Javna ustanova
Mestna hiša
Carrión de los Condes

Začetni položaj

Kot organ javnega zavoda mora mestna hiša mesta Carrión de los Condes obvladovati veliko pomembnih dokumentov: dokumente, vloge, izkaznice, potrdila o registraciji, pa tudi gradbene datoteke in poslovne dokumente, korespondenco in še veliko več.

Na žalost mestna hiša doslej ni bistveno koristila uporabe ustrezne programske opreme za upravljanje dokumentov, saj še niso našli ustrezne rešitve.

Z namenom lažjega in učinkovitejšega iskanja je mestni arhiv načrtoval digitalizacijo dokumentacije in vključitev vsebine v notranjo arhivsko bazo podatkov.

Ročna obdelava bi bila preveč zamudna, zato so iskali avtomatizirano pridobivanje informacij.

Cilj mestne uprave je bil digitalizacija obstoječih papirnatih dokumentov, optimizacija procesov in nadzor poteka dela nad vsemi dohodnimi in odhodnimi dokumenti, avtomatizacija velikega dela procesov v ozadju in s tem optimizacija procesa upravljanja nepremičnin.

Paperless work through digital processes

Obstoječa težava

V preteklosti je celoten vladni sistem temeljil na papirju. Prijave, ki so jih oddali državljani, so bile razvrščene v spise s strani registracijske pisarne, posredovane mestni hiši, kjer so bili dodani dodatni dokumenti.

Dokumenti so se nato selili v meter dolge stene, ki so pokrivale celotno pisarniško steno in so bile tam shranjene leta.

Toda z obstoječimi in dnevnimi dohodnimi dokumenti je ročni sistem mestne hiše Carrión de los Condes dosegel svoje meje: Posamezne prejemke so kolegi pogosto nepravilno ali prej odstranjeni in še niso bili odstranjeni. Tudi sodelovanje zunanjih institucij je bilo težko, na primer, ko so mestne hiše ali strokovnjaki potrebovali dostop do prošnje.

"Stroške shranjevanja, ki se jim je mogoče izogniti, smo imeli z vložitvijo dokumentov v mape. Poleg tega je bilo iskanje dokumentov zamudno in je pogosto vključevalo obisk arhiva",

opozarja na g. Carlosa A. Garcia marketinga in komunikacije manager.

Rezultat so bili dolgotrajni časi obdelave in neučinkovitost pri obdelavi, pridobivanju in posredovanju potrebne dokumentacije.

Največji problem pa je bila starost dokumentov, saj so postali krhki. V skladu s tem je organ šel v iskanje upravljanja digitalnih dokumentov.

Študija primera, ki je bila izvedena skupaj s sistemom za upravljanje dokumentov PaperOffice, je temeljila na skrbeh, kot je običajno v vsakem upravnem organu, ohranjanju številnih papirnih zapisov in datotek ter fizičnemu prostoru in osebju, ki je na voljo ( nekateri v kritičnem stanju) za shranjevanje, razvrščanje in organiziranje.

Kljub proračunskemu izotopu je občinska oblast Carrión de los Condes prišla do zaključka, da je treba ta staromodni sistem zamenjati z akustnim, modernim, digitalnim. Na ta način se lahko javni zavod namesto iskanja dokumentov posveti dejanski nalogi mestne uprave : meščanom.

"Delo smo le premaknili naprej in zdaj imamo začetek."

Carlos A. García, vodja marketinga in komunikacij v upravi Carrión de los Condes, je iskal rešitev za digitalizacijo vseh problemov, s ki se soočajo vse javne institucije. Predvidena je bila tudi digitalizacija vseh upravnih nalog občine, ki so bile prej v veliki meri analogne.

Zakaj je mestna hiša izbrala PaperOffice DMS

Najpomembnejša merila za izbor so bila zanesljivost in varnost, saj so upravljani dokumenti zaupni, kot so osebni dokumenti ali finančni položaj tožeče stranke.

Zaradi predpisov o varstvu podatkov v javni instituciji niso bili upoštevani različni ponudniki oblakov ali odprtokodne rešitve, saj varnosti varstva osebnih podatkov GDPR in dolgoročne naložbene varnosti ni bilo mogoče zagotoviti.

Ker PaperOffice DMS ni aplikacija v oblaku in shranjuje vse podatke v centralno bazo podatkov, ki se nahaja v mestni hiši, je bilo na koncu odločeno, da preizkusite zahtevani scenarij s testom.

"Že na prvem sestanek z PaperOffice opazite 20 let PaperOffice izkušnje na področju upravljanja dokumentov."

PaperOffice nadhaja vse standarde dokumentov in pravne smernice, zlasti zaradi zelo šifrirane hrambe dokumentov neposredno v mestni hiši in ne v oblaku.

Potrebe po uporabi sistema za upravljanje dokumentov, ki ima skladen nadzor različic in preverjanje revizijskih različic, je jasnejša kot kdaj koli prej.

Ogromen razlog za odločitev je bila dostopnost podpore, saj so se v preteklosti zelo slabe izkušnje z drugimi ponudniki, kar je pripeljalo tudi do mirovanja mestne hiše.

Za zagotovitev zanesljivosti in simuliranje resničnih težav je bila podpora paperOffice večkrat kontaktirana, da bi ocenili, ali so bili roki izpolnjeni in kakšna je kakovost podpore.

PaperOffice je sprejel izziv - cilje in časovni razpored

Sprejeta je bila odločitev, da se vsi obstoječi papirni dokumenti digitalizirajo v digitalni arhiv.

Zlasti za digitalno preobrazbo je organizacijo mešanega programa usposabljanja in zaposlovanja z naslovom »Ustvarjanje digitalnega arhiva« ustanovil mestni svet carrión de los Condes. Ta organizacija skupaj s strokovnjaki PaperOffice trenutno usposablja osem študentov in dva profesorja .

V tem se pridobljeno znanje uporablja v pravi praksi, z natančno potekom dela, ki pomaga optimizirati čas in začeti digitalizacijo rešitve zgodovinskega arhiva, ki sega v 1820.

"Ročna obdelava dokumentov bi nas stala veliko časa. Z avtomatizirano rešitvijo iz PaperOffice DMS bi lahko ročno prizadevanje zelo zmanjšali, hkrati pa vlagali v tehnologijo, usmerjeno v prihodnost."

Kot strokovnjak na področju inteligentne obdelave dokumentov AI je bil PaperOffice DMS nalozen za digitalizacijo obstoječe dokumentacije.

Obstoječe papirnate dokumente so zaposleni v Mestni hiši skrbno pregledali in arhivirani v paperOffice DMS. Sistem za upravljanje dokumentov nato ustvari sličici vseh skeniranih dokumentov in izvede podrobno prepoznavanje besedila. To pomeni, da je vsako besedilno vsebino vseh dokumentov mogoče najti v sekundah z uporabo iskalnika, integriranega v PaperOffice.

Prednosti z digitalizacijo s PaperOffice

Zaradi digitalizacije implementacije PaperOffice je mestni arhiv Carrión de los Condes že lahko:

• Prihranite čas in vire
• Enostaven dostop do dokumentov
• Razpoložljivost dokumentov za vsakega pooblaščenega zaposlenega
• Zagotovite jasno vložitev

Zdaj enostavnejša in hitrejša dostopnost podatkov in dokumentov bistveno in trajno spreminja procese mestne hiše. Upravno znanje je zdaj organizirano pregledno in na voljo ob pravem času.

"Varnost podatkov, avtomatizirani poteki dela, digitalizacija dokumentov in enostavna integracija PaperOffice v upravno okolje so dostavili tisto, kar je ta mestna uprava potrebovala za zmanjšanje porabe papirja, zmanjšanje papirnatih procesov, arhiviranje krhkih dokumentov in ohranjanje za dolgoročno in pridobivanje prostora in s tem prihranjevanje stroškov."

V tem smislu je osnova za digitalizacijo vseh procesov, ki temeljijo na dokumentih v javni upravi, določena z PaperOffice DMS.

Poleg splošnega postopka arhiviranja:

• Arhiviranje, ki je dokaz za revizijo
• Optimizacija organizacijskih procesov
• Boljša organizacija dokumentacije
• Hitrejše iskanje po dokumentih
• Poenostavljena komunikacija in reševanje nalog

Zagotovljena.

Končni rezultat

Mestni svet je odpravil problem prej papirnatih podatkov, vsi krhki dokumenti, ki izvirajo iz arhiva, so bili skrbno skenirani in s tem arhivirani. Ker PaperOffice izvaja prepoznavanje besedila OCR na vseh dohodnih podatkih, zaposlenim v mestni hiši ni več treba izvleči dokumentov, temveč jih lahko preprosto poiščejo znotraj PaperOffice.

Mestna uprava zdaj uporablja centralni sistem za upravljanje dokumentov, ki omogoča potek dela.

Mestna hiša lahko zdaj v nekaj sekundah poišče datoteke primerov in številke primerov z njihovimi povezanimi imeni, lokacijami in datumi. Tako lahko arhiv pomaga svojim državljanom hitreje in z večjo natančnostjo, medtem ko izvirniki ostajajo nedotaknjeni.

O mestni hiši Carrión de los Condes

Površina: 63,37 km². Število prebivalcev: 2.096 (2018)

Pokrajina: Palencia. Skupnost Kastile in Leóna

Župan: Jose Manuel Otero Sanz.

Populacijski centri: Carrión de los Condes;

To mesto z več kot 2.000 prebivalci se nahaja v središču pokrajine Palencia. Po arheoloških najdiščih izvir vasi izvira iz pred rimskega časa.

Danes je mesto znano po vseh romarjih, ki hodijo po poti sv.