Максимально возможные предложения со скидками.
Исключительные новости из первых рук
Бесплатные бонусные обновления
Максимально возможные предложения со скидками.
Исключительные новости из первых рук
Бесплатные бонусные обновления
Дружба-Доверие-Пароль
Мы никогда не передадим ваш адрес электронной почты другим лицам, и каждое письмо будет содержать ссылку для однократного отказа от подписки.
Системы документооборота являются основой для цифровизации в компаниях и реализации цифровых бизнес-процессов. Они вносят значительный вклад в эффективность и успех вашей компании, а также в безбумажный офис. Если все аналоговые источники интегрированы в цифровые процессы, эффективность основного бизнеса компании повышается.
Подход безбумажного офиса все чаще оказывается в центре внимания СМИ, но практически не используется — особенно в малых и средних компаниях. Речь идет не только о времени и деньгах.
Однако с помощью всего нескольких мер потребление бумаги может быть значительно снижено. МСП извлекают выгоду из плоских иерархий и гибких структур.
В текущей статье мы более подробно рассмотрим тему безбумажного офиса, или «цифрового офиса», как его еще называют. Мы покажем вам, что переход намного проще, чем вы себе представляете. Вы также получите советы по корпоративной организации, мы расскажем вам о преимуществах работы без документов и опишем эффекты успешного внедрения.
В то время, когда технологии подтолкнули нас к контакту с миром через наши смартфоны, имеет смысл, что мы все еще используем бумагу во многих наших повседневных действиях.
Сегодня мы привыкли иметь дело с цифровым контентом (музыка, фотография, сериалы), но оцифровка документов пока не получила широкого распространения в рабочей и бизнес-среде. В настоящее время почти все компании имеют доступ к компьютерам и мобильным устройствам, так почему же мы продолжаем заполнять наши офисы бумагой?
Основные причины продолжающегося использования бумаги заключаются в проблемах, связанных с изменениями и оцифровкой. Многие люди любят хранить физическую копию документов, с которыми они работают.
Однако, когда ваши сотрудники начинают устранять или, по крайней мере, уменьшать количество бумаги, используемой в офисе или во всей организации, вы также улучшаете процессы, повышаете производительность за счет оцифровки данных, использования безбумажных методов и, таким образом, снижения затрат.
Безбумажный офис - это цель, которую все больше и больше компаний, безусловно, стремятся достичь, и предлагает множество преимуществ, помимо экономии средств и сокращения углеродного следа компании.
Подсчитано, что сотрудник, который проводит в общей сложности два часа с документами, использует в среднем 10 000 листов бумаги в год (данные Федерального агентства по окружающей среде). По этой причине важно использовать решения и инструменты, которые улучшают как доступ, управление, так и локализацию информации. Однако любое изменение бизнес-процесса требует времени и постепенного изменения корпоративной культуры.
Помимо положительного воздействия на окружающую среду за счет сокращения потребления деловой бумаги, оцифровка документов и данных компании предлагает множество других преимуществ.
Ниже приведены основные преимущества безбумажного офиса:
Благодаря переходу на безбумажный офис, вы можете первым сделать шаг к цифровой трансформации своей компании.
Потому что благодаря рабочим процессам от вас можно еще больше упростить и ускорить ваши бизнес-процессы. Они освобождают клерков, беря на себя много сложной рутинной работы. Юридические требования, которые необходимо соблюдать, интегрированы непосредственно в рабочий процесс.
Если вы оцифровываете свои документы, вы можете сделать это в любое время, в любом месте и с любого устройства доступа к документам. Это особенно важно, если у вас есть несколько филиалов, ваши сотрудники хотят / должны выполнять свою работу из своего домашнего офиса или должны выдавать разрешения.
Оцифровка документов оказывает непосредственное влияние на снижение затрат вашей компании не только потому, что вы больше не покупаете столько бумаги, но и потому, что вы экономите на обслуживании принтера и покупке чернил и запасных частей.
Конечно, это также снижает затраты на хранение, т.е. файлов, папок, полок, картотек. Ценное пространство для хранения бумажных документов больше не тратится впустую.
Суть в том, что как только вы используете цифровые данные, ваши сотрудники гораздо эффективнее работают в офисе и вкладывают полученное драгоценное время разумным и целенаправленным образом в компанию.
Значительное сокращение складских помещений за счет оцифровки и/или сокращения потребления бумаги приводит к более чистым и аккуратным офисам.
Повышение информационной безопасности за счет использования программного обеспечения с системой хранения баз данных. Безопасность информации, хранящейся в цифровом виде, намного превосходит безопасность документов, архивированных на бумаге.
С переходом от ручных к автоматизированным рабочим процессам бизнес-процессы стандартизируются, а затраты снижаются. Например, оптимизация рабочего процесса может привести к более быстрому сбору и снижению затрат на приобретение.
Оплата счетов больше не забывается, скидки могут быть вычтены вовремя.
Цифровизация в вашей компании дает отношениям с клиентами больше глубины и объема. Это означает, что комплексный сбор данных в бизнес-транзакциях с помощью больших данных, последовательная увязка внутренних процессов, время реакции в течение нескольких секунд, а также персонализированный контакт с большим количеством клиентов одновременно и точное, чрезвычайно ориентированное на спрос планирование требований выведут вашу компанию вперед.
Цифровизация находится на подъеме во всех областях компании - не в последнюю очередь в обслуживании клиентов. Было бы ошибкой для любой компании недооценивать этот потенциал. Если вы не хотите отставать от конкурентов и даже стремительно опережать их, важно заниматься цифровизацией в этой сфере. Никогда прежде не было возможности более гибко и индивидуально общаться с клиентом о его конкретных потребностях и пожеланиях.
Компании, которые предпочитают оцифровывать свои документы с помощью подходящего программного обеспечения для управления документами, получают взамен большие преимущества, такие как:
Особенно для проектов с цифровизацией часто встречают большую неохоту, так как многие компании опасаются, что такой проект перерастет в бездонную яму. Наиболее распространенной причиной этого является отсутствие знаний самими компаниями и дополнительное доверие к некомпетентным производителям программного обеспечения, которые предлагают программное обеспечение, которое не работает. Многие производители программного обеспечения пользуются невежеством.
На этом этапе PaperOffice будет рад помочь вам с внедрением оцифровки. Благодаря 20-летнему опыту работы в области документооборота и автоматизации, PaperOffice может донести до вас рабочие предложения из практики и сопровождать вас через полную реализацию.
Не требуется ни IT-специалист, ни один обученный библиотекарь!
Все, что вам действительно нужно, это
Иногда аппаратное обеспечение часто уже есть, имеет больший потенциал, чем раньше, и может быть использовано немедленно.
Кончик
Кстати, есть специальная статья на тему «Оцифровка бумажных документов: 10 важнейших преимуществ», в которой сообщается о преимуществах общей цифровизации:
Мы перечислили пять шагов, которые вам нужно выполнить, чтобы сократить потребление бумаги в офисе и перейти на цифровые технологии:
Хорошо спланируйте свое развертывание в безбумажном офисе. Потратьте достаточно времени, чтобы проанализировать процессы в вашей компании. Что должно быть доступно или храниться в бумажном виде? Каких документов достаточно в цифровом виде? Документы и информация поступают из разных источников Вы, скорее всего, столкнетесь с информацией, которая поступает из разных источников и в разных форматах. Некоторые из них в цифровом виде, хранятся в файлах или базах данных, а некоторые в виде печатных документов.
Возможно, вы захотите отсканировать и оцифровать все предыдущие документы или перейти в безбумажный офис / систему к определенной дате, а также использовать цифровые данные для продолжения и эффективной работы в будущем. Используйте многофункциональный принтер/сканер для сканирования и мониторинга каталогов или массового архивирования больших объемов документов.
Первый вариант требует больше времени и ресурсов. В идеале вы и ваша команда решите, как организовать электронные файлы и настроить непрерывный процесс сканирования шаг за шагом, чтобы все будущие документы были оцифрованы.
Планирование времени и персонала для проекта безбумажного офиса
Четверть или 90 дней – это разумный срок для реализации действий, необходимых для перехода на безбумажный офис.
Это также период, который позволяет плавно переходить. Решения для быстрого исправления, которые заставляют сотрудников вносить изменения изо дня в день, обычно недолговечны. Также можно таким образом не нарушать работу.
В принципе, при переходе в безбумажный офис с PaperOffice DMS нет необходимости в проектной команде, состоящей из нескольких человек.
Во многих МСП вычитание их из их фактических задач невозможно и нежелательно. Однако имеет смысл сделать по крайней мере одного человека, наделенного полномочиями издавать директивы, CDO, директора по цифровым технологиям. Если вы не слишком увлекаетесь американскими аббревиатурами, вы можете назначить его или ее безбумажным офис-менеджером проекта.
Важно, чтобы заинтересованное лицо досконально ознакомилось с PAPEROffice DMS.
Из-за четко структурированной структуры программного обеспечения и обширных и простых для понимания учебных пособий и видео по каждому аспекту, это то, что не требует ни ИТ-степени, ни внешнего обучения. Кроме того, это может быть сделано как «обучение на практике», сопровождающее первые меры конверсии.
Разбивка предполагаемых 90 дней на более мелкие периоды времени имеет целью иметь возможность сосредоточиться на каждом этапе перехода и иметь возможность размышлять о связанных с этим процессах. Кроме того, успехи в переходе могут быть легко задокументированы. Сотрудники лучше понимают меры и не чувствуют себя перегруженными. В то же время цели должны быть сообщены внутренне, что соответствует ментальным изменениям. Насколько это важно, уже объяснялось в предисловии.
Имеет смысл разделить 90 дней на три раздела по 30 дней каждый.
Первые 30 дней используются для анализа всех процессов, которые должны быть преобразованы из аналогового в цифровой.
Во вторые 30 дней будет внедрена DMS PaperOffice и необходимое оборудование, но первоначально только для целей обучения и сопутствующих текущих процессов, если это возникнет.
Последние 30 дней были заняты переходом процесса от аналогового к цифровому, и вопросы у сотрудников, несомненно, возникали. Та или иная неправильная операция также возможна, но это можно исправить в любой момент благодаря иерархической структуре PaperOffice DMS.
В конце последних 30 и, следовательно, также 90 дней существует полностью интегрированная система управления документами, которая уже позволяет анализировать на данный момент времени, насколько велика экономия и преимущества и будут в будущем.
В первые 30 дней основное внимание уделяется изучению процессов, в которых бумага до сих пор играла главную роль. Для этого необходимо распознавать интерфейсы внешней и внутренней коммуникации в компании и следить за их жизненным циклом, который может там находиться:
Следующее, что нужно определить, это когда и где, в случае электронных форм, происходит переход на печатную бумагу, а также путь от бумаги к архивированию или просто к мусорной корзине.
Проектирование документов в цифровом виде с этого момента
Отныне обходитесь как можно дальше без бумаги: встречи, протоколы, входящая почта, исходящие счета-фактуры и заметки можно создавать прямо в PaperOffice. Задачи и рабочие процессы также реализуются в цифровом виде.
Оцифровка счетов-фактур и постепенное внедрение безбумажного учета
Выставление счетов-фактур как таковое также является частью безбумажного офиса, хотя и не только в этом контексте. Оцифровка и надлежащая обработка являются проблемой и также должны быть хорошо спланированы и реализованы.
Любой, кто ведет свои счета-фактуры в цифровом виде, а также создает свою цифровую бухгалтерию, признает больший потенциал для экономии и может сделать общий процесс бухгалтерского учета более эффективным.
Хранение данных
Если вы уже решили, что ваши физические файлы теперь будут цифровыми файлами, непосредственный вопрос заключается в том, где вы собираетесь хранить эти цифровые файлы. Будут ли вы хранить их в базе данных локально или на внешнем устройстве NAS?
При переходе в безбумажный офис не стоит скупиться на одну из самых важных граней. Локальное хранение данных и использование устройств NAS.
Или вы вообще не хотите иметь хранилище данных или базу данных в своей компании? Однако, чтобы избежать пожара, ограбления и т. Д., Однако, об использовании облачного решения для вас не может быть и речи по юридическим причинам. Тогда, конечно, решение использования базы данных на выделенном сервере, который закреплен за вами самостоятельно, является очень хорошим решением.
Выбор большой.
Собственно, поиск решений также относится к разделу первых 30 дней. Благодаря аппаратному обеспечению для управления документами PaperOffice DMS и NAS, интегрированному в сеть компании, доступны все решения для реализации перехода от бумажного к цифровому формату.
После того, как программное обеспечение было установлено на компьютерах в компании, назначены уровни иерархии, а NAS-серверы настроены и объединены в сеть, программное обеспечение обучается.
Нет необходимости во внешних (обычно синонимичных «дорогих») консультантах. Сотрудники PaperOffice, конечно, доступны при необходимости. Более миллиона компаний, которые работают с PaperOffice DMS по всему миру, до сих пор очень хорошо ладили с подробными учебными пособиями и видео или с телефонными советами по вопросам о PaperOffice DMS.
Большинство процессов говорят сами за себя и сопровождаются очень хорошо продуманным меню помощи. Кстати, вам не нужно быть упрямым в том, чтобы придерживаться 30 дней. Если все, кто участвует в переходе от аналогового к цифровому, считают, что он будет работать, процесс можно сократить по желанию.
Структура папок
Значимая структура папок важна, чтобы вы могли легко найти себя после перехода. Легко организуйте структуру цифровых папок в соответствии с существующей «реальной» структурой папок.
Положитесь на автоматизацию
Благодаря интеллектуальному распознаванию ИИ вы можете распознавать важные данные документа в документе, извлекать их и использовать для ключевых слов документа. Это экономит время и, следовательно, деньги.
Последние 30 дней (или меньше) начинаются, и сотрудники заканчивают этап обучения и обучения. Сообщения электронной почты больше не распечатываются, а сохраняются.
Использование рабочих процессов и штампов
Документы и электронные письма могут быть доступны, отредактированы и предоставлены другим сотрудникам в любое время с помощью функции рабочего процесса в PaperOffice DMS. Грузовые документы с доставки или входящие письма оцифровываются с помощью сканера или камеры сотового телефона и преобразуются в текстовые документы с помощью программного обеспечения OCR PaperOffice.
Функция штампа позволяет запускать различные рабочие процессы и выполнять дальнейшие действия. Динамические переменные могут быть добавлены к штампам, и даже уведомления по электронной почте автоматически отправляются при использовании.
Не забудьте создать резервную копию
Существует только одно центральное хранилище с функцией резервного копирования. Никогда больше не возникает вопрос о том, у какого сотрудника есть конкретный документ, хранящийся на его компьютере, и как к нему добраться, потому что он или она находится в отпуске и недоступен.
Метод шифрования данных, который также используется американскими военными. Популярная в настоящее время и прибыльная игра хакеров с вымогателями отскакивает от PaperOffice.
Оставайтесь последовательными: Начало всегда трудно, потому что процессы, которые репетировались годами, являются новыми на данный момент. Не возвращайтесь к старому шаблону.
Оставайтесь последовательными и испытайте безбумажный офис.
Кончик
Мы создали окончательное 5-шаговое руководство по переходу на безбумажный документ и оцифровке вашего бизнеса в виде загружаемого документа, подробно описывая каждые 5 шагов и сколько времени это займет:
С правильным программным обеспечением безбумажный офис означает отсутствие дополнительной работы!
Все, что действительно нужно, это какое-то программное обеспечение
И избегайте этой распространенной ошибки
В любом случае, убедитесь, что ваш выбор программного обеспечения падает на DMS, с помощью которого вы можете осуществлять автоматическую запись (например, мониторинг каталога) и обучение документам САМОСТОЯТЕЛЬНО, чтобы не попасть в неконтролируемую ловушку затрат и не зависеть от производителя!
Для многих компаний современный и эффективный безбумажный офис не является достижением в одночасье, но и не является утопией. Чтобы наконец добиться оцифровки ваших документов, вам нужно установить политику сокращения бумаги и найти решения, чтобы избавиться от всего, что вам больше не нужно.
Программное обеспечение для управления документами от PaperOffice может помочь вам оцифровать документы и внедрить безбумажный офис. Решения DMS - это комплексные решения, которые предлагают согласованную инфраструктуру.
В результате бизнес-процессы отображаются прозрачно, рабочие процессы могут осуществляться в цифровом виде, а вся важная информация может быть легко просмотрена.
Благодаря решениям DMS вы также можете обрабатывать и хранить цифровые документы и контент в проверенной для аудита манере, например, чтобы избежать проблем во время корпоративных и налоговых проверок.
Мы обобщили 9 советов для вас, чтобы безбумажный офис действительно работал!
Короче говоря, речь идет о оцифровке самых разнообразных документов в компании, таких как контракты, квитанции, накладные, входящие счета-фактуры, т.е. все, что есть на бумаге. Кроме того, под сомнение ставится не только статья о прошлом, но и будущая бумага.
Коммуникация также является важным партнером в безбумажном офисе. Вам не придется волноваться юридически, достаточно обратить внимание на пару «тонкостей». Некоторые документы, включая структуру папок и в формате PDF, можно легко передать налоговому консультанту или коллегам в виде хозрасчетного архива – это делается всего несколькими щелчками мыши.
DMS расшифровывается как Document Management System и предназначена для управления документами, особенно цифровыми документами, что включает в себя преобразование из аналогового в цифровое. PaperOffice DMS является такой системой. Его спектр функций так же примечателен, как и интуитивно понятная навигация по меню, которая требует лишь незначительной подготовки. Вам не нужны дорогие консультанты на месте. Хорошо объясненные видеоуроки по PaperOffice DMS могут сделать это так же хорошо и намного дешевле, бесплатно.
Сканирование, OCR, архивирование с автоматическим подбором ключевых слов, слияние документов под управлением AI, интегрированная поисковая система, функция рабочего процесса, шифрование с 1024Mbit, прямая интеграция в MS Office, защита от программ-вымогателей, автоматическое создание шаблонов, функция штампов, управление задачами и заметками.
Это пара наиболее важных функций PaperOffice DMS, и, как я уже сказал, ни вы, ни ваши сотрудники не должны заканчивать ИТ-степень.
2. Нет ни одного подходящего программного обеспечения DMS. Каждая DMS имеет свое обоснование, и в конечном итоге продукт должен соответствовать цели.
3. Будь то ваш собственный сервер, выделенный сервер PaperOffice в дата-центре Strato AG в Берлине (Германия) или NAS - сохраните свой документ NEVER на стороннем облачном хранилище, которое а) не используется на выделенной основе и б) не находится в безопасной стране в) не может быть экспортировано одним щелчком мышиКончик
Если вы последуете советам и будете использовать NAS для внутреннего безопасного хранения документов - PaperOffice не только идеально подходит для этого, но даже является единственной официальной DMS для крупнейшего производителя NAS в мире - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
PaperOffice AI Suite помогла снизить уровень ошибок при сборе данных на 99% и одновременно увеличить скорость обработки в 50 раз.
Моника Риттер
Генеральный директор
Благодаря PaperOffice AI Suite весь документооборот был оптимизирован, что привело к ежегодному сокращению 86% ручной нагрузки.
Ларс-Р. Лудевиг
Генеральный директор
Благодаря внедрению PaperOffice AI Suite, управление недвижимостью для 2,500 единиц было оптимизировано с помощью автоматизированного сбора данных, более 95% ручных вмешательств было устранено, а производительность компании удвоена.
ИТ-отдел
Патриархат Лиссабона использует PaperOffice AI Suite для ускорения классификации документов в бухгалтерии и управлении на 90%. В результате рабочие процессы стали 70% более эффективными, что позволило сэкономить ценные ресурсы.
PaperOffice AI Suite позволила обрабатывать более 10,000 документов в день без ошибок и за рекордное время, что значительно улучшило рабочий процесс.
Абрахам Ялип
IT-специалист
Революционизирует обработку документов с помощью PaperOffice AI Suite, мощного решения, которое выводит эффективность и точность обработки сложных документов на новый уровень благодаря интеллектуальной обработке документов (IDP), автоматизированным рабочим процессам и искусственному интеллекту (ИИ)
Штефан Райхель
Генеральный директор
IDC Construcción S.L. трансформирует управление строительными проектами с помощью PaperOffice AI Suite. Благодаря интеллектуальной обработке документов, рабочие процессы автоматизируются, документы обрабатываются точно, а эффективность на каждом этапе строительного проекта увеличивается на 50%.
Агустин Гарсия Афонсо
IT-специалист
Инновационные решения для технической обработки документов: Herrmann GmbH Инженерное бюро оптимизирует рабочие процессы с помощью PaperOffice AI Suite. Благодаря точной экстракции данных и бесшовной интеграции, эффективность была увеличена на 60%, в то время как время обработки документов было сокращено на 50%.
PaperOffice AI Suite улучшила услуги здравоохранения благодаря эффективному управлению данными и точной обработке, увеличив продуктивность на 40% и сократив время обработки заказов на 30%, что привело к значительно более плавному процессу выполнения заказов.
Энрике Сантос
Генеральный директор
Инновационная автоматизация для сектора здравоохранения: Hartung Care Service революционизирует амбулаторное обслуживание с помощью PaperOffice AI Suite. Благодаря точной обработке данных и бесшовной интеграции время реакции на запросы пациентов было увеличено на 50%, а количество ошибок в документации было снижено – для современного и ориентированного на пациента обслуживания.
PaperOffice AI Suite помогла снизить уровень ошибок при сборе данных на 99% и одновременно увеличить скорость обработки в 50 раз.
Благодаря PaperOffice AI Suite весь документооборот был оптимизирован, что привело к ежегодному сокращению 86% ручной нагрузки.
Внедрение PaperOffice AI Suite привело к 60-кратному ускорению классификации документов и одновременно оптимизировало извлечение данных.
PaperOffice AI Suite революционизировала процессы правоохранительных органов благодаря точной экстракции данных из рукописных бланков приема, минимизируя ручные ошибки на 90% и значительно улучшив принятие решений и время реакции на 40%.
Лейтенант МакМуллен
Лейтенант
