Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Volem ser amics

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Paraula d'honor de l'Amistat Trust
Mai donarem la vostra adreça de correu electrònic a ningú més i cada correu electrònic inclou un enllaç de cancel·lació de subscripció d'un sol clic.

Digitalització en la indústria de la tecnologia dental : gestió documental reeixida per a la indústria dental


Lars R. Ludewig, propietari i director general de ViaCreative Zahntechnik GmbH

Consell professional

Indústria
Tecnologia dental / laboratori dental / indústria dental

Regió
Leipzig, Alemanya

Departaments
Oficina, Comptabilitat

Posició inicial

El laboratori dental ViaCreative és una segona generació del Sr. Lars-R. Empresa dirigida per Ludewig a Leipzig. Al laboratori, els productes de reemplaçament dental es fabriquen principalment en nom dels dentistes.

La gamma de serveis de l'empresa és molt extensa i es caracteritza per l'ús de processos i tècniques modernes. Per exemple, una producció CAD-CAM, la producció de pròtesis dentals o superestructures sobre implants.

PaperOffice DMS s'utilitza a ViaCreative a Leipzig principalment per a l'emmagatzematge de dades, cerques de documents i la preparació de documents per a la transmissió a l'oficina d'impostos.

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Digitization brings many advantages

Problemes i tasques existents

Al laboratori, diversos tècnics dentals treballen en estacions de treball diferents equipades amb diferents tasques. Un segment central comú aquí és el registre precís de tot el treball realitzat, així com dels processos i materials utilitzats.

Atès que el treball és encarregat gairebé exclusivament pels dentistes per als pacients, la documentació completa és tan important com l'emmagatzematge segur de les dades de vegades sensibles.

Abans de la decisió d'utilitzar el DMS del PaperOffice, les dades generades durant el treball diari es registraven principalment manualment en un fitxer analògic, que es guardava en un fitxer penjat a l'oficina durant els processos en curs i en una sala d'arxiu separada quan es completava el treball. Per a la creació i enviament dels documents tributaris, les dades van ser transferides des dels fitxers analògics al formulari electrònic de DATEV per un empleat.

El temps necessari per a aquesta forma de treball administratiu és molt elevat d'una banda i molt propens a errors de l'altra. Al mateix temps, la seguretat de les dades legalment requerida només es dóna en una mesura limitada.

L'objectiu de l'empresa era digitalitzar els documents en paper existents, portar l'optimització de processos i el control del flux de treball sobre tots els documents entrants i sortints, automatitzar una gran part dels processos en segon pla i així optimitzar el procés.

Contingut

Per què ViaCreative va triar el DMS de PaperOffice

Sr. Lars-R. A causa dels desafiaments existents, Ludewig buscava un sistema de gestió documental que permetés l'emmagatzematge de dades segur i adaptable, així com la fàcil integració de tots els llocs de treball de la casa amb un programari sense complicacions.

Al mateix temps, el programari s'ha de caracteritzar per una bona relació cost-benefici. A més del DMS de PaperOffice, Ludewig va provar altres quatre productes de programari d'altres cases del sistema i inicialment va examinar diverses ofertes de programari en relació amb la gestió documental.

El fet que el PaperOffice s'utilitzés finalment com a gestió documental a Via Creative es va decidir pels següents motius:

1. Emmagatzematge i disponibilitat de dades. Accés central i fàcil a tots els documents rellevants i la possibilitat que diverses parts col·laborin en un mateix document.

Un magatzem intern i central al que poden accedir tots els empleats. Les dades no s'han d'emmagatzemar en un núvol de tercers ni en un ordinador d'un sol usuari.

La solució: Una base de dades va ser configurada a la NAS, Network Attached Storage, per Synology a la pràctica. Aquesta base de dades s'ha integrat al DMS del PaperOffice i via Creative ha desat totes les dades. Això satisfà completament els requisits legals per a la còpia de seguretat de dades. Ludewig estava molt satisfet amb la solució sense un núvol extern i, per tant, sense proveïdors de tercers, que poden ser objecte d'intervenció governamental i augmentar el risc d'atacs de pirates informàtics.

Un emmagatzematge central al que poden accedir tots els empleats amb els drets d'usuari adequats.

Sr. Lars-R. Ludewig es va adonar des del principi que no hi havia manera de digitalitzar-se en la seva pràctica.

"Haver de buscar manualment i trobar carpetes, factures, albarans, estats de contracte i altres documents importants, que requereix molt de temps, és molt precís La funció de cerca a PaperOffice finalment és una cosa del passat ..."

2.Relació qualitat-preu. El programari ha de tenir una bona relació preu-rendiment.

La solució: PaperOffice DMS s'ofereix en diferents models de preus que permeten als usuaris prendre la forma més avantatjosa per a ells.

D'aquesta manera, ViaCreative va poder evitar un excessiu compromís de capital i encara té un pressupost corresponentment gran per a les compres de material i tecnologia necessàries, que són molt cares, especialment en tecnologia dental.

Hand hält ein Ersatzkiefer
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Fàcil de manejar. El programari ha de requerir la menor formació possible i al mateix temps estar preparat per al futur.

La solució: Bàsicament, el DMS del PaperOffice està molt estructurat i té una interfície gràfica que guia l'usuari pas a pas. A més, hi ha tutorials i vídeos addicionals per a totes les funcions que es poden cridar directament per obtenir suport.

D'aquesta manera es poden evitar els consultors externs. Per descomptat, el DMS del PaperOffice també ofereix formació individual per als mòduls, si es desitja. D'acord amb les experiències dels empleats de ViaCreative, però, PaperOffice és en gran part autoexplicatiu.

No hi ha "consultors" externs i cars in situ i ningú ha de viatjar enlloc per formar-se. Tothom pot definir el termini per aprendre la navegació del menú segons sigui necessari i, en termes de futur, el DMS del PaperOffice està ben posicionat gràcies a la seva estructura modular.

"PaperOffice no només ens va impressionar amb els seus gràfics, entre altres coses perquè té molt bons videotutorials per a temes individuals. D'aquesta manera vam poder entrenar-nos de manera independent i quan fos necessari".

4. Recuperabilitat i estalvi de temps. Es buscava una manera més senzilla de digitalitzar els documents analògics i trobar-los fàcilment quan fos necessari.

La solució: El segment principal del DMS del PaperOffice és la digitalització de documents analògics. Tot el que necessiteu és un escàner amb una interfície a l'ordinador i el DMS del PaperOffice. Els documents no només s'escanyen. Es converteixen en text editable mitjançant programari OCR integrat i es desen automàticament correctament.

Gràcies a la funció integrada d'IA, es pot ensenyar cada document, tot el contingut desitjat es pot extreure de manera específica i emmagatzemar-se amb paraules clau de manera totalment automatitzada.

Gràcies a les expressions regulars (REGEX), el contingut del document es pot llegir i emmagatzemar automàticament com a informació del document.

"Obtenir resultats cronològics súper ràpids per als estats financers i inventaris anuals per determinar el preu de compra més barat per a cada article individual. El que abans es feia ara es pot fer en hores!"

Llista principal de problemes principals resolts pel DMS del PaperOffice

  • Cerca i navegació constant de documents específics
  • No més grapadores i piles de paper
  • No hi ha més arxiu físic
  • Reducció dels costos laborals i d'emmagatzematge
  • No hi ha més moviments a nous enquadernadors i arxius cada gener
  • Còpia de seguretat de dades triples redundants

Sr. Lars-R. Ludewig explica:

"Qualsevol persona que s'involucri amb tot el tema de DMS serà àmpliament recompensada amb un gran estalvi de temps. Entusiasme, inclinar-se i saber-ho tot és segur i fàcil per a tothom.
Els millors programadors implementen les sol·licituds de manera brillant i de vegades a una velocitat rècord i les implementen mitjançant actualitzacions. Ho recomanes de manera automàtica i entusiasta..."

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Llista principal de característiques principals que fan que el DMS del PaperOffice sigui millor que tots els altres

  • Adaptació ràpida als requeriments individuals dels clients a través d'actualitzacions
  • Contacte directe amb els desenvolupadors
  • Integritat NAS lleugera per a l'emmagatzematge de dades en el vostre propi servidor in situ. Depèn de l'usuari decidir sobre l'abast de la implementació
  • Cerqueu paraules clau, parts específiques, paraules, etc. per obtenir ràpidament dades rellevants presentades

Sr. Lars-R. Ludewig emfatitza:

"En moltes carpetes, sense un sistema ERP, per a comptabilitat complexa o per a inventaris amb determinacions de preus de determinats articles o números de comanda durant un temps determinat amb determinació total de l'import, mai no voleu tornar a prescindir de PaperOffice".

Com es va integrar el DMS de PaperOffice?

Ludewig també es va mostrar entusiasmat amb el compromís de l'equip de DMS de PaperOffice en la implementació dels ajustos als requisits per a l'administració de ViaCreative.

Ell i el seu equip estaven igual de satisfets amb la interfície gràfica del DMS del PaperOffice. Això demostra que el desenvolupament de PaperOffice té en compte la percepció normal de les persones, el que dóna prioritat a les imatges i colors, sense semblar juganer. Això s'aplica igualment als tutorials i vídeos creats pel PaperOffice per a determinats segments del programari de gestió documental.

"Haver de buscar manualment i trobar carpetes, factures, albarans, estats de contracte i altres documents importants, que requereix molt de temps, és molt precís La funció de cerca a PaperOffice és finalment una cosa del passat ..."

En el curs del canvi, l'arxiu analògic de ViaCreative va ser i s'està escanejant i llegint gradualment directament a través del programari OCR integrat en PaperOffice DMS. Gràcies a l'ús d'expressions regulars, generades pels empleats del PaperOffice, tots els documents analògics entrants es poden llegir fàcilment i d'una manera específica del client.

Tota la informació en tots els formats de dades es pot cridar en fraccions de segon a través del cercador intern i un índex automàtic.

Sr. Lars-R. A l'inici de la introducció, Ludewig recomana:

"Enfocament lent, experimenta primer, no hi ha transició dura a la data límit, esbrineu quina estructura de carpetes ens convé. Establiment de l'estructura bàsica, primera presentació, elaboració de categories segons el que s'arxiva i marca, tot en pau per arribar junts a l'equip".

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Resum de l'experiència global

El PaperOffice DMS ha complert tots els criteris necessaris i avui dia es mapeja el flux complet de documents digitals a la pràctica.

De moment, tots els documents de factures es registren amb escàners d'alt rendiment, Paper-Office reconeix automàticament les dades de contacte i emmagatzema els documents en conseqüència a l'arxiu electrònic.

A continuació, els empleats poden accedir als documents a través d'una senzilla interfície d'usuari i introduir diversos termes de cerca: també hi ha disponible una cerca a text complet.

Gràcies a l'ús constant del DMS, ViaCreative va poder reduir significativament el temps de processament requerit per a les factures, i el nombre de comptes pendents ha disminuït significativament al mateix temps.

El Sr. Denis K. de "Comptabilitat i Comptabilitat" emfatitza:

"La classificació, les cerques detallades, la recopilació de paquets de dades per a la cooperació amb l'assessor fiscal ja no són comparables amb els del passat. treball manual molt complex amb tones de paper i carpetes. Tot es combina ràpidament en un sol lloc en qualsevol moment".

FAQs

Finalment, responem a algunes preguntes més freqüents sobre el tema "Tecnologia dental / Laboratori dental ViaCreative
Zahntechnik GmbH":

Quins consells donaríeu als futurs usuaris del PaperOffice?

Mai és massa aviat ni massa tard per tractar el tema de la digitalització.

El més important és fer-se una idea del programari, però també de la pròpia empresa. Era important que no ens sentíem obligats a comprar el programari ni a registrar-nos a cap paquet de servei i suport.

Fins i tot abans d'adquirir PaperOffice DMS, vam parlar amb tots els departaments de l'empresa i mai ens vam sentir mal tractats. Al contrari: PaperOffice té un equip agradable, cortès i competent.

Per a nosaltres, com a empresa industrial, els processos són cada vegada més complicats i impliquen molta burocràcia. Per tant, la confiança en el sistema i el programari era molt important. Per descomptat, també era molt important que el programari fos fàcil d'entendre.

A qui recomanaries el PaperOffice?

Recomanem PaperOffice a totes les altres empreses que vulguin digitalitzar i automatitzar. Qualsevol persona que ho vulgui fàcil, no necessita una solució completa amb la comptabilitat automàtica, la caixa registradora, etc., que no vol més grapadores i cerques constants.

Què t'agrada especialment del PaperOffice?

Estem molt satisfets amb tot.

Conclusió

PaperOffice és un sistema de gestió documental lleuger però potent.

Funcions que semblen sense sentit al principi, com la lectura automàtica del contingut del document, resulten ser les funcions més importants que ja no us voleu perdre.

"Qualsevol persona que s'involucri amb tot el tema del DMS serà àmpliament recompensada amb un gran estalvi de temps. Entusiasme, inclinar-se i saber que tot és segur i fàcil per a tothom, els desitjos són implementats pels millors programadors, de vegades a velocitat rècord, i implementats mitjançant actualització. Temps de suport gratuït al mes i usuari per seguir millorant i aprenent junts. Ho recomanes de manera automàtica i entusiasta."

Això és el que diuen els nostres clients

Estudi de cas

Solucions digitals especialitzades per a l'automatització de processos de negoci

"Processar manualment els documents en una comunitat tan gran ens hauria costat molt de temps.
Amb la solució automatitzada de PaperOffice DMS, l'esforç manual es podria reduir considerablement, al mateix temps que es feien inversions en tecnologia orientada al futur. Som pioners en la gestió de la propietat digital".

Sr. Alejandro Campos
informàtic i project manager de la direcció immobiliària El Guijo