Digitalisierung für Kanzleien, Rechtsanwälte und Unternehmensberater

Digitalisierung für Kanzleien, Rechtsanwälte und Unternehmensberater

Bei der heutigen Flut digitaler sowie in Papierform vorhandenen Daten muss sichergestellt werden, dass wichtige Unterlagen nicht untergehen und zur rechten Zeit vorliegen.

Anwälte, Rechtsabteilungen, Kanzleien und Unternehmensberater sowie Notare profitieren maßgeblich vom Einsatz einer geeigneten Datenverwaltung.

So fallen bei den Anwaltskanzleien täglich wichtige Dokumente an: Schriftsätze, Mandantenunterlagen, Entwürfe, externe gerichtliche Schreiben, Recherchen, Gutachten und vieles mehr. Dabei gelangen diese nicht nur über den postalischen Weg, auch per Email kommen viele Mandantenschreiben an.

Effizientes Arbeiten dank Digitalisierung

All diese Unterlagen müssen digitalisiert werden, falls Sie in Papierform eintreffen, benötigen eine strukturierte Ablage, Aufgaben- und Workflowzuweisung und müssen auf Abruf sofort zur Verfügung stehen.

Denn die hoch technisierten Abläufe der Automobilbranche erfordert einen perfekten Informationsfluss und strukturierte Erledigung. Die dazu notwendigen Vorteile werden nur dank der Digitalisierung erlangt.

Dabei ist es ganz wichtig, dass wichtige Fristen eingehalten und rechtliche Massnahmen zur Aufbewahrung von Dokumenten getroffen werden.

PaperOffice DMS hilft Ihnen ganz klare Struktur in Ihre Unterlagen und hilft bei der Bewältigung der Informationsflut.

PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge oder Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

Effizientes Arbeiten dank Digitalisierung

Recht haben und Recht bekommen sind nicht immer ein und dasselbe. Ähnlich verhält es sich mit unternehmerischen Entscheidungen darüber, welcher Weg für eine erfolgreiche Zukunft einzuschlagen ist. Die Branchen, die sich damit beschäftigen, ihre Kunden zu ihrem Recht zu verhelfen oder den richtigen Weg für das Unternehmen zu finden, sind Anwälte und Unternehmensberatungen.

Anwälte als Mitglieder des öffentlichen Rechts besitzen hierbei einen besonderen Status, aber auch eine besondere Verantwortung. In Unternehmensberatungen finden sich neben beispielsweise Ingenieuren/innen und Betriebswirten/innen häufig ebenso Juristen/innen. In einer sehr komplexen Gesellschafts- und Wirtschaftsstruktur wie der in Deutschland wird praktisch jeder Schritt von möglichen rechtlichen Konsequenzen begleitet. Das wohl wichtigste Fundament für diese Strukturen ist die, im Idealfall, lückenlose Dokumentation aller Vorgänge.

Genau das ist PaperOffice DMS, eine Dokumentenmanagementsoftware, die weit mehr kann, als Dokumente zu verwalten.

Digitalisierung mit PaperOffice bringt immense Vorteile

An der Automatisierung für Juristen und Unternehmensberater geht kein Weg vorbei

Für Anwälte & Unternehmensberatungen bedeutet dies, eine sehr umfangreiche Mandanten- oder Kundenkartei zu führen, die dazu noch ein paar Besonderheiten aufweisen muss. So müssen die Grundsätze der DSGVO eingehalten werden und natürlich gilt für Anwälte die unbedingte Schweigepflicht, die sich nicht nur auf mündliche Aussagen bezieht, sondern ebenso auf die sichere, gegen Unbefugte geschützte Aufbewahrung von Dokumenten. Gleichermaßen besteht die Pflicht zur Einhaltung gesetzlicher, aber auch vertraglich vereinbarter Fristen.

Teilweise kann die Nichteinhaltung dieser Fristen strafrechtliche, meist jedoch nur zivilrechtliche Konsequenzen haben. Für Unternehmensberatungen ist zudem die Wahrung von Betriebsgeheimnissen ihrer Klienten von vorrangiger Bedeutung.

PaperOffice erfüllt die höchsten Sicherheitsstandards wie Berechtigungsmanagement, verschiedene Zugriffsstufen, bzw. Vergabe von Zugriffsberechtigungen. Der Anwender definiert die einzelnen Arbeitsschritte genauso, wie sie im Unternehmen ablaufen, beispielsweise die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen.

Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Anwälte Mietrecht" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters sofort ein Kollege einspringen kann.

Die OCR-Technologie erkennt nicht nur den Dokumenteninhalt, sondern auch alle steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Belegnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Die eingelesenen Daten stehen für Controlling Auswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.

Mit nur einem Mausklick können die Daten samt dem Archivierungsort an Ihren Mandanten oder vice versa exportiert werden. Dabei können diese ebenfalls mit Passwörtern versehen werden.

Das prozessorientierte DMS unterstützt Sie bestens mit digitalenWorkflow-Lösungen und Aufgabenmanagement Funktionen

Perfekte Workflows für die Juristen und Unternehmensberater

In Deutschland gibt es aktuell rund 150.000 Einzelvorschriften aus Gesetzen und Verordnungen des Bundes und der Länder. Jeder Bereich des gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Lebens ist geregelt. Um dem Paragrafendschungel Herr zu werden, spezialisieren sich Anwälte genauso wie Unternehmensberatungen auf bestimmte Bereiche und trotzdem gibt es keinen Anwalt und keinen Unternehmensberater, der oder die alle gesetzlichen Vorgaben seines oder ihres Spezialbereiches kennt. Zumal kontinuierlich neue Gesetze oder Urteile die aktuelle Sachlage jederzeit verändern können. Es braucht die richtige Software, lernfähig, schnell und sicher.

PaperOffice DMS ist diese richtige Software, denn sie bringt alles mit, was Anwälte und Unternehmensberatungen brauchen, so zum Beispiel:

• Speicherung von Dokumenten aller digitalen Formate nach den Grundsätzen der DSGVO
• Funktionen zur Vorlage und Wiedervorlage fristbewehrter Dokumente, die eine Handlung erforderlich machen
• Eine lernfähige Datenspeicherfunktion mit Schlagwortveranlagung und interner Suchmaschine
• Automatische Zuordnung neu hinzukommender Dokumente in den richtigen Ordner
• Einfache Datenbankerstellung und Datenbankanbindung inklusive individuell erstellbarer Maske
• Automatisierte Erstellung von Vorlagen für sich wiederholende Prozesse und Vorgänge

Digitale Transformation mit PaperOffice DMS revolutioniert den juristischen Sektor

Papierlose Kanzlei - an der Automatisierung für Juristen und Unternehmensberater geht kein Weg vorbei

Durch dieWorkflow-Funktion von PaperOffice lässt sich die Kommunikation zwischen Sekretariat und Juristen vereinfachen. Das prozessorientierte Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass diese Dokumente mit geringem Aufwand auf dem aktuellen Stand bleiben.

Hier unterstützt PaperOffice mit einem umfangreichen Aufgaben– und Workflow Modul.

So können bestimmte Vorgangsketten angelegt und auf elektronischen Dokumenten vorhandene betriebliche Abläufe definiert und teilweise automatisiert ausgeführt werden.

Dies stellt eine fehlerfreie Prozessoptimierung dar, denn die Aufgabe kann nicht nur Mitarbeitern mit bestimmten Benutzerrechten und Erledigungszeitraum zugewiesen, eine digitale Freigabe erfordern, sondern auch automatische weitere Aktionen hervorrufen, wie Emailbenachrichtigung oder Dokumentenstatusänderung. Was im juristischen Sektor ein absolutes MUSS ist.

Digitalisierung mit PaperOffice bringt immense Vorteile

Optimieren Sie Ihre Arbeitszeit um bis zu 7,5 % gegenüber der papiergestützten Arbeitsweise dank dem Einsatz von PaperOffice DMS.

Sparen Sie Zeit beim Suchen, Weiterleiten und der Freigabe von Dokumenten.

Natürlich erlaubt PaperOffice DMS die Migration und Integration bestehender digitaler Daten aus bereits vorhandenen Softwarelösungen.

Zugleich ist PaperOffice DMS die Schnittstelle zwischen analog und digital. Über ihre Scanfunktion kann die Software über Scanner, aber auch über Aufnahmen vom Handy, analoge Dokumente, Pläne und Fotos in das System einlesen und digitalisieren, wobei Texte mittels OCR in Schrift umgewandelt werden, die in Office-Programmen geändert werden können.

Durch Zeitstempel und Versionisierung ist dabei sichergestellt, welches digitale Dokument dem analogen Original entspricht.

Dabei zeigt sich PaperOffice DMS nicht nur als umfangreich in seinen Funktionen, sondern zugleich leicht erlernbar, angeleitet durch Video-Tutorials, aber auf Wunsch auch durch individuelle Beratung und Schulung. Das alles in einem wirklich günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis.