Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Volem ser amics

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Paraula d'honor de l'Amistat Trust
Mai donarem la vostra adreça de correu electrònic a ningú més i cada correu electrònic inclou un enllaç de cancel·lació de subscripció d'un sol clic.

Solucions digitals especialitzades per a la indústria de l'automoció


L'automatització de processos de negoci i l'optimització de processos són els requisits previs per a l'eficiència i l'èxit. La necessitat d'això ja no és un luxe opcional, sinó una necessitat per seguir sent competitius a llarg termini.

Consell professional

Els documents de vehicles en format paper existent, com ara papers de vehicles, papers de vehicles, contractes de compra, contractes d'arrendament, informes, arxius de clients i altres documents, són substituïts per documents electrònics gràcies a la digitalització i així optimitzar al màxim tots els processos de treball.

PaperOffice no només permet la gestió de documents, sinó que també permet l'accés immediat a fitxers de vehicles i clients actualitzats i precisos.

Digitalització en la indústria de l'automòbil i el comerç d'automòbils

En l'entorn en constant canvi de la indústria de l'automòbil, un procés de producció i servei reeixit, eficaç i ràpid és la clau de l'èxit. S'acumulen documents importants diàriament: papers de vehicles, contractes de compra, contractes d'arrendament, informes, fitxers de clients i molt més. Aquests no només arriben per correu postal, molts documents també arriben per correu electrònic.

Per tant, les empreses de la indústria de l'automòbil i el comerç d'automòbils són les que es beneficien significativament de l'ús de programari de gestió documental adequat.

Woman sitting at the wheel of her new car
Digitization in the automotive industry brings immense advantages

Tots aquests documents i informació relacionada s'han de digitalitzar si arriben en paper, requereixen una presentació estructurada, tasca i assignació de flux de treball i estar immediatament disponibles sota demanda.

Perquè els processos altament tècnics en la indústria de l'automòbil requereixen un flux perfecte d'informació i execució estructurada. Els avantatges necessaris només es poden aconseguir gràcies a la digitalització.

És molt important que es compleixin els terminis importants i es prenguin mesures legals per emmagatzemar documents.

D'aquesta manera, la digitalització de vehicles, proveïdors, clients i documents dels empleats pot aportar enormes avantatges a totes les empreses del sector de l'automoció.

El PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que requereixen molt de temps i crea una visió general clara de documents importants, com ara contractes, declaracions o cartes gestionant-los digitalment a PaperOffice en el futur.

El DMS del PaperOffice us proporciona una estructura clara en els vostres documents i us ajuda a fer front a l'allau d'informació.

Solució de flux de treball perfecta en la indústria de l'automòbil

Darrere de totes les impressionants xifres dels principals fabricants de vehicles hi ha un esforç administratiu molt gran i una logística ben pensada que han de treballar de la mà per poder complir amb tots els requisits relacionats amb el vehicle. Es pot imaginar com una cadena en la qual cada enllaç importa, ja sigui una planta d'estampació de parts del cos o una empresa de salvament d'automòbils que ven peces usades. En tots els punts de la cadena, els colls d'ampolla poden tenir efectes més o menys greus en tota la indústria i el comerç de l'automòbil. Per evitar que això passi, es requereix programari per a un control de gestió d'alt nivell.

Un programari que compleix tots els requisits. Un programari que és generalista en la seva gran funcionalitat, que forma els especialistes necessaris quan són necessaris.

Això és PaperOffice DMS, un programari de gestió documental que pot fer molt més que gestionar documents.

Perquè no importa quina sigui la forma en què els documents arriben a l'empresa, ja sigui com a documents en paper, arxius PDF, correus electrònics o fotos, s'arxiven automàticament i s'emmagatzemen de forma segura a la vostra base de dades.
Woman holding the tablet in front of cars
Automation in the car trade creates a competitive advantage

No hi ha manera d'automatitzar-se en la indústria de l'automòbil

Gràcies a la IA integrada, s'activen les regles automàtiques. Aquesta IA ordena automàticament els documents en carpetes com ara "Factura" i "Albarans de lliurament", emmagatzema les paraules clau adequades i activa el flux de treball digital emmagatzemat per al tipus de document respectiu.

El PaperOffice compleix amb els més alts estàndards de seguretat , com ara la gestió d'autoritzacions o la concessió d'autoritzacions d'accés. L'usuari defineix els passos de treball individuals exactament de la mateixa manera que es realitzen a l'empresa, per exemple la "gravació", "comprovació", "alliberament" i "reserva" de factures.

La responsabilitat no només es pot assignar a persones individuals, sinó també a grups d'usuaris com "Comptabilitat" o "Direcció d'Obra", de manera que un company pot intervenir immediatament si un empleat està absent.

La tecnologia OCR no només reconeix el contingut del document, sinó també tots els camps de dades relacionats amb els impostos, com ara el número de document, la data, la xarxa, l'impost i l'import brut. Les dades importades estan disponibles per controlar avaluacions, transaccions de pagament i comptabilitat financera. Això estalvia un treball d'entrada cansat i redueix els errors de publicació.

Les dades, inclosa la ubicació d'arxiu, es poden exportar al vostre assessor fiscal amb un sol clic.

Car mechanic looks at documents on the laptop
Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

La solució: saber fer provat

No té sentit utilitzar programari de gestió a la pràctica immediatament? que no només compleix tots els requisits, sinó que també és fàcil d'aprendre i barat?

PaperOffice DMS és la solució completa provada i provada per al treball digital i, amb més de 20 anys d'experiència en el mercat, un dels primers pioners del DMS.

Contingut

Fluxos de treball perfectes per a la indústria de l'automòbil

PaperOffice DMS és avantatjós per a la indústria de l'automòbil i el comerç d'automòbils en diversos segments, com ara:

  • Contractació i administració de recanvis
  • Compra de vehicles nous
  • Comerç de vehicles d'ús
  • Facturació horària taller
  • Gestionar les cites de manteniment
  • Gestió de contractes de contractes d'arrendament de clients
  • Gestió de reclamacions i reclamacions

Amb PaperOffice DMS, per exemple, les dades de proveïdors i fabricants i distribuïdors de peces de recanvi es poden controlar molt de prop. Cada soci comercial apareix a PaperOffice amb els seus avantatges i debilitats, com ara la qualitat del lliurament, la fiabilitat del lliurament i el desenvolupament de preus. Les llistes de preus enllaçades permeten una visió general immediata de qui ofereix actualment les millors condicions.

PaperOffice DMS és el programari adequat perquè té tot el que necessiten les empreses de la indústria de l'automòbil i el comerç d'automòbils, per exemple:

  • Emmagatzematge de documents en tots els formats digitals d'acord amb els principis del RGPD
  • Funcions per enviar i tornar a enviar documents tardans que requereixin acció
  • Una funció d'emmagatzematge de dades d'autoaprenentatge amb etiquetatge i motor de cerca intern
  • Assignació automàtica de documents afegits recentment a la carpeta correcta
  • Creació senzilla de bases de dades i connexió de base de dades, inclosa la màscara personalitzable individualment
  • Creació automàtica de plantilles per a processos i operacions repetitives
  • La transformació digital amb PaperOffice DMS està revolucionant la indústria de l'automòbil

    Car mechanic holds a toy car in his hands
    The right document management software solves the analogue-digital problem

    La funció de flux de treball del PaperOffice simplifica la comunicació entre l'administració i el taller.

    Les comandes de reparació o servei s'envien a l'ordinador del taller i, per contra, el taller transmet el temps de treball necessari per a les activitats o fa consultes sobre recanvis, que al seu torn s'envien automàticament a la gestió de recanvis a PaperOffice, que o bé indica que el recanvi en qüestió està en estoc o bé s'ha de fer una compra.

La digitalització amb PaperOffice aporta immensos avantatges

Així és com paperOffice no només pot revolucionar el món de les peces de recanvi. Perquè en l'àmbit del client i proveïdor, processament de comandes, transferència i alliberament d'informació, queixes i reclamacions, la solució de flux de treball i la publicació digital és imprescindible.

Per descomptat, el DMS del PaperOffice permet la migració i integració de dades digitals existents a partir de solucions de programari existents.

Al mateix temps, el DMS del PaperOffice és la interfície entre analògic i digital. Utilitzant la seva funció d'escaneig, el programari pot llegir documents analògics, plànols i fotos al sistema i digitalitzar-les mitjançant escàners, però també enregistraments de telèfons mòbils, mitjançant els qual els textos es converteixen en escriptura mitjançant OCR i es poden canviar en programes d'Office.

Els segells de temps i el versionat asseguren que el document digital es correspon amb l'original analògic.

El DMS de PaperOffice no només és extens en les seves funcions, sinó també fàcil d'aprendre, guiat per videotutorials, sinó també per assessorament i formació individual si ho desitja. Tot això amb una relació preu-rendiment molt bona.

FAQs

Finalment, responem a algunes preguntes més freqüents sobre el tema "Digitalització en la indústria de l'automòbil i el comerç d'automòbils":

Com poden accedir els empleats al PaperOffice?

A causa de l'arquitectura de programes descentralitzada i moderna, PaperOffice es pot utilitzar en gairebé qualsevol dispositiu, des de PC clàssics fins a telèfons intel·ligents / tauletes fins a televisors.

Què passa amb les dades si el PaperOffice no existeix?

No passarà, però per tranquil·litzar-vos: podeu exportar les vostres dades EN QUALSEVOL MOMENT, ja que el PaperOffice es basa en una estructura de base de dades oberta, podeu accedir a les vostres dades en qualsevol moment.

Protecció de dades del tema: On s'emmagatzemen tots els documents?

PaperOffice emmagatzemarà tots els documents interns amb xifratge d'alt nivell, fent-lo immune al robatori de dades, per exemple, i superant tots els requisits de GDPR i GOBD.
Evita errors: MAI deseu les dades en un núvol de tercers.

Es pot adaptar el PaperOffice exactament a les especificacions?

Sí, paperOffice pot estar 100% adaptat a l'ús previst per garantir una integració perfecta en els processos i sistemes existents. Fins i tot la interfície del programa es pot dissenyar completament i adaptar lliurement.

Conclusió

PaperOffice DMS dóna suport a empreses d'automòbils i concessionaris d'automòbils i ofereix interfícies adequades a altres programari, connexions d'API i es pot ampliar en qualsevol moment segons els vostres desitjos. El programari és fàcil d'aprendre i es pot integrar fàcilment en la pràctica quotidiana sense causar absències amb finalitats d'entrenament.

El DMS del PaperOffice recomana utilitzar un NAS (emmagatzematge de dades compatible amb la xarxa) amb una funció de còpia de seguretat perquè les dades importants no es perdin ni s'espiin en núvols de tercers.

En última instància, PaperOffice DMS impressiona amb una molt bona relació preu-rendiment i un immens coneixement a través de més de 20 anys d'experiència pràctica.

Això és el que diuen els nostres clients

Estudi de cas

Tramitació automatitzada de factures

15 raons per les quals hauríeu d'utilitzar la gestió documental amb l'escàner

El processament digital de factures
en combinació amb el sistema de gestió documental (DMS)
contribueix significativament a l'eficiència i l'èxit de la seva empresa i a una oficina sense papers. La necessitat de processament digital de factures és ara un aspecte important per a tothom.