Stavebná spoločnosť
IDC Construccion S.L. Las Palmas

Východisková situácia

IDC Construccion je stavebná spoločnosť so sídlom v Las Palmas špecializujúca sa na výstavbu športových plôch pre školy, telocvične a ihriská. Spoločnosť je známa pre svoje kvalitné a odolné povrchy pre školy, telocvične, detské ihriská a podobne, ktoré vyhovujú potrebám používateľov.

Ako každá veľká stavebná spoločnosť mal aj IDC Construccion S.L. rovnaké množstvo problémov s riadením a organizáciou dôležitých dokumentov v dennom prevádzkovom procese.
Preto sa spoločnosť rozhodla hľadať systém na správu dokumentov, ktorý by optimalizoval správu dokumentov.

Bolo dôležité, aby nový systém na správu dokumentov (DMS) dokázal všetky tieto dokumenty zjednotiť na jednom mieste a zabezpečiť jednoduchý prístup z akejkoľvek polohy.
IDC Construccion hľadal DMS, ktorý by sa prispôsobil ich existujúcim pracovným procesom a splnil ich požiadavky.

Medzi výzvy patrili:

• Registrácia, organizácia, klasifikácia a archivácia všetkých dokumentov spoločnosti
• Rýchly a spoľahlivý prístup k dokumentom z akejkoľvek polohy
• Jednotný systém na riadenie papierových dokumentov a elektronických súborov
• Jednoduchá integrácia do existujúcich pracovných procesov spoločnosti
• Kontrola a zabezpečenie dôverného informácií

Ktorí iní výrobcovia boli prehodnocovaní?

IDC Construccion preskúmala rôzne možnosti správy dokumentov. Žiadny z ďalších systémov však nebol schopný prispôsobiť sa ich existujúcemu spôsobu práce. Nakoniec objavili PaperOffice DMS a zistili, že perfektne vyhovuje ich požiadavkám. Boli ohromení tým, že sa dalo jednoducho integrovať do ich existujúcich systémov bez toho, aby zmenili svoj spôsob práce.

Prečo sa IDC Construccion S.L. rozhodlo pre PaperOffice DMS

Pán Agustín García Afonso z IDC Construccion S.L. najprv skúmal rôzne softvérové ponuky v oblasti správy dokumentov a nakoniec sa rozhodol vyskúšať PaperOffice DMS.

Výzvou pre stavebnú spoločnosť IDC Construccion bolo nájsť vhodný systém na správu dokumentov, ktorý by podporoval ich spôsob práce a optimalizoval správu dokumentov.

Po vyskúšaní niekoľkých systémov na správu dokumentov sa zistilo, že tieto systémy by ich nútili prispôsobiť sa tomuto systému a nie naopak.

To predstavovalo nevýhodu pre spoločnosť, pretože už mali personalizovaný systém na správu dokumentov, ktorý však nebol aktualizovaný. Na základe týchto výziev sa spoločnosť rozhodla nájsť systém, ktorý by spĺňal ich požiadavky a zároveň by mohol podporovať ich existujúci systém.

Po dôkladnom preskúmaní rôznych systémov na správu dokumentov sa IDC Construccion rozhodla pre PaperOffice DMS.

Systém bol vybraný preto, lebo spoločnosti umožňoval minimalizovať zmenu svojho existujúceho spôsobu práce a zároveň plniť ich požiadavky. Toto bol dôležitý faktor pri rozhodovaní sa pre PaperOffice DMS, pretože spoločnosť tak mohla mať úplnú kontrolu nad svojimi dokumentmi a zároveň nenarušovať svoj spôsob práce.

Vďaka kontrolovanému prístupu, podrobným zoznamom úloh, udelenie povolení pomocou tokov práce a spoľahlivým e-mailovým oznámeniam môžu zamestnanci efektívne plniť svoje pridelené úlohy a oprávnené osoby ich môžu jednoducho uvoľniť alebo zamietnuť.

"Pre spoločnosti, ktoré nemajú ešte systém na správu dokumentov, je PaperOffice DMS ideálne riešenie, pretože ponúka všetko, čo si môžete priať. Dokonca aj pre spoločnosti, ktoré už majú systém na správu dokumentov, ale musia z nejakého dôvodu prejsť na iný systém, je PaperOffice DMS vynikajúcou voľbou vzhľadom na svoje používateľsky prívetivé rozhranie a funkcie."

Dostupnosť údajov a dokumentov je teraz jednoduchšia a rýchlejšia a to základne mení procesy spoločnosti. Správa je teraz transparentne organizovaná a k dispozícii v správnom čase.

Bodycopy

Tieto aspekty robia z PaperOffice DMS lepší nástroj ako ostatné

• Prispôsobivosť používateľského rozhrania: IDC Construccion bola ohromená používateľskou priateľnosťou systému PaperOffice DMS. Dokumentový systém sa dokázal prispôsobiť existujúcim pracovným procesom v IDC Construccion a umožnil rýchlu a jednoduchú organizáciu a vyhľadávanie dokumentov.
• Zlepšené vyhľadávanie dokumentov: S pomocou systému PaperOffice DMS môžu zamestnanci IDC Construccion rýchlo a jednoducho nájsť dokumenty a tak šetriť čas a zdroje.
• Kontrola verzii dokumentov: PaperOffice DMS umožňuje IDC Construccion kontrolovať verzie dokumentov a zabezpečiť, aby boli vždy aktuálne.

"Po zavedení PaperOffice sme dokonca modifikovali svoje heslo "Povedzte nám, ako kročíte a položíme na tom vašej pôdě" na heslo pre systém na správu dokumentov: "Povedzte mi, ako chcete spravovať vašu dokumentáciu a PaperOffice to pre vás spraví"."

Výsledok

Zavedením systému PaperOffice DMS sa IDC Construccion podarilo zlepšiť správu svojich dokumentov. Spoločnosť bola ohromená prispôsobivosťou používateľského rozhrania, zlepšeným vyhľadávaním dokumentov a kontrolou verzii dokumentov. Zavedenie nového systému prebehlo bezproblémovo a spoločnosť odporúča PaperOffice DMS každému, kto hľadá riešenie pre správu dokumentov. Celkovo bola skúsenosť IDC Construccion s PaperOffice DMS veľmi uspokojivá a prekročila ich očakávania.