Tuotekehitys, prosessit ja tuki Butterfly Engineers S.L.
Antonio Jesús Sánchez, Butterfly Engineers S.L.:n toimitusjohtaja sekä tuote- ja prosessi-insinööri
Lähtöasento
Yritys, joka on omistautunut yksinomaan tuotekehitykseen, prosessisuunnitteluun ja on mukana kaikissa valmistusvaiheissa - ensimmäisestä ideasta lopputuotteeseen - on täynnä tiedostoja ja dokumentaatiota, kuten teknisiä tietolomakkeita, asiakastietoja, laskelmia ja suunnitelmia joka päivä.< /p>
Projektitiedot, jotka vievät vuosien varrella yhä enemmän tallennustilaa ja joita ei ole enää helppo löytää, etenkään hallinnollisissa toimistoissa, ovat vähitellen muuttumassa kohtalokkaiksi.
Yrityksen tavoitteena oli digitalisoida olemassa olevat paperiasiakirjat, tuoda prosessin optimointi ja työnkulun hallinta kaikkiin saapuviin ja lähteviin asiakirjoihin, automatisoida suuri osa taustalla olevista prosesseista ja siten optimoida prosessi.
Olemassa olevat ongelmat ja tehtävät
Aiemmin tietoja tallennettiin vain paperimuodossa, kuten tuotteen tai tuotekehityksen suunnittelu ja suunnittelu tai eritelmät, mutta nykyään monissa organisaatioissa on erilaisia tietolähteitä ja asiakirjoja: sähköpostit, lomakkeet, luonnokset ovat yhtä paljon osa sitä kuin sähköiset laskut ja paperikuitit, kirjeposti, toimitusilmoitukset, sopimukset jne.
Onneksi jatkuvan IT-kehityksen ansiosta tämäntyyppinen työ on nyt digitaalisesti ohjattua. Monista prosessivaiheista on nyt tulossa osa 100% digitaalista ja automatisoitua käytäntöä, kuten Teollisuus 4.0 vahvistaa.
Paperi on kuitenkin usein välttämätöntä, kun on kyse vapaalla kädellä tehdyistä piirustuksista tai ideoista sekä hallinnosta, laskuista tai asiakastiedoista.
Suunnittelun ja valmistuksen lisäksi Butterfly Engineersin asiantuntijoiden on myös luotava dokumentaatiota, kuten kokoonpanokäsikirjoja, turvallisuusohjeita ja teknistä dokumentaatiota projektien toteutettavuuden tutkimiseksi.
Ketteryys ja nopeus tiedostojen käsittelyssä ovat perustavanlaatuisia nykyaikaisissa yrityksissä, ja vielä enemmän, kun projektien seuranta, niiden kustannusten analysointi tai erilaiset tutkimukset, jotka tekevät niistä kannattavia, riippuvat tästä dokumentaatiosta.
Siksi Butterfly Engineersin tavoitteena oli sopeutua teollisuuteen ja pystyä toimimaan digitaalisesti teollisuusyrityksenä 4.0.
"Meillä oli vältettävissä olevat tallennuskustannukset tallentamalla asiakirjoja kansioihin. Lisäksi asiakirjojen etsiminen oli aikaa vievää."
muistelee Antonio Jesús Sánchezia, Butterfly Engineersin toimitusjohtajaa ja prosessi-insinööriä.
Miksi Butterfly Engineers valitsi PaperOffice DMS: n
Butterfly Engineers -yritys on omistautunut tuotekehitykseen, prosessisuunnitteluun ja tukisuunnitteluun, se käsittelee suuren määrän digitoitavaa dokumentaatiota, mutta tärkeimmät kohdat Paperitoimiston kaltaisen DMS: n käyttöönotossa ovat indeksoinnin ja hakuprosessin turvallisuus ja nopeus.
Paitsi että heillä on täysi luottamus siihen, että paperiton digitaalinen toimisto on mahdollista.
"Työskentelemme päivittäin paljon teknisen tiedon parissa. Kaikkien tietojen tallentaminen paperimuodossa on meille hankalaa ja kallista. Sen tuleva etsiminen on myös erittäin työlästä.
PaperOfficen avulla voimme helposti käyttää sitä mistä tahansa, löytää helposti tiettyjä tiedostoja tai asiakirjoja ja ennen kaikkea varmistaa niiden turvallisuuden.
Butterfly Engineers on myös tietoinen siitä, että PaperOfficen salausmenetelmä mahdollistaa herkimpien asiakirjojen suojaamisen mahdollisilta vuodoilta, vakoilulta tai onnettomuuksilta. Varsinkin kun yritys, jolla on nämä ominaisuudet, käy läpi standardeja ja patentteja, jotka suojaavat yritykselle välttämättömiä elementtejä.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
Lisäksi ohjelmiston toiminnallisista yksityiskohdista tulee entistä houkuttelevampia, kun sinulla on korkealaatuinen tukitiimi, joka noudattaa kaikkia tiukimpia laillisia eurooppalaisia direktiivejä (GDPR, RGPD ja GoBD) ja tiedostojen salaus on ehdottomasti haavoittumaton. On myös huomionarvoista, että valtuutetut henkilöt voivat viedä tiedot milloin tahansa ja tietokanta on yrityksen IT-henkilöstön ja järjestelmänvalvojien käytettävissä milloin tahansa.
Siirry automaatioon PaperOfficen kautta: tavoitteet ja aikataulu
Butterfly Engineersille oli selvää, että ennemmin tai myöhemmin heidän olisi siirryttävä digitalisointiin kilpailuedun luomiseksi.
Yrityksenä, joka on enemmän yhteydessä teknologiseen kehitykseen kuin muut teollisuudenalat, Butterfly Engineers luotti DMS:n käyttöönoton ja onnistuneen käyttöönoton myönteiseen vaikutukseen paperittomassa toimistossa.
"Dokumenttienhallintajärjestelmän avulla voimme hallita yritystietoja tehokkaasti nopeasti ja helposti. Tässä mielessä PaperOffice on erittäin laaja ja melko ymmärrettävä järjestelmä. Sitä on helppo käyttää ja se on saatavilla meidän kaltaisillemme pienille ja keskisuurille yrityksille."
Onnistunut toteutus: PaperOffice DMS:n digitalisoinnin edut
PaperOfficen digitalisoinnin käyttöönoton ansiosta yritys pystyi:
- Minimoi paperin käyttö
- Säästä kustannuksia ja tallennustilaa
- Automatisoi hallinnolliset tehtävät
- Suorita prosessin optimointi kansioiden valvonnan ansiosta
- Varmista asiakirjojen turvallinen toimitus
Mutta PaperOfficen digitalisoinnin ansiosta Butterfly Engineers pystyi myös:
- Säästä aikaa ja resursseja
- Varmista hallintaprosessien valvonta ja todentaminen
- Mahdollista helppo pääsy dokumentteihin ja tiedostoihin
- Asiakirjojen saatavuus jokaiselle valtuutetulle työntekijälle
- Mahdollistaa asiakirjojen, arkaluonteisten tietojen, patenttien, alan oppaiden tai kehityksen turvallisen ja pitkäaikaisen arkistoinnin
"Tietoturva, asiakirjojen digitalisointi ja PaperOfficen helppo integrointi teolliseen ympäristöön antoivat yritykselle sen, mitä se tarvitsi tiedostojen indeksointiin ja asiakirjojen etsimiseen."
Tietojen ja dokumenttien helpompi ja nopeampi saatavuus muuttaa yrityksen prosesseja perusteellisesti ja pysyvästi. Hallinnollinen tieto on nyt järjestetty avoimesti ja saatavilla oikeaan aikaan.
Lopputulos
PaperOffice on löytänyt tavan lopettaa yksi suurimmista ongelmista, joita yritykset kohtaavat tällä hetkellä:
Asiakirjojen hallinta (asiakirjojen hallinta) ja prosessien digitalisointi.
Tietomäärän haitat on rajoitettu hallinnollisten esteiden poistamiseen, sen varmistamiseen, että vain valtuutetut työntekijät voivat käyttää PaperOfficea, ja asiakirjojen muuttamisen tai jopa teknisten tietojen vuotamisen välttämiseksi.
Yhtiö aikoo myös laajentaa tätä menestyksekästä yhteistyötä edelleen, koska PaperOffice täyttää täydellisesti sen käytettävissä olevat vaihtoehdot.
PaperOffice DMS: n eheyden ansiosta tekniset arkit, suunnitelmat, tiedot, laskut ja luonnokset löytyvät nopeasti - tämän avulla Butterfly Engineers voi paikantaa projektitiedot muutamassa sekunnissa ja auttaa asiakkaitaan erittäin tarkasti.
