تحسين عملية العقد باستخدام برنامج إدارة العقود

ما هي أهم وظائف برنامج إدارة العقود؟

• الإدارة الآلية لعقودك

  هي واحدة من أهم وظائف برنامج إدارة العقود.

  تتيح هذه الوظيفة للشركات إدارة العقود بسرعة وكفاءة وبتكلفة فعالة. باستخدام الإدارة الآلية للعقود، يمكن للشركات تتبع وإدارة أنواع مختلفة من العقود، مثل عقود الشراء، عقود الخدمات، عقود الترخيص، عقود الدعم والمزيد.

  يمكن البحث في هذه العقود وفرزها بسهولة للحصول على المعلومات المطلوبة بسرعة.

  تتيح الإدارة الآلية للعقود للشركات أيضًا تتبع حالة العقود، مثل ما إذا كانت معتمدة أو معلقة أو منتهية الصلاحية أو ملغاة، دون الحاجة إلى إنشاء سير عمل.

  وبالمثل، يمكن للشركات تتبع المعلومات المالية المتعلقة بالعقود، مثل التكاليف وشروط الدفع ومواعيد الاستحقاق وخيارات التجديد. أو ببساطة عرض بيانات الإيصالات دون الحاجة إلى فتح العقود.

• بحث موسع

  البحث الموسع هو أيضًا وظيفة مهمة جدًا يجب أن يتضمنها برنامج إدارة العقود. يتيح للمستخدم العثور بسرعة وسهولة على جميع العقود ذات الصلة باستخدام مجموعة متنوعة من معايير البحث.

  في البحث الموسع، يمكن للمستخدمين البحث عن العقود التي تحتوي على رقم معين أو مورد معين أو نوع معين من الخدمة.

  بالإضافة إلى ذلك، يمكنهم أيضًا البحث عن تاريخ انتهاء العقد، التكاليف، التزامات الأطراف والأشياء الأخرى ذات الصلة.

  يمكن أيضًا تنفيذ وظيفة البحث الموسع بناءً على معايير مخصصة لتبسيط البحث عن عقود معينة. ومن الممكن أيضًا دمج معلمات بحث مختلفة للحصول على نتائج أكثر دقة.

  تتيح هذه الوظيفة للمستخدم البحث في جميع العقود وتحليلها بطريقة بسيطة وسريعة. وبهذا، يمكن للشركات فهم كيفية تأثير عقودها على أعمالها بصورة أفضل، وكيفية جعل عقودها أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة.

• تتبع العقود

  بفضل هذه الوظيفة، يمكن للشركات مراقبة عقودها وضمان الالتزام بجميع الشروط.

  يمكن استخدام تتبع العقود لتخزين جميع المعلومات ذات الصلة بعقد معين، مراقبة ما يجب الوفاء به، ومراقبة التكاليف.

  بالإضافة إلى ذلك، يمكن للشركات استخدام تتبع العقود لضمان تنفيذ جميع العقود بكفاءة وفي الوقت المناسب، من خلال مراقبة تاريخ التقدم، الحالة والمتطلبات المفتوحة. هذا يمكن أن يساعد في تجنب التأخيرات غير الضرورية وضمان تنفيذ جميع العقود في الوقت المحدد.

• إصدار النسخ

  الإصدار هو جزء أساسي من إدارة العقود. باستخدام الإصدار، يمكن تتبع التغييرات التي تطرأ على عقدٍ ما وتسجيل تاريخ كامل لهذه التغييرات.

  يتيح ذلك مراقبة سهلة وشفافة للتعديلات، ويتيح للأطراف المعنية الحصول على نسخة متسقة من العقد.

  الإصدار مهم بشكل خاص عندما يكون هناك عدة نسخ من العقد، حيث يتيح تحديد النسخة الصالحة. كما يسهل للأطراف عند متابعة التغييرات ومقارنة النسخ السابقة من العقد.

• أتمتة العمليات

  تساعد أتمتة العمليات في إدارة العقود الشركات على تقليل الوقت والتكلفة اللازمين لإدارة محفظة عقودها.

  من خلال الأتمتة، يتم دعم المهام الروتينية مثل إدارة معلومات العقود ومراقبة مواعيد الانتهاء. وهذا يمكن من تقليل المهام اليدوية إلى الحد الأدنى، مما يسمح للشركات بالتركيز على مهام أكثر أهمية.

  بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد الأتمتة في التأكد من تنفيذ العقود بشكل صحيح والامتثال لها.من خلال الأتمتة، يمكن للشركات تفعيل التذكيرات في الوقت المناسب، وكذلك سير العمل والإشعارات لتنفيذ المهام بشكل آلي.

• التعرف على النصوص والفهرسة

  التعرف على النصوص هي واحدة من أكثر الوظائف فائدة في إدارة العقود. حيث يتم التعرف على النصوص في الوثائق الرقمية أو التناظرية بعد عملية الأرشفة بتقنية OCR.

  بالتعرف على النصوص، يمكن للشركات والمنظمات البحث في العقود والعثور بسرعة على المعلومات ذات الصلة، مما يعني توفير الوقت والتكاليف.

  تتيح وظيفة التعرف على النصوص للمستخدمين البحث في العقود باستخدام كلمات رئيسية معينة، بدلاً من تقليبها يدويًا. من خلال التعرف على النصوص، يمكن للمستخدمين البحث بسرعة عن مصطلحات، تواريخ، أسماء أو أي مصطلحات أخرى توجد في مستندات العقود. تتيح هذه الوظيفة للمستخدمين استخراج المعلومات ذات الصلة من العقود والعثور عليها بسرعة. بالإضافة إلى ذلك، يتيح التعرف على النصوص البحث في العقود كلها دفعة واحدة، مما يجعل البحث عن المعلومات أسهل.

• ضوابط الوصول

  ضوابط الوصول في إدارة العقود تساعد الشركات على ضمان وصول المستخدمين المصرح لهم فقط إلى معلومات العقود الحساسة. هذا يحمي سلامة المعلومات ويضمن عدم تغيير أو تعديل العقود عن طريق الخطأ أو بقصد.

  بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد في ضمان الامتثال لمتطلبات التشريعات من خلال التأكيد على أن المستخدمين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إلى المعلومات الحساسة للعقود.

• التكامل
  يمكن دمج البرنامج مع أنظمة أخرى مثل ERP أو CRM لزيادة الكفاءة.

نصيحة

في موضوع "أفضل حل للمكاتب الخالية من الأوراق بدون عمل إضافي + أرشفة المستندات مباشرة من الماسح الضوئي"، هناك فيديو على YouTube يشرح هذه العملية بسهولة ووضوح:

كيف يمكن أن يساعد PaperOffice في إدارة عقودك؟

PaperOffice هو برنامج قوي لإدارة جميع أنواع الوثائق، بما في ذلك العقود. إنه الحل المثالي لإدارة العقود ويوفر للشركات مجموعة واسعة من الوظائف التي تمكنها من إدارة عقودها بسرعة وفعالية. باستخدام PaperOffice، يمكن للشركات إدارة العقود ومراقبتها والبحث عنها ومراجعتها لضمان الامتثال لكافة المتطلبات.

يوفر النظام مجموعة شاملة من الوظائف لإدارة العقود، بما في ذلك إدارة الوثائق الكاملة التي تمكن من تخزين العقود وإدارتها، وإدارة تدفق العمل التي تتيح للمستخدمين تتبع حالة عقودهم، وتحديد أذونات المستخدم التي تسمح بمنح مجموعات المستخدمين المختلفة حقوق وصول متعددة، والتحكم في الإصدارات التي تمكن من تحديث وإدارة العقود بسهولة، وإعداد التقارير التي تمكّن المستخدم من إنشاء تقارير عن العقود.

باستخدام هذه الوظائف والعديد من الوظائف الأخرى المدمجة في PaperOffice، يمكن للشركات إدارة عقودها بسرعة وفعالية والامتثال لكافة المتطلبات.

يمكن أن يساعدك PaperOffice في تبسيط وأتمتة إدارة عقودك. باستخدام البرنامج، يمكنك إدارة البيانات الأساسية للعقود، وأرشفة وتحرير مستندات العقود، وإدراج المستندات والمرفقات ذات الصلة، ومعالجة ومراقبة العقود. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك مراقبة وإدارة إدارة عقودك باستخدام التقارير والرقابة.