Vantaggi decisivi della gestione elettronica dei dati

Sebbene le tecniche di base della gestione documentale siano state utilizzate nel controllo documentale aziendale per decenni e si siano evolute nel corso degli anni, la necessità di un sistema di gestione documentale e i suoi vantaggi applicativi sono ancora sottovalutati.

Gli studi hanno dimostrato che i dipendenti trascorrono fino al trenta percento del loro tempo alla ricerca dei documenti necessari in azienda. Di conseguenza, i dipendenti perdono più di un giorno lavorativo alla settimana. Diventa ancora peggio, perché: nel 70% di tutti i casi la ricerca non ha successo. Il documento viene creato di nuovo e i colleghi non riescono più a comprendere lo stato corrente dei documenti.

Advantages of electronic data management (document management DMS)

Ma qual è lo standard, cosa può aspettarsi il cliente da un DMS?

Nell'articolo attuale, ti mostreremo i vantaggi dell'utilizzo della gestione elettronica dei dati (sistema di gestione dei documenti).

Questo può essere spiegato punto per punto utilizzando il software di gestione dei documenti PaperOffice.

Prima di entrare nei benefici, spieghiamo la definizione:

Cos'è un sistema di gestione documentale?

Un sistema di gestione dei documenti (DMS) viene utilizzato per archiviare, gestire e controllare il flusso di documenti all'interno di un'organizzazione.

Ciò significa che le aziende di un'ampia varietà di settori accumulano ogni giorno documenti importanti: memorie, documenti contrattuali, bozze, lettere esterne, ricerche, pareri di esperti e molto altro. Questi non arrivano solo per posta, molti documenti arrivano anche via e-mail.

È possibile organizzare tutte le informazioni, come documenti cartacei, file di Windows o e-mail, in una posizione centrale, il sistema di gestione dei documenti, a cui i dipendenti possono accedere facilmente e senza problemi.

Include funzioni uniche per il lavoro di squadra e la condivisione di documenti e un'innovativa interfaccia di programma unica al mondo.

I sistemi di gestione dei documenti stanno diventando sempre più importanti per le aziende poiché la quantità di informazioni generate dalle aziende di oggi sta crescendo in modo esponenziale.

L'introduzione di un sistema di gestione documentale, DMS in breve, ti aiuta anche a portare una struttura chiara ai tuoi documenti e a far fronte al flusso di informazioni.

DMS è anche l'acronimo di software di gestione dei documenti ed è destinato a gestire documenti, in particolare documenti digitali, che include la conversione da analogico a digitale. PaperOffice DMS è un software di questo tipo.

La gestione e il controllo dell'enorme quantità di documenti esterni e interni che fanno parte dei processi aziendali nell'amministrazione pubblica o aziendale è diventata una sfida. Ciò promuove l'introduzione di un software di gestione dei documenti che ne semplifica la gestione.

L'introduzione del DMS garantisce una significativa riduzione dei tempi di ricerca, della gestione e del risparmio sui costi, che sono molto importanti nei nostri processi amministrativi.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Il cuore di un DMS

Un avanzato sistema di gestione documentale ha il suo "cuore" in un database, dove le informazioni vengono archiviate in modo da poterle trovare e recuperare in modo facile e controllato.

Il database può essere configurato localmente o su un sistema NAS, come QNAP NAS o Synology NAS. Ma memorizzando le informazioni in modo strutturato, abbiamo solo una parte dell'equazione.

All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

Il "cervello" che controlla il sistema è la logica del flusso di lavoro, che consente di creare dipendenze tra documenti e processi e di collegare queste informazioni in flussi flessibili e precedentemente definiti.

Un passo essenziale nell'implementazione di un "flusso di lavoro" così sofisticato è che quanta più documentazione possibile è disponibile in forma digitale.

Digitalizzazione e gestione documentale

Quando parliamo di sistemi di gestione documentale, non dobbiamo dimenticare: maggiore è il livello di digitalizzazione delle informazioni che fanno parte dei processi, maggiore è il livello di controllo e automazione che possiamo raggiungere. Abbiamo già scritto un articolo sui vantaggi della digitalizzazione, clicca qui.

Nella prima fase, puoi determinare quali documenti appartengono ai nostri processi, come li integriamo nel nostro sistema di gestione dei documenti e quali informazioni devono essere estratte e archiviate insieme ai documenti nel tuo database. Una volta incluse le informazioni, definiamo il suo ciclo di vita, come interagirà con altri processi e come possiamo integrarlo.

Le informazioni provengono da fonti diverse

Molto probabilmente, ci imbatteremo in informazioni provenienti da fonti diverse e in diversi formati. Alcuni in forma digitale, memorizzati in file o database e alcuni sotto forma di documenti stampati.

Cosa facciamo con i documenti digitali in formato pdf, doc, ecc.? Qui il processo è molto semplice.

Trascinare il documento digitale nell'interfaccia di PaperOffice. Oppure fai in modo che le tue cartelle di Windows siano facilmente monitorate dopo che i documenti sono stati ricevuti.

I documenti in formato cartaceo possono essere facilmente scansionati e convertiti in formato digitale grazie allo scanner integrato.

Grazie al programma optical character recognition (OCR = Optical Character Recognition), abbiamo già fatto un passo importante. Utilizzando uno scanner o un altro dispositivo di digitalizzazione, non solo convertiamo il documento in un'immagine, ma possiamo anche "leggere" il suo contenuto elettronicamente.

Non solo il puro testo OCR è incluso nel database, grazie all'intelligenza artificiale (AI) chiamata PIA, l'automazione può essere specificata manualmente o automaticamente.

Questo è il modo in cui utilizziamo il sistema per riconoscere e definire quali aree del documento devono essere lette automaticamente. Come numero di fattura, data, prodotti, importi, ecc. Di conseguenza, abbiamo tutte le informazioni necessarie nel nostro sistema di gestione dei documenti.

La digitalizzazione delle informazioni tramite OCR semplifica l'integrazione di un'ampia varietà di documentazione nella gestione dei processi e dei flussi di lavoro.

Gestione del flusso di lavoro e dei documenti

Come già accennato, è essenziale per la gestione documentale avanzata avere tutte le informazioni in forma digitale e strutturata in un database. Quindi puoi cercare tutti i documenti salvati in PaperOffice come google. Puoi anche impostare le regole di chi può accedere, modificare ed eliminare / archiviare le tue informazioni.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Ma vogliamo andare ancora oltre e semplificare i nostri processi aziendali. Uno dei pilastri della nostra soluzione di gestione dei documenti è il motore del flusso di lavoro. Questo ci consente di specificare ogni fase di un processo aziendale con le attività e le dipendenze associate, nonché i reparti e i ruoli coinvolti.

Possiamo anche definire notifiche automatiche che verranno attivate a seconda delle attività e degli eventi che si verificano durante il processo.

Tutto ciò non solo riduce al minimo il tempo dedicato alla gestione delle attività, ma riduce anche al minimo la probabilità di dimenticanza ed errori nel processo.

Valore aggiunto e vantaggi dell'archiviazione elettronica dei dati

Ecco alcuni dei vantaggi più importanti dell'implementazione di un sistema di gestione dei documenti:

• Disponibilità: Archiviando e gestendo tutti i documenti e le loro versioni, aggiornamenti, note, contatti memorizzati, dati dei documenti in un database centrale, tutte le informazioni formano gradualmente un database centrale della conoscenza.

  L'accesso centralizzato e semplice a tutta questa documentazione aziendale pertinente e la possibilità per più parti di collaborare allo stesso documento lo rendono in cima alla lista dei vantaggi.

• Autorizzazione di accesso: Controlla chi può accedere ai documenti, quando e quali attività possono essere eseguite su di essi.

  Le impostazioni per cartelle e documenti, livelli di rilascio e diritti, nonché gruppi e reparti rendono l'accesso ai documenti sensibili trasparente e sicuro.

• Sicurezza, non solo nel controllo degli accessi, ma anche nella custodia e nella sicurezza che deriva dall'introduzione di nuove tecnologie e database.

  Prima di tutto, PaperOffice DMS crittografa tutti i documenti quando vengono salvati per sicurezza, secondo uno dei più alti standard di sicurezza attualmente disponibili, AES-1024bit.

  La conversione in documenti leggibili è possibile in qualsiasi formato corrente, con PaperOffice che aggiorna regolarmente i suoi formati di file, il che significa che i documenti saranno leggibili anche in futuro.

• Recuperabilità e risparmio di tempo: Tutti i tuoi documenti, precedentemente in formato cartaceo, sono ora disponibili digitalmente, così come le e-mail, sono memorizzati centralmente nel tuo database. Allo stesso tempo, vengono salvati la data e l'ora, un numero di versione e parole chiave, che il motore di ricerca PaperOffice può utilizzare per trovare documenti anche se la persona che cerca conosce solo il contenuto del documento in modo rudimentale.

  Tutto ciò che è memorizzato in PaperOffice DMS è anche OCR text-recognized, ottimizzato con dizionari aziendali e indicizzato per una perfetta ricerca di parole chiave nel tuo database SQL per una ricerca di parole chiave.

  Risparmia tempo nella ricerca della documentazione e costi per la gestione e l'archiviazione.

• Riduzione delle ridondanze come duplicazione di documenti, fotocopie, registrazione dei dati.
• Agilità e automazione delle attività amministrative con la creazione di flussi di lavoro che consentono l'integrazione di documenti e processi aziendali in un ambiente controllato e attività chiaramente definite e monitorate.
• Da non dimenticare l'"effetto collaterale" positivo di una maggiore soddisfazione interna ed esterna del cliente. L'uso di un sistema di gestione dei documenti consente di reagire più rapidamente e in modo più affidabile e quindi meglio ai desideri dei clienti.

  L'aumento della soddisfazione del cliente è evidente molto rapidamente e, soprattutto, in modo sostenibile, sia in termini di vendite che di reputazione dell'azienda.

Uno degli aspetti più importanti quando si archiviano documenti tramite un sistema di gestione dei documenti è la conformità alle normative legali o alle specifiche del GoBD.

L'abbreviazione GoBD sta per "Principi per la corretta gestione e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico e per l'accesso ai dati".

In particolare, grazie all'archiviazione di documenti a prova di audit e altamente crittografata direttamente in un database SQL centrale, PaperOffice soddisfa tutti i requisiti per gli standard documentali e le linee guida legali o il più alto standard tedesco al mondo GOBD.

Il termine versioning non è una parola straniera all'interno di un sistema di gestione dei documenti (DMS). La necessità di utilizzare un sistema di gestione dei documenti con controllo della versione conforme a GoBD e controllo delle versioni a prova di audit è più chiara che mai.

PaperOffice supera tutti i requisiti legali

Lo sviluppo di PaperOffice DMS è conforme a GoBD, quindi puoi utilizzare il software senza preoccuparti di dover infrangere una regola. Ad esempio, ogni volta che qualcuno modifica un documento, viene creata una nuova versione di tale documento. In questo modo è possibile tenere traccia del contenuto del documento a che ora.

A proposito, c'è un video su YouTube per la configurazione di Synology NAS MariaDB 10 e il sistema di gestione dei documenti PaperOffice che spiega questo processo in modo comprensibile:

In entrambi i casi, anche nel peggiore dei casi, si assicura che i database archiviati vengano ripristinati a breve termine e che i periodi di conservazione siano quindi sempre rispettati.

Assicurati di evitare questo errore

Mentre le grandi aziende hanno da tempo nominato funzionari di digitalizzazione che si occupano del tema della conversione di documenti analogici a tempo pieno, le piccole e medie imprese di solito mancano di risorse umane, soprattutto perché sono richieste qualifiche professionali adeguate.
Tuttavia, questo è un errore comune e porta a cattivi investimenti, perché molti produttori approfittano di questa ignoranza.

Conclusione intermedia

Non hai bisogno di uno specialista IT o di un bibliotecario qualificato!

Tutto ciò di cui hai davvero bisogno è

• il software giusto
• partner IT affidabile
• hardware corrispondente

A volte l'hardware è spesso già lì, ha più potenziale di prima e può essere utilizzato immediatamente.

Mancia

A proposito, c'è un articolo speciale sul tema "Elaborazione delle fatture digitali", che ha riferito sui vantaggi della digitalizzazione o dell'elaborazione delle fatture digitali:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

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