Automatizace obchodních procesů pro zahradnický a krajinářský průmysl
PaperOffice DMS pro zahradnictví a terénní úpravy umožňuje plynulý tok informací díky digitalizaci a automatizaci obchodních procesů.
Profesionální tip
Písemné dokumenty, smlouvy, směnky, faktury, dodací listy a mnoho dalšího jsou díky digitalizaci nahrazovány elektronickými dokumenty, čímž se maximálně optimalizují všechny pracovní procesy.Integrovaná umělá inteligence umožňuje do značné míry automatizovat obchodní procesy, což urychluje vaše procesy a zvyšuje úspěch a spokojenost.
Digitalizace v zahradnictví a krajinářství
Zahradnické a krajinářské společnosti významně těží z využití vhodné správy dat, protože každý den dostávají papírové dokumenty.
Takto zahradnické a krajinářské společnosti denně shromažďují důležité dokumenty:
Spisy, náčrtky, návrhy, externí dopisy, výzkum, odborné názory a mnoho dalšího. Ty přicházejí nejen poštou, ale mnoho dopisů také e-mailem.
Všechny tyto dokumenty je třeba digitalizovat, pokud dorazí v papírové podobě, vyžadují strukturované podání, přiřazení úkolů a pracovních postupů a musí být okamžitě k dispozici na vyžádání.
Je velmi důležité, aby byly dodrženy důležité lhůty a aby byla přijata právní opatření k ukládání dokumentů. PaperOffice DMS vám dává jasnou strukturu ve vašich dokumentech a pomáhá vám vyrovnat se se záplavou informací.
PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou smlouvy nebo dopisy, jejich digitální správou v PaperOffice v budoucnu.
Řešení pro správu dokumentů jsou důležitá v každém odvětví, pro společnosti v zahradnickém a krajinářském průmyslu mohou být důsledky nesprávného rozhodnutí při správě dokumentů fatální. Nesprávné předpisy, nesprávné výsledky testů nebo zastaralé příbalové informace mohou vést ke zdravotním rizikům. Nesprávné dotazování na data během auditu může také vést k selhání nebo ztrátě certifikace.
Ve farmaceutickém průmyslu je tedy třeba zvážit mnoho věcí pro optimální řízení kvality a úroveň bezpečnosti informací.
V zahradnickém a krajinářském průmyslu se každý den používá spousta papíru. Na jedné straně, protože procesy jsou poměrně složité, to vede k velkým horám papíru, obrovskému množství dat, ale také k dlouhému procesu vyhledávání.
Společně s poradenskou společností nezávislou na výrobci byla roční hodnota dodatečných dokumentů vypočtena až na deset milionů eur (k roku 2020).
S průměrnou časovou investicí pěti minut na údržbu struktury složek a podání, deseti vyhledáváními na zaměstnance týdně a deseti minutami na každé vyhledávání to vedlo k nákladům na výzkum až dva miliony eur ročně.
Proč je software pro správu dokumentů dokonalým řešením?
Systém pro správu dokumentů PaperOffice přináší organizaci a ochranu dat pod jednu kapotu. Inovativní systém poskytuje zjednodušené vyhledávací a vyhledávací nástroje, které zkracují dobu odezvy a zajišťují, že dokumenty se nikdy neztratí, což je pro podniky vždy uspokojením.
PaperOffice nerozlišuje mezi typy dokumentů, bez ohledu na to, zda potřebujete pomoc se správou smluv, podání, fakturace a e-mailové korespondence: díky systému správy dokumentů PaperOffice jsou vaše předchozí procesy převedeny do digitalizované vaší společnosti, což vás činí efektivnějšími, transparentnějšími a mnohem flexibilnějšími.
Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.
Díky integrované umělé inteligenci se aktivují automatická pravidla. Tato umělá inteligence automaticky třídí dokumenty do složek, jako jsou "Faktura" a "Dodací listy", ukládá příslušná klíčová slova a spouští digitální pracovní postup uložený pro příslušný typ dokumentu.
Jak jít bez papíru?
PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa, vede k úsporám nákladů, jako je eliminace papírových dokumentů, a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou účtenky, smlouvy, dodací listy nebo jiné dopisy, tím, že je v budoucnu spravuje digitálně v PaperOffice .
Snímání, zpracování, sdílení, vyhledávání a sledování vašich dokumentů je s použitím PaperOffice velmi snadné.
Díky řízenému přístupu, podrobným seznamům úkolů, stejně jako schvalování pomocí pracovních postupů a spolehlivých e-mailových oznámení mohou zaměstnanci efektivně dokončit přiřazené úkoly a oprávněné osoby mohou snadno schválit nebo zamítnout schválení.
Se softwarovým řešením PaperOffice DMS se již žádné dokumenty neztratí. A bez ohledu na to, kde se nacházíte, máte přístup k důležitým dokumentům během několika sekund.
Samozřejmě vždy pracujete se systémem správy dokumentů v souladu se zákonem a zcela auditně odolný.
Stvrzenky, výpisy a podobné dokumenty již nemusí být zasílány poštou. Interní pošta může být také odeslána digitálně tímto způsobem. To šetří papír, náklady na další ukládání dat a cesty do archivů. Dokumenty mohou být opatřeny klíčovými slovy (editor, téma, stav, datum atd.) a poté je lze snadněji najít.
Procesně orientovaná správa dokumentů
Procesně orientovaná správa dokumentů zajišťuje, že tyto dokumenty zůstanou aktuální s malým úsilím. PaperOffice vás zde podporuje rozsáhlým modulem úloh a pracovních postupů.
Tímto způsobem lze vytvořit určité procesní řetězce a definovat stávající provozní procesy na elektronických dokumentech a částečně je provádět automaticky.
To představuje bezchybnou optimalizaci procesů, protože úkol může být nejen přiřazen zaměstnancům se specifickými uživatelskými právy a lhůtami pro dokončení, vyžaduje digitální schválení, ale také automaticky spouští další akce, jako jsou e-mailová oznámení nebo změny stavu dokumentu.
Tímto způsobem lze mapovat všechny procesy dokumentu.
Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.
Důležité smlouvy tak mohou být včas uznány a ukončeny nebo znovu sjednány. Uvolnění dokumentu s digitálním podpisem a e-mailovým oznámením namísto pomalé papírové pošty, nezabezpečený e-mail přispívá k loajalitě zákazníků.
Řešení: osvědčené know-how
Nedává smysl používat manažerský software v praxi hned? který nejen splňuje všechny požadavky, ale je také snadno naučitelný a levný?
PaperOffice DMS je osvědčené kompletní řešení pro digitální práci a s více než 20 lety zkušeností na trhu jeden z prvních průkopníků DMS.
Časová výhoda pro důležité věci, úspora nákladů eliminací papírových archivů, zlepšení vašich služeb díky schopnosti rychle poskytovat informace a audit-proof a digitální archivace vašeho objemu dokumentů - to je zaručeno PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS je ten správný software, protože je dodáván se vším, co zahradnický a krajinářský průmysl potřebuje, například:
- Ukládání dokumentů ve všech digitálních formátech dle zásad GDPR
- Funkce pro odesílání a opětovné odesílání opožděných dokumentů, které vyžadují akci
- Samoučící se funkce ukládání dat s označováním a interním vyhledávačem
- Automatické přiřazení nově přidaných dokumentů ke správné složce
- Jednoduchá tvorba databáze a připojení k databázi včetně individuálně přizpůsobitelné masky
- Automatické vytváření šablon pro opakující se procesy a operace
PaperOffice DMS samozřejmě umožňuje migraci a integraci stávajících digitálních dat ze stávajících softwarových řešení. PaperOffice DMS je zároveň rozhraním mezi analogovým a digitálním. Pomocí funkce skenování může software číst analogové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovat je pomocí skenerů, ale také nahrávek z mobilních telefonů, přičemž texty jsou převedeny na psaní pomocí OCR a mohou být změněny v aplikacích Office. Časová razítka a verzování zajišťují, že digitální dokument odpovídá analogovému originálu.
Bezpečnost dat je nesmírně důležitou otázkou, zejména v zahradnickém a krajinářském průmyslu. To je důvod, proč PaperOffice DMS pracuje s 1024bitovým šifrovacím kódem, ale nejen to.
Všechna data jsou převedena do vlastního formátu, který je nezávislý na operačním systému. Výsledkem je, že hackeři a vyděrači musí nejprve prolomit bránu firewall operačního systému, pak šifrování a nakonec cizí formát, což se dosud nestalo. PaperOffice DMS má velmi efektivní systém pro správu hesel, takže nakonec člověk, který má být považován za největší slabé místo každého počítače, nemůže způsobit žádné škody.
Všechna digitální data jsou šifrována v PaperOffice DMS s 1024 bity a formát je převeden. To má za následek tak velké překážky pro hackery a špiony, že všichni dosud selhali s PaperOffice DMS. Hierarchický systém správy hesel zároveň zabraňuje tomu, aby měl každý přístup ke všemu.
Důležité argumenty pro zahrnutí PaperOffice DMS do plánování rozpočtu. A konečně, PaperOffice DMS přesvědčuje také tím, že se bere v úvahu udržitelnost a ochrana životního prostředí. Dříve či později dojde k úplné konverzi z analogových dokumentů do digitální podoby a poté bude dobře připravena veřejná instituce, která pak již bude používat PaperOffice DMS.
Digitální zpracování faktur je také výhodou pro mnoho společností v zahradnickém a krajinářském průmyslu. Příchozí faktury lze automatizovat díky PaperOffice DMS a jsou předávány odpovědnému pracovníkovi. Proces řízení a uvolňování prostřednictvím digitálního uvolnění lze také zvládnout rychle a efektivně prostřednictvím systému.
Jediným kliknutím myši lze data včetně místa archivace exportovat do vašeho daňového poradce nebo naopak.
Bezpečná archivace v souladu s revizemi: PaperOffice DMS technicky splňuje zákonné požadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
PaperOffice DMS umožňuje připojení dalšího softwaru, jako je ERP, a samozřejmě přenos dokumentů z Microsoft Office přes příslušná rozhraní. PaperOffice DMS urychluje komunikaci.
Termíny a schůzky jsou monitorovány a akce jsou automaticky spouštěny v závislosti na požadovaném nastavení. Objednávkové procesy mohou být automatizovány a dokonce i změny, které jsou plánovány do budoucna, mohou být zadány tak, aby vstoupily v platnost v požadovaném čase.
Díky svým rozsáhlým funkcím lze PaperOffice DMS rozhodně zařadit do vyššího segmentu správy podnikového obsahu (ECM).
ECM zahrnuje celkovou správu veškerého obsahu v organizaci s odpovídající hierarchií přístupu. PaperOffice DMS je schopen uložit jakýkoli obsah v digitální podobě, změnit jeho obsah a formát a zpřístupnit jej.
PaperOffice DMS má všechny funkce ECM a to ve vynikajícím poměru ceny a výkonu, stejně jako intuitivně naučitelná forma provozu, která činí nákladné externí nebo interní školení zbytečným. Spíše jsou k dispozici bezplatné video tutoriály, abyste si zvykli na různé nabídky. PaperOffice DMS se může stát organizačním centrem v každé společnosti a to téměř rychlostí světla.
Společnosti ze zahradnického a krajinářského průmyslu těží z digitální správy dokumentů
38 % všech dotázaných firem prostě nemá čas na digitalizaci svých procesů. Doporučujeme postup, který začíná základním procesem, skenováním analogových dokumentů současně s jejich zpracováním. Tímto způsobem by skupina lidí, kteří pracují s kopírkou každý den, mohla být také instruována, pokud je to možné, aby skenovala archiv kousek po kousku.
Díky automatickému rozpoznávání dokumentů s konzistentními vlastnostmi může PaperOffice DMS vždy přiřadit všechny naskenované dokumenty ke správnému umístění v digitální paměti. Má smysl začít skenovat archiv s nejnovějšími položkami, aby se dále zmenšila velikost analogového archivu po vypršení doby uchovávání. Kromě toho máme mnoho návodů, jak dosáhnout bezpapírové kanceláře díky skeneru.
PaperOffice DMS je rozhraní mezi analogovým a digitálním. Pomocí funkce skenování může software číst analogové dokumenty, plány a fotografie do systému prostřednictvím skeneru a digitalizovat je, přičemž texty jsou převedeny na písma pomocí OCR, které lze změnit v aplikacích sady Office. Časová razítka a verzování zajišťují, že digitální dokument odpovídá analogovému originálu.
Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.
Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.
S digitálními razítky mohou být dokumenty doplněny o další informace a dokonce řídit podrobné pracovní postupy. Funkce úkolu a pracovního postupu zase zajišťuje, že termíny jsou splněny a dokončeny.
Dostupné vyhodnocovací mechanismy, řízené umělou inteligencí integrovanou v PaperOffice DMS, umožňují vyhodnocení a statistické průzkumy materiálových toků vyskytujících se ve společnosti.
PaperOffice DMS se svými četnými nástroji pro správu je ideálním softwarem pro zahradnický a krajinářský průmysl, který umožňuje bezpečný a bleskově rychlý přístup ke všem datům potřebným pro nejlepší možnou radu zákazníkům. Současně lze PaperOffice DMS použít ke správě všech záležitostí, které jinak vznikají v obchodních operacích.
Aby existovala nejen rozmanitost v oblasti správy dokumentů a ochrany dat, PaperOffice DMS doporučuje použití interního síťového úložiště (NAS) s funkcí zálohování, což snižuje pravděpodobnost úplné ztráty na minimum a zároveň představuje interní cloud, který na rozdíl od cloudů od externích poskytovatelů skutečně chrání před nežádoucím přístupem vládních nebo nevládních orgánů.
FAQs
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Digitalizace pro zahradnický a krajinářský průmysl":
Jak mohou zaměstnanci získat přístup k PaperOffice?
Díky decentralizované a moderní programové architektuře lze PaperOffice použít na téměř jakémkoli zařízení - od klasických počítačů až po smartphony / tablety až po televizory.
Co se stane s daty, pokud PaperOffice neexistuje?
Nestane se, ale pro ujištění: Data můžete exportovat KDYKOLIv, protože PaperOffice je založen na otevřené databázové struktuře, můžete ke svým datům přistupovat kdykoliv.
Ochrana údajů o tématech: Kde jsou uloženy všechny dokumenty?
PaperOffice bude ukládat všechny dokumenty interně s šifrováním na vysoké úrovni, díky čemuž bude imunní například vůči krádeži dat a překročí všechny požadavky GDPR a GOBD.
Vyhněte se chybám: NIKDY neukládejte data do cloudu třetí strany!
Lze PaperOffice přizpůsobit přesně specifikacím?
Ano, PaperOffice lze 100% přizpůsobit zamýšlenému použití, aby byla zajištěna bezproblémová integrace do stávajících procesů a systémů. Dokonce i programové rozhraní může být plně navrženo a volně přizpůsobeno.
Závěr
PaperOffice DMS podporuje digitalizaci v zahradnickém a krajinářském průmyslu a nabízí vhodná rozhraní k dalšímu softwaru, API připojení a lze jej kdykoli rozšířit podle vašich představ. Software se snadno učí a lze jej snadno integrovat do každodenní praxe, aniž by docházelo k absencím pro účely školení.
PaperOffice DMS doporučuje používat NAS (síťové úložiště dat) s funkcí zálohování, aby se důležitá data neztratila ani nebyla špehována v cloudech třetích stran.
Nakonec PaperOffice DMS zaujme velmi dobrým poměrem ceny a výkonu a obrovským know-how díky více než 20 letům praktických zkušeností.