu.

Belediye binası neden PaperOffice DMS'yi seçti?

En önemli seçim kriterleri güvenilirlik ve güvenlikti, çünkü yönetilen belgeler kişisel belgeler veya başvuru sahibinin mali durumu gibi gizlidir.

Kişisel verilerin güvenliği GDPR ve uzun vadeli yatırım güvenliği garanti edilemediğinden, kamu kurumundaki veri koruma düzenlemeleri nedeniyle çeşitli bulut sağlayıcıları veya açık kaynak çözümleri dikkate alınmamıştır.

PaperOffice DMS bir bulut uygulaması olmadığından ve tüm verileri belediye binasında bulunan merkezi bir veritabanında sakladığından, sonuçta gerekli senaryoyu bir testle test etmeye karar verildi.

"Zaten PaperOffice ile ilk randevunuzda, belge yönetimi alanındaki 20 yıllık PaperOffice deneyimini fark ediyorsunuz."

PaperOffice, özellikle yüksek oranda şifrelenmiş belge depolamanın bir bulutta değil, doğrudan belediye binasında bulunması nedeniyle tüm belge standartlarını ve yasal yönergeleri aşmaktadır.

Uyumlu sürüm kontrolüne ve denetimden geçmiş sürüm oluşturmaya sahip bir belge yönetim sistemi kullanma ihtiyacı her zamankinden daha açıktır.

Kararın muazzam bir nedeni, desteğin erişilebilirliğiydi, çünkü geçmişte diğer sağlayıcılarla çok kötü deneyimler yaşandı ve bu da belediye binasının durmasına neden oldu.

Özellikle, güvenilirliği sağlamak ve gerçek sorunları simüle etmek için, son teslim tarihlerinin karşılanıp karşılanmadığını ve desteğin kalitesinin ne olduğunu değerlendirmek için PaperOffice desteğine birkaç kez başvuruldu.

PaperOffice meydan okumayı kabul etti - hedefler ve zamanlama

Mevcut tüm kağıt belgelerin dijital bir arşivde dijitalleştirilmesine karar verildi.

Özellikle dijital dönüşüm için, Carrión de los Condes belediye meclisi tarafından "Dijital arşivin oluşturulması" başlıklı karma bir eğitim ve istihdam programı organizasyonu kuruldu. Bu organizasyon, PaperOffice uzmanlarıyla birlikte, şu anda sekiz öğrenciyi ve iki profesörü eğitiyor.

İçinde, edinilen bilgi, zamanı optimize etmeye ve 1820'lere dayanan tarihi arşivin dijitalleştirme çözümünü başlatmaya yardımcı olan kesin bir iş akışı ile gerçek bir uygulamada uygulanır.

"Belgelerin manuel olarak işlenmesi bize çok zaman kaybettirirdi. PaperOffice DMS'nin otomatik çözümüyle, manuel çaba büyük ölçüde azaltılabilir ve aynı zamanda geleceğe yönelik teknolojiye yatırım yapılabilir."

Akıllı AI belge işleme alanında bir uzman olarak, PaperOffice DMS mevcut belgeleri dijitalleştirmek için görevlendirildi.

Mevcut kağıt belgeler Belediye Binası çalışanları tarafından dikkatlice tarandı ve PaperOffice DMS'de arşivlendi. Belge yönetim sistemi daha sonra taranan tüm belgelerin küçük resmini oluşturur ve ayrıntılı bir metin tanıma işlemi gerçekleştirir. Bu, tüm belgelerin herhangi bir metin içeriğinin, PaperOffice'e entegre arama motoru kullanılarak saniyeler içinde bulunabileceği anlamına gelir.

PaperOffice ile dijitalleştirmenin avantajları

PaperOffice'in dijitalleştirme uygulaması sayesinde, Carrión de los Condes şehir arşivi zaten şunları yapabildi:

• Zamandan ve kaynaklardan tasarruf edin
• Kolay belge erişimi
• Her yetkili çalışan için belgelerin kullanılabilirliği
• Net dosyalama sağlayın

Veri ve belgelerin artık daha kolay ve daha hızlı kullanılabilirliği, belediye binasının süreçlerini temelden ve kalıcı olarak değiştiriyor. Yönetim bilgileri artık şeffaf bir şekilde organize edilmiş ve doğru zamanda kullanılabilir.

"Veri güvenliği, otomatik iş akışları, belgelerin dijitalleştirilmesi ve PaperOffice'in idari bir ortama kolay entegrasyonu, bu şehir yönetiminin kağıt tüketimini azaltmak, kağıt süreçlerini en aza indirmek, kırılgan belgeleri arşivlemek ve bunları uzun vadede korumak, yer kazanmak ve böylece maliyetlerden tasarruf etmek için ihtiyaç duyduğu şeyi sağladı."

Bu anlamda kamu yönetiminde belge bazlı tüm süreçlerin dijitalleşmesinin temeli PaperOffice DMS ile atılmıştır.

Genel arşivleme sürecine ek olarak:

• Revizyona dayanıklı arşivleme
• Organizasyonel süreçlerin optimizasyonu
• Dokümantasyonun daha iyi organizasyonu
• Daha hızlı belge arama
• Basitleştirilmiş iletişim ve görev çözme

Garantili.

Nihai sonuç

Belediye meclisi, daha önce kağıt tabanlı veri sorununu ortadan kaldırmış, arşivden kaynaklanan tüm kırılgan belgeler dikkatlice taranmış ve böylece arşivlenmiştir. PaperOffice, gelen tüm veriler üzerinde OCR metin tanıma özelliğini çalıştırdığından, belediye binası çalışanları artık belgeleri çıkarmak zorunda değildir, ancak bunları PaperOffice içinde arayabilirler.

Şehir yönetimi artık merkezi, iş akışı etkin bir belge yönetim sistemi kullanıyor.

Belediye Binası artık vaka dosyalarının yanı sıra ilişkili adları, konumları ve tarihleriyle birlikte vaka numaralarını saniyeler içinde bulabilir. Böylece, arşiv vatandaşlarına daha hızlı ve daha doğru bir şekilde yardımcı olabilirken, orijinaller el değmeden kalır.

Carrión de los Condes belediye binası hakkında

Yüzölçümü: 63,37 km². Nüfus: 2,096 (2018)

İli: Palencia. Kastilya ve Leon Topluluğu

Belediye Başkanı: Jose Manuel Otero Sanz.

Nüfus merkezleri: Carrión de los Condes;

2.000'den fazla nüfusa sahip bu şehir, Palencia eyaletinin merkezinde yer almaktadır. Arkeolojik buluntulara göre köyün kökenleri Roma öncesi dönemlere kadar uzanmaktadır.

Bugün şehir, St. James Yolu'nda yürüyen tüm hacılar için bilinir, çünkü şehir St. James Yolu'ndadır ve hacı pansiyonları vardır.