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Zertifizierung und GOBD konforme Dokumentspeicherung

Durch die Zertifizierung und Freigabe für die beiden weltweit höchsten Digitalisierung-Standards GOBD (ehemals GDPDU) sowie DSGVO (EU-GDPR) sind Sie mit PaperOffice garantiert auf der sicheren Seite.

Highlights

100% GOBD durch Revisionssicherheit

Durch die Revisionssicherheit in der Verfahrensdokumentation ist jederzeit nachvollziehbar und überprüfbar, geschützt vor Manipulation und Verlust, um den Anforderungen von Prüfungen und Revisionen zu entsprechen und langfristig ihre Gültigkeit zu behalten.

100% DSGVO da keine Cloudspeicherung

Die lokale Speicherung der Daten ohne Cloudspeicherung vereinfacht die Prozessdokumentation, bietet mehr Kontrolle über den Zugriff auf Informationen und ermöglicht einen einfacheren Zugriff auf ältere Versionen sowie eine sichere gemeinsame Nutzung von Dokumentationen und Informationen bei der Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern.

100% Zugriffskontrolle

Dank der Zugriffskontrolle von PaperOffice DMS ist gewährleistet, dass nur diejenigen, die zur Benutzung des Dokumentenmanagement Systems berechtigt sind, auf die Daten zugreifen können, auf die ihre Zugriffsberechtigung beschränkt ist. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass personenbezogene Daten während der Verarbeitung, Nutzung und Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.

Dokumentarchivierung rechtlich erklärt

Wir führen Sie durch den rechtlichen Dschungel, decken Marketing-Halbwissen auf und erklären Ihnen warum PaperOffice Ihre perfekte Dokumentbasis für sämtliche rechtlichen Vorgaben ist.

Verfahrensdokumentation

Das brauchen Sie:Verfahrensdokumentation nach GoBD

Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, herausgegeben von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV)

Nachweispflicht

Was sagt eine Verfahrensdokumentation aus?

Das bei Ihnen alles nach Plan läuft

Mithilfe der Verfahrensdokumentation können Unternehmen nachweisen, dass ihre von der IT unterstützte Buchhaltung sowie die Speicherung von Daten und Dokumenten den in GoBD definierten Grundsätzen der Regelmäßigkeit entsprechen.

Das Sie auf Anfrage jedes Dokument bereitstellen können

Ziel ist es, Buchhaltungs- und Archivdokumente im Unternehmen in angemessener Zeit für einen Experten, beispielsweise im Rahmen einer Prüfung, verständlich und überprüfbar zu machen.

Zu diesem Zweck wird ausführlich beschrieben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Der steuerpflichtige Anweder der verwendeten IT-Lösung, bzw. der Unternehmer selbst, ist verantwortlich für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation.

Prozessdokumentation

Was sollte eine Verfahrensdokumentation berücksichtigen?

Für jedes IT-System sollte eine klar strukturierte Verfahrensdokumentation verfügbar sein. Inhalt, Struktur und Ergebnisse des IT-Prozesses sollten vollständig und überzeugend offensichtlich sein.
Zur Überprüfung der Rückverfolgbarkeit ist eine umfassende und aktuelle Verfahrensdokumentation erforderlich, die alle system- und technologischen Änderungen in Bezug auf Inhalt und Zeit ohne Lücken dokumentiert.

Die Verfahrensdokumentation sollte auch zeigen, wie elektronische Dokumente erfasst, verarbeitet, ausgestellt und gespeichert werden.
Eine Beschreibung des Datensicherungsverfahrens, welches in PaperOffice integriert ist bei lokaler Datenbankanwendung, ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil einer Verfahrensdokumentation.

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt den gewollten organisatorischen und technischen Prozess. Von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung sowie dem eindeutigen Wiederfinden.

auf der sicheren Seite

Die Lösung:GOBD-konformes PaperOffice zur Dokumentspeicherung

PaperOffice entspricht durch Zertifizierung sowie Prüfung aller Softwareanforderungen gemäß GOBD durch die Einhaltung aller geforderten Standards.

Vorgabe1/6

GRUNDSATZ DER NACHVOLLZIEHBARKEIT UND NACHPRÜFBARKEIT (GOBD-KAPITEL 3.1)

Nach der GoBD ist der Steuerpflichtige dazu verpflichtet, dass das IT-System gegen den Verlust (z.B. Unauffindbarkeit) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen zu schützen ist.

Vorgabe2/6

GRUNDSÄTZE DER WAHRHEIT, KLARHEIT UND FORTLAUFENDEN AUFZEICHNUNGEN MIT DEN EINZELTHEMEN (GOBD-KAPITEL 3.2)

Die DMS-Server-Komponenten unterliegen i. d. R. den gleichen Sicherheitsanforderungen wie andere IT-Komponenten. Relevante Themen sind Überwachung und die Datensicherheit.

Vorgabe3/6

VOLLSTÄNDIGKEIT (GOBD- KAPITEL 3.2.1)

Jedes aufbewahrungspflichtige Dokument ist grundsätzlich einzeln und mit allen Bestandteilen zu erfassen (Vollständigkeit und Lückenlosigkeit).

Vorgabe4/6

RICHTIGKEIT (GOBD-KAPITEL 3.2.2)

Dem Grundsatz der Richtigkeit folgend hat das DMS sicherzustellen, dass die zu archivierenden Dokumente und Daten den geforderten Grad der Übereinstimmung mit dem Original aufweisen (bildlich oder inhaltlich).

Vorgabe5/6

ORDNUNG (GOBD-KAPITEL 3.2.4)

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beim Einsatz eines DMS gelten dann als durchgehend erfüllt, wenn die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitskriterien während der gesamten Aufbewahrungspflicht sichergestellt werden kann.

Vorgabe6/6

UNVERÄNDERBARKEIT (GOBD-KAPITEL 3.2.5)

Die GoBD fordern, dass das eingesetzte Datenverarbeitungsverfahren so auszugestalten ist, dass alle Informationen, welche in den Verarbeitungsprozess Eingang gefunden haben, nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden dürfen (GoBD-Kapitel 3.1; Rz. 58-60).

Häufige Fragen
Wer hilft bei der Prozessdokumentation?

Wer absolutes Vertrauen in die eigenen Abläufe hat, kommt wahrscheinlich ohne Steuerberater aus. Wir empfehlen jedoch, sich im Vorfeld oder zumindest beim Erstellen der Verfahrensdokumentation einmal vom Steuerberater helfen zu lassen.Aus unserer eigenen Erfahrungen ist es immer ratsam und hilfreich offen mit der prüfenden Stelle zu sprechen, da trotz aller Vorgaben und Normen letztendlich der Prüfer selbst entscheidet.

Wer segnet die Prozessdokumentation ab?

Vorsicht vor Marketing-Halbwissen: Zertifikate, gleich welcher Art und von welchem Aussteller, akzeptieren die Finanzbehörden nicht! Im Bedarfsfall zählt einzig die Vorlage der Verfahrens­dokumentation gemäß GoBD und ob alles wirklich passt entscheidet die prüfende Stelle also z.B. Ihre Steuerprüfer bzw. Finanzamt.

Warum reicht nicht nur PaperOffice aus?

Kurz und bündig erklärt: Wenn Sie z.B. eine Rechnung in PaperOffice rechtssicher und revisionsicher archiviert haben, so kann trotzdem die Rechnung VOR dem Scannen manipuliert oder verändert worden sein.Sie speichern zwar revisionssicher, aber der Gesamtprozess selbst ist nicht revisionssicher und entspricht demnach nicht GoBD.

Kann ich Originaldokumente wegschmeissen?

Dokumente mit Rechtsrelevanz, zum Beispiel Verträge, sind nach wie vor im Original aufbewahrungspflichtig. Um es auf den Punkt zu bringen: Das Finanzamt akzeptiert elektronische Belege, das Gericht im Streitfall nur Originale. Das hängt damit zusammen, dass nur auf Original­dokumenten eine Unterschrift auf Echtheit geprüft werden kann. Wir empfehlen Original nie wegzuschmeissen.

Warum kann ich PaperOffice Dokumente löschen?

Auch hierfür gibt es wieder die Prozessdokumentation. Denn ein Löschen vollständig auszuschliessen ist technisch nicht möglich solange die Daten bei Ihnen gespeichert sind. Letztendlich können Sie selbst den Datensatz direkt aus der Datenbank löschen. Oder die Festplatte ausbauen. Oder den Server entsorgen. Oder das Gebäude sprengen.

Wie finde ich technische DMS Empfehlungen?

Bitkom hat gemäß der neuesten GOBD Fassung vom 28.11.2019 eine GOBD-Checkliste bzgl. Dokumentmanagement-Systeme entwickelt welche Sie hier finden

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„Wir sind begeistert nach anderthalb Jahren Arbeit und dennoch haben wir dieses fantastische Meisterwerk noch nicht voll ausgeschöpft.“

Pedro Silva
Verwaltungsmitarbeiter des Patriarchats von Lissabon