Papirløst kontor: Slik lykkes digitaliseringen i selskapet

Tilnærmingen til det papirløse kontoret er i økende grad fokus for medierapporter, men brukes neppe i praksis - spesielt ikke i små og mellomstore selskaper. Det handler ikke bare om tiden og pengene som er involvert.

Paperless office can bring many benefits to your business

Men med bare noen få tiltak kan papirforbruket reduseres kraftig. Små og mellomstore bedrifter drar nytte av flate hierarkier og fleksible strukturer.

I den nåværende artikkelen ser vi nærmere på temaet papirløst kontor, eller "digitalt kontor" som det også er kjent. Vi vil vise deg at overgangen er mye enklere enn du forestiller deg. Du vil også motta tips for bedriftsorganisasjon, vi vil fortelle deg fordelene ved å jobbe papirløs og beskrive effekten av vellykket implementering.

Teknologien blir raskere og raskere

I en tid da teknologi har presset oss til å kontakte verden gjennom smarttelefonene våre, er det mindre fornuftig at vi fortsatt bruker papir i mange av våre daglige aktiviteter.

I dag er vi vant til å håndtere digitalt innhold (musikk, fotografering, TV-serier), men digitaliseringen av dokumenter er ennå ikke utbredt i arbeids- og forretningsmiljøet. I dag har nesten alle selskaper tilgang til datamaskiner og mobile enheter, så hvorfor fyller vi kontorene våre med papir?

Hovedårsakene til fortsatt bruk av papir ligger i utfordringene med å håndtere endring og digitalisering. Mange liker å beholde en fysisk kopi av dokumentene de arbeider med.

Etter hvert som de ansatte begynner å eliminere eller i det minste redusere papirmengden som brukes på kontoret eller i hele organisasjonen, forbedrer du imidlertid også prosessene øker produktiviteten ved å digitalisere dataene, bruke papirløse metoder og dermed redusere kostnadene.

Hvorfor bør du redusere papirforbruket i bedriften din?

Det papirløse kontoret er et mål som flere og flere selskaper absolutt streber etter å oppnå og tilbyr mange fordeler utover kostnadsbesparelser og reduserer et selskaps karbonavtrykk.

Det anslås at en ansatt som tilbringer totalt to timer med dokumenter, bruker i gjennomsnitt 10 000 ark per år (data fra Federal Environment Agency). Derfor er det viktig å bruke løsninger og verktøy som forbedrer både tilgang, administrasjon og lokalisering av informasjon. Enhver endring i forretningsprosessen tar imidlertid tid og krever en gradvis endring i bedriftskulturen.
I tillegg til den positive innvirkningen på miljøet ved å redusere forbruket av forretningspapir, gir digitalisering av dokumenter og bedriftsdata mange andre fordeler.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Fordelene med et papirløst kontor

Følgende er de viktigste fordelene ved et papirløst kontor:

• Optimalisering av alle arbeidsprosesser

  Takket være overgangen til et papirløst kontor, kan du være den første Ta et skritt mot den digitale transformasjonen av selskapet ditt.
  Takket være arbeidsflytløsningene fra deg kan du forenkle og akselerere forretningsprosessene ytterligere. De avlaster kontoristene ved å overta mye komplekst rutinearbeid. Juridiske krav som må overholdes, integreres direkte i arbeidsflyten.

• Fleksibelt arbeid, uansett hvor du er

  Hvis du digitaliserer dokumentene dine, kan du gjøre det når som helst, hvor som helst og med hvilken som helst enhet få tilgang til dokumentene. Dette er spesielt viktig hvis du har flere avdelinger, dine ansatte ønsker / må gjøre sitt arbeid fra hjemmekontoret eller må utstede godkjenninger.

• Massiv kostnadsreduksjon på alle områder

  Dokument digitalisering har en direkte innvirkning på firmaets kostnadsreduksjon, ikke bare fordi du ikke lenger kjøper så mye papir, men også fordi du sparer på skrivervedlikehold og kjøp av blekk og reservedeler.
  Selvfølgelig reduserer dette også kostnadene for lagring, det vil si filer, mapper, hyller, arkivskap. Verdifull plass til lagring av papirdokumenter er ikke lenger bortkastet.

  Hovedpoenget er at så snart du bruker digitale data, jobber dine ansatte mye mer effektivt på kontoret og investerer den verdifulle tiden som er oppnådd på en fornuftig og målrettet måte i selskapet .
  Den betydelige reduksjonen i lagringsplass gjennom digitalisering og/eller reduksjon i papirforbruket fører til renere og ryddigere kontorer.

• Maksimal sikkerhet mot tyveri og tap

  Høyere informasjonssikkerhet gjennom bruk av programvare med et databaselagringssystem. Sikkerheten til digitalt lagret informasjon er langt bedre enn sikkerheten til dokumenter arkivert på papir.

  Vær forsiktig så du ikke bruker en skyløsning i bedriften din, fordi skybaserte DMS-løsninger og DMS-programvare er et sikkerhetsgap.

• Mindre stress gjennom automatisering

  Med transformasjonen fra manuelle til automatiserte arbeidsflyter standardiseres forretningsprosesser og kostnadene reduseres. Arbeidsflytoptimalisering kan for eksempel føre til raskere innsamling og reduserte anskaffelseskostnader.
  Betaling av fakturaer er ikke lenger glemt, rabatter kan trekkes i god tid.

• Reduser risikoer i forretningsprosesser

• Forbedre kunderelasjoner

  Digitalisering i firmaet gir kunderelasjoner mer dybde og volum. Dette betyr at omfattende datainnsamling i forretningstransaksjoner ved hjelp av stordata, konsekvent kobling av interne prosesser, reaksjonstider i løpet av sekunder, samt personlig kontakt med et stort antall kunder samtidig og presis, ekstremt etterspørselsorientert kravplanlegging vil bringe selskapet ditt fremover.

  Digitaliseringen øker i alle områder av selskapet - ikke minst i kundeservice. Det ville være en feil for ethvert selskap å undervurdere dette potensialet. Hvis du ikke vil ligge bak konkurransen og til og med skynde deg foran dem, er det viktig å håndtere digitalisering på dette området. Aldri før har det vært mulig å kommunisere mer smidig og individuelt med kunden om deres spesifikke behov og ønsker.

• Intern gjennomsiktighet øker

• Bemerkelsesverdig forbedring i arbeidsmiljøet blant ansatte

  Bedrifter som velger å digitalisere dokumentene sine gjennom bruk av egnet dokumentbehandlingsprogramvare, får store fordeler til gjengjeld, for eksempel:

  • Mer ledig fysisk plass
  • Raskere dokumentsøk
  • Bedre organisering av dokumentasjon
  • Noe som resulterer i mindre tid brukt på å søke etter dokumenter og mindre stress fører.
  • Bærekraft og konkurranseevne
  • Forenklet kommunikasjon og oppgaveløsning
  • Produktiviteten til bedriften din øker
  • Og det viktigste er - du er på rett vei til et papirløst kontor.

Unngå denne feilen for enhver pris!

Spesielt for prosjekter med digitalisering blir ofte møtt med stor motvilje, da mange selskaper er redd for at et slikt prosjekt vil utvikle seg til en bunnløs grop. Den vanligste årsaken til dette er mangel på kunnskap fra selskapene selv og ytterligere tillit til inkompetente programvareprodusenter som tilbyr programvare som ikke fungerer. Mange programvareprodusenter drar nytte av uvitenheten.

På dette tidspunktet vil PaperOffice gjerne hjelpe deg med implementeringen av digitalisering. Takket være 20 års erfaring innen dokumenthåndtering og automatisering, kan PaperOffice gi deg arbeidsforslag fra praksis og følge deg gjennom hele implementeringen.

Midlertidig konklusjon 1 / 3

Verken en IT-spesialist er nødvendig eller en utdannet bibliotekar!

Alt du virkelig trenger er

• riktig programvare
• en pålitelig IT-partner
• tilsvarende maskinvare

Noen ganger er maskinvaren ofte allerede der, har mer potensial enn før og kan brukes umiddelbart.

Tips

Forresten er det en spesiell artikkel om emnet "Digitalisering av papirdokumenter: 10 viktigste fordeler", som rapporterte om fordelene ved generell digitalisering:

The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Hvilke 5 trinn må du følge for å redusere papirforbruket på kontoret ditt?

Vi har listet opp fem trinn du må følge for å redusere papirforbruket på kontoret og gå digitalt:

• Strategi og analyse av prosessene

  Planlegg distribusjonen på det papirløse kontoret godt. Bruk nok tid på å analysere prosessene i firmaet. Hva må være tilgjengelig eller oppbevart i papirform? Hvilke dokumenter er tilstrekkelige i digital form? Dokumenter og informasjon kommer fra forskjellige kilder Du vil mest sannsynlig komme over informasjon som kommer fra forskjellige kilder og i forskjellige formater. Noe av det i digital form, lagret i filer eller databaser og noen i form av utskrevne dokumenter.

  Det kan være lurt å skanne og digitalisere alle tidligere dokumenter, eller gå over til et papirløst kontor/system innen en bestemt dato, samt bruke digitale data til å fortsette og arbeide effektivt i fremtiden. Bruk en multifunksjonsskriver/-skanner til skanning og katalogovervåking eller massearkivering for store mengder dokumenter.

  Det første alternativet krever mer tid og ressurser. Ideelt sett vil du og teamet ditt bestemme hvordan elektroniske filer skal organiseres og sette opp en kontinuerlig skanneprosess trinn for trinn, slik at alle fremtidige dokumenter digitaliseres.

  Tids- og personalplanlegging for det papirløse kontorprosjektet

  En kvart eller 90 dager er en rimelig tidsramme for å implementere handlingene som trengs for å gå over til det papirløse kontoret.

  Det er også en periode som gir mulighet for en jevn overgang. Quick fix-løsninger som tvinger ansatte til å gjøre endringer fra en dag til den neste, er vanligvis kortvarige. Det er også mulig på denne måten å ikke forstyrre driften.

  I utgangspunktet, når du bytter til det papirløse kontoret med PaperOffice DMS, er det ikke behov for et prosjektteam som består av flere personer.

  I mange SMB-er er det verken mulig eller ønskelig å trekke disse fra sine faktiske aktiviteter. Det som imidlertid er fornuftig er å gjøre minst én person med myndighet til å utstede direktiver CDO, chief digital officer. Hvis du ikke er så opptatt av amerikanske forkortelser, kan du utnevne ham eller henne som en papirløs kontorprosjektleder.

  Det er viktig at vedkommende gjør seg godt kjent med PaperOffice DMS.

  På grunn av den klart strukturerte strukturen til programvaren og de omfattende og lettfattelige veiledningene og videoene på alle aspekter, er dette noe som verken krever en IT-grad eller ekstern opplæring. I tillegg kan det gjøres som "læring ved å gjøre" som følger med de første konverteringstiltakene.

• Fastsettelse av periodene for overgangen til det papirløse kontoret

  Å bryte de tiltenkte 90 dagene inn i mindre tidsperioder har som formål å kunne fokusere på hver fase av overgangen og å kunne reflektere over de involverte prosessene. I tillegg kan suksesser i overgangen dokumenteres lettere. De ansatte får en bedre forståelse av tiltakene og føler seg ikke overveldet. Samtidig må målene kommuniseres internt, noe som er i tråd med en mental endring. Hvor viktig dette er allerede blitt forklart i forordet.

  Det er fornuftig å dele de 90 dagene i tre seksjoner på 30 dager hver.

  De første 30 dagene brukes til å analysere alle prosesser som skal konverteres fra analog til digital.
  I løpet av de andre 30 dagene vil PaperOffice DMS og den nødvendige maskinvaren bli introdusert, men i utgangspunktet bare for opplæringsformål og tilhørende pågående prosesser, hvis dette oppstår.

  De siste 30 dagene har blitt tatt opp med å gjøre prosessovergangen fra analog til digital, med spørsmål fra ansatte uten tvil oppstår. Den ene eller den andre feilaktige operasjonen er også mulig, men dette kan korrigeres når som helst takket være den hierarkiske strukturen til PaperOffice DMS.

  På slutten av de siste 30 og dermed også de 90 dagene, er det et fullt integrert dokumentstyringssystem som allerede tillater en analyse på dette tidspunktet for hvor store besparelser og fordeler er og vil være i fremtiden.

• Oppdage innsamlingsbaner og bestemme datalagring

  I løpet av de første 30 dagene er fokuset nå på å undersøke prosessene der papir har spilt hovedrollen så langt. For å gjøre dette er det nødvendig å gjenkjenne grensesnittene for ekstern og intern kommunikasjon i selskapet og å følge deres livssyklus, som kan være der:

  • Telefonsamtaler (f.eks. et bestillingsskjema som deretter fylles ut)
  • E-posttrafikk (f.eks. e-post skrives ut for neste møte)
  • Bokstaver
  • Forretningskundebesøk (f.eks. se telefonsamtaler)
  • Tilhørende dokumenter
  • Intern korrespondanse

  Den neste tingen å bestemme er når og hvor, når det gjelder elektroniske former, overgangen til trykt papir finner sted, samt banen fra papir til arkivering eller bare til avfallskurven.

  Utforme dokumenter digitalt fra nå av

  Fra nå av, gjør uten papir så langt som mulig: møter, minutter, innkommende e-post, utgående fakturaer og notater kan opprettes direkte i PaperOffice. Oppgaver og arbeidsflyter implementeres også digitalt.

  Digitaliser fakturaer og implementer gradvis papirløs regnskap

  Utstedelse av fakturaer som sådan er også en del av det papirløse kontoret, men ikke bare å se i denne sammenhengen. Digitalisering og riktig behandling er et problem og må også planlegges og implementeres godt.

  Alle som vedlikeholder fakturaene sine digitalt og også skaper sin digitale bokføring, anerkjenner større potensial for besparelser og kan gjøre den generelle regnskapsprosessen mer effektiv.

  Lagring av data

  Hvis du allerede har bestemt deg for at de fysiske filene dine nå skal være digitale filer, er det umiddelbare spørsmålet hvor skal du lagre disse digitale filene. Vil du lagre dem i en database lokalt eller på en ekstern NAS-enhet?

  Når du bytter til et papirløst kontor, bør du ikke skimp på en av de viktigste fasetter. Lokal datalagring og bruk av NAS-enheter.

  Eller vil du ikke ha datalagringen eller databasen i selskapet i det hele tatt? For å unngå brann, ran, etc., er det imidlertid ikke sikkert at du bruker en skyløsning av juridiske årsaker. Da er selvfølgelig løsningen med å bruke databasen på en dedikert server, som er tildelt deg alene, en veldig god løsning.
  Utvalget er stort.

  Faktisk hører søket etter løsninger også til i delen av de første 30 dagene. Med PaperOffice DMS dokumenthåndtering og NAS-maskinvare, integrert i bedriftsnettverket, er alle løsninger tilgjengelige for å implementere overgangen fra papir til digital.

Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

• Introduksjon av PaperOffice DMS pluss maskinvare

  Når programvaren er installert på datamaskinene i selskapet, hierarkinivåene er tilordnet og NAS-serverne er konfigurert og nettverksbasert, er programvaren opplært.

  Det er ikke behov for eksterne (vanligvis synonymt med "dyre") konsulenter. PaperOffice-ansatte er selvfølgelig tilgjengelige om nødvendig. De mer enn en million selskapene som jobber med PaperOffice DMS over hele verden har så langt kommet godt overens med de detaljerte veiledningene og videoene eller med telefonrådene om spørsmål om PaperOffice DMS.

  De fleste prosessene er selvforklarende og ledsages av en veldig godt lagt hjelpemeny. Forresten, du trenger ikke å være sta om å holde deg til de 30 dagene. Hvis alle som er involvert i overgangen fra analog til digital er av den oppfatning at det vil fungere, kan prosessen forkortes etter ønske.

  Mappestruktur

  En meningsfull mappestruktur er viktig, slik at du enkelt kan finne deg selv etter overgangen. Du kan enkelt organisere din digitale mappestruktur i henhold til din eksisterende "virkelige" mappestruktur.

  Stol på automatisering

  Takket være den intelligente AI-anerkjennelsen kan du gjenkjenne viktige dokumentdata i dokumentet, trekke dem ut og bruke dem til dokumentnøkkelord. Dette sparer tid og derfor penger.

• Fullfør overgangen til det papirløse kontoret

  De siste 30 dagene (eller mindre) starter og de ansatte fullfører utdannings- og opplæringsfasen. E-postmeldinger skrives ikke lenger ut, men lagres.

  Bruke arbeidsflyter og stempler

  Dokumenter og e-post kan nås, redigeres og gjøres tilgjengelig for andre ansatte når som helst via arbeidsflytfunksjonen i PaperOffice DMS. Fraktdokumenter fra leveranser eller innkommende brev digitaliseres ved hjelp av en skanner eller et mobiltelefonkamera og konverteres til tekstdokumenter ved hjelp av PaperOffices OCR-programvare.

  Stempelfunksjonen gjør det mulig å utløse ulike arbeidsflyter og ytterligere handlinger som skal utføres. Dynamiske variabler kan legges til stempler, og til og med e-postvarsler sendes automatisk ved bruk.

  Ikke glem å sikkerhetskopiere

  Det er bare ett sentralt lager med en sikkerhetskopieringsfunksjon. Spørsmålet oppstår aldri igjen om hvilken ansatt som har et bestemt dokument lagret på datamaskinen sin, og hvordan man kommer til det fordi han eller hun er på ferie og ikke er tilgjengelig.

  En datakrypteringsmetode som også brukes av det amerikanske militæret. Det for tiden populære og lukrative spillet med hackere med ransomware spretter av PaperOffice.

  Vær konsekvent: Begynnelsen er alltid vanskelig, fordi prosesser som har blitt øvd inn i årevis er nye for øyeblikket. Ikke fall tilbake i det gamle mønsteret.

Hold deg konsekvent og opplev det papirløse kontoret.

Den ultimate 5-trinns guiden

Tips

Vi har laget den ultimate 5-trinns guiden for å gå papirløs og digitalisere virksomheten din som et nedlastbart dokument, detaljere hvert 5 trinn og hvor lang tid det tar:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Midlertidig konklusjon 2 / 3

Med riktig programvare betyr et papirløst kontor ikke noe ekstra arbeid!

Alt som virkelig trengs er litt programvare

• Automatiser mottak av fakturaer fullstendig ved hjelp av personlige e-postmeldinger, hvis fakturaer er tilgjengelige digitalt
• Når det gjelder papirfakturaer, takket være skannerintegriteten, kan de automatisk fanges opp ved batchskanning
• Indeksere og lese opp skannede dokumenter
• og det viktigste: kan automatisk lagre digitale og skannede dokumenter avhengig av innholdet!

Og unngå denne vanlige feilen

I alle fall må du sørge for at programvarevalget ditt faller på en DMS som du kan utføre automatisk opptak (f.eks. katalogovervåking) og undervisningen i dokumentene SELV for ikke å gå inn i en ukontrollerbar kostnadsfelle og ikke være avhengig av produsenten å være!

Konklusjon av digital transformasjon

For mange selskaper er et moderne og effektivt papirløst kontor ikke en overnattingsprestasjon, men det er heller ikke en utopi. For endelig å oppnå digitalisering av dokumentene dine, må du etablere retningslinjer for papirreduksjon og finne løsninger for å bli kvitt alt du ikke lenger trenger.

Dokumentbehandlingsprogramvare fra PaperOffice kan hjelpe deg med å digitalisere dokumenter og implementere et papirløst kontor. DMS-løsninger er komplette løsninger som tilbyr en konsistent infrastruktur.
Som et resultat kartlegges forretningsprosesser transparent, arbeidsflyter kan utføres digitalt og all viktig informasjon kan enkelt vises.

Takket være DMS-løsningene kan du også behandle og lagre digitale dokumenter og innhold på en revisjonssikker måte, for eksempel for å spare problemer under bedrifts- og skatterevisjoner.

Tips og triks for et digitalt kontor

Vi har oppsummert 9 tips for deg slik at det papirløse kontoret faktisk fungerer!

Kort sagt handler det om å digitalisere et bredt spekter av dokumenter i selskapet, for eksempel kontrakter, kvitteringer, leveringsnotater, innkommende fakturaer, det vil si alt som er på papir. I tillegg kommer ikke bare papiret om fortiden, men også det fremtidige papiret i tvil.

Kommunikasjon er også en relevant partner på det papirløse kontoret. Du trenger ikke å bekymre deg lovlig, bare vær oppmerksom på et par "finesser". Visse dokumenter, inkludert mappestrukturen og i PDF-format, kan enkelt overleveres til skattekonsulenten eller kollegene som et selvbærende arkiv - det gjøres med bare noen få museklikk.

Riktig dokumentbehandlingsprogramvare løser det analoge digitale problemet

DMS står for Document Management System og er ment å administrere dokumenter, spesielt digitale dokumenter, som inkluderer konvertering fra analog til digital. PaperOffice DMS er et slikt system. Utvalget av funksjoner er like bemerkelsesverdig som den intuitivt utformede menynavigasjonen, som bare krever mindre opplæring. Du trenger ikke dyre konsulenter på stedet. Godt forklart videoopplæringer på PaperOffice DMS kan gjøre dette like bra og mye billigere, gratis.

Skanning, OCR, arkivering med automatisk nøkkelord, AI-kontrollert dokumentsammenslåing, integrert søkemotor, arbeidsflytfunksjon, kryptering med 1024Mbit, direkte integrasjon i MS Office, beskyttelse mot ransomware, automatisert maloppretting, stempelfunksjon, oppgave- og notatadministrasjon.

Dette er et par av de viktigste funksjonene til PaperOffice DMS, og som sagt må verken du eller dine ansatte fullføre en IT-grad.

Midlertidig konklusjon 3/ 3

1. Kontakt en produsent med kunnskap og programvare som er i samsvar med GOBD (og også GDPR)!

2. Det er ingen egnet DMS-programvare. Hver DMS har sin begrunnelse, og til slutt må produktet passe til formålet.

3. Enten det er din egen server, PaperOffice dedikert server i datasenteret til Strato AG i Berlin (Tyskland) eller NAS - lagre ditt ALDRI dokument på tredjeparts skylagring som a) ikke brukes på en dedikert basis og b) er ikke plassert i et trygt land c) kan ikke eksporteres med ett klikk skylagring som a) ikke brukes på en dedikert basis, og b) er ikke plassert i et trygt land c) kan ikke eksporteres med ett klikk

Tips

Hvis du følger rådene og vil bruke en NAS for intern sikker dokumentlagring - PaperOffice er ikke bare perfekt for dette, men er til og med den eneste offisielle DMS for den største NAS-produsenten i verden - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.