Ured bez papira: Ovako digitalizacija uspijeva u tvrtki

Pristup ureda bez papira sve je više u fokusu medijskih napisa, ali se teško koristi u praksi - pogotovo ne u malim i srednjim tvrtkama. Ne radi se samo o vremenu i novcu.

Paperless office can bring many benefits to your business

Međutim, uz samo nekoliko mjera, potrošnja papira može se uvelike smanjiti. MSP-ovi imaju koristi od ravnih hijerarhija i fleksibilnih struktura.

U trenutnom članku pobliže ćemo pogledati temu ureda bez papira, odnosno "digitalnog ureda" kao što je također poznato. Pokazat ćemo vam da je prijelaz mnogo lakši nego što mislite. Također ćete dobiti savjete za korporativnu organizaciju, reći ćemo vam prednosti rada bez papira i opisati učinke uspješne implementacije.

Tehnologija postaje sve brža i brža

U vrijeme kada nas je tehnologija potaknula da kontaktiramo svijet putem naših pametnih telefona, manje je logično da još uvijek koristimo papir u mnogim našim svakodnevnim aktivnostima.

Danas smo navikli baviti se digitalnim sadržajem (glazba, fotografija, TV serije), ali digitalizacija dokumenata još nije raširena u radnom i poslovnom okruženju. Danas gotovo sve tvrtke imaju pristup računalima i mobilnim uređajima, pa zašto onda stalno punimo svoje urede papirom?

Glavni razlozi za nastavak korištenja papira leže u izazovima suočavanja s promjenama i digitalizacijom. Mnogi ljudi vole čuvati fizičku kopiju dokumenata s kojima rade.

Međutim, kako vaši zaposlenici počinju eliminirati ili barem smanjivati količinu papira koji se koristi u uredu ili u cijeloj organizaciji, također poboljšavate procese koji povećavaju produktivnost digitalizacijom podataka, koristeći metode bez papira i na taj način smanjujući troškove.

Zašto biste trebali smanjiti potrošnju papira u svojoj tvrtki?

Ured bez papira cilj je koji sve više tvrtki zasigurno nastoji postići i nudi mnoge prednosti osim uštede troškova i smanjenja ugljičnog otiska tvrtke.

Procjenjuje se da zaposlenik koji provede ukupno dva sata s dokumentima koristi u prosjeku 10.000 listova papira godišnje (podaci Savezne agencije za okoliš). Zbog toga je važno koristiti rješenja i alate koji poboljšavaju pristup, upravljanje i lokalizaciju informacija. Međutim, svaka promjena u poslovnom procesu zahtijeva vrijeme i zahtijeva postupnu promjenu korporativne kulture.
Osim pozitivnog utjecaja na okoliš smanjenjem potrošnje poslovnog papira, digitalizacija dokumenata i podataka tvrtke nudi i mnoge druge prednosti.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Prednosti ureda bez papira

Slijede glavne prednosti ureda bez papira:

• Optimizacija svih radnih procesa

  Zahvaljujući prelasku na ured bez papira, možete biti prvi Napravite korak prema digitalnoj transformaciji svoje tvrtke.
  Jer zahvaljujući rješenjima tijeka rada možete dodatno pojednostaviti i ubrzati svoje poslovne procese. Oni oslobađaju službenike preuzimanjem puno složenog rutinskog rada. Pravni zahtjevi koji se moraju poštivati integrirani su izravno u tijek rada.

• Fleksibilan rad, bez obzira gdje se nalazite

  Ako digitalizirate svoje dokumente, to možete učiniti bilo kada, bilo gdje i s bilo kojim uređajem pristupiti dokumentima. To je osobito važno ako imate nekoliko podružnica, vaši zaposlenici žele / moraju obavljati svoj posao iz svog kućnog ureda ili moraju izdavati odobrenja.

• Masovno smanjenje troškova u svim područjima

  Digitalizacija dokumenta izravno utječe na smanjenje troškova vaše tvrtke, ne samo zato što više ne kupujete toliko papira, već i zato što štedite na održavanju pisača i kupnji tinte i rezervnih dijelova.
  Naravno, to također smanjuje troškove skladištenja, odnosno datoteka, mapa, polica, ormara za arhiviranje. Vrijedan prostor za pohranu papirnatih dokumenata više se ne gubi.

  Zaključak je da čim koristite digitalne podatke, vaši zaposlenici rade mnogo učinkovitije u uredu i ulažu dragocjeno vrijeme stečeno na razuman i ciljan način u tvrtku .
  Značajno smanjenje skladišnog prostora digitalizacijom i/ili smanjenjem potrošnje papira dovodi do čišćih i urednijih ureda.

• Maksimalna sigurnost od krađe i gubitka

  Veća informacijska sigurnost korištenjem softvera sa sustavom za pohranu baze podataka. Sigurnost digitalno pohranjenih informacija daleko je superiornija od sigurnosti dokumenata arhiviranih na papiru.

  Pazite da ne koristite rješenje u oblaku u svojoj tvrtki, jer su DMS rješenja temeljena na oblaku i DMS softver sigurnosni jaz.

• Manje stresa automatizacijom

  Transformacijom iz ručnih u automatizirane tijekove rada, poslovni procesi su standardizirani i troškovi smanjeni. Na primjer, optimizacija tijeka rada može rezultirati bržim prikupljanjem i smanjenjem troškova nabave.
  Plaćanja računa više se ne zaboravljaju, popusti se mogu pravovremeno odbiti.

• Smanjite rizike u poslovnim procesima

• Poboljšanje odnosa s klijentima

  Digitalizacija u vašoj tvrtki daje odnosima s kupcima veću dubinu i volumen. To znači da će sveobuhvatno prikupljanje podataka u poslovnim transakcijama uz pomoć velikih podataka, dosljedno povezivanje internih procesa, vrijeme reakcije u roku od nekoliko sekundi, kao i personalizirani kontakt s velikim brojem kupaca u isto vrijeme i precizno planiranje zahtjeva usmjereno na potražnju dovesti vašu tvrtku naprijed.

  Digitalizacija je u porastu u svim područjima tvrtke - ne samo u korisničkoj službi. Bila bi pogreška da bilo koja tvrtka podcijeni taj potencijal. Ako ne želite zaostajati za konkurencijom, pa čak i žuriti ispred njih, bitno je baviti se digitalizacijom na ovom području. Nikada prije nije bilo moguće agilnije i individualnije komunicirati s kupcem o njihovim specifičnim potrebama i željama.

• Povećava se unutarnja transparentnost

• Izvanredno poboljšanje radnog okruženja među zaposlenicima

  Tvrtke koje odluče digitalizirati svoje dokumente korištenjem prikladnog softvera za upravljanje dokumentima zauzvrat dobivaju velike koristi, kao što su:

  • Više slobodnog fizičkog prostora
  • Brže pretraživanje dokumenata
  • Bolja organizacija dokumentacije
  • Što rezultira manje vremena provedenog u potrazi za dokumentima i manje tragova stresa.
  • Održivost i konkurentnost
  • Pojednostavljena komunikacija i rješavanje zadataka
  • Produktivnost vaše tvrtke se povećava
  • A najvažnije je - na pravom ste putu do ureda bez papira.

Izbjegavajte ovu pogrešku pod svaku cijenu!

Posebno za projekte s Digitalizacijom često se susreće s velikom nevoljkošću, jer se mnoge tvrtke boje da će se takav projekt razviti u jamu bez dna. Najčešći razlog za to je nedostatak znanja samih tvrtki i dodatno povjerenje u nesposobne proizvođače softvera koji nude softver koji ne radi. Mnogi proizvođači softvera iskorištavaju neznanje.

U ovom trenutku, PaperOffice će vam rado pomoći u implementaciji digitalizacije. Zahvaljujući 20-godišnjem iskustvu u području upravljanja dokumentima i automatizacije, PaperOffice vam može donijeti radne prijedloge iz prakse i pratiti vas kroz kompletnu implementaciju.

Privremeni zaključak 1 / 3

Nije potreban ni IT stručnjak niti jedan obučeni knjižničar!

Sve što ti stvarno treba je.

• pravi softver
• pouzdan IT partner
• odgovarajući hardver

Ponekad je hardver često već tamo, ima više potencijala nego prije i može se odmah koristiti.

Napojnica

Usput, postoji poseban članak na temu "Digitalizacija papirnatih dokumenata: 10 najvažnijih prednosti", koji je izvijestio o prednostima opće digitalizacije:

The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Kojih 5 koraka trebate slijediti kako biste smanjili potrošnju papira u uredu?

Naveli smo pet koraka koje trebate slijediti kako biste smanjili potrošnju papira u uredu i postali digitalni:

• Strategija i analiza procesa

  Dobro isplanirajte svoju implementaciju u uredu bez papira. Odvojite dovoljno vremena za analizu procesa u vašoj tvrtki. Što mora biti dostupno ili čuvati u papirnatom obliku? Koji su dokumenti dovoljni u digitalnom obliku? Dokumenti i informacije dolaze iz različitih izvora Najvjerojatnije ćete naići na informacije koje dolaze iz različitih izvora iu različitim formatima. Neki od njih u digitalnom obliku, pohranjeni u datotekama ili bazama podataka, a neki u obliku tiskanih dokumenata.

  Možda ćete htjeti skenirati i digitalizirati sve prethodne dokumente ili prijeći na ured /sustav bez papira do određenog datuma, kao i koristiti digitalne podatke za nastavak i učinkovit rad u budućnosti. Koristite višenamjenski pisač/ skener za skeniranje i nadzor direktorija ili masovno arhiviranje velikih količina dokumenata.

  Prva opcija zahtijeva više vremena i resursa. U idealnom slučaju, vi i vaš tim odlučit ćete kako organizirati elektroničke datoteke i postaviti kontinuirani postupak skeniranja korak po korak kako bi se svi budući dokumenti digitalizirali.

  Planiranje vremena i osoblja za uredski projekt bez papira

  Četvrtina ili 90 dana razuman je vremenski okvir za provedbu mjera potrebnih za prijelaz na ured bez papira.

  To je također razdoblje koje omogućuje glatku tranziciju. Rješenja za brzo popravljanje koja prisiljavaju zaposlenike na promjene iz dana u dan obično su kratkotrajna. Također je moguće na taj način ne ometati poslovanje.

  U osnovi, prilikom prelaska na ured bez papira s PaperOffice DMS-om, nema potrebe za projektnim timom sastavljenim od nekoliko ljudi.

  U mnogim MSP-ovima njihovo oduzimanje stvarnih zadaća nije ni moguće ni poželjno. Međutim, ono što ima smisla jest da barem jedna osoba ima ovlasti izdavati direktive CDO, glavni digitalni direktor. Ako niste previše oduševljeni američkim kraticama, možete ga imenovati voditeljem uredskih projekata bez papira.

  Važno je da se dotična osoba temeljito upozna s PaperOffice DMS-om.

  Zbog jasno strukturirane strukture softvera i opsežnih i lako razumljivih tutorijala i videozapisa u svakom aspektu, to je nešto što ne zahtijeva ni IT diplomu ni vanjsku obuku. Osim toga, to se može učiniti kao "učenje radeći" uz prve mjere konverzije.

• Određivanje razdoblja za prijelaz na ured bez papira

  Razbijanje predviđenih 90 dana na manja vremenska razdoblja ima za cilj usredotočiti se na svaku fazu tranzicije i moći razmišljati o uključenim procesima. Osim toga, uspjesi u promjeni mogu se lakše dokumentirati. Zaposlenici bolje razumiju mjere i ne osjećaju se preopterećeno. Istodobno, ciljevi se moraju komunicirati interno, što je u skladu s mentalnom promjenom. Koliko je to važno već je objašnjeno u predgovoru.

  Ima smisla podijeliti 90 dana na tri dijela od po 30 dana.

  Prvih 30 dana koristi se za analizu svih procesa koji se pretvaraju iz analognog u digitalni.
  U drugih 30 dana uvest će se PaperOffice DMS i potreban hardver, ali u početku samo u svrhu obuke i pratećih tekućih procesa, ako se to dogodi.

  Posljednjih 30 dana zauzelo se za prijelaz procesa s analognog na digitalni, a pitanja zaposlenika bez sumnje su se pojavila. Jedna ili druga nepravilna operacija je također moguća, ali to se može ispraviti u bilo kojem trenutku zahvaljujući hijerarhijskoj strukturi PaperOffice DMS-a.

  Na kraju posljednjih 30, a time i 90 dana, postoji potpuno integriran sustav upravljanja dokumentima koji već u ovom trenutku omogućuje analizu koliko su velike uštede i prednosti i bit će u budućnosti.

• Otkrivanje putova akvizicije i određivanje pohrane podataka

  U prvih 30 dana fokus je sada na ispitivanju procesa u kojima je rad do sada odigrao glavnu ulogu. Da biste to učinili, potrebno je prepoznati sučelja vanjske i interne komunikacije u tvrtki i slijediti njihov životni ciklus, koji može biti tamo:

  • Telefonski pozivi (npr. obrazac za narudžbu koji se zatim popunjava)
  • Promet e-poštom (npr. pošta će se ispisati za sljedeći sastanak)
  • Pisma
  • Posjet poslovnim korisnicima (npr. Pogledajte telefonske pozive)
  • Popratni dokumenti
  • Interna korespondencija

  Sljedeće što treba utvrditi je kada i gdje se, u slučaju elektroničkih obrazaca, odvija prijelaz na tiskani papir, kao i put od papira do arhiviranja ili samo do koša za smeće.

  Digitalno dizajniranje dokumenata od sada

  Od sada, bez papira koliko god je to moguće: sastanci, zapisnici, dolazna pošta, odlazni računi i bilješke mogu se stvoriti izravno u PaperOfficeu. Zadaci i tijekovi rada također se implementiraju digitalno.

  Digitalizirajte račune i postupno implementirajte računovodstvo bez papira

  Izdavanje računa kao takvih također je dio ureda bez papira, iako ne samo da se vidi u tom kontekstu. Digitalizacija i pravilna obrada su problem i također moraju biti dobro planirani i provedeni.

  Svatko tko digitalno održava svoje račune i također stvara svoje digitalno knjigovodstvo prepoznaje veći potencijal za uštede i može učiniti opći računovodstveni proces učinkovitijim.

  Pohrana podataka

  Ako ste već odlučili da će vaše fizičke datoteke sada biti digitalne datoteke, odmah je pitanje gdje ćete pohraniti te digitalne datoteke. Hoćete li ih pohraniti u bazu podataka lokalno ili na vanjskom NAS uređaju?

  Kada prelazite u ured bez papira, ne biste trebali štedjeti na jednom od najvažnijih aspekata. Lokalna pohrana podataka i upotreba NAS uređaja.

  Ili uopće ne želite imati pohranu podataka ili bazu podataka u svojoj tvrtki? Međutim, kako bi se izbjegla vatra, pljačka itd., korištenje rješenja u oblaku za vas ne dolazi u obzir iz pravnih razloga. Tada je, naravno, rješenje korištenja baze podataka na namjenskom poslužitelju, koje je dodijeljeno samo vama, vrlo dobro rješenje.
  Izbor je velik.

  Zapravo, potraga za rješenjima također pripada u odjeljak od prvih 30 dana. Uz PaperOffice DMS upravljanje dokumentima i NAS hardver, integriran u mrežu tvrtke, dostupna su sva rješenja za implementaciju prijelaza s papira na digitalni.

Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

• Uvođenje PaperOffice DMS plus hardvera

  Nakon što je softver instaliran na računalima u tvrtki, dodijeljene su razine hijerarhije, a NAS poslužitelji su postavljeni i umreženi, softver je obučen.

  Nema potrebe za vanjskim (obično sinonimom za "skupe") konzultante. PaperOffice zaposlenici su naravno dostupni ako je potrebno. Više od milijun tvrtki koje rade s PaperOffice DMS-om širom svijeta do sada se vrlo dobro slagalo s detaljnim vodičima i videozapisima ili s telefonskim savjetima o pitanjima o PaperOffice DMS-u.

  Većina procesa je samorazumljiva i popraćena je vrlo dobro postavljenim izbornikom pomoći. Usput, ne morate biti tvrdoglavi da se držite 30 dana. Ako su svi uključeni u promjenu iz analognog u digitalni mišljenja da će raditi, proces se može skratiti po želji.

  Struktura mape

  Smislena struktura mape važna je kako biste se lako mogli pronaći nakon promjene. Jednostavno organizirajte strukturu digitalne mape prema postojećoj "stvarnoj" strukturi mape.

  Oslanjajte se na automatizaciju

  Zahvaljujući inteligentnom prepoznavanju umjetne inteligencije, možete prepoznati važne podatke dokumenta u dokumentu, izdvojiti ih i koristiti za ključne riječi dokumenta. To štedi vrijeme, a time i novac.

• Dovršite prijelaz na ured bez papira

  Posljednjih 30 dana (ili manje) počinje, a zaposlenici završavaju fazu obrazovanja i osposobljavanja. E-poruke se više ne ispisuju, već se spremaju.

  Korištenje tijekova rada i pečata

  Dokumentima i e-porukama može se pristupiti, urediti i učiniti dostupnima drugim zaposlenicima u bilo kojem trenutku putem funkcije tijeka rada u PaperOffice dmS-u. Teretni dokumenti iz isporuka ili dolaznih slova digitaliziraju se pomoću skenera ili kamere mobitela i pretvaraju u tekstualne dokumente pomoću PaperOfficeovog OCR softvera.

  Funkcija pečata omogućuje pokretanje različitih tijekova rada i provođenje daljnjih radnji. Dinamičke varijable mogu se dodati pečatima, a čak se i obavijesti e-poštom automatski šalju po upotrebi.

  Ne zaboravite sigurnosno kopirati

  Postoji samo jedna središnja pohrana s funkcijom sigurnosne kopije. Nikada se više ne postavlja pitanje koji zaposlenik ima određeni dokument pohranjen na svom računalu i kako doći do njega jer je na godišnjem odmoru i nije dostupan.

  Metoda šifriranja podataka koju koristi i američka vojska. Trenutno popularna i unosna igra hakera s ransomwareom odbija se od PaperOfficea.

  Ostanite dosljedni: Početak je uvijek težak, jer su procesi koji se uvježbavaju godinama za sada novi. Ne upadaj natrag u stari obrazac.

Ostanite dosljedni i doživite ured bez papira.

Ultimativni vodič u 5 koraka

Napojnica

Stvorili smo ultimativni vodič u 5 koraka za odlazak bez papira i digitalizaciju vašeg poslovanja kao dokumenta koji se može preuzeti, detaljno opisujući svakih 5 koraka i koliko dugo traje:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Privremeni zaključak 2 / 3

Uz pravi softver, ured bez papira ne znači dodatni posao!

Sve što je stvarno potrebno je neki softver

• Automatizirajte primitak računa u potpunosti putem personaliziranih e-mailova, ako su računi dostupni digitalno
• U slučaju papirnatih faktura, zahvaljujući integritetu skenera, mogu se automatski snimiti skupnim skeniranjem
• Indeksiranje i čitanje skeniranih dokumenata
• i najvažnije: može automatski pohraniti digitalne i skenirane dokumente ovisno o njihovom sadržaju!

I izbjegavajte ovu uobičajenu pogrešku

U svakom slučaju, pobrinite se da vaš izbor softvera padne na DMS s kojim možete izvršiti automatsko snimanje (npr. praćenje direktorija) i podučavanje dokumenata SAMI kako ne biste zakoračili u nekontroliranu zamku troškova i ne ovisili o proizvođaču!

Zaključak digitalne transformacije

Za mnoge tvrtke moderan i učinkovit ured bez papira nije postignuće bez papira preko noći, ali također nije utopija. Da biste konačno postigli digitalizaciju svojih dokumenata, morate uspostaviti politike smanjenja papira i pronaći rješenja kako biste se riješili svega što vam više nije potrebno.

Softver za upravljanje dokumentima tvrtke PaperOffice može vam pomoći da digitalizirate dokumente i implementirate ured bez papira. DMS rješenja su cjelovita rješenja koja nude dosljednu infrastrukturu.
Kao rezultat toga, poslovni procesi se mapiraju transparentno, tijekovi rada mogu se provoditi digitalno i sve važne informacije mogu se lako pregledati.

Zahvaljujući DMS rješenjima, također ste u mogućnosti obraditi i pohraniti digitalne dokumente i sadržaj na način otporan na reviziju, na primjer kako biste uštedjeli probleme tijekom revizije tvrtke i poreza.

Savjeti i trikovi za digitalni ured

Saželi smo 9 savjeta za vas kako bi ured bez papira zapravo funkcionirao!

Ukratko, riječ je o digitalizaciji širokog spektra dokumenata u tvrtki, kao što su ugovori, računi, dostavnice, pristigli računi, tj. Osim toga, ne samo rad o prošlosti, već i budući rad dolazi u pitanje.

Komunikacija je također relevantan partner u uredu bez papira. Ne morate se pravno brinuti, samo obratite pozornost na nekoliko "suptilnosti". Određeni dokumenti, uključujući strukturu mape i PDF format, lako se mogu predati poreznom savjetniku ili kolegama kao samonosiva arhiva - to se radi sa samo nekoliko klikova mišem.

Pravi softver za upravljanje dokumentima rješava analogno-digitalni problem

DMS je kratica za Document Management System i namijenjen je upravljanju dokumentima, posebno digitalnim dokumentima, što uključuje pretvorbu iz analognog u digitalni. PaperOffice DMS je takav sustav. Njegov raspon funkcija jednako je izvanredan kao i intuitivno dizajnirana navigacija izbornikom, što zahtijeva samo manju obuku. Ne trebaju vam skupi konzultanti na licu mjesta. Dobro objašnjeni video tutorijali na PaperOffice DMS-u mogu to učiniti jednako dobro i mnogo jeftinije, besplatno.

Skeniranje, OCR, arhiviranje s automatskim ključnim riječima, spajanje dokumenata pod kontrolom umjetne inteligencije, integrirana tražilica, funkcija tijeka rada, šifriranje s 1024Mbit, izravna integracija u MS Office, zaštita od ransomwarea, automatizirano stvaranje predložaka, funkcija pečata, upravljanje zadacima i bilješkama.

Ovo je nekoliko najvažnijih funkcija PaperOffice DMS-a i kao što sam rekao, ni vi ni vaši zaposlenici ne morate završiti IT diplomu.

Privremeni zaključak 3/ 3

1. Obratite se proizvođaču sa znanjem i softverom koji je u skladu s GOBD-om (a također i GDPR-om)!

2. Ne postoji jedan prikladan DMS softver. Svaki DMS ima svoje opravdanje i u konačnici proizvod mora odgovarati svrsi.

3. Bilo da se radi o vlastitom poslužitelju, namjenskom poslužitelju PaperOffice u podatkovnom centru Strato AG u Berlinu (Njemačka) ili NAS-u - spremite svoj NEVER dokument na pohranu u oblaku treće strane koji se a) ne koristi namjenski i b) ne može se izvesti u sigurnoj zemlji c) ne može se izvesti jednim klikom

Napojnica

Ako slijedite savjet i koristit ćete NAS za internu sigurnu pohranu dokumenata - PaperOffice nije samo savršen za to, već je čak i jedini službeni DMS za najvećeg proizvođača NAS-a na svijetu - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.