Производител на настъргане
K60-Гитеростсистем GmbH & Co.KG
Г-н Стефан Reichel, управляващ директор на K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Начална позиция
Като производител на стършели, K60 системи за настъргане има много важни документи за управление:
Бележки за доставка, фактури, договори, скици или планове и много други.
Много запитвания идват по електронна поща и са разпечатани, което възлиза на огромно количество хартия през годината. Поръчките винаги се отпечатват с данни за доставчика и след това се съхраняват на рафта заедно с фактурата след доставката.
Този пълен процес означава изключително количество хартия и разбира се липса на пространство.
За да направи търсенето по-лесно и по-ефективно и да сведе до минимум потопа от хартия, K60 Gitterrostsysteme планира да цифровизира документацията и да включи съдържанието във вътрешната архивна база данни - компанията търсеше подходяща система за управление на документи.
Ръчната обработка стана твърде отнемаща време с течение на времето, поради което се търсеше автоматизирано архивиране и извличане на информация.
Най-голямото предизвикателство за компанията беше да направи информацията лесно достъпна и преди всичко използваема за повече служители и групи служители и групи хора (служители, бизнес партньори, клиенти, граждани).
Целта на компанията беше да цифровизира съществуващите хартиени документи, да внесе оптимизация на процесите и контрол на работния поток върху всички входящи и изходящи документи, да автоматизира голяма част от процесите във фонов режим и по този начин да оптимизира процеса.
Съществуващи проблеми и задачи
В миналото информацията се съхраняваше само на хартиен носител, но днес в много организации има разнообразни информационни източници и документи: е-мейли, формуляри, скици са също толкова част от това, колкото електронните фактури и хартиените разписки, писма, бележки за доставка, договори и др.
Целият потоп от информация стана по-непоследователен. Затова най-важната задача е да се съберат аналоговите и цифровите единици. Документите, които съществуват в хартиен вид, трябва да бъдат цифровизирани и събрани заедно с друга информация, като например свързаните с него електронни писма.
Казусът, който беше извършен заедно със системата за управление на документи PaperOffice, имаше за цел да сведе до минимум потреблението на хартия, за да спести разходи и място за съхранение.
В допълнение, беше много важно да се намери решение за архивиране на всички документи на един производствен процес заедно, така че да може да се направи незабавна информация за свързани с проекта документи / поръчки.
Точно като извършването на автоматизирано архивиране на документи и входящи електронни писма, които трябва да архивират документите в подходящи папки според определени определени критерии и да задействат допълнителни работни потоци, като например възлагане на съответния чиновник.
Друга цел беше да може бързо да се търсят документи от колеги в мрежата.
"Имахме избегнати разходи за съхранение чрез съхраняване на документи в папки. Освен това търсенето на документи отнемаше много време",
припомня г-н Стефан Reichel, управляващ директор на K60 Gitterrostsysteme.
"Току-що преместихме работата напред и сега имаме преднина."
Защо K60 Gitterrostsysteme избра PaperOffice DMS
Г-н Райхел, управляващ директор на K60 Gitterrostsysteme, за първи път разгледа различни софтуерни оферти във връзка с управлението на документи и в крайна сметка реши първо да тества PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS предлага точно условията, които г-н Райхел е търсил. Те включват:
1. Решение за вътрешната централна база данни, на която се основава системата за управление на документи. Данните не трябва да се записват на компютър с един потребител.Решението: Създаден е специализиран сървър MAX с максимална производителност за k60 системи за прихващане, на който е изградена базата данни. Това даде възможност за централен и лесен достъп до цялата тази съответна документация и възможността множество страни да си сътрудничат по един и същ документ.
Централно хранилище, достъпно за целия административен персонал.
Беше ясно на г-н Стефан Рахел рано, че няма начин да се цифровизира компанията му:
"Дълго време бях наясно, че няма начин да заобиколим цифровизацията, но дълго време му устояхме. Промените в фирмените процеси обикновено се изтласкват все повече в далечината, като да отидеш на зъболекар. След като беше осъществена интеграцията на системата за управление на документи, определено мога да кажа, че трябваше да го направя много по-рано."
2. Боравене и автоматизация на административните задачи. Софтуерът трябва да направи възможно разпределението на задачите по мрежата и обработването им да се извършва от съответния чиновник.
Решението: PaperOffice DMS има функция за цялостен работен поток, която позволява напомняния, съобщения и информация да се изпращат до и от всеки свързан компютър към предварително определена група служители .
Включено е цифрово оторизация на потребителя и потвърждение на паролата.
В същото време всички заинтересовани служители са информирани за статуса на обработка. Съхранението на версии дава възможност да се проследи кои стъпки за обработка са извършени кога и от кого.
"Още при първата среща с PaperOffice забелязвате 20-те години опит на PaperOffice в областта на управлението на документи."
3. Възмездност и икономии на време. Търсен е по-прост начин за цифровизация на аналоговите документи и за лесното им намиране, когато е необходимо.
Решението: Той е основната сегмента на PaperOffice DMS, цифровизацията на аналогови документи. Всичко, от което се нуждаете, е скенер с интерфейс към компютъра и PaperOffice DMS. Документите не са просто сканирани. Ако е необходимо, те се превръщат в редактивен текст чрез интегриран OCR софтуер и автоматично се записват правилно.
4. Обединяване на свързани с проекта документи / поръчки. Софтуерът трябва да може да записва заедно документи, свързани с процеса, или да дава възможност за връзки един към друг.
Всички документи за бизнес транзакцията, като процес на закупуване или инсталация със съответната бележка за доставка, фактура, скици, планове и всякакви оплаквания за дефекти, следва да се управляват централно.
Решението: PaperOffice има цифрови папки, където всички документи на производствен процес могат да се съхраняват в цифрова папка. Структурата на папките, състояща се от основна папка и подпапки, гарантира оптимален преглед.
По този начин бележките за доставка, фактурите и всичко, което принадлежи към бизнес процеса, се записват в папка или подпапка. Разрешенията за достъп могат да бъдат присвоени за всяка папка или за групи служители, или за отделни служители.
Освен това хипервръзките към папката могат да бъдат създадени и изпратени на служителите.
По този начин упълномощените служители и партньорите за сътрудничество могат да получат достъп до него от всяко място по всяко време. Благодарение на контролата на версиите, инициаторът и времето на всяка отделна промяна на документа могат да се проследят прозрачно: Заявките се изясняват бързо и се избягват ненужни грешки.
"Темата за цифровизацията става все по-забележима в решетката индустрия. Това се отнася например за нашите списъци с части или нашите планове, чертежи и конфигуратори. След въвеждането на PaperOffice DMS ръчното усилие би могло да бъде намалено. Сега сме пионери като дигитален производител на настъргане."
PaperOffice също има виртуално представяне на документи в други папки. По този начин документът(ите) може да се показва на практика в различни папки, без оригиналният документ да се налага да бъде дублиран. Тази функция е много полезна, ако например даден документ трябва да се показва в различни проекти, но не искате да дублирате документа.
Възможността за достъп до информация от различни гледни точки гарантира по-висока степен на яснота за всички участници в проекта и подобрява способността на служителите да предоставят информация.
PaperOffice DMS изпълни всички необходими критерии.
Ползи чрез цифровизация с PaperOffice
Благодарение на цифровизацията на PaperOffice, k60 Grating Systems вече успя да:
- Пестете време и ресурси
- Лесен достъп до документи
- Наличие на документи за всеки упълномощен служител
- Осигурете ясно подаване
По-лесната и по-бърза наличност на данни и документи променя процесите на компанията фундаментално и постоянно. Административните знания вече се организират прозрачно и са достъпни в точното време.
В този смисъл основата за цифровизацията на всички процеси, базирани на документи, се полага с PaperOffice DMS.
В допълнение към общия процес на архивиране:
- Архивиране, доказателство за ревизия
- Оптимизация на организационните процеси
- По-добра организация на документацията
- По-бързо търсене на документи
- Опростена комуникация и решаване на задачи
Гарантирани.
Краен резултат
PaperOffice DMS днес карти целия работен поток цифрово.
За момента всички документи за доставка и фактура се записват с мощни скенери, PaperOffice автоматично разпознава данните за контакт и съхранява документите съответно в електронния архив.
След това служителите могат да получат достъп до документите чрез прост потребителски интерфейс и въвеждане на различни думи за търсене - налично е и пълнотекстово търсене.
Благодарение на последователното използване на DMS производителят на настъргането успя значително да намали времето за обработка, необходимо за фактура, и в същото време броят на непогасените вземания е намалял значително.
