Hammaslääketieteellinen tekniikka / hammaslaboratorio ViaCreative
Zahntechnik GmbH
Lars R. Ludewig, ViaCreative Zahntechnik GmbH:n omistaja ja toimitusjohtaja
Lähtöasento
ViaCreative-hammaslaboratorio on Lars-R:n toinen sukupolvi. Ludewigin johtama yritys Leipzigissa. Laboratoriossa hampaiden korvaustuotteita valmistetaan pääasiassa hammaslääkäreiden puolesta.
Yhtiön palveluvalikoima on hyvin laaja, ja sille on ominaista nykyaikaisten prosessien ja tekniikoiden käyttö. Esimerkiksi CAD-CAM-tuotanto, allergikoiden hammasproteesien tai implanttien päällirakenteiden tuotanto.
PaperOffice DMS: ää käytetään ViaCreativessa Leipzigissa pääasiassa tietojen tallentamiseen, asiakirjahakuihin ja asiakirjojen valmisteluun lähetettäväksi verovirastoon.
Digitization brings many advantages
Olemassa olevat ongelmat ja tehtävät
Laboratoriossa useat hammasteknikot työskentelevät eri tavalla varustetuilla työasemilla, joilla on erilaisia tehtäviä. Yhteinen ydinsegmentti tässä on kaikkien tehtyjen töiden sekä käytettyjen prosessien ja materiaalien tarkka tallennus.
Koska työ on lähes yksinomaan hammaslääkäreiden tilaama potilaille, täydellinen dokumentointi on yhtä tärkeää kuin joskus arkaluonteisten tietojen turvallinen tallentaminen.
Ennen päätöstä käyttää PaperOffice DMS: ää päivittäisen työn aikana syntyvät tiedot tallennettiin enimmäkseen manuaalisesti analogiseen tiedostoon, jota säilytettiin roikkuvassa tiedostossa toimistossa käynnissä olevien prosessien aikana ja erillisessä arkistohuoneessa, kun työ oli valmis. Veroasiakirjojen luomiseksi ja lähettämiseksi työntekijä siirsi tiedot analogisista tiedostoista sähköiseen DATEV-lomakkeeseen.
Tähän hallinnollisen työn muotoon tarvittava aika on toisaalta erittäin korkea ja toisaalta hyvin virhealtista. Samaan aikaan lakisääteisesti vaadittua tietoturvaa tarjotaan vain rajoitetusti.
Yrityksen tavoitteena oli digitoida olemassa olevat paperiasiakirjat, tuoda prosessin optimointi ja työnkulun hallinta kaikille saapuville ja lähteville asiakirjoille, automatisoida suuri osa taustalla olevista prosesseista ja siten optimoida prosessi.
Miksi ViaCreative valitsi PaperOffice DMS: n
Herra Lars-R. Nykyisten haasteiden vuoksi Ludewig etsi asiakirjojen hallintajärjestelmää, joka mahdollistaisi turvallisen ja mukautuvan tietojen tallennuksen sekä kaikkien talon työpaikkojen helpon integroinnin mutkattomiin ohjelmistoihin.
Samalla ohjelmistolle tulisi olla ominaista hyvä kustannus-hyötysuhde. PaperOffice DMS:n lisäksi Ludewig testasi neljää muuta ohjelmistotuotetta muista järjestelmätaloista ja tutki aluksi erilaisia ohjelmistotarjouksia asiakirjojen hallintaan liittyen.
Se, että PaperOfficea käytettiin lopulta Via Creativen dokumenttienhallintana, päätettiin seuraavista syistä:
1. Tietojen tallennus ja saatavuus. Keskitetty ja helppo pääsy kaikkiin asiaankuuluviin asiakirjoihin ja mahdollisuus, että useat osapuolet tekevät yhteistyötä saman asiakirjan parissa.
Sisäinen, keskitetty tallennustila, jota kaikki työntekijät voivat käyttää. Tietoja ei saa tallentaa kolmannen osapuolen pilveen tai yhden käyttäjän tietokoneeseen.
Ratkaisu:
Synology perusti käytännössä tietokannan NAS: lle, Network Attached Storagelle. Tämä tietokanta integroitiin PaperOffice DMS:ään ja kaikki tiedot tallentui Via Creativen avulla.
Tämä täyttää täysin tietojen varmuuskopioinnin lakisääteiset vaatimukset. Herra Ludewig oli erittäin tyytyväinen ratkaisuun ilman ulkoista pilveä ja siten ilman kolmannen osapuolen palveluntarjoajia, jotka voivat olla hallituksen väliintulon kohteena ja lisätä hakkereiden hyökkäysten riskiä.
Keskitetty tallennustila, jota kaikki työntekijät, joilla on asianmukaiset käyttöoikeudet, voivat käyttää sitä.
Herra Lars-R. Ludewig tajusi jo varhain, että hänen käytännössään ei ollut mahdollista kiertää digitalisointia.
"Kansioiden, laskujen, toimitusmuistiinpanojen, sopimustilojen ja muiden tärkeiden asiakirjojen manuaalinen etsiminen ja löytäminen, mikä on erittäin aikaa vievää, on erittäin tarkka Hakutoiminto PaperOfficessa on vihdoin menneisyyttä ..."
2.Vastinetta rahalle. Ohjelmistolla tulisi olla hyvä hinta-laatusuhde.
Ratkaisu: PaperOffice DMS: ää tarjotaan eri hintamalleissa, joiden avulla käyttäjät voivat ottaa heille edullisimman muodon.
Tällä tavoin ViaCreative pystyi välttämään liiallisen pääomasitoumuksen ja sillä on edelleen vastaavasti suuri budjetti tarvittaviin materiaali- ja teknologiahankintoihin, jotka ovat erittäin kalliita erityisesti hammaslääketieteellisessä tekniikassa.
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen
3. Helppo käsitellä. Ohjelmiston tulisi vaatia mahdollisimman vähän koulutusta ja samalla valmistautua tulevaisuuteen.
Ratkaisu: Pohjimmiltaan PaperOffice DMS on hyvin jäsennelty ja siinä on graafinen käyttöliittymä, joka ohjaa käyttäjää askel askeleelta. Lisäksi on olemassa ylimääräisiä opetusohjelmia ja videoita kaikille toiminnoille, jotka voidaan kutsua suoraan tukeen.
Näin voidaan välttää ulkopuolisia konsultteja. Tietenkin PaperOffice DMS tarjoaa halutessaan myös yksilöllistä koulutusta moduuleille. ViaCreativen työntekijöiden kokemusten mukaan PaperOffice on kuitenkin suurelta osin itsestään selvä.
Ei ulkopuolisia ja kalliita "konsultteja" paikan päällä, eikä kenenkään tarvitse matkustaa minnekään koulutukseen. Jokainen voi määritellä aikataulun valikkonavigoinnin oppimiselle itse tarpeen mukaan ja tulevaisuuden kannalta PaperOffice DMS on hyvin sijoitettu modulaarisen rakenteensa ansiosta.
"PaperOffice ei vain tehnyt meihin vaikutusta grafiikallaan muun muassa siksi, että sillä on erittäin hyvät video-oppaat yksittäisille aiheille. Näin pystyimme treenaamaan itseämme itsenäisesti ja tarvittaessa."
4. Noudettavuus ja ajansäästö. Yksinkertaisempaa tapaa pyrittiin digitoimaan analogiset asiakirjat ja löytämään ne tarvittaessa helposti uudelleen.
Ratkaisu: PaperOffice DMS: n ydinsegmentti on analogisten asiakirjojen digitalisointi. Tarvitset vain skannerin, jossa on liitäntä tietokoneeseen ja PaperOffice DMS: ään. Asiakirjoja ei vain skannata. Ne muunnetaan muokattavaksi tekstiksi integroidulla OCR-ohjelmistolla ja tallennetaan automaattisesti oikein.
Integroidun tekoälytoiminnon ansiosta jokainen asiakirja voidaan opettaa, kaikki haluttu sisältö voidaan poimia kohdennetusti ja tallentaa avainsanoilla täysin automatisoidusti.
Säännöllisten lausekkeiden (REGEX) ansiosta dokumentin sisältö voidaan lukea automaattisesti ja tallentaa asiakirjatietona.
"Saada kronologisia tuloksia erittäin nopeasti vuositilinpäätökselle ja vaihto-omaisuudelle, jotta voidaan määrittää halvin kauppahinta kullekin yksittäiselle tuotteelle. Se, mikä ennen kesti päiviä, voidaan nyt tehdä tunneissa!"
Paras luettelo Tärkeimmistä PaperOffice DMS: n ratkaisemista ongelmista
- Tiettyjen asiakirjojen jatkuva etsiminen ja selaaminen
- Ei enää nitojaa ja paperipinoja
- Ei enää fyysistä arkistoa
- Työvoima- ja varastointikustannusten alentaminen
- Ei enää siirtoja uusiin kansioihin ja arkistoihin joka tammikuu
- Redundantti kolminkertainen tietojen varmuuskopiointi
Herra Lars-R. Ludewig selittää:
"Jokainen, joka osallistuu koko DMS-aiheeseen, palkitaan runsaasti suurella ajansäästöllä. Innostus, taaksepäin nojaaminen ja kaiken tunteminen on turvallista ja helppoa kaikille.
Parhaat ohjelmoijat toteuttavat pyynnöt loistavasti ja joskus ennätysnopeudella ja toteuttavat ne päivitysten avulla. Suosittelet automaattisesti ja innostuneesti..."
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert
Suosituin luettelo tärkeimmistä ominaisuuksista, jotka tekevät PaperOffice DMS: stä paremman kuin kaikki muut
- Nopea mukautuminen yksittäisten asiakkaiden vaatimuksiin päivitysten avulla
- Suora yhteys kehittäjiin
- Kevyt NAS-eheys tietojen tallentamiseen omalle palvelimellesi paikan päällä. Käyttäjän on päätettävä toteutuksen laajuudesta
- Etsi avainsanoja, tiettyjä osia, sanoja jne., Jotta saat nopeasti asiaankuuluvat tiedot esille
Herra Lars-R. Ludewig korostaa:
"Monissa kansioissa, ilman ERP-järjestelmää, monimutkaisessa kirjanpidossa tai varastoissa, joissa on tiettyjen artikkeleiden tai tilausnumeroiden hintamääritykset tietyn ajan kokonaissumman määrityksellä, et koskaan halua tehdä ilman PaperOfficea uudelleen."
Miten PaperOffice DMS integroitiin?
Ludewig oli myös innostunut PaperOffice DMS -tiimin sitoutumisesta ViaCreativen hallintovaatimusten mukautusten toteuttamiseen.
Hän ja hänen tiiminsä olivat yhtä tyytyväisiä PaperOffice DMS: n graafiseen käyttöliittymään. Tämä osoittaa, että PaperOfficen kehityksessä otetaan huomioon ihmisten normaali käsitys, joka asettaa etusijalle kuvat ja värit näyttämättä leikkisältä. Tämä koskee yhtä lailla PaperOfficen luomia opetusohjelmia ja videoita tietyille asiakirjanhallintaohjelmiston segmenteille.
"Kansioiden, laskujen, toimitusmuistiinpanojen, sopimustilojen ja muiden tärkeiden papereiden manuaalinen etsiminen ja löytäminen, mikä on erittäin aikaa vievää, on erittäin tarkka Hakutoiminto PaperOfficessa on vihdoin menneisyyttä ..."
Vaihdon aikana ViaCreativen analogista arkistoa skannattiin ja luetaan vähitellen ja luetaan suoraan PaperOffice DMS:ään integroidun OCR-ohjelmiston kautta. PaperOfficen työntekijöiden luomien säännöllisten lausekkeiden käytön ansiosta kaikki saapuvat analogiset asiakirjat voidaan lukea helposti ja asiakaskohtaisesti.
Kaikki tiedot kaikissa tietomuodoissa voidaan kutsua sekunnin murto-osina sisäisen hakukoneen ja automaattisen indeksin kautta.
Herra Lars-R. Johdannon alussa Ludewig suosittelee:
"Hidas lähestymistapa, kokeile ensin, ei kovaa siirtymistä määräaikaan, selvitä, mikä kansiorakenne sopii meille. Perusrakenteen luominen, ensimmäinen arkistointi, luokkien laatiminen sen mukaan, mitä on arkistoitu ja merkitty, kaikki rauhassa saapuakseen yhteen joukkueeseen.
Yleinen kokemusyhteenveto
PaperOffice DMS on täyttänyt kaikki tarvittavat kriteerit ja kartoittaa nykyään koko digitaalisen asiakirjavirran käytännössä.
Toistaiseksi kaikki laskuasiakirjat tallennetaan tehokkailla skannereilla, Paper-Office tunnistaa yhteystiedot automaattisesti ja tallentaa asiakirjat vastaavasti sähköiseen arkistoon.
Työntekijät voivat sitten käyttää asiakirjoja yksinkertaisen käyttöliittymän kautta ja kirjoittamalla erilaisia hakutermejä - myös kokotekstihaku on käytettävissä.
DMS:n johdonmukaisen käytön ansiosta ViaCreative pystyi lyhentämään merkittävästi laskujen käsittelyaikaa, ja samalla maksamattomien tilien määrä on vähentynyt merkittävästi.
Denis K. "Kirjanpidosta ja kirjanpidosta" korostaa:
