Патриаршия на Лисабон

Предизвикателството

Патриаршия на Лисабон (латински: Patriarchatus Olisiponensis) е римски rite митрополит архиепископия на католическата църква със седалище в Лисабон, столицата на Португалия. Катедралата на архиепископа му е Патриархалната катедрала Света Мария Маджоре в Лисабон.
Епархиите на Лисабон са издигнати в архиепископството на 10 ноември 1394 г. 1716 получава от папа Клеменс XI. титлата патриаршия.

PaperOffice DMS се използва от Лисабонската патриаршия за централизиране и организиране на информация от множество източници и за минимизиране на времето и разходите за поддържане на физически архив. Достъпът до информацията е цифров.

Първоначална позиция

Дигиталната трансформация и терминът "дигитализация" са на устните на всички най-късно от пандемията и сега вече не е незадължително условие за много компании, а необходимост.
Темата за цифровото по-нататъшно развитие също е твърдо установена в общностите и църквите. Защото дори в църква като Патриаршия на Лисабон предстоят обширни административни задачи, които преди това са били извършени ръчно и по аналогичен начин.

Съществуващи проблеми и задачи

В миналото цялата система на патриаршия се основаваше на хартия. Но със съществуващите и ежедневни входящи документи ръчната система достигна своите граници.

Целият потоп от информация стана по-непоследователен. Най-важната задача беше аналогът и цифровите единици да се съберат. Хартиените документи трябваше да бъдат цифровизирани и събрани заедно с друга информация, като например свързаните с това електронни писма.

Digitization is omnipresent - also in the church

"Искахме да централизираме и организираме информация от множество източници, за да сведем до минимум времето и разходите за поддържане на физически архив, но с цифров достъп."

припомня г-н Педро Силва, административен служител на Патриаршията на Лисабон.

Защо Патриаршията на Лисабон избра PaperOffice DMS

Поради съществуващите предизвикателства г-н Педро Силва, административен служител на Патриаршията, търсеше система за управление на документи (ДМС), която да даде възможност за сигурно и приспособимо съхранение на данни. Една проста интеграция на всички работни места в офиса на администрацията, включително тези, които работят дистанционно, трябва да бъде решена с несложни софтуер.

"Търсехме решение, което да е в бъдеще, което първоначално да изпълни всички наши изисквания, но в същото време предложи лесна мащабируемост и добро съотношение разходи-ползи и можеше да бъде надстроено до други отдели в бъдеще."

Освен PaperOffice DMS, г-н Педро Силва тества и други софтуерни продукти от други системни къщи и първоначално изследва различни софтуерни оферти във връзка с управлението на документи.

Г-н Силва подчертава, че отдавна се търси подходяща система. Нито един от предварително тестваните доставчици на софтуер обаче не е бил мащабируем или достатъчно гъвкав за заданието, което е трябвало да направи система за управление на документи.

"Повечето от решенията не предлагат лесния начин за създаване на база данни като PaperOffice DMS прави, защото те използват само облак предлагат сървърно решение."

1. Съхранение и наличност на данни. Централен и лесен достъп до всички съответни документи и възможност множество страни да си сътрудничат по един и същ документ.

Вътрешно, централно хранилище, до което могат да бъдат достъпни всички служители. Данните не трябва да се съхраняват в облак на трета страна или на компютър с един потребител.

2.Съотношение цена/качество. Софтуерът трябва да има добро съотношение цена-производителност.

Беше много важно за Патриаршия на Лисабон, че след първоначална инвестиция софтуерът може лесно и лесно да бъде мащабиран към други отдели и че това няма да включва високи разходи.

Броят на закупените потребителски лицензи може да бъде увеличен по всяко време. По този начин патриаршията може да избегне прекомерния капиталов ангажимент.

3. Лесен за боравене. Софтуерът трябва да бъде саморазяснителен и изисква възможно най-малко обучение, но в същото време да бъдат подготвени за бъдещето.

По този начин могат да бъдат избегнати външни консултанти. Разбира се, PaperOffice DMS предлага и индивидуално обучение за модулите, ако желаете. Въпреки това, въз основа на опита на Лисабонската патриаршия, PaperOffice е до голяма степен самообяснителен.

Никакви външни и скъпи "консултанти" на място и никой не трябва да пътува никъде за обучение. Всеки може да определи времевата рамка за изучаване на самите навигация в менюто според изискванията и по отношение на бъдещето, PaperOffice DMS е добре позициониран благодарение на модулната си структура.

"Избрахме PaperOffice DMS, защото лично тествахме софтуера и бяхме впечатлени от лекотата на използване Интеграция в средата на Windows и чист потребителски интерфейс за работа с inspires."

4. Възмездност и икономии на време. Търсен е по-прост начин за цифровизация на аналогови документи и за лесното им намиране отново, когато е необходимо.

Благодарение на интегрираната функция за ИИ всеки документ може да бъде преподаван, цялото желано съдържание може да бъде извлечено по целенасочен начин и да се съхранява с ключови думи по напълно автоматизиран начин.

PaperOffice DMS предлага точно това, което патриаршията търсеше.

Как беше интегрирана PaperOffice DMS?

По време на пандемията патриаршията решава да архивира ежедневни документи и имейли в PaperOffice DMS.

Благодарение на мощния скенер и връзката на скенера в PaperOffice, преобразуването на аналоговите хартии би могло да започне. Всички документи постепенно бяха прочетени и цифровизирани чрез интерфейса на скенера PaperOffice OCR. За всеки документ се създава индекс на ключови думи, докато той се чете, който може да се използва за намирането му в светкавица с помощта на търсачката PaperOffice.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Съществуващите папки в висящите файлове бяха взети над 1:1 и просто превърнати в "цифрови папки".

Всички съществуващи електронни писма са записани директно в PaperOffice DMS, биха могли да бъдат свързани със съществуващи документи и няма да се налага да се отпечатват на хартия в бъдеще. И всички входящи имейли автоматично се архивират в PaperOffice чрез наблюдение на папки чрез настройване на управление на правила

Какви са следващите стъпки?

Следващата стъпка, която планира Патриаршията на Лисабон, е да се цифровизира съществуващият физически архив преди 2021 година и да се разшири използването на PaperOffice DMS в други области/отдели на Патриаршията.

Освен това Патриаршията би искала до голяма степен да автоматизира архивирането на документи благодарение на използването на KI PIA.

" Развълнувани сме след работа с PaperOffice DMS в продължение на година и половина, въпреки че сме били ограничени само в един отдел и не сме изследвали напълно този фантастичен шедьовър."

Общо резюме на опита

PaperOffice DMS изпълни всички необходими критерии и днес картографира цялостния дигитален документен поток в патриаршията.

За момента всички документи са записани с високопроизводителни скенери и се съхраняват цифрово в електронния архив на PaperOffice. В същото време входящите и съществуващите имейли се прехвърлят директно в PaperOffice DMS и са свързани с архивирани документи.

След това персоналът на администрацията на Patriarchate може да получи достъп до документите и имейлите чрез потребителския интерфейс paperOffice и чрез въвеждане на различни думи за търсене - има и пълнотекстово търсене.

Благодарение на последователното използване на ДМС патриаршията успя значително да намали времето за обработка, необходимо за фактури и други видове документи.