نصيحة مهنية
ما هو NAS؟
تبيع شركة Synology التايوانية العديد من أجهزة التخزين المتصلة بالشبكة (أجهزة NAS) تحت اسم "Synology NAS". تسمح هذه الأجهزة لكل من الشركات والمستخدمين من القطاع الخاص بحماية بياناتهم بكفاءة وتنظيمها واستخدامها بشكل فردي.
NAS هو خادم ملفات مع نظام التشغيل الخاص به الذي يجعل مساحة التخزين الخاصة به متاحة عبر الشبكة.
يوفر Synology NAS الظروف المثالية لجميع الشركات ، ولكن بشكل خاص الشركات الصغيرة والمتوسطة ، لتخزين بيانات الشركة بسرعة وسهولة.
في المقالة التالية ، سنوضح لك كيف يمكنك تحقيق أقصى استفادة من Synology NAS لشركتك وكيف يمكن لإدارة المستندات أن تعمل بسهولة وبدون Docker.
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size
لماذا تستخدم NAS بدلا من السحابة؟
تقريبا كل من تعامل مع موضوع تخزين المستندات في الشركة قد طرح بالتأكيد هذا السؤال.
هناك العديد من مزودي مساحة التخزين في سحابة على الإنترنت. استخدام هذا له مزايا ، ولكن أيضا عيوب. أكبر عيب هو بلا شك تسليم البيانات إلى أطراف ثالثة. حتى لو تم الوعد بأن المستندات المخزنة آمنة تماما ، فلا يمكن لأي شركة في العالم ضمان ذلك بنسبة 100٪.
لا يمكن لهجمات المتسللين فقط أن تعرض أمن البيانات للخطر ، اعتمادا على المكان الذي يوجد فيه مزود السحابة ، بل يمكن للقوانين الوطنية المعنية تمكين السلطات والشركات ذات الصلة من الوصول إلى المحتوى بشكل قانوني تماما. ومن المؤسف أن الولايات المتحدة مثال سيء. في وقت مبكر من أبريل 2017 ، حذرت مجلة الكمبيوتر المعروفة "c't" من السحب الأمريكية ، لأن الخبراء صنفوا حماية البيانات الخاصة بهم على أنها منخفضة للغاية. لكن تسرب البيانات ممكن أيضا في أي وقت في الاتحاد الأوروبي أو في ألمانيا ، سواء بسبب الإهمال من جانب مشغل السحابة المعنية أو بسبب السلطات السرية للخدمات السرية الأوروبية.
ترى العديد من الشركات ، وخاصة الشركات الصغيرة والمتوسطة ، أن هذا يمثل عقبة أمام أمن البيانات ، وبالتالي تدعو إلى استخدام خادمها الخاص ، مثل Synology NAS.
الشركة التايوانية Synology هي الشركة الرائدة عالميا في تصنيع التخزين المتصل بالشبكة. بدلا من السحابة غير الآمنة لمزود تابع لجهة خارجية ، هناك شبكة داخلية يمكن تكييف سعة التخزين الخاصة بها مع المتطلبات.
وبالتالي فإن الحل المعقول للشركات هو إعداد إنترانت مع خادم مشترك لجميع المحطات الطرفية المتصلة. يشكل NAS قلب الأجهزة ، تخزين البيانات المركزي.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
ما هي إدارة المستندات الرقمية؟
بمرور الوقت ، تتراكم العديد من المستندات المهمة في الأسرة - وأكثر من ذلك في الشركة. الإدارة الفعالة لهذه الوثائق ضرورية للنجاح الاقتصادي ونظرة عامة بسيطة على سياسات التأمين والعقود والوثائق وما إلى ذلك.
يمكن الاحتفاظ بالمستندات في شكل ورقي في مجلدات. ومع ذلك ، فإنها تشغل مساحة كبيرة ، وقبل كل شيء ، يصعب البحث عنها.
هذا هو المكان الذي تظهر فيه إدارة المستندات الرقمية مزاياها: تتطلب الأرشفة مساحة صغيرة ، ويمكن أيضا نسخ البيانات احتياطيا في موقع مختلف وميزة كبيرة: هناك بحث في النص الكامل يبحث في المستندات ويجد بسرعة جميع المستندات التي تريد العثور عليها.
بعد توضيح واحدة من أهم مزايا استخدام NAS ، وهي التحكم الكامل في التكاليف وترشيدها ، فقد حان الوقت لفهم كيفية إدارة المستندات على Synology NAS وكيف يعمل Synology DMS.
تستخدم إدارة المستندات الرقمية ، والمعروفة أيضا باسم نظام إدارة المستندات ، لتخزين وإدارة ومراقبة تدفق المستندات والمعلومات داخل المؤسسة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن أهم وظيفة لنظام إدارة الوجهات السياحية هي أن تكون بمثابة اتصال بين Synology NAS وبياناتك.
تستخدم قواعد البيانات للاتصال بين أجهزة الكمبيوتر المتصلة بالشبكة و NAS.
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
التركيز المركزي لنظام إدارة البيانات مثل نظام PaperOffice DMS هو قواعد بيانات منظمة منطقيا ، يسمح هيكلها بأعلى مستوى ممكن من الأمان ، ولكن أيضا الوصول بسرعة البرق إلى المستندات.
يأخذ PaperOffice DMS الطريق الآمن ، لأنه يتم تخزين جميع البيانات في شكل مشفر للغاية في قاعدة البيانات ، الموجودة على Synology NAS. هذه هي الطريقة التي يتم بها إنشاء إدارة المستندات على NAS الخاص بك ، ما يسمى Synology DMS.
وهذا يعني أنه يمكنك دائما الوصول إلى بياناتك والتحكم فيها.
وبهذه الطريقة ، تكون جميع مستندات الشركة متاحة دائما وليس فقط عندما يكون لدى الزميل المعني جهاز الكمبيوتر الخاص به ويسمح بالوصول إلى البيانات. بالطبع ، المستويات الهرمية ممكنة أيضا على NAS ، أي إعداد مستويات وصول مختلفة محمية بكلمة مرور.
ما مدى تعقيد تثبيت قاعدة البيانات وإعدادها؟
تثبيت قاعدة البيانات وإعدادها على Synology NAS الخاص بك ليس معقدا على الإطلاق ولا يتطلب متخصصا في تكنولوجيا المعلومات.
نظرا لأن تشغيل حاويات Docker معروف بأنه حل تكامل غير مستقر وغير موثوق به ، فقد قررت PaperOffice توفير حل مثبت وموثوق به لتخزين البيانات من خلال الاستخدام المباشر والأصلي ل MariaDB.
على النقيض من تثبيت Docker ، يتم الإعداد بمساعدة مقاطع فيديو PaperOffice YouTube في غضون بضع دقائق ، حتى بالنسبة للشخص العادي.
ما هي مزايا عدم استخدام حاويات Docker؟
يتميز قرار PaperOffice الأفضل بالاستغناء عن Docker بمزايا هائلة يمكنك من خلالها استخدام أي Synology NAS وليس سلسلة Plus باهظة الثمن.
مما له تأثير إيجابي على محفظتك وسهل على الميزانية.
كيف تصل البيانات إلى Synology NAS؟
مسح المستندات ضوئيا
العملية بسيطة: إذا لم تكن البيانات متاحة بعد في شكل رقمي ، فيجب أولا مسح المستندات الورقية ضوئيا أو تصويرها.
باستخدام الماسح الضوئي أو أي جهاز رقمنة آخر ، لا يتم تحويل المستند إلى صورة فحسب ، بل يمكن أيضا "قراءة" محتوياته إلكترونيا. تتصل وظيفة الماسحة الضوئية المدمجة في PaperOffice DMS بالماسح الضوئي الخاص بك وبالتالي تنقل الوسيط الرقمي إلى برنامج إدارة المستندات.
حول أفضل طريقة لدمج الماسح الضوئي الخاص بك ، لرقمنة المستندات ، لقد وصفنا بالفعل في مقال آخر.
تخزين المستندات الرقمية
يمكن سحب البيانات في شكل رقمي، مثل رسائل البريد الإلكتروني أو الملفات الرقمية، بسهولة وإسقاطها في واجهة PaperOffice. إذا كنت ترغب في أرشفة العديد من المستندات دون جهد يدوي ، فإن مراقبة المجلد المدمجة في PaperOffice مناسبة لذلك. وهذا يتيح الأرشفة السلسة في الخلفية.
البيانات الموجودة
يسهل نظام إدارة المستندات في PaperOffice أيضا على المستخدمين نقل البيانات الرقمية التي كانت موجودة سابقا على محركات الأقراص الصلبة لأجهزة الكمبيوتر المحمولة أو أجهزة الكمبيوتر المكتبية إلى جهاز تخزين بيانات مشترك ، Synology NAS.
يمكن استيراد جميع البيانات الموجودة إلى نظام إدارة المستندات بنقرة واحدة فقط.
هناك أيضا العديد من الطرق الأخرى للحصول على بياناتك في نظام إدارة المستندات ، والتي تم دمجها بالفعل في PaperOffice DMS في الإصدار القياسي.
القيمة المضافة والفوائد
فيما يلي بعض المزايا الأكثر تميزا لإدارة المستندات على Synology NAS:
- الحد الأدنى من الاستثمار مع أقصى فائدة لمحطات العمل الفردية والفرق
- حافظ على التحكم في بياناتك
- جميع مزايا السحابة ، ولكن دون تكاليف المتابعة وعدم اليقين
- سهولة النسخ الاحتياطي للبيانات وظيفة النسخ الاحتياطي لبياناتك
- توفير الوقت في البحث عن الوثائق وإدارة التكاليف وتخزينها
- زيادة الإنتاجية باستخدام أدوات التعاون
- لا ننسى "الآثار الجانبية" الإيجابية لارتفاع رضا العملاء الداخليين والخارجيين
وفر على نفسك تكاليف اقتناء هائلة للخوادم باهظة الثمن أو الخدمات السحابية - قم بدمج Synology NAS في شبكتك وقم بتوصيل PaperOffice ب NAS: تم!
نظرا لبنية PaperOffice ، فإن الجمع بين Synology NAS هو الحل الأمثل لإدارة المستندات الكاملة في المكتب الرقمي.
Synology هو حل مناسب مصمم لعملية 24/7. يدعم Synology PaperOffice الخاص بك لتقديم جميع المستندات والمعلومات ذات الصلة لجميع مستخدمي الشبكة وتقنية OwnCloud أثناء التنقل.
بفضل سهولة تثبيت قاعدة البيانات وعدم وجود حاويات Docker ، تقدم Synology مجموعة واسعة من طرازات NAS التي تعمل بسلاسة مع PaperOffice. لذلك لا يمكن للشركات الكبيرة فقط الاستفادة من الرقمنة.
لا تقدم Synology طرازات NAS المجهزة بوحدات معالجة مركزية قوية فحسب ، بل توفر أيضا القدرة على إنشاء مجموعات RAID متعددة والتخزين المؤقت والطبقات. نفذ التقنيات التي تسمح لك بإنشاء حل تخزين مختلط يتيح سعة تخزين هائلة وأداء مذهلا وإنفاقا واعيا للميزانية.
أنت تستثمر مرة واحدة فقط لشراء NAS ونظام إدارة المستندات الخاص بك ، ولديك السيطرة الكاملة على بياناتك وليس لديك تكاليف متابعة.
بفضل حزمة Synology Hyper Backup ، يمكنك تلقائيا إنشاء نسخ احتياطية من قاعدة البيانات الخاصة بك. بفضل ورش عمل PaperOffice على YouTube ، يتم الإعداد في غضون بضع دقائق.
خفة الحركة وأتمتة المهام الإدارية مع إنشاء سير العمل الذي يسمح بدمج المستندات والعمليات التجارية في بيئة خاضعة للرقابة وأنشطة محددة بوضوح وخاضعة للمراقبة
البدء أسهل مما تعتقد.
هل ما زلت قلقا بشأن عدم القيام بذلك؟ اقرأ دراسات الحالة من عملائنا حول دمج Synology و PaperOffice DMS في مختلف الصناعات وشاهد البساطة بنفسك.
FAQs
أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "":
من هو المكتب غير الورقي المناسب؟
الإجابة السريعة والسهلة على السؤال هي: لكل شركة. تستفيد جميع قطاعات الأعمال وأحجامها من مكتب غير ورقي ، من الشركات الصغيرة والمتوسطة والشركات الناشئة إلى الشركات الكبيرة. ومع ذلك ، فإن التحويل ذو قيمة خاصة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم: ويؤدي الانخفاض في جهود المعالجة وتكاليفها إلى تحرير الميزانية اللازمة لمزيد من معززات النمو.
هل يمكنني استخدام موفر DMS مستند إلى السحابة لمكتبي غير الورقي؟
لا. هناك عامل آخر كان على شفاه الجميع منذ دخول اللائحة العامة لحماية البيانات حيز التنفيذ في عام 2018 على أبعد تقدير وهو حماية البيانات. نوصي باستخدام Synology NAS الخاص بك.
الاستنتاج
-
الفوائد تبرر الجهد والتكاليف
سيكون العمل رقميا وجلب المستندات القديمة إلى العصر الجديد أفضل استثمار رئيسي لتوفير قدر لا يصدق من الوقت والمال والأعصاب في المستقبل.
-
أنت بحاجة إلى شخص يعرف
لا تحتاج إلى أخصائي تكنولوجيا المعلومات الخاص بك للاستفادة من جميع مزايا الرقمنة.
ما تحتاجه هو الشريك المناسب إلى جانبك الذي ، بفضل خبرته ، يمكنه تنفيذ ما تحتاجه بالضبط. تجنب التخويف واختر مواضع الاختبار بدلا من عروض PowerPoint التقديمية الفاخرة دون اختبارها حقا. -
عادة ما يكون الجهاز متاحا بالفعل
وقد أظهرت التجربة أن كل عملية وشركة وشركة تقريبا لديها ناسخة كبيرة لا تستخدم إمكاناتها. تحب هذه الأجهزة المسح الشامل ، وهي متسامحة مع مشابك الورق ويمكن أن تكون أساسا لبداية رقمية دون استثمار الماسح الضوئي.
-
أرخص من المتوقع مع DMS الصحيح
تجنب فخاخ التكلفة مع أنظمة DMS / ECM حيث تكون بلا رحمة الشركات المصنعة. لا تقدم أي تنازلات عندما يتعلق الأمر بخيارات الإدارة الخاصة بك ، مثل تدريس المستندات وإجراء الإعدادات بنفسك. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة ، فستكون الشركة المصنعة سعيدة لمساعدتك ، ولكن تظل مستقلا.
-
الأتمتة الرقمية هي المستقبل
ستكون الإجراءات متطابقة تماما في المستقبل ، ولكنها مؤتمتة بالكامل.
فاتورة قادمة؟ يتم تشغيل سير العمل ويسير كل شيء في طريقه المحدد.
البحث من خلال جميع المجلدات 1000؟ لا توجد مشكلة ، لأن لديك Google الخاص بك!