Automatisierung der Geschäftsprozesse für Versicherungen
PaperOffice DMS für Versicherungen ermöglicht reibungslosen Informationsfluss dank Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Profi-Tipp
Schriftsätze, Verträge, Entwürfe, Rechnungen, Lieferscheine und vieles mehr werden dank der Digitalisierung durch elektronische Dokumente ersetzt und optimieren so alle Arbeitsprozesse auf ein Maximum.Die integrierte KI ermöglicht die Geschäftsprozesse weitgehend zu automatisieren, so beschleunigen Sie Ihre Prozesse und steigern den Erfolg und Zufriedenheit.
Digitalisierung bei Versicherungen und Agenturen
Wohl keine anderen Branchen sind so sehr an gesetzliche Bestimmungen und Vorgaben gebunden als die der Versicherungen & Agenturen.
Gleichzeitig müssen Unternehmen in diesem Bereich eine Vielzahl unterschiedlicher Angebote ihren Kunden anbieten können, um konkurrenzfähig zu sein.
Im Idealfall sind diese Angebote genau auf die jeweiligen Verhältnisse des oder der Kundin zugeschnitten. Die Kontrolle darüber zu behalten und nicht im Tarif- und Anlagendschungel versehentlich eine Grenze zu überschreiten oder eine unzureichende Beratung zu geben, ist für einzelne Mitarbeiter einer Versicherungsagentur oder einer Anlageberatung nur mithilfe einer durchdacht aufgebauten Software möglich.
Allein im Bereich der Schaden- und Unfallversicherungen bestehen 10 verschiedene Segmente mit jeweils eigenen Tarifen.
Letztlich sind es hunderte Einzeltarife, ausgerichtet auf die individuellen Erwartungen der privaten wie gewerblichen Kunden. Dabei darf nicht vergessen werden, dass Versicherungen und Agenturen eng miteinander verknüpft sind.
Versicherungen sind gesetzlich verpflichtet, die Beiträge ihrer Kunden sicher und zugleich gewinnbringend anzulegen. Damit werden Versicherungen indirekt zu sehr wichtigen Investoren in die Wirtschaft.
Warum eine Dokumentenmanagementsoftware die perfekte Lösung ist?
Oft ist es so, dass Versicherungs- oder Anlageberater verschiedene Quellen zurate ziehen, um geeignete Tarife und Anlageangebote für den oder die jeweilige Kundin zu finden. Da dies eine durchaus mühsame Angelegenheit sein kann, werden mitunter pauschale Kriterien zugrunde gelegt, die die Suche vereinfachen, aber kaum das ideale Angebot abbilden.
PaperOffice DMS erlaubt den Aufbau einer Bibliothek aus externen und internen Quellen mit den unterschiedlichsten Vorgaben. Die dazu angelegten Datenbanken können sowohl automatisch befüllt und auch automatisch ausgewertet werden.
Möglich macht dies eine KI in der Datenverwaltung von PaperOffice, die in eingehenden Dokumenten nach vorgegebenen Schlagwörtern sucht und diese zuordnet. Auf diese Weise ist letztlich eine blitzschnelle Abwärts- oder auch Aufwärtssuche möglich, um den idealen Tarif oder die ideale Anlageform zu finden.
Sie lässt sich wesentlich feiner justieren als es etwa die gesetzlichen Vorgaben zur Risikoabwägung darstellen.
PaperOffice DMS kann hierzu genauso öffentliche Datenbanken nutzen als auch interne Dokumente, natürlich unter Berücksichtigung der Vorgaben zum Datenschutz.
Ebenso einfach lässt sich in PaperOffice der Kundenstamm verwalten, wobei die Anzahl der verwalteten Kunden unbegrenzt ist. Natürlich können alle Daten sowohl vom PC mit Windows-Betriebssystem als auch vom Smartphone oder vom Tablet abgerufen und auch bearbeitet werden. Sehr praktisch für Außendienstmitarbeiter.
Wie papierlos werden?
PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe, führt zu Kosteneinsparungen, wie Wegfall von Papierdokumenten und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Belege, Verträge, Lieferscheine oder sonstige Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.
Das Erfassen, Verarbeiten, Teilen, Suchen und Verfolgen Ihrer Dokumente wird mit dem Einsatz von PaperOffice ganz einfach.
Dank dem kontrollierten Zugriff, detaillierter Aufgabenlisten, sowie Freigabenerteilung mittels Workflows und verlässlicher E-Mail-Benachrichtigungen können Mitarbeiter die zugeteilten Aufgaben effizient erledigen und berechtigte Personen diese einfach freigeben oder die Freigabe verweigern.
Mit der PaperOffice DMS-Softwarelösung geht kein Dokument mehr verloren. Und egal wo Sie sich befinden, können Sie wichtige Unterlagen innerhalb von Sekunden abrufen.
Selbstverständlich arbeiten Sie mit dem Dokumentenmanagement System stets gesetzeskonform und komplett revisionssicher.
Belege, Abrechnungen und ähnliche Dokumente müssen nicht mehr per Post verschickt werden. Auch die Hauspost kann so digital versandt werden. Das spart Papier, Kosten für zusätzliche Datenspeicher und Fahrten zu Archiven. Dazu können Dokumente mit Stichworten (Bearbeite-rin/Bearbeiter, Thema, Status, Datum etc.) versehen und im Nachgang besser gefunden werden.
Prozessorientiertes Dokumentenmanagement
Das prozessorientierte Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass diese Dokumente mit geringem Aufwand auf dem aktuellen Stand bleiben. Hier unterstützt Sie PaperOffice mit einem umfangreichen Aufgaben– und Workflow Modul.
So können bestimmte Vorgangsketten angelegt und auf elektronischen Dokumenten vorhandene betriebliche Abläufe definiert und teilweise automatisiert ausgeführt werden.
Dies stellt eine fehlerfreie Prozessoptimierung dar, denn die Aufgabe kann nicht nur Mitarbeitern mit bestimmten Benutzerrechten und Erledigungszeitraum zugewiesen, eine digitale Freigabe erfordern, sondern auch automatische weitere Aktionen hervorrufen, wie Emailbenachrichtigung oder Dokumentenstatusänderung.
Auf diese Weise lassen sich sämtliche Dokumentenprozesse abbilden.
Dabei unterscheidet PaperOffice nicht zwischen der Dokumentenart, ganz gleich, ob Sie Hilfe bei der Verwaltung der Verträge, Rechnungen, Schriftsätzen und E-Mail-Schriftverkehr benötigen: dank dem Dokumentenmanagement System PaperOffice werden Ihre bisherigen Abläufe in der Recycling & Entsorgungsbranche digitalisiert, wodurch Sie effizienter, transparenter und deutlich flexibler gestaltet werden.
Denn egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, diese werden automatisch archiviert und in einer sicheren Datenbank gespeichert.
Wichtige Verträge können so erkannt und rechtzeitig gekündigt oder neu verhandelt werden. Dokumentenfreigabe mit digitaler Signatur und E-Mail Benachrichtigung anstatt der langsamen Papierpost, unsicheren E-Mail tragen zur Kundenbindung bei.
Die Lösung: Bewährtes Know-How
Ist es da nicht sinnvoll, gleich eine Verwaltungssoftware in der Praxis zu nutzen, die nicht nur allen Ansprüchen genügt, sondern zudem leicht erlernbar und kostengünstig ist?
PaperOffice DMS ist die praxisbewährte Komplettlösung für digitales Arbeiten und mit über 20 Jahre Markterfahrung einer der ersten DMS Pioniere.
Warum PaperOffice DMS die richtige Software ist
Zeitgewinnung für Wichtiges, Kosteneinsparungen durch Wegfall Ihrer Papierarchive, Verbesserung Ihres Services durch schnelle Auskunftsfähigkeit sowie eine revisionssichere und digitale Archivierung Ihres Dokumentenaufkommens - dies garantiert Ihnen PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS ist diese richtige Software, denn sie bringt alles mit, was Versicherungen und Agenturen brauchen, so zum Beispiel:
- Speicherung von Dokumenten aller digitalen Formate nach den Grundsätzen der DSGVO
- Funktionen zur Vorlage und Wiedervorlage fristbewehrter Dokumente, die eine Handlung erforderlich machen
- Eine lernfähige Datenspeicherfunktion mit Schlagwortveranlagung und interner Suchmaschine
- Automatische Zuordnung neu hinzukommender Dokumente in den richtigen Ordner
- Einfache Datenbankerstellung und Datenbankanbindung inklusive individuell erstellbarer Maske
- Automatisierte Erstellung von Vorlagen für sich wiederholende Prozesse und Vorgänge
Natürlich erlaubt PaperOffice DMS die Migration und Integration bestehender digitaler Daten aus bereits vorhandenen Softwarelösungen. Zugleich ist PaperOffice DMS die Schnittstelle zwischen analog und digital. Über ihre Scanfunktion kann die Software über Scanner, aber auch über Aufnahmen vom Handy, analoge Dokumente, Pläne und Fotos in das System einlesen und digitalisieren, wobei Texte mittels OCR in Schrift umgewandelt werden, die in Office-Programmen geändert werden können. Durch Zeitstempel und Versionierung ist dabei sichergestellt, welches digitale Dokument dem analogen Original entspricht.
Datensicherheit ist gerade in den Branchen Versicherungen & Agenturen ein enorm wichtiges Thema. Darum arbeitet PaperOffice DMS mit einem 1024bit-Veschlüsselungscode, aber nicht nur das.
Alle Daten werden in ein eigenes, vom Betriebssystem unabhängiges, Format umgewandelt. Dadurch müssen Hacker und Erpresser zunächst die Firewall des Betriebssystems, dann die Verschlüsselung und zuletzt das fremde Format knacken, was bisher nicht geschehen ist. Damit letztlich auch der Mensch, der als größte Schwachstelle jeden Computers anzusehen ist, keinen Schaden anrichten kann, besitzt PaperOffice DMS eine sehr effektive Passwortverwaltung.
Alle digitalen Daten werden in PaperOffice DMS mit 1024 Bit verschlüsselt und das Format umgewandelt. Das ergibt für Hacker und Spione so große Hürden, dass sie bisher alle an PaperOffice DMS scheiterten. Zugleich verhindert ein hierchachisch aufgebautes Passwortmanagement, dass jeder auf alles Zugriff hat.
Gewichtige Argumente, PaperOffice DMS in die Budget-Planung einzubringen. Schließlich überzeugt PaperOffice DMS auch dadurch, dass der Nachhaltigkeit und dem Umweltschutz Rechnung getragen wird. Früher oder später erfolgt die vollständige Umstellung von analogen Dokumenten hin zur digitalen Form und dann ist die öffentliche Einrichtung, die dann schon PaperOffice DMS nutzt, gut vorbereitet.
Auch die digitale Rechnungsverarbeitung ist für viele Unternehmen aus der Versicherungen und Agenturen von Vorteil. So können Eingangsrechnungen dank PaperOffice DMS automatisiert werden und werden an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Auch Der Kontroll- und Freigabeprozess per digitale Freigabeerteilung kann zeitnah und effizient über das System abgewickelt werden.
Mit nur einem Mausklick können die Daten samt dem Archivierungsort an Ihren Steuerberater oder vice versa exportiert werden.
Revisionskonform und sicher archivieren: PaperOffice DMS erfüllt technisch die gesetzlichen Anforderungen der GoBD, GDPdU und DSGVO
PaperOffice DMS ermöglicht über entsprechende Schnittstellen die Anbindung weiterer Software, etwa ein ERP, und natürlich die Übernahme von Dokumenten aus Microsoft Office. Durch PaperOffice DMS wird die Kommunikation beschleunigt.
Fristen und Termine werden überwacht und je nach gewünschter Einstellung automatisch Aktionen ausgelöst. Bestellvorgänge können automatisiert werden und selbst Änderungen, die für die Zukunft vorgesehen sind, lassen sich so einpflegen, dass sie zum gewünschten Zeitpunkt in Kraft treten.
Dank seiner umfangreichen Funktionen darf PaperOffice DMS durchaus in das höherstufige Segment des Enterprise-Content-Management (ECM) klassifiziert werden.
Ein ECM beinhaltet die übergeordnete Verwaltung aller Inhalte einer Organisation mit entsprechender Zugriffs-Hierchachie. PaperOffice DMS ist in der Lage, jedweden beliebigen Content in digitaler Form abzuspeichern, inhaltlich und im Format zu ändern sowie verfügbar zu machen.
Damit verfügt PaperOffice DMS über alle Funktionen eines ECM und dies in einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis sowie einer intuitiv erlernbaren Bedienungsform, die teure externe oder interne Schulungen überflüssig macht. Vielmehr stehen kostenlose Video-Tutorials zur Verfügung, um sich in die unterschiedlichen Menüs einzufinden. PaperOffice DMS kann so in jedem Unternehmen zum organisatorischen Dreh- und Angelpunkt werden und dies fast in Lichtgeschwindigkeit.
Unternehmen aus der Versicherungsbranche profitieren vom digitalen Dokumentenmanagement
Bei 38 % aller befragten Unternehmen fehlt einfach die Zeit zur Digitalisierung der Vorgänge. Empfehlenswert dazu ist eine Vorgehensweise, die mit dem Basis-Prozess beginnt, dem Scannen analoger Dokumente, zeitgleich mit deren Bearbeitung. So könnte auch der Personenkreis, der täglich mit dem Kopiergerät arbeitet, beauftragt werden, soweit möglich, das Archiv nach und nach einzuscannen.
Dank der automatischen Erkennung von Dokumenten mit gleichbleibenden Merkmalen kann PaperOffice DMS alle gescannten Unterlagen immer der richtigen Ablage im digitalen Speicher zuordnen. Es ist sinnvoll, das Scannen des Archivs mit den jüngsten Eingängen anzufangen, um über ablaufende Aufbewahrungsfristen das analoge Archiv zusätzlich zu verkleinern. Dazu haben wir viele Ratgeber, wie papierloses Büro dank dem Scanner erreicht werden kann.
PaperOffice DMS ist die Schnittstelle zwischen analog und digital. Über ihre Scanfunktion kann die Software über Ihren Scanner analoge Dokumente, Pläne und Fotos in das System einlesen und digitalisieren, wobei Texte mittels OCR in Schrift umgewandelt werden, die in Office-Programmen geändert werden können. Durch Zeitstempel und Versionisierung ist dabei sichergestellt, welches digitale Dokument dem analogen Original entspricht.
Optimieren Sie Ihre Arbeitszeit um bis zu 7,5 % gegenüber der papiergestützten Arbeitsweise dank dem Einsatz von PaperOffice DMS.
Sparen Sie Zeit beim Suchen, Weiterleiten und der Freigabe von Dokumenten.
Mit digitalen Stempeln können somit Dokumente um weitere Informationen ergänzt und sogar ausführliche Workflows steuern. Wiederrum sorgt die Aufgaben- und Workflow Funktion dafür, dass Fristen eingehalten und erledigt werden.
Die zur Auswahl stehenden Auswertungsmechanismen, gesteuert durch die in PaperOffice DMS integrierte KI, erlaubt Auswertungen und statistische Erhebungen zu den im Betrieb anfallenden Materialflüssen.
PaperOffice DMS ist mit seinen zahlreichen Verwaltungstools die ideale Software für Versicherungsagenturen und Investmentberatungen, die den sowohl sicheren als auch blitzschnellen Zugriff auf alle zur bestmöglichen Kundenberatung benötigen Daten erlaubt. Gleichzeitig lassen sich mit PaperOffice DMS alle Belange verwalten, die sonst so im Geschäftsbetrieb anfallen.
Damit nicht nur Vielfalt in der Dokumentenverwaltung und dem Datenschutz gegeben ist, empfiehlt PaperOffice DMS die Verwendung eines internen Netzwerkspeichers (NAS) mit Backup-Funktion, der die Wahrscheinlichkeit eines Totalverlustes auf ein Minimum reduziert und zugleich eine interne Cloud darstellt, die, im Gegensatz zu Clouds externer Anbieter, wirklich vor ungewollten Zugriffen staatlicher oder nicht staatlicher Stellen schützt.
FAQs
Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Digitalisierung für Versicherungen und Agenturen":
Wie können Mitarbeiter auf PaperOffice zugreifen?
Aufgrund der dezentralen und modernen Programmarchitektur kann PaperOffice auf nahezu jedem Gerät verwendet werden - vom klassischen PC über Smartphone / Tablet bis hin zu Fernsehern.
Was passiert mit den Daten wenn es mal PaperOffice nicht geben sollte?
Wird nicht passieren, um Sie jedoch zu beruhigen: Sie können JEDERZEIT Ihre Daten exportieren, denn PaperOffice baut auf einer offenen Datenbankstruktur auf, Sie kommen jederzeit an Ihre Daten dran.
Thema Datenschutz: Wo werden alle Dokumente gespeichert?
PaperOffice wird alle Dokumente hochgradig verschlüsselt bei Ihnen im Haus speichern, ist so z.B. immun gegen Datendiebstahl und übertrifft alle Anforderungen an DSGVO und GOBD.
Fehler vermeiden: Speichern Sie die Daten NIEMALS in einer fremden Cloud!
Kann PaperOffice exakt auf Vorgaben angepasst werden?
Ja, PaperOffice kann zu 100% an den Einsatzzweck angepasst werden um eine nahtlose Integration in bestehende Abläufe und System zu gewährleisten. Selbst die Programmoberfläche kann vollständig designed und frei angepasst werden.
Fazit
PaperOffice DMS unterstützt Versicherungen und bietet entsprechende Schnittstellen zu weiterer Software, API Anbindungen an und ist jederzeit Ihren Wünschen gemäß erweiterbar. Dabei ist die Software leicht erlernbar und lässt sich problemlos in den Praxisalltag integrieren, ohne Abwesenheiten für Schulungszwecke zu verursachen.
PaperOffice DMS empfiehlt dazu die Verwendung eines NAS (netzwerkgestützter Datenspeicher) mit Backup-Funktion, damit weder wichtige Daten verloren gehen, noch diese in den Clouds von Drittanbietern ausspioniert werden.Letztlich besticht PaperOffice DMS durch ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und immenses Know-How durch über 20 Jahre Praxiserfahrung.