Javna ustanova
Gradska vijećnica
Carrión de los Condes

Početni položaj

Kao autoritet u javnoj ustanovi, gradska vijećnica grada Carrión de los Condes mora upravljati velikim brojem važnih dokumenata: dokumentima, prijavama, osobnim iskaznicama, potvrdama o registraciji, ali i građevinskim datotekama i poslovnim dokumentima, korespondencijom i još mnogo toga.

Nažalost, gradska vijećnica do sada nije imala značajnije koristi od korištenja prikladnog softvera za upravljanje dokumentima, jer još nije pronađeno odgovarajuće rješenje.

Kako bi pretraživanje bilo lakše i učinkovitije, gradski arhiv planirao je digitalizirati dokumentaciju i sadržaj ugraditi u internu arhivsku bazu podataka.

Ručna obrada bila bi previše dugotrajna, zbog čega se tražilo automatsko izvlačenje informacija.

Cilj gradske uprave bio je digitalizirati postojeće papirnate dokumente, uvesti optimizaciju procesa i kontrolu tijeka rada nad svim dolaznim i odlaznim dokumentima, automatizirati veliki dio procesa u pozadini i tako optimizirati proces upravljanja imovinom.

Paperless work through digital processes

Postojeći problem

U prošlosti se cijeli vladin sustav temeljio na papiru. Prijave koje su podnijeli građani ured za registraciju sortirao je u spise, proslijeđene gradskoj vijećnici, gdje su dodani dodatni dokumenti.

Dokumenti su zatim migrirali na metar duge zidove polica koji su pokrivali cijele uredske zidove i tamo su bili pohranjeni godinama.

No, s postojećim i svakodnevnim dolaznim dokumentima, ručni sustav gradske vijećnice Carrión de los Condes dosegao je svoje granice: pojedinačne račune kolege su često podnosile pogrešno ili prethodno uklanjale i još nisu vratile. Sudjelovanje vanjskih institucija također je bilo teško, primjerice kada je gradskim vijećnicama ili stručnjacima bio potreban pristup za procjenu zahtjeva.

"Imali smo troškove pohrane koji su se mogli izbjeći podnošenjem dokumenata u mape. Osim toga, potraga za dokumentima bila je dugotrajna i često je uključivala posjet arhivi",

Prisjeća se g. Carlos A. Garcia voditelj marketinga i komunikacija.

Rezultat je bio dugo vrijeme obrade i neučinkovitost u obradi, dohvaćanju i prosljeđivanju potrebne dokumentacije.

No, najveći problem bila je starost dokumenata, jer su postali krhki. U skladu s tim, tijelo je krenulo u potragu za digitalnim upravljanjem dokumentima.

Studija slučaja, provedena zajedno sa sustavom upravljanja dokumentima PaperOffice, temeljila se na koncernu, kao što je uobičajeno u bilo kojem upravnom tijelu, za vođenje brojnih papirnatih zapisa i spisa te za fizičko osoblje (neki u kritičnom stanju) za pohranu, klasificiranje i organiziranje.

Unatoč proračunskom manevarskom prostoru, općinska vlast Carrión de los Condes došla je do zaključka da se taj staromodni sustav mora zamijeniti ažuriranim, modernim, digitalnim. Na taj se način, umjesto traženja dokumenata, javna ustanova može posvetiti stvarnom zadatku gradske uprave: građana.

"Upravo smo pomaknuli posao naprijed i sada imamo prednost."

Carlos A. García, voditelj marketinga i komunikacija uprave Carrión de los Condes, tražio je rješenje za digitalizaciju svih problema s kojima se suočavaju sve javne institucije. Također je bilo predviđeno digitalizacija svih administrativnih poslova općine, koje su ranije bile uglavnom analogne.

Zašto je gradska vijećnica odabrala PaperOffice DMS

Najvažniji kriteriji odabira bili su pouzdanost i sigurnost, budući da su dokumenti kojima se upravlja povjerljivi, kao što su osobni dokumenti ili financijska situacija podnositelja zahtjeva.

Različiti pružatelji usluga u oblaku ili rješenja otvorenog koda nisu razmatrani zbog propisa o zaštiti podataka u javnoj ustanovi, budući da sigurnost osobnih podataka GDPR i dugoročna sigurnost ulaganja nisu mogli biti zajamčeni.

Budući da PaperOffice DMS nije aplikacija u oblaku i pohranjuje sve podatke u središnju bazu podataka koja se nalazi u gradskoj vijećnici, na kraju je odlučeno da se testom testira traženi scenarij.

"Već pri prvom sastanku s PaperOffice primijetite 20 godina PaperOffice iskustva u području upravljanja dokumentima."

PaperOffice nadmašuje sve standarde dokumenata i pravne smjernice, posebno zbog visoko šifrirane pohrane dokumenata izravno u gradskoj vijećnici, a ne u oblaku.

Potreba za korištenjem sustava za upravljanje dokumentima koji ima usklađenu kontrolu verzija i verzije otporne na reviziju jasnija je nego ikad prije.

Ogroman razlog za odluku bila je dostupnost podrške, budući da su u prošlosti s drugim pružateljima usluga postignuta vrlo loša iskustva, što je također dovelo do zastoja gradske vijećnice.

Konkretno, kako bi se osigurala pouzdanost i simulirali stvarni problemi, nekoliko je puta kontaktirana podrška za PaperOffice kako bi se procijenilo jesu li ispunjeni rokovi i kakva je kvaliteta podrške.

PaperOffice je prihvatio izazov - ciljeve i vrijeme

Donesena je odluka o digitalizaciji svih postojećih papirnatih dokumenata u digitalnu arhivu.

Posebno za digitalnu transformaciju, organizaciju mješovitog programa obuke i zapošljavanja pod nazivom "Stvaranje digitalne arhive" osnovalo je gradsko vijeće Carrión de los Condes. Ova organizacija, zajedno sa stručnjacima PaperOfficea, trenutno obučava osam studenata i dva profesora .

U njemu se stečena znanja primjenjuju u stvarnoj praksi, s preciznim tijekom rada koji pomaže optimizirati vrijeme i pokrenuti rješenje digitalizacije povijesne arhive, koje datira iz 1820-ih.

"Ručna obrada dokumenata koštala bi nas puno vremena. S automatiziranim rješenjem tvrtke PaperOffice DMS, ručni napor mogao bi se uvelike smanjiti, a istovremeno uložiti u tehnologiju orijentiranu na budućnost."

Kao stručnjak u području inteligentne obrade AI dokumenata, PaperOffice DMS je zadužen za digitalizaciju postojeće dokumentacije.

Postojeće papirnate dokumente pažljivo su skenirali zaposlenici Gradske skupštine i arhivirali u PaperOffice DMS. Sustav upravljanja dokumentima zatim stvara minijaturu svih skeniranih dokumenata i provodi detaljno prepoznavanje teksta. To znači da se bilo koji tekstualni sadržaj svih dokumenata može pronaći u nekoliko sekundi pomoću tražilice integrirane u PaperOffice.

Prednosti digitalizacije uz PaperOffice

Zahvaljujući implementaciji digitalizacije PaperOfficea, gradski arhiv Carrión de los Condes već je bio u mogućnosti:

• Uštedite vrijeme i resurse
• Jednostavan pristup dokumentu
• Dostupnost dokumenata za svakog ovlaštenog zaposlenika
• Navedite jasno podnošenje

Sada lakša i brža dostupnost podataka i dokumenata iz temelja i trajno mijenja procese gradske vijećnice. Administrativna znanja sada su organizirana transparentno i dostupna u pravo vrijeme.

"Sigurnost podataka, automatizirani tijekovi rada, digitalizacija dokumenata i jednostavna integracija PaperOfficea u administrativno okruženje donijeli su ono što je ovoj gradskoj upravi potrebno za smanjenje potrošnje papira kako bi se smanjili papirnati procesi, arhivirali krhki dokumenti i dugoročno sačuvali i stekli prostor i tako uštedjeli troškovi."

U tom smislu, osnova za digitalizaciju svih procesa temeljenih na dokumentima u javnoj upravi postavljena je s PaperOffice DMS- om.

Osim općeg procesa arhiviranja:

• Arhiviranje otporno na reviziju
• Optimizacija organizacijskih procesa
• Bolja organizacija dokumentacije
• Brže pretraživanje dokumenata
• Pojednostavljena komunikacija i rješavanje zadataka

zajamčeno.

Krajnji rezultat

Gradsko vijeće otklonilo je problem prethodno papirnatih podataka, svi krhki dokumenti koji potječu iz arhive pažljivo su skenirani i tako arhivirani. Budući da PaperOffice pokreće OCR prepoznavanje teksta na svim dolaznim podacima, zaposlenici gradske vijećnice više ne moraju izvlačiti dokumente, već ih mogu jednostavno potražiti unutar PaperOfficea.

Gradska uprava sada koristi središnji sustav upravljanja dokumentima s omogućenim tijekom rada.

Gradska vijećnica sada može pronaći datoteke slučajeva, kao i brojeve slučajeva s povezanim imenima, lokacijama i datumima, u nekoliko sekundi. Dakle, arhiva može pomoći svojim građanima brže i s većom točnošću, dok originali ostaju netaknuti.

O gradskoj vijećnici Carrión de los Condes

Površina: 63,37 km². Populacija: 2,096 (2018)

Provincija: Palencia. Zajednica Kastilje i Leóna

Mayor: Jose Manuel Otero Sanz.

Populacijski centri: Carrión de los Condes;

Ovaj grad s više od 2.000 stanovnika nalazi se u središtu pokrajine Palencia. Prema arheološkim nalazima, podrijetlo sela datira iz predrimskog doba.

Danas je grad poznat po svim hodočasnicima koji hodaju Putem svetog Jakova, jer je grad na Putu svetog Jakova i ima hodočasničke hostele.