Менонити
Църква Братя Билефелд
Александър Старук, главен финансов директор в меннонитското братство Билефелд д. V.
Предизвикателството
Меннонитското братство Билефелд е. В. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) е протестантска свободна църква, чиито корени се връщат далеч в миналото. Това Билефелд Меннонитско братство е основано в Цюрих по време на движението Реформация през 16 век. Днешното меннонитно братство Билефелд е. В. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), което включва над 1000 членове на общността.
PaperOffice DMS се използва от общината за подкрепа на членовете доброволци, особено в архивните документи, присвояване на работни потоци и счетоводство в домашния офис.
Начална позиция
В асоциация, която включва меннонитското братство Билефелд д. В., има доста обширни административни задачи, които всички се изпълняват от членовете на доброволна основа.
Това засяга както управлението на сметките на над 1000-те членове, така и одита на сметките за различни строителни проекти на общината или обработването на входящи дарения.
Съществуващ проблем
До използването на PaperOffice DMS на избраните членове бяха възложени различните административни задачи, при което до голяма степен беше оставено на самите съответни членове как и в какъв срок се извършва работата.
Не е използвана цифрова мрежа и цялостен софтуер. Вместо това, търговският търговец фактури, които трябваше да бъдат проверени, бяха отведени у дома, за да бъдат проверени ръчно. Също така се случи, че никой няма време и след това сметката първоначално е оставена на масата.
В хода на цифровизацията общностите сега се сблъскват с безброй документи, имейли и други притеснения чрез имейл. Този потоп от електронни писма обаче едва ли може да се управлява ръчно.
Последиците бяха дългонавити времена на обработка и неефективност при обработването, извличането и препращането на необходимата документация. Съответно общината отиде в търсене на управление на цифрови документи.
В резултат на това имаше многократни забавяния при прехвърлянето на непогасените суми към възложените дружества. Бяха издадени напомняния с допълнителни разходи и предоставените отстъпки не можаха да бъдат използвани. Разбираемо е, че репутацията на общността претърпя в резултат на това.
Александър Старук, главен финансов директор в меннонитското братство Билефелд д. В., търсеше решение на проблема, при което се обмисляше и цифровизацията на всички административни задачи на общината, които преди това бяха до голяма степен аналогични.
Защо меннонитското братство избра PaperOffice DMS
Г-н Старук за първи път разгледа различни софтуерни оферти във връзка с управлението на документи и в крайна сметка реши да тества PaperOffice DMS в продължение на шест месеца.
PaperOffice DMS предлага точно изискванията , които г-н Старук е търсил. Това включва:
- Наличност: Централен и лесен достъп до цялата тази съответна документация и възможност няколко страни да си сътрудничат по един и същ документ.
Вътрешно, централно хранилище, до което всички членове с административни задачи могат да получат достъп и от дома. Данните не трябва да се съхраняват в облак на трета страна или на компютър с един потребител.
- Ловкост и автоматизация на административните задачи: Софтуерът трябва да направи възможно разпределението на задачите по мрежата, а също и те да бъдат обработвани от съответния член на клуба.
- Възмездност и икономии на време: Търсен е по-прост начин за цифровизация на аналоговите документи и за лесното им извличане, ако е необходимо.
- Практично и разбираемо: Софтуерът трябва да изисква възможно най-малко обучение и в същото време да бъде подготвен за бъдещето.
Решението: Synology създаде NAS, мрежа прикрепена съхранение, в читалището, на които всички данни, отнасящи се до асоциацията и нейните членове се съхраняват с помощта на PaperOffice DMS.
Г-н Александър Старук осъзна рано, че няма начин да се цифровизира общността му:
"Току-що преместихме работата напред и сега имаме преднина."
Решението: PaperOffice DMS има цялостна функция за работен поток, която дава възможност за присвояване и обработка на сложни процеси и контрол на информацията и задачите на документа ефективно от компанията.
Включено е цифрово оторизация на потребителя и потвърждение на паролата.
В същото време всички заинтересовани членове са информирани за статуса на обработка. Съхранението на версии дава възможност да се проследи кои стъпки за обработка са извършени кога и от кого.
Решението: Той е основната сегмента на PaperOffice DMS, цифровизацията на аналогови документи. Всичко, от което се нуждаете, е скенер с интерфейс към компютъра и PaperOffice DMS. Документите не са просто сканирани. Ако е необходимо, те се превръщат в редактивен текст чрез интегриран OCR софтуер и автоматично се записват правилно.
Индекс на ключовите думи, настроен от PIA за изкуствен интелект, гарантира, че всеки документ може да бъде намерен чрез вътрешната търсачка, дори ако потребителят едва ли знае нещо за документа.
Решението: Използването на PaperOffice DMS може да се научи с помощта на безплатни обучителни видеоклипове и уроци.
Никакви външни и скъпи "консултанти" на място и никой не трябва да пътува никъде за обучение. Всеки може да определи времевата рамка за изучаване на самите навигация в менюто според изискванията и по отношение на бъдещето, PaperOffice DMS е добре позициониран благодарение на модулната си структура.
PaperOffice DMS изпълни всички необходими критерии.
Защо меннонитското братство избра PaperOffice DMS
Г-н Старук за първи път разгледа различни софтуерни оферти във връзка с управлението на документи и в крайна сметка реши да тества PaperOffice DMS в продължение на шест месеца.
PaperOffice DMS предлага точно изискванията , които г-н Старук е търсил. Това включва:
- Наличност: Централен и лесен достъп до цялата тази съответна документация и възможност няколко страни да си сътрудничат по един и същ документ.
Вътрешно, централно хранилище, до което всички членове с административни задачи могат да получат достъп и от дома. Данните не трябва да се съхраняват в облак на трета страна или на компютър с един потребител.
- Ловкост и автоматизация на административните задачи: Софтуерът трябва да направи възможно разпределението на задачите по мрежата, а също и те да бъдат обработвани от съответния член на клуба.
- Възмездност и икономии на време: Търсен е по-прост начин за цифровизация на аналоговите документи и за лесното им извличане, ако е необходимо.
- Практично и разбираемо: Софтуерът трябва да изисква възможно най-малко обучение и в същото време да бъде подготвен за бъдещето.
Решението: Synology създаде NAS, мрежа прикрепена съхранение, в читалището, на които всички данни, отнасящи се до асоциацията и нейните членове се съхраняват с помощта на PaperOffice DMS.
Г-н Александър Старук осъзна рано, че няма начин да се цифровизира общността му:
"Току-що преместихме работата напред и сега имаме преднина."
Решението: PaperOffice DMS има цялостна функция за работен поток, която дава възможност за присвояване и обработка на сложни процеси и контрол на информацията и задачите на документа ефективно от компанията.
Включено е цифрово оторизация на потребителя и потвърждение на паролата.
В същото време всички заинтересовани членове са информирани за статуса на обработка. Съхранението на версии дава възможност да се проследи кои стъпки за обработка са извършени кога и от кого.
Решението: Той е основната сегмента на PaperOffice DMS, цифровизацията на аналогови документи. Всичко, от което се нуждаете, е скенер с интерфейс към компютъра и PaperOffice DMS. Документите не са просто сканирани. Ако е необходимо, те се превръщат в редактивен текст чрез интегриран OCR софтуер и автоматично се записват правилно.
Индекс на ключовите думи, настроен от PIA за изкуствен интелект, гарантира, че всеки документ може да бъде намерен чрез вътрешната търсачка, дори ако потребителят едва ли знае нещо за документа.
Решението: Използването на PaperOffice DMS може да се научи с помощта на безплатни обучителни видеоклипове и уроци.
Никакви външни и скъпи "консултанти" на място и никой не трябва да пътува никъде за обучение. Всеки може да определи времевата рамка за изучаване на самите навигация в менюто според изискванията и по отношение на бъдещето, PaperOffice DMS е добре позициониран благодарение на модулната си структура.
PaperOffice DMS изпълни всички необходими критерии.
След шестмесечната тестова фаза, Меннонитското братство Билефелд д. V. нашата PaperOffice DMS и е толкова удовлетворена, че тя препоръчва софтуера на други конгрегации в църквата си.
