Ofertes de descompte més altes possible.
Notícies exclusives internes
Actualitzacions de bonificació gratuïtes
Ofertes de descompte més altes possible.
Notícies exclusives internes
Actualitzacions de bonificació gratuïtes
Amistat Confiança Paraula d'honor
Mai donarem la teva adreça de correu electrònic a ningú altre i cada correu electrònic inclou un enllaç per donar-te de baixa amb un sol clic.
Indústria
Tecnologia dental / laboratori dental / indústria dental
Regió
Leipzig, Alemanya
Departaments
Oficina, Comptabilitat
Indústria
Tecnologia dental / laboratori dental / indústria dental
Regió
Leipzig, Alemanya
Departaments
Oficina, Comptabilitat
Lars R. Ludewig, propietari i director general de ViaCreative Zahntechnik GmbH
Suggeriment professional
Indústria
Tecnologia dental / laboratori dental / indústria dental
Regió
Leipzig, Alemanya
Departaments
Oficina, Comptabilitat
El laboratori dental ViaCreative és una segona generació del Sr. Lars-R. Empresa dirigida per Ludewig a Leipzig. Al laboratori, els productes de reemplaçament dental es fabriquen principalment en nom dels dentistes.
La gamma de serveis de l'empresa és molt extensa i es caracteritza per l'ús de processos i tècniques modernes. Per exemple, una producció CAD-CAM, la producció de pròtesis dentals o superestructures sobre implants.
PaperOffice DMS s'utilitza a ViaCreative a Leipzig principalment per a l'emmagatzematge de dades, cerques de documents i la preparació de documents per a la transmissió a l'oficina d'impostos.
Al laboratori, diversos tècnics dentals treballen en estacions de treball diferents equipades amb diferents tasques. Un segment central comú aquí és el registre precís de tot el treball realitzat, així com dels processos i materials utilitzats.
Atès que el treball és encarregat gairebé exclusivament pels dentistes per als pacients, la documentació completa és tan important com l'emmagatzematge segur de les dades de vegades sensibles.
Abans de la decisió d'utilitzar el DMS del PaperOffice, les dades generades durant el treball diari es registraven principalment manualment en un fitxer analògic, que es guardava en un fitxer penjat a l'oficina durant els processos en curs i en una sala d'arxiu separada quan es completava el treball. Per a la creació i enviament dels documents tributaris, les dades van ser transferides des dels fitxers analògics al formulari electrònic de DATEV per un empleat.
El temps necessari per a aquesta forma de treball administratiu és molt elevat d'una banda i molt propens a errors de l'altra. Al mateix temps, la seguretat de les dades legalment requerida només es dóna en una mesura limitada.
L'objectiu de l'empresa era digitalitzar els documents en paper existents, portar l'optimització de processos i el control del flux de treball sobre tots els documents entrants i sortints, automatitzar una gran part dels processos en segon pla i així optimitzar el procés.
Sr. Lars-R. A causa dels desafiaments existents, Ludewig buscava un sistema de gestió documental que permetés l'emmagatzematge de dades segur i adaptable, així com la fàcil integració de tots els llocs de treball de la casa amb un programari sense complicacions.
Al mateix temps, el programari s'ha de caracteritzar per una bona relació cost-benefici. A més del DMS de PaperOffice, Ludewig va provar altres quatre productes de programari d'altres cases del sistema i inicialment va examinar diverses ofertes de programari en relació amb la gestió documental.
El fet que el PaperOffice s'utilitzés finalment com a gestió documental a Via Creative es va decidir pels següents motius:
1. Emmagatzematge i disponibilitat de dades. Accés central i fàcil a tots els documents rellevants i la possibilitat que diverses parts col·laborin en un mateix document.
Un magatzem intern i central al que poden accedir tots els empleats. Les dades no s'han d'emmagatzemar en un núvol de tercers ni en un ordinador d'un sol usuari.
Un emmagatzematge central al que poden accedir tots els empleats amb els drets d'usuari adequats.
Sr. Lars-R. Ludewig es va adonar des del principi que no hi havia manera de digitalitzar-se en la seva pràctica.
2.Relació qualitat-preu. El programari ha de tenir una bona relació preu-rendiment.
D'aquesta manera, ViaCreative va poder evitar un excessiu compromís de capital i encara té un pressupost corresponentment gran per a les compres de material i tecnologia necessàries, que són molt cares, especialment en tecnologia dental.
3. Fàcil de manejar. El programari ha de requerir la menor formació possible i al mateix temps estar preparat per al futur.
D'aquesta manera es poden evitar els consultors externs. Per descomptat, el DMS del PaperOffice també ofereix formació individual per als mòduls, si es desitja. D'acord amb les experiències dels empleats de ViaCreative, però, PaperOffice és en gran part autoexplicatiu.
No hi ha "consultors" externs i cars in situ i ningú ha de viatjar enlloc per formar-se. Tothom pot definir el termini per aprendre la navegació del menú segons sigui necessari i, en termes de futur, el DMS del PaperOffice està ben posicionat gràcies a la seva estructura modular.
4. Recuperabilitat i estalvi de temps. Es buscava una manera més senzilla de digitalitzar els documents analògics i trobar-los fàcilment quan fos necessari.
Gràcies a la funció integrada d'IA, es pot ensenyar cada document, tot el contingut desitjat es pot extreure de manera específica i emmagatzemar-se amb paraules clau de manera totalment automatitzada.
Gràcies a les expressions regulars (REGEX), el contingut del document es pot llegir i emmagatzemar automàticament com a informació del document.
Sr. Lars-R. Ludewig explica:
Sr. Lars-R. Ludewig emfatitza:
Ludewig també es va mostrar entusiasmat amb el compromís de l'equip de DMS de PaperOffice en la implementació dels ajustos als requisits per a l'administració de ViaCreative.
Ell i el seu equip estaven igual de satisfets amb la interfície gràfica del DMS del PaperOffice. Això demostra que el desenvolupament de PaperOffice té en compte la percepció normal de les persones, el que dóna prioritat a les imatges i colors, sense semblar juganer. Això s'aplica igualment als tutorials i vídeos creats pel PaperOffice per a determinats segments del programari de gestió documental.
En el curs del canvi, l'arxiu analògic de ViaCreative va ser i s'està escanejant i llegint gradualment directament a través del programari OCR integrat en PaperOffice DMS. Gràcies a l'ús d'expressions regulars, generades pels empleats del PaperOffice, tots els documents analògics entrants es poden llegir fàcilment i d'una manera específica del client.
Sr. Lars-R. A l'inici de la introducció, Ludewig recomana:
El PaperOffice DMS ha complert tots els criteris necessaris i avui dia es mapeja el flux complet de documents digitals a la pràctica.
De moment, tots els documents de factures es registren amb escàners d'alt rendiment, Paper-Office reconeix automàticament les dades de contacte i emmagatzema els documents en conseqüència a l'arxiu electrònic.
A continuació, els empleats poden accedir als documents a través d'una senzilla interfície d'usuari i introduir diversos termes de cerca: també hi ha disponible una cerca a text complet.
Gràcies a l'ús constant del DMS, ViaCreative va poder reduir significativament el temps de processament requerit per a les factures, i el nombre de comptes pendents ha disminuït significativament al mateix temps.
El Sr. Denis K. de "Comptabilitat i Comptabilitat" emfatitza:
Finalment, respondem a algunes preguntes freqüents sobre el tema. "Tecnologia dental / Laboratori dental ViaCreative
Zahntechnik GmbH":
Quins consells donaríeu als futurs usuaris del PaperOffice?
Mai és massa aviat ni massa tard per tractar el tema de la digitalització.
El més important és fer-se una idea del programari, però també de la pròpia empresa. Era important que no ens sentíem obligats a comprar el programari ni a registrar-nos a cap paquet de servei i suport.
Fins i tot abans d'adquirir PaperOffice DMS, vam parlar amb tots els departaments de l'empresa i mai ens vam sentir mal tractats. Al contrari: PaperOffice té un equip agradable, cortès i competent.
Per a nosaltres, com a empresa industrial, els processos són cada vegada més complicats i impliquen molta burocràcia. Per tant, la confiança en el sistema i el programari era molt important. Per descomptat, també era molt important que el programari fos fàcil d'entendre.
A qui recomanaries el PaperOffice?
Recomanem PaperOffice a totes les altres empreses que vulguin digitalitzar i automatitzar. Qualsevol persona que ho vulgui fàcil, no necessita una solució completa amb la comptabilitat automàtica, la caixa registradora, etc., que no vol més grapadores i cerques constants.
Què t'agrada especialment del PaperOffice?
Estem molt satisfets amb tot.
PaperOffice és un sistema de gestió documental lleuger però potent.
Funcions que semblen sense sentit al principi, com la lectura automàtica del contingut del document, resulten ser les funcions més importants que ja no us voleu perdre.
