Synology NAS Einsatz für KMUs bringt immense Vorteile
Dokumentenmanagement Systeme, kurz DMS genannt, unterstützten Ihr Unternehmen bei der elektronischen und systematischen Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Ein DMS ist daher in vielerlei Hinsicht der erste schritt in Richtung papierloses Büro. Zusammen mit Ihrem Synology NAS machen Sie das perfekte Team aus, um analoge Ablagen zu digitalisieren und Such- und Archivierungsprozesse zu beschleunigen.
Profi-Tipp
Wir listen Vorteile für den Einsatz Ihres Synology NAS gegenüber einer Cloud auf und geben Ihnen mindestens 7 Gründe, wieso Sie zusammen mit Ihrem Synology NAS das Dokumentenmanagement System (DMS) PaperOffice einsetzen sollten.Was ist ein NAS?
Unter der Bezeichnung „Synology NAS“ vertreibt das taiwanische Unternehmen Synology verschiedene Network-Attached-Storage-Geräte (NAS-Geräte). Diese Geräte erlauben sowohl Unternehmen als auch Privatnutzern ihre Daten effizient zu schützen sowie individuell zu organisieren und zu nutzen.
So handelt es sich bei einem NAS um einen Dateiserver mit eigenem Betriebssystem, der seinen Speicherplatz über das Netzwerk bereitstellt.
Synology NAS bietet die ideale Voraussetzung für alle Unternehmen, doch vor allem die KMUs, für das schnelle und einfache Speichern von Unternehmensdaten.
Im nachfolgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS für Ihr Unternehmen rausholen sowie wie die Dokumentenverwaltung ganz einfach und ohne Docker funktionieren kann.
Warum NAS nutzen statt Cloud?
Fast jeder, der sich mit dem Thema Dokumentenspeicherung im Unternehmen befasst hat, hat sich bestimmt diese Frage gestellt.
Im Internet finden sich verschiedene Anbieter von Speicherplatz in einer Cloud. Diese zu nutzen, besitzt Vorteile, aber auch Nachteile. Der größte Nachteil ist fraglos die Übergabe der Daten in dritte, in fremde Hände. Auch wenn versprochen wird, dass die hinterlegten Dokumente absolut sicher sind, so kann dies kein Unternehmen dieser Welt zu 100 % garantieren.
Nicht nur Hackerangriffe können die Datensicherheit gefährden, je nach Sitz des Cloud-Anbieters können es die jeweiligen Landesgesetze den entsprechenden Behörden und Unternehmen ermöglichen, völlig legal die Inhalte abzugreifen. Ein leider schlechtes Beispiel sind hierbei die USA. So warnte das renommierte Computermagazin „c’t“ bereits im April 2017 vor US-Clouds, da deren Datenschutz unter Fachleuten als sehr gering eingestuft wird. Aber auch in der EU oder in Deutschland sind jederzeit Datenlecks möglich, sei es aus Schlamperei beim Betreiber der jeweiligen Cloud oder sei es aus geheim gehaltenen Befugnissen europäischer Geheimdienste.
Viele Unternehmen, vor allem KMUs sehen darin ein Hindernis für die Datensicherheit und befürworten daher die Nutzung eines eigenen Servers, beispielsweise den NAS von Synology.
Das taiwanesische Unternehmen Synology ist der Weltmarktführer in der Fertigung von Network Attached Storage. Statt der unsicheren Cloud eines Drittanbieters besteht so ein internes Netzwerk, dessen Speicherkapazität den Anforderungen nach Bedarf angepasst werden kann.
Die vernünftige Lösung für Unternehmen ist deshalb die Einrichtung eines Intranets mit einem gemeinsamen Server für alle eingebundenen Terminals. Der NAS bildet dabei das Herz der Hardware, den zentralen Datenspeicher.
Was ist eine digitale Dokumentenverwaltung?
Im Laufe der Zeit sammeln sich viele wichtige Dokumente in einem Haushalt – und erst Recht in einem Unternehmen an. Die effiziente Verwaltung dieser Dokumente ist essentiell für wirtschaftlichen Erfolg und den schlichten Überblick über Versicherungen, Verträge, Dokumente und Co.
Die Dokumente können in Papierform in Ordnern aufbewahrt werden. Dann nehmen sie jedoch viel Platz weg und sind vor allem mühsam zu durchsuchen.
Hier spielt eine digitale Dokumentenverwaltung ihre Vorteile aus: Die Archivierung benötigt nur wenig Platz, Daten können per Backup auch an einer anderen Lokalisierung gesichert werden und ein großer Vorteil: Es gibt eine Volltextsuche, die in den Dokumenten sucht und schnell alle gewünschten Dokumente findet.
Nachdem eines der wichtigsten Vorteile für den Einsatz eines NAS, nämlich vollständige Kontrolle und Rationalisierung der Kosten, geklärt wurden, geht es darum zu erkennen, wie die Dokumentenverwaltung auf dem Synology NAS erfolgen soll und Synology DMS funktioniert.
Eine digitale Dokumentenverwaltung, auch Dokumentenmanagement System genannt, dient dazu, den Dokumenten- sowie Informationsfluss innerhalb einer Organisation zu speichern, zu verwalten sowie diesen zu steuern. Zudem besteht die wichtigste Aufgabe eines DMS als Verbindung zwischen Ihrem Synology NAS und Ihren Daten zu dienen.
Für die Kommunikation zwischen den dem Netzwerk angeschlossenen Rechnern und dem NAS werden Datenbanken genutzt.
Der zentrale Mittelpunkt eines Datenverwaltungssystems wie dem von PaperOffice DMS sind logisch aufgebaute Datenbanken, deren Struktur höchstmögliche Sicherheit, aber auch den blitzschnellen Zugriff auf Dokumente erlauben.
PaperOffice DMS geht dabei den sicheren Weg, denn alle Daten werden hoch sicher verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, welche sich bei Ihnen auf Ihrem Synology NAS befindet. So entsteht die Dokumentenverwaltung auf Ihrem NAS, das sogenannte Synology DMS.
Das bedeutet, dass Sie jederzeit den Zugriff und Kontrolle über Ihre Daten haben.
So stehen alle Dokumente eines Unternehmens immer zur Verfügung und nicht nur dann, wenn der betreffende Kollege gerade seinen Rechner am Laufen hat und den Datenzugriff erlaubt. Natürlich sind auch auf dem NAS hierarchische Ebenen möglich, also die Einrichtung von unterschiedlichen, passwortgeschützten Zugriffsebenen.
Wie aufwendig ist die Datenbank Installation und Einrichtung?
Die Datenbankinstallation sowie Einrichtung auf Ihrem Synology NAS ist überhaupt nicht aufwendig und erfordert keinen IT-Spezialisten.
Insbesondere weil der Betrieb von Docker Containern erfahrungsgemäß als instabile und unzuverlässige Lösung der Integration ist, hat sich PaperOffice entschieden durch die direkte, native Verwendung von MariaDB ein bewähre und zuverlässige Lösung für die Datenspeicherung bereitzustellen.
Im Gegensatz zur Docker Installation ist die Einrichtung mit Hilfe von PaperOffice YouTube Videos auch für den Laien innerhalb von wenigen Minuten erledigt.
Welche Vorteile bietet der Verzicht auf Docker Container?
Die bessere PaperOffice Entscheidung auf Docker zu verzichten hat massive Vorteile, dass sie somit jedes beliebige Synology NAS einsetzen können und nicht die kostspielige Plus Serie.
Was sich positiv auf Ihrem Geldbeutel auswirkt und Budget schonend ist.
Wie kommen die Daten auf das Synology NAS?
Dokumente scannen
Der Vorgang ist einfach: wenn die Daten noch nicht digital vorliegen, so müssen in Papierform vorliegende Dokumente vorerst eingescannt oder abfotografiert werden.
Mit Ihrem Scanner oder einem anderen Digitalisierungsgerät wird das Dokument nicht nur in ein Bild umgewandelt, sondern dessen Inhalte können auch elektronisch „ausgelesen“ werden. Die dafür in PaperOffice DMS integrierte Scanner Funktion verbindet sich mit Ihrem Scanner und überträgt so das digitale Medium in die Dokumentenverwaltungssoftware.
Darüber, wie Sie am Besten Ihren Scanner integrieren, um die Unterlagen zu digitalisieren, haben wir bereits in einem anderen Artikel verfasst.
Digitale Dokumentenablage
In digitaler Form vorliegende Daten, wie E-Mails oder digitale Dateien können ganz einfach per Drag&Drop in die PaperOffice Oberfläche reingezogen werden. Falls Sie mehrere Dokumente ohne manuellen Aufwand archivieren möchten, so eignet sich dafür die in PaperOffice integrierte Ordnerüberwachung. Diese ermöglicht eine reibungslose Archivierung im Hintergrund.
Bestehende Daten
Das Dokumentenmanagement System von PaperOffice macht es außerdem den Nutzern leicht, die bisher auf Festplatten von Laptops oder Desktop-PCs liegenden, bereits digital vorhandenen Daten auf einen gemeinsam genutzten Datenspeicher, den Synology NAS, umzuziehen.
So können alle bestehenden Daten mit nur einem Mausklick in das Dokumentenmanagement System importiert werden.
Mehrwert und Nutzen
Nachfolgend listen wir einige der herausragendsten Vorteile der Dokumentenverwaltung auf dem eigenen Synology NAS auf:
- Minimale Investition mit maximalsten Nutzen für Einzelplätze und Teams
- Kontrolle über Ihre Daten behalten
- Alle Vorteile einer Cloud, aber ohne deren Folgekosten und Unsicherheit
- Einfache Datensicherung Backup Funktion von Ihren Daten
- Zeit bei der Suche nach Dokumentation und Kosten bei deren Verwaltung und Aufbewahrung sparen
- Produktivität mit Collaboration-Tools steigern
- Nicht zu vergessen der positive „Nebeneffekt“ einer höheren internen und externen Kundenzufriedenheit
Sparen Sie sich immense Anschaffungskosten für teure Server oder Clouddienste - binden Sie das Synology NAS in Ihrem Netzwerk ein und verbinden Sie PaperOffice mit dem NAS: Fertig!
Aufgrund der PaperOffice Architektur ist die Kombination mit einem Synology NAS die perfekte Lösung für ein vollständiges Dokumentenmanagement im digitalen Büro.
Synology ist eine komfortable Lösung und für den Betrieb rund um die Uhr ausgelegt. Synology unterstützt Ihr PaperOffice bei der Bereitstellung aller Dokumente und zugehöriger Informationen für alle Netzwerkbenutzer und für die OwnCloud-Technologie von unterwegs.
Dank der leichten Datenbankinstallation und dem Verzicht an Docker Container bietet Synology eine große Auswahl an NAS-Modellen, die problemlos mit PaperOffice zusammenarbeiten. So können nicht nur grosse Firmen an der Digitalisierung profitieren.
Synology bietet nicht nur NAS-Modelle an, die mit leistungsstarken CPUs ausgestattet sind, sondern bietet auch die Möglichkeit, mehrere RAID-Gruppen zu erstellen und caching und Tiering. Technologien zu implementieren, die es Ihnen erlaubt, eine hybride Speicherlösung zu erstellen, die massive Speicherkapazität, bahnbrechende Leistung und budgetbewusste Ausgaben ermöglicht.
Sie investieren nur ein Mal für den Erwerb Ihres NAS und Dokumentenmanagement Systems, verfügen volle Kontrolle über Ihre Daten und haben keinerlei Folgekosten.
Dank dem Synology Paket Hyper Backup können Sie automatisiert Datensicherungen Ihrer Datenbank erstellen. Dank den PaperOffice Workhops auf YouTube ist die Einstellung innerhalb von wenigen Minuten erledigt.
Agilität und Automatisierung administrativer Aufgaben mit der Erstellung von Workflows, die die Integration von Dokumenten und Geschäftsprozessen in eine kontrollierte Umgebung und klar definierte und überwachte Aktivitäten ermöglichen
Loslegen ist einfacher als Sie denken.
Haben Sie immer noch Bedenken darüber, dass Sie es nicht schaffen? Lesen Sie doch Fallstudien unserer Kunden über die Integration von Synology und PaperOffice DMS in verschiedenen Branchen und überzeigen sich selbst über die Einfachheit.
FAQs
Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Dokumenten
Für wen ist ein papierloses Büro geeignet?
Die schnelle und einfache Antwort auf die Frage ist: für jedes Unternehmen. Von einem papierlosen Büro profitieren alle Unternehmensbranchen und -größen, von KMUs über Start-ups bis hin zu großen Unternehmen. Besonders wertvoll ist die Umstellung aber für kleine und mittelständische Unternehmen: Durch die Reduzierung von Bearbeitungsaufwänden und Kosten wird benötigtes Budget für weitere Wachstums-Booster frei.
Kann ich für mein papierloses Büro in der Firma einen Cloud-basierten DMS Provider verwenden?
Nein. Ein weiterer Faktor, welcher spätestens seit endgültigem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 in aller Munde ist, ist der Datenschutz. Wir empfehlen den Einsatz Ihres Synology NAS.
Fazit
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Vorteile rechtfertigen den Aufwand und Kosten
Digital zu arbeiten und alte Dokument in das neue Zeitalter zu bringen wird die beste Schlüsselinvestition sein um unglaublich viele Zeit, Geld und Nerven zukünftig zu sparen.
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Sie brauchen jemand der sich damit auskennt
Sie brauchen keinen eigenen IT-Spezialisten um alle Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.
Was Sie brauchen ist der richtig Partner an Ihrer Seite, der durch seine Erfahrungen exakt das umsetzen kann was Sie benötigen. Vermeiden Sie Panikmacher und wählen Sie Teststellungen anstatt schicker PowerPoint Präsentationen ohne es wirklich getestet zu haben. -
Die Hardware ist meistens schon vorhanden
Erfahrungsgemäß hat nahezu jeder Betrieb, Firma und Unternehmen einen Großkopierer, der seine Möglichkeit nicht ausnutzt. Diese Gerät lieben Massenscans, sind Tolerant in Hinblick auf Büroklammern und können die Basis für den digitalen Start ohneScanner-Investition sein.
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Günstiger als erwartet mit dem richtigen DMS
Vermeiden Sie Kostenfallen mit DMS / ECM Systemen bei welchen Sie den Herstellern gnadenlos ausgeliefert sind. Machen Sie keine Kompromisse was eigene Administrationsmöglichkeiten angeht wie z.B. Dokument selber einlernen und Einstellungen vornehmen. Wenn Sie Hilfe benötigen hilft Ihnen der Hersteller gerne weiter, aber bleiben Sie selbstständig und unabhängig.
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Digital automatisieren ist die Zukunft
Vorgänge laufen in Zukunft vollkommen identisch, aber voll automatisiert.
Rechnung kommt rein? Der Workflow löst aus und alles geht seinem einmal definierten Weg.
Alle 1000 Aktenordner durchsuchen? Kein Problem, denn Sie haben Ihr eigenes Google!