Digitalisierung in der Hausverwaltung und Immobilienwirtschaft

Digitalisierung in der Hausverwaltung und Immobilienverwalter

Innerhalb der Immobilienverwaltung und Hausverwaltung fallen eine Vielzahl von verschiedenen Dokumenten an, welche verwaltet werden müssen:

Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Bauakten, Veranstaltungen, Gewerbeunterlagen, Bescheide und viele mehr. Daher sind Hausverwalter sowie Immobilienunternehmen diejenigen, die maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement Software profitieren.

So fallen bei Immobilienverwaltern täglich wichtige Dokumente an. Diese müssen alle dem richtigen Wohnobjekt, Mieter, Vermieter, Objekt zugeordnet werden.

PaperOffice DMS ermöglicht leichte Aufnahme von Dokumenten, deren Verwaltung und schnelle Suche und ist ideal geeignet für Hausverwaltungen

All diese Unterlagen müssen digitalisiert werden, falls Sie in Papierform eintreffen, benötigen eine strukturierte Ablage, Aufgaben- und Workflowzuweisung und müssen auf Abruf sofort zur Verfügung stehen.

Darüber hinaus wird jedes Dokument nach seiner Art klassifiziert und kann Personen und Objekten zugeordnet werden, darauf können Sie dann geräteunabhängig sogar mobil zugreifen. So haben Sie alle Informationen und Dokumente über alle Gebäude, Geschäftspartner, Mietern usw. übersichtlich an einem Ort, und zwar Ihrer Datenbank.

Dabei ist es ganz wichtig, dass wichtige Fristen eingehalten und rechtliche Maßnahmen zur Aufbewahrung von Dokumenten getroffen werden.

So, um viele bestehende administrative Probleme in der Hausverwaltung zu lösen, sollte das Dokumentenmanagement System PaperOffice implementiert werden.

PaperOffice DMS hilft Ihnen ganz klare Struktur in Ihre Unterlagen und hilft bei der Bewältigung der Informationsflut.

PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge oder Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

Profitieren Sie ebenfalls von digitalen Verwaltungsaufgaben und behalten alle Miet- und Dienstleistungsverträge, behördlichen Schriftverkehr, welches auf Wiedervorlage gelegt oder per Aufgabenzuteilung an Mitarbeiter übertragen wird, im Blick.

Automatisierung Ihrer Geschäftprozesse

Kein anderes Land der EU hat mehr Einwohner vorzuweisen als Deutschland und mit 234 Menschen pro Quadratkilometer besitzt es nach den Niederlanden und Belgien die dritthöchste Bevölkerungsdichte Europas, ausgenommen Monaco. Rund 37 Millionen Gebäude verteilen sich auf einer Fläche von 357.588 Quadratkilometern. Etwas mehr als die Hälfte der Immobilien dienen als Wohnraum, alle anderen Objekte werden gewerblich oder öffentlich genutzt. Schätzungsweise 8 Millionen Immobilien werden hierbei von Hausverwaltungen oder Immobilienverwaltungen betreut.

Hinter der imponierenden Zahl von 8 Millionen verwalteten Objekten steht ein erheblicher Betreuungsaufwand, der sich nicht nur aus den anfallenden Tätigkeiten zur Betriebsfähigkeit der Gebäude ergibt, sondern zudem durch fast jährlich neu auftretende Bestimmungen, Verordnungen und Gesetze. Immobilien unterliegen in Deutschland teilweise dem Länderrecht und teilweise dem Bundesrecht. Aber allein schon die Liste der Dinge, die quasi zum Tagesgeschäft einer Immobilienverwaltung gehören, ist erstaunlich umfangreich, so etwa:

• Vermietung
• Entmietung
• Nebenkostenabrechnung
• Inkasso
• Kautionsverwaltung
• Verwaltung Mieteinnahmen
• Verkauf / Kauf
• Renovierung
• Sanierung
• Reparaturen
• Gebäudepflege
• Grundstückspflege
• Winterdienst
• Heizung / Strom / Wasser / Abfall
• Steuerrecht
• Versicherung
• Grundbuch

Hinter jedem einzelnen Begriff dieser Liste stehen oft eine Vielzahl an unterschiedlichsten Vorgängen. Sicher bestehen Hausverwaltungen, die sich nur auf einen Bereich beschränken, etwa die ausschließliche Betreuung von Mietobjekten oder den reinen Kauf und Verkauf beziehungsweise die Verwaltung von Immobilien-Eigentum einer Eigentümergemeinschaft. Doch in welchem Segment auch immer, die Aufgabenstellungen sind jeweils so vielfältig, dass jede Hausverwaltung wiederum eine effektive Dokumentenverwaltung benötigt.

Genau das ist PaperOffice DMS, eine Dokumentenmanagement Software, die weit mehr kann, als Dokumente zu verwalten.

Doch was bedeutet effektiv für Immobilienverwaltungen?

Der größte Sektor der eingangs erwähnten 8 Millionen verwalteter Immobilien sind vermietete Wohnungen, gefolgt von Büroflächen. Das bedeutet, dass je nach Art Fixkosten bestehen, die viertel-, halb- oder jährlich abzuführen sind. Die Einnahmen hingegen erfolgen üblicherweise monatlich. Je nach verwaltetem Bestand bedeutet dies die Führung von hunderten bis tausenden Konten, die alle durch bestimmte Fristen gekennzeichnet sind und zusätzlichen Verwaltungsaufwand erfordern, wenn außergewöhnlichen Änderungen entstehen. Hinzu kommt die ordnungsgemäße Buchführung aus Einnahmen und Ausgaben.

Zu den außergewöhnlichen Ereignissen gehören beispielsweise aufgelaufene Mietschulden. Hier geht es darum, die dafür anfallenden Zinsen bis zur Zahlung zu berechnen, aber auch Verjährungsfristen zu beachten und entsprechende Maßnahmen zu treffen.

• Zur Verwaltung können ebenso Pläne gehören, die maßstabsgetreu Grundstücksflächen aufzeigen und bei Bedarf etwa Bauunternehmen für Renovierungen oder Sanierungen zur Verfügung gestellt werden.
• Auch der Nachweis der ordnungsgemäßen Anlage von Kautionsgeldern bedarf der korrekten Buchhaltung und jederzeitigen Darlegung.
• Änderungen am Mietrecht oder Grunderwerb rechtzeitig einpflegen und so auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens vorbereitet zu sein.

Das sind nur vier Beispiele für das, was ein gutes Dokumentenverwaltungssystem alles kann, so wie PaperOffice DMS.

Denn egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, diese werden automatisch archiviert und in einer sicheren Datenbank gespeichert.

Wichtige Verträge können so erkannt und rechtzeitig gekündigt oder neu verhandelt werden. Dokumentenfreigabe mit digitaler Signatur und E-Mail Benachrichtigung anstatt der langsamen Papierpost, unsicheren E-Mail tragen zur Kundenbindung bei.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Das Grundgerüst für digitale Transformation in der Hausverwaltung und Immobilien

Dank der integrierten KI, werden automatische Regeln ausgelöst. Diese KI ordnet die Dokumente dabei automatisch in Ordner wie "Rechnung" und "Lieferscheine" ein, hinterlegt entsprechende Schlüsselwörter und löst den für die jeweilige Dokumentart hinterlegten digitalen Workflow aus.

Dabei erfüllt PaperOffice die höchsten Sicherheitsstandards wie Berechtigungsmanagement bzw. Vergabe von Zugriffsberechtigungen. Der Anwender definiert die einzelnen Arbeitsschritte genauso, wie sie ablaufen würden, beispielsweise die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen.

Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Produktion" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters sofort ein Kollege einspringen kann.

Die OCR-Technologie erkennt nicht nur den Dokumenteninhalt, sondern auch alle steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Belegnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Die eingelesenen Daten stehen für Controlling Auswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.

Mit nur einem Mausklick können die Daten samt dem Archivierungsort an Ihren Kunden, Steuerberater oder vice versa exportiert werden.

Digitalisierung oder auch digitale Transformation Ihrer Papierunterlagen ist die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens.

Workflow-Lösungen und KI Integrität - die ALL-IN-ONE Lösung mit PaperOffice DMS

Unternehmen in der Hausverwaltung und Immobilienverwalter müssen bei allen Geschäftsvorfällen Dokumente verarbeiten. Gerade durch die stetige Weiterentwicklung der Geschäftsmodelle entstehen dabei immer neue Herausforderungen. Was sie brauchen, ist ein gutes Dokumentenmanagement System.

PaperOffice DMS ist diese richtige Software, denn sie bringt alles mit, was die Hausverwaltung und Immobilienverwalter brauchen, so zum Beispiel:

• Speicherung von Dokumenten aller digitalen Formate nach den Grundsätzen der DSGVO
• Funktionen zur Vorlage und Wiedervorlage fristbewehrter Dokumente, die eine Handlung erforderlich machen
• Eine lernfähige Datenspeicherfunktion mit Schlagwortveranlagung und interner Suchmaschine
• Automatische Zuordnung neu hinzukommender Dokumente in den richtigen Ordner
• Einfache Datenbankerstellung und Datenbankanbindung inklusive individuell erstellbarer Maske
• Automatisierte Erstellung von Vorlagen für sich wiederholende Prozesse und Vorgänge

Revisionskonform und sicher archivieren: PaperOffice DMS erfüllt technisch die gesetzlichen Anforderungen der GoBD, GDPdU und DSGVO

Zugriff auf die notwendigen Informationen jederzeit zugänglich

Durch dieWorkflow-Funktion von PaperOffice lässt sich die Kommunikation vereinfachen. Das prozessorientierte Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass diese Dokumente mit geringem Aufwand auf dem aktuellen Stand bleiben. PaperOffice DMS ermöglicht Ihnen problemlos geltenden Aufbewahrungs- und Löschfristen von Rechnung zu tragen. Digitale Workflows werden in die Geschäftsprozesse eingebunden, wodurch sich die Einhaltung der wesentlichen Prozessschritte und damit die Compliance sicherstellen lässt.

Hier unterstützt PaperOffice mit einem umfangreichen Aufgaben– und Workflow Modul.

So können bestimmte Vorgangsketten angelegt und auf elektronischen Dokumenten vorhandene betriebliche Abläufe definiert und teilweise automatisiert ausgeführt werden.

Dies stellt eine fehlerfreie Prozessoptimierung dar, denn die Aufgabe kann nicht nur Mitarbeitern mit bestimmten Benutzerrechten und Erledigungszeitraum zugewiesen, eine digitale Freigabe erfordern, sondern auch automatische weitere Aktionen hervorrufen, wie Emailbenachrichtigung oder Dokumentenstatusänderung.

So können ebenfalls nach dem Archivierungsvorgang von Unterlagen im Zusammenhang stehend relevante Metadaten hinterlegt werden. Neben dem Dokumenttyp kann die Archivierungsfrist angegeben werden sowie zugehörige Kundeninformationen.

Die Hausverwaltung und Immobilienverwalter profitieren vom digitalen Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagementsystem erlaubt die separate Anlage von Datenbanken für jeden einzelnen Bereich und kann gleichzeitig Verknüpfungen erstellen. Analoge Dokumente, etwa eingereichte Handwerkerrechnungen, werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert. Alle vorhandenen Daten, etwa zu einem/einer Mieter/in, lassen sich klar und deutlich darstellen, weshalb für Außer-Haus-Termine keine Akten mitgeschleppt werden müssen. Die KI-gesteuerte Datenbankverwaltung erstellt nach Bedarf Vorlagen aus Stammdaten oder statistisch verwertbare Listen.

Gleichzeitig bleibt der notwendige Datenschutz durch hierarchische Passwortverwaltung und 1024bit-Verschlüsselung gewahrt.

Optimieren Sie Ihre Arbeitszeit um bis zu 7,5 % gegenüber der papiergestützten Arbeitsweise dank dem Einsatz von PaperOffice DMS.

Sparen Sie Zeit beim Suchen, Weiterleiten und der Freigabe von Dokumenten.

Mit digitalen Stempeln können somit Dokumente um weitere Informationen ergänzt und sogar ausführliche Workflows steuern. Wiederrum sorgt die Aufgaben- und Workflow Funktion dafür, dass Fristen eingehalten und erledigt werden.

Das hervorragende Preis-Leistungs-Verhältnis von PaperOffice DMS genauso wie die einfache Implementierung in bestehende Microsoft-Betriebssysteme sowie die intuitive Erlernbarkeit machen die Software in kurzer Zeit zum unentbehrlichen Helfer in jeder Haus- oder Immobilienverwaltung, egal wie groß der zu verwaltende Bestand ist.