Restitootja
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Stephan Reichel, K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG tegevdirektor
Stardipositsioon
Restide tootjana on K60 restisüsteemidel palju olulisi dokumente, mida hallata:
Saatelehed, arved, lepingud, visandid või plaanid ja palju muud.
Paljud päringud tulevad e-posti teel ja on välja trükitud, mis on aasta jooksul tohutu hulk paberit. Tellimused prinditakse alati tarnija andmetega ja salvestatakse seejärel riiulile koos arvega pärast tarnimist.
See täielik protsess tähendab erakordset hulka paberit ja muidugi ruumi puudumist.
Otsingu lihtsustamiseks ja tõhusamaks muutmiseks ning paberitulva minimeerimiseks kavatses K60 Gitterrostsysteme dokumendi digiteerida ja sisu sisearhiivi andmebaasi lisada - ettevõte otsis sobivat dokumendihaldussüsteemi.
Käsitsi töötlemine muutus aja jooksul liiga aeganõudvaks, mistõttu otsiti automaatset arhiveerimist ja teabe väljavõtmist.
Ettevõtte suurimaks väljakutseks oli muuta info kergesti kättesaadavaks ja eelkõige kasutatavaks rohkematele töötajatele ning töötajate rühmadele ja inimrühmadele (töötajad, äripartnerid, kliendid, kodanikud).
Ettevõtte eesmärk oli digiteerida olemasolevad paberdokumendid, tuua protsessi optimeerimine ja töövoo kontroll kõigi sissetulevate ja väljaminevate dokumentide üle, automatiseerida suur osa protsessidest taustal ja optimeerida seeläbi protsessi.
Olemasolevad probleemid ja ülesanded
Varem salvestati teavet ainult paberkandjal, kuid tänapäeval on paljudes organisatsioonides erinevaid teabeallikaid ja dokumente: e-kirjad, vormid, visandid on sama palju osa sellest kui elektroonilised arved ja paberkviitungid, kirjad, saatelehed, lepingud jne.
Kogu infotulv on muutunud ebajärjekindlamaks. Seetõttu on kõige olulisem ülesanne analoog- ja digitaalseadmete ühendamine. Paberkandjal olevad dokumendid tuleb digiteerida ja viia need kokku muu teabega, näiteks seotud meilisõnumitega.
Juhtumiuuringu, mis viidi läbi koos dokumendihaldussüsteemiga PaperOffice, oli eesmärk minimeerida paberitarbimist, et säästa kulusid ja hoiuruumi.
Lisaks oli väga oluline leida lahendus kõigi tootmisprotsessi dokumentide arhiveerimiseks koos, et oleks võimalik teha kohest teavet projektiga seotud dokumentide / tellimuste kohta.
Nii nagu dokumentide ja sissetulevate e-kirjade automaatne arhiveerimine, mis peaks dokumendid arhiveerima sobivates kaustades vastavalt teatud määratud kriteeriumidele ja käivitama täiendavaid töövooge, näiteks määramine vastavale ametnikule.
Teine eesmärk oli, et oleks võimalik kiiresti otsida dokumente kolleegidelt võrgustikus.
"Meil olid välditavad ladustamiskulud, salvestades dokumente kaustadesse. Lisaks oli dokumentide otsimine aeganõudev",
kutsub tagasi K60 Gitterrostsysteme tegevdirektori Stephan Reicheli.
"Me lihtsalt liigutasime tööd edasi ja nüüd on meil edumaa."
Miks K60 Gitterrostsysteme valis PaperOffice DMS-i
Hr Reichel, K60 Gitterrostsysteme tegevdirektor, uuris kõigepealt erinevaid tarkvarapakkumisi seoses dokumendihaldusega ja otsustas lõpuks kõigepealt testida PaperOffice DMS-i.
PaperOffice DMS pakub täpselt neid tingimusi, mida hr Reichel otsis. Nende hulka kuuluvad:
1. Lahendus sisemisele kesksele andmebaasile, millel dokumendihaldussüsteem põhineb. Andmeid ei tohiks salvestada ühe kasutajaga arvutisse.Lahendus: Loodi spetsiaalne server MAX maksimaalse jõudlusega K60 restisüsteemide jaoks, millele andmebaas ehitati. See võimaldas keskset ja lihtsat juurdepääsu kõigile sellele asjakohasele dokumentatsioonile ning mitmele osapoolele võimaluse teha sama dokumendiga koostööd.
Keskne hoidla, mis on kättesaadav kõigile haldustöötajatele.
Hr Stephan Reichelile oli juba varakult selge, et tema firmat ei ole võimalik digitaliseerida:
"Pikka aega olin teadlik, et digiteerimisest ei ole võimalik mööda minna, kuid me olime sellele pikka aega vastu. Muutused ettevõtte protsessides lükatakse tavaliselt kaugemale ja kaugemale, nagu hambaarsti juurde minek. Pärast dokumendihaldussüsteemi integreerimist võin kindlasti öelda, et oleksin pidanud seda tegema palju varem."
2. Haldusülesannete täitmine ja automatiseerimine. Tarkvara peab võimaldama ülesannete jaotamist võrgu kaudu ja nende töötlemist vastava ametniku poolt.
Lahendus: PaperOffice DMS-il on terviklik töövoofunktsioon, mis võimaldab meeldetuletusi, sõnumeid ja teavet saata mis tahes ühendatud arvutisse ja sealt tagasi varem määratud töötajate rühma .
Lisatud on digitaalne kasutaja autoriseerimine ja parooli kinnitamine.
Samal ajal teavitatakse kõiki asjaomaseid töötajaid töötlemisstaatusest. Versiooni salvestamine võimaldab jälgida, millised töötlemisetapid viidi läbi millal ja kes.
"Juba esimesel kohtumisel PaperOffice'iga märkate 20-aastast PaperOffice'i kogemust dokumendihalduse valdkonnas."
3. Kättesaamine ja aja kokkuhoid. Analoogdokumentide digiteerimiseks ja vajaduse korral hõlpsamaks leidmiseks otsiti lihtsamat viisi.
Lahendus: See on PaperOffice DMS-i põhisegment, analoogdokumentide digiteerimine. Kõik, mida vajame, on skanner, millel on liides arvuti ja PaperOffice DMS-iga. Dokumente ei skaneerita ainult. Vajadusel teisendatakse need integreeritud OCR-tarkvara abil redigeeritavaks tekstiks ja salvestatakse automaatselt õigesti.
4. Projektiga seotud dokumentide/tellimuste ühendamine. Tarkvara peaks suutma salvestada protsessiga seotud dokumente koos või lubada linke üksteisega.
Kõiki äritehingu dokumente, nagu ostuprotsess või paigaldus koos vastava saatelehe, arve, visandite, plaanide ja defektide kohta esitatud kaebustega, tuleks hallata tsentraalselt.
Lahendus: PaperOffice'il on digitaalsed kaustad, kus kõiki tootmisprotsessi dokumente saab salvestada digitaalsesse kausta. Kausta struktuur, mis koosneb põhikaustast ja alamkaustadest, tagab optimaalse ülevaate.
Sel viisil salvestatakse saatelehed, arved ja kõik, mis kuulub äriprotsessi, kausta või alamkausta. Juurdepääsu volitusi saab määrata igale kaustale kas töötajate rühmadele või üksikutele töötajatele.
Lisaks saab luua ja saata töötajatele kausta hüperlinke.
Sel viisil saavad volitatud töötajad ja koostööpartnerid sellele igal pool ja igal ajal juurde pääseda. Tänu versiooni juhtimisele saab iga üksiku dokumendimuudatuse algatajat ja aega läbipaistvalt jälgida: päringuid selgitatakse kiiresti ja välditakse tarbetuid vigu.
"Digiteerimise teema muutub restitööstuses üha märgatavamaks. See kehtib näiteks meie varuosade nimekirjade või plaanide, jooniste ja konfiguraatorite kohta. Pärast PaperOffice DMS-i kasutuselevõttu sai käsitsi pingutada. Oleme nüüd digitaalse restitootjana teerajajad."
PaperOffice'il on ka teistes kaustades dokumentide virtuaalne esitus. Sel viisil saab dokumendi(d) kuvada praktiliselt erinevates kaustades, ilma et algdokumenti oleks vaja dubleerida. See funktsioon on väga kasulik, kui näiteks dokument peaks ilmuma erinevates projektides, kuid te ei soovi dokumenti dubleerida.
Võimalus saada teavet erinevatest vaatenurkadest tagab kõigile projektis osalejatele suurema selguse ja parandab töötajate võimet teavet anda.
PaperOffice DMS vastas kõigile nõutavatele kriteeriumidele.
Kasu digiteerimise kaudu PaperOffice'iga
Tänu PaperOffice'i digiteerimisele suutis k60 Grating Systems juba:
- Säästa aega ja ressursse
- Lihtne juurdepääs dokumendile
- Dokumentide saadavus iga volitatud töötaja kohta
- Esitage selge esitamine
Andmete ja dokumentide lihtsam ja kiirem kättesaadavus muudab ettevõtte protsesse põhjalikult ja püsivalt. Haldusteadmised on nüüd korraldatud läbipaistvalt ja kättesaadavad õigel ajal.
Selles mõttes on kõigi dokumendipõhiste protsesside digiteerimise aluseks PaperOffice DMS.
Lisaks üldisele arhiveerimisprotsessile:
- Revisjonikindel arhiveerimine
- Organisatsiooniliste protsesside optimeerimine
- Dokumentatsiooni parem korraldus
- Kiirem dokumendiotsing
- Lihtsustatud suhtlemine ja ülesannete lahendamine
Garanteeritud.
Lõpptulemus
PaperOffice DMS kaardistab täna kogu töövoo digitaalselt.
Praegu salvestatakse kõik tarne- ja arvedokumendid võimsate skanneritega, PaperOffice tuvastab automaatselt kontaktandmed ja salvestab dokumendid vastavalt elektroonilisele arhiivile.
Seejärel pääsevad töötajad dokumentidele juurde lihtsa kasutajaliidese kaudu ja sisestavad erinevaid otsingutermineid - saadaval on ka täistekstiotsing.
Tänu DMS-i järjepidevale kasutamisele suutis restitootja oluliselt vähendada arve jaoks vajalikku töötlemisaega ning samal ajal on tasumata nõuete arv oluliselt vähenenud.
