Was ist eine digitale Dokumentenverwaltung?
Im Laufe der Zeit sammeln sich viele wichtige Dokumente in einem Haushalt – und erst Recht in einem Unternehmen an. Die effiziente Verwaltung dieser Dokumente ist essentiell für wirtschaftlichen Erfolg und den schlichten Überblick über Versicherungen, Verträge, Dokumente und Co.
Die Dokumente können in Papierform in Ordnern aufbewahrt werden. Dann nehmen sie jedoch viel Platz weg und sind vor allem mühsam zu durchsuchen.
Nachdem eines der wichtigsten Vorteile für den Einsatz eines NAS, nämlich vollständige Kontrolle und Rationalisierung der Kosten, geklärt wurden, geht es darum zu erkennen, wie die Dokumentenverwaltung auf dem Synology NAS erfolgen soll und Synology DMS funktioniert.
Eine digitale Dokumentenverwaltung, auch Dokumentenmanagement System genannt, dient dazu, den Dokumenten- sowie Informationsfluss innerhalb einer Organisation zu speichern, zu verwalten sowie diesen zu steuern. Zudem besteht die wichtigste Aufgabe eines DMS als Verbindung zwischen Ihrem Synology NAS und Ihren Daten zu dienen.
Für die Kommunikation zwischen den dem Netzwerk angeschlossenen Rechnern und dem NAS werden Datenbanken genutzt.
Alle Daten werden hoch sicher verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, welche sich bei Ihnen auf Ihrem Synology NAS befindet
Der zentrale Mittelpunkt eines Datenverwaltungssystems wie dem von PaperOffice DMS sind logisch aufgebaute Datenbanken, deren Struktur höchstmögliche Sicherheit, aber auch den blitzschnellen Zugriff auf Dokumente erlauben.
PaperOffice DMS geht dabei den sicheren Weg, denn alle Daten werden hoch sicher verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, welche sich bei Ihnen auf Ihrem Synology NAS befindet. So entsteht die Dokumentenverwaltung auf Ihrem NAS, das sogenannte Synology DMS.
Das bedeutet, dass Sie jederzeit den Zugriff und Kontrolle über Ihre Daten haben.
So stehen alle Dokumente eines Unternehmens immer zur Verfügung und nicht nur dann, wenn der betreffende Kollege gerade seinen Rechner am Laufen hat und den Datenzugriff erlaubt. Natürlich sind auch auf dem NAS hierarchische Ebenen möglich, also die Einrichtung von unterschiedlichen, passwortgeschützten Zugriffsebenen.
Wie aufwendig ist die Datenbank Installation und Einrichtung?
Die Datenbankinstallation sowie Einrichtung auf Ihrem Synology NAS ist überhaupt nicht aufwendig und erfordert keinen IT-Spezialisten.
Insbesondere weil der Betrieb von Docker Containern erfahrungsgemäß als instabile und unzuverlässige Lösung der Integration ist, hat sich PaperOffice entschieden durch die direkte, native Verwendung von MariaDB ein bewähre und zuverlässige Lösung für die Datenspeicherung bereitzustellen.
Im Gegensatz zur Docker Installation ist die Einrichtung mit Hilfe von PaperOffice YouTube Videos auch für den Laien innerhalb von wenigen Minuten erledigt.
Welche Vorteile bietet der Verzicht auf Docker Container?
Die bessere PaperOffice Entscheidung auf Docker zu verzichten hat massive Vorteile, dass sie somit jedes beliebige Synology NAS einsetzen können und nicht die kostspielige Plus Serie.
Was sich positiv auf Ihrem Geldbeutel auswirkt und Budget schonend ist.
Wie kommen die Daten auf das Synology NAS?
Dokumente scannen
Der Vorgang ist einfach: wenn die Daten noch nicht digital vorliegen, so müssen in Papierform vorliegende Dokumente vorerst eingescannt oder abfotografiert werden.
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten
Mit Ihrem Scanner oder einem anderen Digitalisierungsgerät wird das Dokument nicht nur in ein Bild umgewandelt, sondern dessen Inhalte können auch elektronisch „ausgelesen“ werden. Die dafür in PaperOffice DMS integrierte Scanner Funktion verbindet sich mit Ihrem Scanner und überträgt so das digitale Medium in die Dokumentenverwaltungssoftware.
Darüber, wie Sie am Besten Ihren Scanner integrieren, um die Unterlagen zu digitalisieren, haben wir bereits in einem anderen Artikel verfasst.
Digitale Dokumentenablage
In digitaler Form vorliegende Daten, wie E-Mails oder digitale Dateien können ganz einfach per Drag&Drop in die PaperOffice Oberfläche reingezogen werden. Falls Sie mehrere Dokumente ohne manuellen Aufwand archivieren möchten, so eignet sich dafür die in PaperOffice integrierte Ordnerüberwachung. Diese ermöglicht eine reibungslose Archivierung im Hintergrund.
Bestehende Daten
Das Dokumentenmanagement System von PaperOffice macht es außerdem den Nutzern leicht, die bisher auf Festplatten von Laptops oder Desktop-PCs liegenden, bereits digital vorhandenen Daten auf einen gemeinsam genutzten Datenspeicher, den Synology NAS, umzuziehen.
So können alle bestehenden Daten mit nur einem Mausklick in das Dokumentenmanagement System importiert werden.
