Общее управление недвижимостью Эль-Гихо
Цифровые специализированные решения для автоматизации бизнес-процессов с использованием ИИО
Исходное положение
Как сообщество в управлении недвижимостью, El Guijo имеет много важных документов для управления: договоры аренды, счета за коммунальные услуги, строительные файлы, регистрации турниров, деловые документы, уведомления и многое другое.
К сожалению, управление недвижимостью до сих пор не получило значительной выгоды от использования подходящего программного обеспечения для управления документами, поскольку до сих пор не было найдено подходящего решения, хотя управляющие недвижимостью являются теми, кто значительно выигрывает от использования подходящего программного обеспечения для управления документами.
С целью решения многих существующих административных проблем в управлении имуществом было принято решение о внедрении системы документооборота.
Целью El Guijo была оцифровка существующих бумажных документов, оптимизация процессов и контроль рабочего процесса над всеми входящими и исходящими документами, автоматизация значительной части процессов в фоновом режиме и, таким образом, оптимизация процесса управления недвижимостью.
Существующая проблема
Управляющему недвижимостью приходилось ежедневно собирать важные документы. Все это должно было быть закреплено за правом жилой недвижимости, собственника, арендатора, арендодателя. Но ежедневная работа в общине также характеризовалась неэффективностью:
«У нас были расходы на хранение, которых можно было избежать, занимаясь хранением документов в папках. Кроме того, поиск документов был трудоемким и часто включал посещение архива»,
напоминает г-на Алехандро Кампоса, ИТ-специалиста сообщества Эль-Гихо.
Таким образом, общий средний показатель соседей иногда превышает 2500 жителей, с более частыми пиками в летний и праздничный периоды. В результате шесть сотрудников в качестве консультантов и постоянный менеджер в офисе, а также аутсорсинговый садоводческий и административный персонал не смогли справиться с информационной перегрузкой.
До внедрения системы управления документами вся система была бумажной. Документы, поданные владельцами, журналы и свидетельства о ремонтных работах, жалобы передавались в администрацию и затем массово хранились в папках.
В ходе оцифровки управляющие недвижимостью, такие как El Guijo, видят друг друга каждый день с бесчисленными запросами об аренде, жалобами и другими проблемами, с которыми теперь также сталкиваются по электронной почте. Однако с этим потоком электронных писем вряд ли можно справиться вручную.
Следствием этого стали длительные сроки обработки и неэффективность обработки, поиска и пересылки необходимой документации. Соответственно, сообщество отправилось на поиски цифрового документооборота.
«Мы просто продвинули работу вперед, и теперь у нас есть фора».
Алехандро Кампос, IT-специалист, самозанятый для сообщества Эль-Гихо, искал решение этой и всех проблем управления недвижимостью. Предусматривалось также оцифровать все административные задачи муниципалитета, которые ранее были в значительной степени аналогичными.
Почему муниципалитет Эль-Гихо выбрал PaperOffice DMS
Наиболее важными критериями отбора были надежность, доступность и безопасность, поскольку управляемые документы включали конфиденциальный контент, такой как личные документы, а также счета-фактуры, которые должны были быть защищены от несанкционированного доступа разрешениями на доступ и уровнями выпуска.
Различные облачные провайдеры или решения с открытым исходным кодом не рассматривались из-за правил защиты данных в муниципалитете, поскольку безопасность персональных данных GDPR и долгосрочная инвестиционная безопасность не могли быть гарантированы.
Поскольку PaperOffice DMS не является облачным приложением и хранит все данные в центральной базе данных, которая теперь находится на выделенном сервере, было окончательно решено протестировать требуемый сценарий с помощью теста.
«Уже на первой встрече с PaperOffice вы замечаете 20-летний опыт PaperOffice в области управления документами».
PaperOffice превосходит все стандарты документов и юридические рекомендации, особенно благодаря высокозашифрованному хранению документов непосредственно на выделенном сервере, а не в облаке.
Необходимость использования системы управления документами с совместимым контролем версий и управлением версиями с защитой от аудита очевидна как никогда.
Огромной причиной для принятия решения была доступность и компетентность поддержки, поскольку в прошлом был сделан очень плохой опыт работы с другими поставщиками.
В частности, для обеспечения надежности и моделирования реальных проблем несколько раз обращались в службу поддержки PaperOffice, чтобы оценить, были ли соблюдены сроки и каково качество поддержки. Здесь PaperOffice опережает любого другого производителя.
Переключитесь на автоматизацию через PaperOffice. Цели и сроки
С помощью инновационного решения для управления документами от PaperOffice муниципалитет Эль-Гихо решил автоматизировать большинство повседневных задач и документации.
Поэтому было решено отсканировать документы, которые уже существовали в бумажном виде, и архивировать их в цифровом виде в PaperOffice. После того, как они будут доступны в цифровой форме, дальнейшие административные процессы в сети сообщества также могут быть решены в цифровом виде.
Начата оптимизация процесса. Отныне документы будут разрабатываться в цифровом виде, избегая как можно больше бумаги. Собрания, протоколы, входящая почта, исходящие счета и заметки, созданные непосредственно в PaperOffice. Задачи и рабочие процессы реализуются в цифровом виде.
С помощью системы управления документами все важные доказательства могут быть легко представлены - и, конечно же, соответствуют GDPR. Долгое ожидание и путь к почтовому отделению были ликвидированы.
Преобразование прошло очень хорошо от первой презентации программного обеспечения PaperOffice до текущей работы:
«Даже после демонстрации продукта мы были в полном восторге от PaperOffice. Мы сразу же увидели добавленную стоимость, и почти три недели спустя на собрании владельцев резолюция об использовании PaperOffice в сообществе была проголосована на 100%».
Преимущества оцифровки с помощью PaperOffice
Между тем, все оцифрованные договоры аренды, корреспонденция, журналы, планы, страховые документы и т. Д. Хранятся в PaperOffice. Это большая добавленная стоимость для наших владельцев и арендаторов, говорит г-н Кампос из администрации Эль-Гихо. Это одна из причин, почему г-н Кампос уверен:
«Будущее индустрии управления недвижимостью просто лежит в оцифровке».
Благодаря внедрению оцифровки PaperOffice DMS, сообщество Эль-Гихо уже смогло:
- Экономия времени и ресурсов
- Упрощение доступа к документам
- Обеспечить доступность документов для каждого уполномоченного сотрудника
Теперь более простая и быстрая доступность данных и документов коренным образом и устойчиво меняет процессы сообщества. Административные знания теперь организованы прозрачно и доступны в нужное время.
«Безопасность данных, автоматизированные рабочие процессы, оцифровка документов и простота интеграции PaperOffice DMS в административную среду обеспечили то, что нужно этому сообществу для ускорения бумажных процессов и получения места в их зависимостях».
Каждый со своими спецификациями и особенностями, которые в целом включают в себя контроль и проверку административных операций, устранение бумаги, индексацию всех типов документов, связанных с внутренними заказами, автоматизацию и методологию, безопасность (GoBD, GDPR и защита данных), оптимизацию и мониторинг процессов, упрощая отправку файлов пользователям (владельцам в данном случае) и, конечно, экономия места в административных офисах.
Это соглашение о сотрудничестве было заключено из-за большого количества записей и записей, хранящихся в общине, и для обеспечения того, чтобы метод организации всей документации был установлен для всех жителей и администраторов сообщества.
Конечный результат
PaperOffice создал решение текущих проблем сообщества, устранив объем данных, упростив административные препятствия и гарантируя, что только уполномоченные сотрудники имеют доступ к PaperOffice, чтобы предотвратить изменение документов или даже потенциальное хищение средств.
Благодаря интеграции системы управления документами PaperOffice, сообщество теперь может найти документы и их обширную информацию всего за несколько секунд и выполнить другие задачи и рабочие процессы.
Кроме того, администрация может быстрее и целенаправленно реагировать на запросы, письма и отзывы жителей: это значительно облегчает повседневную работу.
О сообществе Эль-Гихо
Эль-Гихо - это урбанизация / сообщество, расположенное на северо-западе муниципалитета Галапагар рядом с дорогой M-510, всего в 40 минутах езды от центра Мадрида через A-6.
Привилегированное место в Сьерра-де-Гвадаррама, расположенное в связи с населением недалеко от Кольядо-Вильяльбы, Сан-Лоренцо-дель-Эскориаль и самого Галапагара, а также недалеко от водохранилища Вальмайор и границы с автономным сообществом Кастилия-и-Леон.
Строительство урбанизации началось в 1970-х годах и было основано в 1977 году по закону как районное сообщество. Он имеет площадь почти 140 000 квадратных метров с общим количеством 1 104 участка между шале, квартирами, общественными зданиями (несколько спортивных площадок, три бассейна, социальный клуб и административные офисы) и тремя детскими парками: около половины страны - это благоустроенные районы с большим природным разнообразием.
Общий средний показатель превышает 2 500 единиц, с более частыми пиками в летние и праздничные периоды. Кроме того, урбанизация имеет шесть смотрителей, одного административного и трех обслуживающего персонала (постоянно работающих), а также аутсорсинговый садоводческий и административный персонал.
