Tandteknik / Dentallaboratorium ViaCreative
Zahntechnik GmbH
Lars R. Ludewig, ägare och verkställande direktör för ViaCreative Zahntechnik GmbH
Startposition
Tandlaboratoriet ViaCreative är en andra generation av Lars-R. Ludewig-drivna företag i Leipzig. I laboratoriet tillverkas tandersättningsprodukter huvudsakligen på uppdrag av tandläkare.
Företagets utbud av tjänster är mycket omfattande och kännetecknas av användningen av moderna processer och tekniker. Till exempel en CAD-CAM-produktion, produktion av allergiker proteser eller överbyggnader på implantat.
PaperOffice DMS används på ViaCreative i Leipzig främst för datalagring, dokumentsökningar och förberedelse av dokument för överföring till skattekontoret.
Digitization brings many advantages
Befintliga problem och uppgifter
I laboratoriet arbetar flera tandtekniker på olika utrustade arbetsstationer med olika uppgifter. Ett gemensamt kärnsegment här är den exakta registreringen av allt arbete som utförts, liksom de processer och material som används.
Eftersom arbetet nästan uteslutande beställs av tandläkare för patienter är fullständig dokumentation lika viktig som säker lagring av de ibland känsliga uppgifterna.
Innan beslutet att använda PaperOffice DMS registrerades de data som genererades under det dagliga arbetet mestadels manuellt i en analog fil, som förvarades i en hängande fil på kontoret under pågående processer och i ett separat arkivrum när arbetet var klart. För att skapa och skicka skattedokumenten överfördes uppgifterna från de analoga filerna till det elektroniska DATEV-formuläret av en anställd.
Den tid som krävs för denna form av administrativt arbete är å ena sidan mycket hög och mycket felbenägen å den andra. Samtidigt ges den lagstadgade datasäkerheten endast i begränsad omfattning.
Företagets mål var att digitalisera befintliga pappersdokument, att få in processoptimering och arbetsflödeskontroll över alla inkommande och utgående dokument, att automatisera en stor del av processerna i bakgrunden och därmed optimera processen.
Varför ViaCreative valde PaperOffice DMS
Herr Lars-R. På grund av de befintliga utmaningarna letade Ludewig efter ett dokumenthanteringssystem som skulle möjliggöra säker och anpassningsbar datalagring samt enkel integration av alla arbetsplatser i huset med okomplicerad programvara.
Samtidigt bör programvaran kännetecknas av ett bra kostnads-nyttoförhållande. Förutom PaperOffice DMS testade Ludewig fyra andra mjukvaruprodukter från andra systemhus och undersökte inledningsvis olika programvaruerbjudanden i förhållande till dokumenthantering.
Att PaperOffice i slutändan användes som dokumenthantering på Via Creative bestämdes av följande skäl:
1. Datalagring och tillgänglighet. Central och enkel åtkomst till alla relevanta dokument och möjligheten för flera parter att samarbeta om samma dokument.
Ett internt, centralt förråd som alla anställda kan komma åt. Data bör inte lagras i ett tredjepartsmoln eller på en enanvändardator.
Lösningen:
En databas har i praktiken upprättats på NAS-enheten Network Attached Storage av Synology. Denna databas integrerades i PaperOffice DMS och all data sparades av Via Creative.
Detta uppfyller helt de rättsliga kraven för säkerhetskopiering av data. Ludewig var mycket nöjd med lösningen utan ett externt moln och därmed utan tredjepartsleverantörer, som kan bli föremål för statligt ingripande och öka risken för hackerattacker.
Ett centralt lager som kan nås av alla anställda med lämpliga användarrättigheter.
Herr Lars-R. Ludewig insåg tidigt att det inte fanns någon väg runt digitaliseringen i hans praktik.
"Att manuellt söka igenom och hitta mappar, fakturor, följesedlar, kontraktsstatus och andra viktiga papper, vilket är mycket tidskrävande, är mycket exakt Sökfunktion i PaperOffice äntligen ett minne blott ..."
2.Valuta för pengarna. Programvaran ska ha ett bra förhållande mellan pris och prestanda.
Lösningen: PaperOffice DMS erbjuds i olika prismodeller som gör det möjligt för användare att ta den mest fördelaktiga formen för dem.
På detta sätt kunde ViaCreative undvika ett alltför stort kapitalåtagande och har fortfarande en motsvarande stor budget för nödvändiga material- och teknikinköp, som är mycket dyra, särskilt inom tandteknik.
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen
3. Lätt att hantera. Programvaran ska kräva så lite träning som möjligt och samtidigt vara förberedd för framtiden.
Lösningen: I grund och botten är PaperOffice DMS mycket strukturerad och har ett grafiskt gränssnitt som guidar användaren steg för steg. Dessutom finns det extra handledning och videor för alla funktioner som kan hämtas direkt för support.
På så sätt kan externa konsulter undvikas. Naturligtvis erbjuder PaperOffice DMS också individuell utbildning för modulerna, om så önskas. Enligt erfarenheterna från ViaCreative-medarbetarna är PaperOffice dock till stor del självförklarande.
Inga externa och dyra "konsulter" på plats och ingen behöver resa någonstans för utbildning. Alla kan själva definiera tidsramen för att lära sig menynavigering efter behov och när det gäller framtiden är PaperOffice DMS väl positionerat tack vare sin modulära struktur.
"PaperOffice imponerade inte bara på oss med sin grafik, bland annat för att den har mycket bra videohandledning för enskilda ämnen. På så sätt kunde vi träna oss självständigt och när det behövdes."
4. Hämtningsbarhet och tidsbesparingar. Ett enklare sätt söktes för att digitalisera analoga dokument och enkelt hitta dem igen när det behövdes.
Lösningen: Kärnsegmentet i PaperOffice DMS är digitaliseringen av analoga dokument. Allt du behöver är en skanner med ett gränssnitt till datorn och PaperOffice DMS. Dokument skannas inte bara. De konverteras till redigerbar text av integrerad OCR-programvara och sparas automatiskt korrekt.
Tack vare den integrerade AI-funktionen kan varje dokument läras ut, allt önskat innehåll kan extraheras på ett målinriktat sätt och lagras med nyckelord på ett helt automatiserat sätt.
Tack vare reguljära uttryck (REGEX) kan dokumentinnehåll automatiskt läsas och lagras som dokumentinformation.
"Att få kronologiska resultat supersnabbt för årsbokslut och lager för att bestämma det billigaste inköpspriset för varje enskild post. Det som tidigare tog dagar kan nu göras på några timmar!
Topplista över huvudproblem lösta av PaperOffice DMS
- Konstant sökning och bläddring efter specifika dokument
- Inga fler häftapparater och pappershögar
- Inget mer fysiskt arkiv
- Minskning av arbetskrafts- och lagringskostnader
- Inga fler flyttar till nya pärmar och arkiv varje januari
- Redundant trippel säkerhetskopiering av data
Herr Lars-R. Ludewig förklarar:
"Den som engagerar sig i hela ämnet DMS kommer att belönas rikligt med mycket tidsbesparingar. Entusiasm, att luta sig tillbaka och veta att allt är säkert och enkelt för alla.
De bästa programmerarna implementerar förfrågningar briljant och ibland i rekordhastighet och implementerar dem via uppdateringar. Du rekommenderar automatiskt och entusiastiskt ..."
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert
Topplista över huvudfunktioner som gör PaperOffice DMS bättre än alla andra
- Snabb anpassning till individuella kundkrav genom uppdateringar
- Direktkontakt med utvecklarna
- Lätt NAS-integritet för datalagring på din egen server på plats. Det är upp till användaren att bestämma omfattningen av genomförandet
- Sök efter nyckelord, specifika delar, ord etc. för att snabbt få relevant data presenterad
Herr Lars-R. Ludewig betonar:
"I många mappar, utan ett ERP-system, för komplex redovisning eller för lager med prisbestämningar av vissa artiklar eller ordernummer under en viss tid med total beloppsbestämning, vill du aldrig göra utan PaperOffice igen."
Hur integrerades PaperOffice DMS?
Ludewig var också entusiastisk över PaperOffice DMS-teamets engagemang i genomförandet av justeringarna av kraven för administration av ViaCreative.
Han och hans team var lika nöjda med det grafiska gränssnittet för PaperOffice DMS. Detta visar att utvecklingen av PaperOffice tar hänsyn till den normala uppfattningen av människor, vilket prioriterar bilder och färger, utan att verka lekfulla. Detta gäller även de handledningar och videor som skapats av PaperOffice för vissa delar av dokumenthanteringsprogramvaran.
"Att manuellt söka igenom och hitta mappar, fakturor, följesedlar, kontraktsstatus och andra viktiga papper, vilket är mycket tidskrävande, är mycket exakt Sökfunktionen i PaperOffice är äntligen ett minne blott ..."
Under övergången skannades och läses ViaCreatives analoga arkiv gradvis direkt via OCR-programvaran integrerad i PaperOffice DMS. Tack vare användningen av reguljära uttryck, som genereras av PaperOffice-anställda, kan alla inkommande analoga dokument läsas upp enkelt och på ett kundspecifikt sätt.
All information i alla dataformat kan hämtas på bråkdelar av en sekund via den interna sökmotorn och ett automatiskt index.
Herr Lars-R. I början av introduktionen rekommenderar Ludewig:
"Långsamt tillvägagångssätt, experimentera först, ingen hård övergång till tidsfristen, ta reda på vilken mappstruktur som passar oss. Upprättande av grundstrukturen, första arkivering, utarbetande av kategorier enligt vad som arkiveras och markeras, allt i fred för att komma fram tillsammans i laget.
Sammanfattning av övergripande erfarenhet
PaperOffice DMS har uppfyllt alla nödvändiga kriterier och kartlägger idag hela det digitala dokumentflödet i praktiken.
För närvarande registreras alla fakturadokument med högpresterande skannrar, Paper-Office känner automatiskt igen kontaktdata och lagrar dokumenten i enlighet därefter i det elektroniska arkivet.
Anställda kan sedan komma åt dokumenten via ett enkelt användargränssnitt och ange olika söktermer - en fulltextsökning är också tillgänglig.
Tack vare den konsekventa användningen av DMS kunde ViaCreative avsevärt minska den behandlingstid som krävs för fakturorna, och antalet utestående konton har minskat avsevärt samtidigt.
Denis K. från "Bokföring och redovisning" betonar:
